CHƯƠNG 1. ĐẶT VAN DE 2 Sw cần thiết của việc tối giản hóa chức năng và tối đa hóa hiệu quả phan mềm xử lý công việc. Với hàng loạt các phần mềm cùng hang trăm các tính năng đồ s6 như trên, việc tối giản hóa các chức năng, đơn giản hóa thao tác người dùng là cần thiết. Tối giản ở đây không có nghĩa là lược bỏ các tính năng.
Việc tối giản hóa giúp cho người dùng sử dụng phần mềm dễ dàng làm quen, thao tác. Các chức năng chuyên môn cao, hay ít được sử dụng sẽ cần được sắp xếp và đưa vào không gian hiển thị hợp lý, nhằm mục tiêu cuối cùng là sản phẩm phần mềm vẫn vừa có đầy đủ các tính năng, vừa được người sử dụng yêu thích bởi tính dé tiếp cận sử dụng. Những hãng công nghệ đi trước họ đã mat hàng chục năm dé xây dựng và cải tiến phần mềm của mình, tính năng ngày càng mở rộng nhưng đồng thời phần mềm cũng ngày càng được đơn giản hóa và thân thiện với người dùng. Đối với các doanh nghiệp có day đủ các nguồn lực dé sử dụng các hệ thống phần mềm lớn đó, thì đây vẫn là lựa chọn cực kỳ phù hợp.
Mặt khác, đối với các doanh nghiệp gặp khó khăn về nguồn lực khi hướng tới sử dụng phần mềm của các nhà cung cấp nổi tiếng, họ sẽ có thé cân nhắc sử dụng các phần mềm quản trị, xử lý công việc mới được xây dựng nên. Những phần mềm mới đó sẽ có nhiều cơ hội dé nhìn nhận, đánh giá, hạn chế những nhược điểm tồn tại của các hệ thống phần mềm lâu đời. Bên cạnh đó các hệ thống phần mềm mới có thê được sửa đổi dễ dàng, do chưa có nhiều lượng truy cập và dữ liệu lưu trữ. Từ đó, các nhà phát triển sẽ gặp ít trở ngại hơn nhiều khi tối đa hóa hiệu quả cho các phần mềm mới.
3 _ Giới thiệu nền tang phần mềm giao tiếp, cộng tác, hỗ trợ điều hành và xử lý công việc 3.1 Tên phan mềm Nền tảng giao tiếp, cộng tác, hỗ trợ điều hành và xử lý công việc - Kyzen Platform 3.2 Đối tượng sử dụng Doanh nghiệp vừa và nhỏ, có nhu cầu sử dụng một nền tảng đồng nhất và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về giao tiếp, quản lý, đánh giá công việc. Các tô chức, hội nhóm, câu lạc bộ cần sử dụng các phần mềm có day đủ các tính năng thiết yếu dé quản lý và hoạt động, đơn giản, dé sử dụng.3 Pham vi Thực nghiệm với các tô chức hội nhóm nhỏ, doanh nghiệp nhỏ, quy mô từ 15-40 thành viên. DANG HỮU CẢNH - D17CNPMI 17 Đồ án tốt nghiệp đại học CHƯƠNG 2. PHAN TÍCH, THIET KE HE THONG PHAN MEM CHUONG 2.
PHAN TÍCH, THIET KE HE THONG PHAN MEM 1 Danh sách chức nang va mô tả 1.1 Giao tiếp Giao tiếp là một tính năng tương đối quan trọng trong một nền tang cộng tác công việc. Giao tiếp là công cụ chính giúp mọi thành viên trong tô chức, mọi nhân viên trong công ty có thé phối hợp, trao đồi, cùng nhau giải quyết các van dé đặt ra. Bản chất của lao động là tạo ra giá trị từ sức lao động của con người, để tối ưu giá trị này, doanh nghiệp cần khai thác được tối đa tiềm năng con người của toàn thé đội ngũ nhân viên và quản lý. Người lãnh đạo, người quản lý cần thông qua giao tiếp dé hiểu được nhân viên của mình, đồng nghiệp trong cùng dự án, cùng làm việc với nhau cần giao tiếp để tìm ra những khúc mắc, khó khăn đề hỗ trợ nhau giải quyết nhanh chóng, hiệu quả, hay thậm trí là chia sẻ các sở thích cá nhân, nâng cao tinh thần sẵn sàng cho công việc có nhiều thử thách.
Với môi trường làm việc linh hoạt ngày nay, thì ngoài việc giao tiếp trực tiếp, con người còn giao tiếp với nhau qua các kết nối viễn thông, phần mềm. Chính vì vậy, giao tiếp là công cụ quan trọng không thể thiếu trong các nền tảng cộng tác.2 Quản lý định danh và truy cập Những người làm việc trong một doanh nghiệp có các vai trò khác nhau, hoạt động với tính chất khác nhau trên môi trường nên tảng cộng tác. Đề kiểm soát các hoạt động này, dam bảo các hành vi được diễn ra đúng dan va day đủ, nền tảng cộng tác cần có một cơ chế quản lý định danh của người dùng và quản lý truy cập của họ vào các thành phần trong hệ thống. Chức năng nay có nhiệm vu kiểm soát và nhận dạng bat ky truy cap nao vao hé thống thông qua hệ thống phân quyền dựa trên phương pháp Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò — Role-based access control (RBAC).
Ý tưởng chính của phương pháp này dựa trên việc cấp các quyền hạn nhất định cho người dùng bằng cách phân người dùng vào các vai trò (role). Các vai trò được định nghĩa sẵn trong hệ thống, bao gồm các quyền hạn truy cập và sử dụng các thành phan trong hệ thống. Người quản trị hệ thống không thể thêm, sửa, xóa với các role được định nghĩa sẵn trong hệ thống. Bên cạnh danh sách các role được định nghĩa, người dùng có quyền quản trị hoặc quản trị viên có thé tạo các nhóm người dùng (group) gan với một hoặc nhiều vai trò nhất định.
Điều này giúp giảm thiểu lặp lại thao tác và quyền hạn cho các nhóm người dùng có vai trò giống nhau trong hệ thống. Hệ thống cũng cung cấp các thao tác tạo tài khoản, đăng nhập, vô hiệu hóa, kích hoạt lại tại khoản, xóa tài khoản người dùng. Mỗi tài khoản tương ứng với một người sử dụng có ít nhất một yếu tố nhận dạng là duy nhất như email. Các tài khoản cần được gán các vai trò hoặc nhóm người dùng dé có thể truy cập được hệ thống.
Vai trò mặc định là người dùng thông thường sẽ được gán khi quản trị viên tạo tài khoản mới. Danh sách các Vai trò và quyên hạn cho từng vai trò: DANG HỮU CẢNH - D17CNPMI 18 Đồ án tốt nghiệp đại học CHƯƠNG 2. PHAN TÍCH, THIET KE HE THONG PHAN MEM Vai tro Quyén han Quan tri vién Quan trị viên là vai trò có quyên cao nhất, có thê sử dung đê thao tác với toàn bộ các tính năng có trong hệ thông mà không gặp bat kỳ cản trở nao liên quan đên quyên hạn. Quản lý Quản lý có các quyền nhất định trong hệ thống, quyền tạo dự án, xóa dự án, thêm các thành viên vào dự án, gỡ thành viên khỏi dự án.
Và ngoài ra Quản lý cũng có các quyền của Người dùng thông thường Người dùng thông | Có quyền sử dụng tất cả các chức năng cơ bản của hệ thống: thường tạo cuộc hội thoại, cập nhật, xóa cuộc hội thoại, nhắn tin, xóa tin nhắn, tải lên/tải xuống file, chia sẻ file,.1: Danh sách các Vai trò và quyên hạn cho từng Vai trò 1.3 Quản lý công việc Chức năng này cho phép người dùng quản lý công việc dựa trên mô hình các dự án và nhiệm vụ. Người dùng có vai trò quản lý mới có thể tạo mới các dự án. Mỗi dự án sẽ chứa danh sách các nhiệm vụ. Quản lý có thể thêm người dùng khác vào trong dự án với tư cách là thành viên của dự án.
Tất cả người dùng là thành viên của dự án co thé tạo mới các nhiệm vụ. Các nhiệm vụ được chia thành 2 loại: Nhiệm vụ chính, Nhiệm vụ con. Nhiệm vụ con có thể năm trong nhiệm vụ chính hoặc nam độc lập trong danh sách. Khi dự án được kích hoạt, hệ thống sẽ hiển thị ra bảng tiễn độ với các nhiệm vụ được đặt trong bảng.
Trong ban thử nghiệm, bang sẽ gồm3 cột có định là Nhiệm vụ cần làm, Nhiệm vụ đang làm, Nhiệm vụ đã hoàn thành. Quản lý có thể tạo các báo cáo dự trên các giai đoạn của dự án với các khoảng thời gian | tháng, 2 thang, 3 tháng, 6 tháng, 1 năm. Báo cáo sẽ được tao va lưu trữ trong hệ thống lưu trữ file. Quản lý hoàn toàn có thé đóng dự án trong trường hợp cần thiết.4 Lưu trữ và chia sẻ tài liệu Hệ thống lưu trữ file.
DANG HỮU CẢNH - D17CNPMI 19 Đồ án tốt nghiệp đại học CHƯƠNG 2. PHAN TÍCH, THIET KE HE THONG PHAN MEM 2 Tac nhân hệ thống 2.1 Người dùng Tác nhân chính của hệ thống, thực hiện các thao tác ở tất cả các chức năng cung cap bởi giao diện người dùng.1 Quản lý Tác nhân có vai trò cao hơi người dùng thông thường trong hệ thống, khi có quyền quản lý các dự án trong hệ thông thông qua giao diện người dùng.2 Thành viên Tác nhân là người dùng thông thường trong hệ thống, có khả năng tự do giao tiếp, truy cập các tập tin thuộc quyền sở hữu, truy cập các dự án mà người dùng là thành viên.2 Quản tri Tác nhân này có toàn bộ các quyền hệ thống, quan lý các người dùng khác. DANG HỮU CẢNH - D17CNPMI 20 Đồ án tốt nghiệp đại học CHƯƠNG 2. PHAN TÍCH, THIET KE HỆ THONG PHAN MEM 3 Casw dung 3.1 Usecase tông quan ) User <——— oO Administrator Hình 2.
Biểu đô Usecase tổng quan 3.2 Usecase Xác thực người dùng Hình 2.2: Biểu dé Usecase Xác thực người dùng DANG HỮU CANH - D17CNPM1 21 Đồ án tốt nghiệp đại học CHƯƠNG 2. PHAN TÍCH, THIET KE HỆ THONG PHAN MEM 3.3 Usecase Giao tiếp DANG HỮU CANH - D17CNPM1 22 Đồ án tốt nghiệp đại học CHƯƠNG 2. PHAN TÍCH, THIET KE HE THONG PHAN MEM 3.4 Usecase Quan ly định danh va truy cập lạ lũiB LỆliài (na) Ỉ | <<Extend>> <<Extend>> na ' ' ' ' ' <<Extend>> Hình 2.4: Biểu đồ Usecase Quản lý định danh và truy cập DANG HỮU CANH - D17CNPM1 23 Đồ án tốt nghiệp đại học CHƯƠNG 2. PHAN TÍCH, THIET KE HE THONG PHAN MEM 3.5 Usecase Quan ly công việc Manager Member Hình 2.5: Biểu đô Usecase Quản lý công việc DANG HỮU CANH - D17CNPM1 24 Đồ án tốt nghiệp đại học CHƯƠNG 2.
PHAN TÍCH, THIET KE HE THONG PHAN MEM 3.6 Usecase Thao tac lưu trữ file <<Extend>> i] i] i i] i] i] ' i | *sExtend>> i] i] i] ! cbkTaếeóoCti ! ! i] i] i] ! i] i] i] ! ! i] i] i] i i] i] i] Ụ User 3.2 Danh sách ca sử dụng 3.1 Xác thực người dùng e Đăng nhập e Dang xuat e Đặt lại mật khâu 3.