mở đầu 1 1 1 Bài 1: Kỹ năng hoạt động nhóm 8 3 5 2 Bài 2: Kỹ năng quan sát 3 1 2 Bài 3: Kỹ năng quản lý và phân công 3 6 3 3 công việc 4 Bài 4: Kỹ năng giám sát 6 3 3 5 Bài 5: Huấn luyện nhân viên 6 3 3 Bài 6: Động viên và khích lệ nhân 6 3 1 2 viên 7 Bài 7: Giải quyết xung đột 6 3 3 8 Bài 8: Đánh giá nhân viên 3 1 2 Kiểm tra / Ôn tập 3 3 Cộng 45 19 23 3 2. MỤC TIÊU MÔ ĐUN: + Trình bày được các khái niệm, tính chất và nguyên tắc của các kỹ năng giám sát, hoạt động nhóm, phân công công việc, huấn luyện và quản lý nhân viên; + Vận dụng những kiến thức và kỹ năng đã học nhằm phát triển kỹ năng lãnh đạo, phân công công việc, giám sát nhân viên của một người giám sát; + Huấn luyện được cho nhân viên mới. + Hình thành tác phong tự tin, chuyên nghiệp trong công việc. + Có trách nhiệm và khả năng giải quyết tình huống, hoàn thành công việc được giao theo đúng quy trình.
PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA ĐÁNH GIÁ, KẾT THÚC MÔN HỌC: 3. Kiểm tra thường xuyên: 01 bài kiểm tra viết 15 phút 3. Kiểm tra định kỳ: 01 bài kiểm tra viết (40 câu trắc nghiệm và 02 câu tự luận, thời gian từ 45 đến 60 phút). Kiểm tra kết thúc mô đun trên máy (Trắc nghiệm 60 câu; thời gian 30 phút) 3.
1 BÀI 1: KỸ NĂNG HOẠT ĐỘNG NHÓM 1. XÂY DỰNG NHÓM 1. KHI NÀO CẦN THÀNH LẬP NHÓM Trước một dự án hoặc một vấn đề mới nảy sinh, lãnh đạo tổ hức thường quyết định thành lập ngay một nhóm để nghiên cứu và thực thi giải pháp. Thông thường, thành lập nhóm có thể là cách phát huy tác dụng nhưng đó không phải là câu trả lời đúng cho mọi tình huống.
Để có được kết quả tốt nhất từ những nguồn lực sẵn có, một nhà lãnh đạo trước tiên phải đặt ra và trả lời câu hỏi: Trong tình huống này, liệu thành lập nhóm có phải là biện pháp tốt nhất không? Nhằm làm rõ hơn vấn đề, chúng ta hãy cùng xem xét hai tình huống sau: ❖ Tình huống 1: Cuối năm 2019, để hoàn thành bản dự báo nhu cầu tiêu thụ thịt bò cho Tổng giám đốc khách sạn, trưởng bộ phận ẩm thực yêu cầu các nhân viên giám sát ước tính nhu cầu ăn thịt bò Úc của khách hàng trong các nhà hàng mình phụ trách. ❖ Tình huống 2: Cuối năm 2019, để mở rộng thị phần và tối đa hóa lợi nhuận, Trưởng bộ phận ẩm thực yêu cầu các nhân viên của nhà hàng nghiên cứu nhu cầu của người tiêu dùng và phát triển món mới cho nhà hàng vào năm sau. Câu trả lời đúng nhất ở đây chính là chúng ta nên nghĩ tới việc lập nhóm trong tình huống số 2. Phân tích tình huống 1: Dự báo nhu cầu tiêu thụ là nhiệm vụ của từng nhân viên bán hàng, không liên qua đến nhân viên của các bộ phận khác.
Từng nhân viên bán hàng là người quản lý thường xuyên và nắm rõ nhất về khu vực bán hàng mình phụ trách. Họ hoàn toàn có thể giải quyết một mình mà không cần sự hỗ trợ của những nhân viên khác. Trong trường hợp này, nếu giao nhiệm vụ này cho một nhóm thì thời gian hoàn thành nhiệm vụ cũng không nhanh hơn khi từng nhân viên thực hiện. Phân tích tình huống 2: Để nghiên cứu nhu cầu người tiêu dùng và phát triển sản phẩm mới thì cần có sự kết hợp rất nhân viên và các bộ phận với nhau.
Đây là nhiệm vụ bất khả thi nếu không có sự phối hợp của nhóm. Trường hợp này bao gồm việc bán sản phẩm của nhân viên bán hàng, nghiên cứu thị trường của nhân viên phụ trách phát triển thị trường, việc nghiên cứu chế biến ra sản phẩm mới của nhân viên kỹ thuạt, dự tổn chi phí của nhân viên phòng kế toán, quảng bá sản phẩm của phòng truyền thông và một số phòng ban khác. Bên cạnh đó, công việc này còn cần sự tư vấn từ những người có kinh nghiệm và cần thường xuyên có sự trao đổi 2 và báo cáo tình hình giữa các bộ phận. Tóm lại, không nhất thiết phải lập nhóm khi công việc đơn giản hoặc các nhân viên có thể hoàn thành cá nhân mà không cần sự phối hợp với nhau, cũng như không cần nhiều kinh nghiệp hay kỹ năng đa dạng.
Một nhóm cần được thành lập để nghiên cứu và thực thi giải pháp cho một vấn đề đòi hỏi kết hợp nhiều chuyên môn và kỹ năng. Trong môi trường doanh nghiệp, nhóm nên thành lập khi: • Không cá nhân nào có đủ năng lực về kiến thức, chuyên môn và khả năng tư duy nhạy bén hay ý tưởng về tổng thể công việc. Các cá nhân sẽ bù đắp cho nhau khi làm việc cùng nhóm. • Các cá nhân phải làm việc ở mức độ phụ thuộc lẫn nhau cao.
Người này không thể tiếp tục công việc khi không có người kia. • Mục tiêu công việc phải rõ ràng, cụ thể, có tính thách thức cao, có ảnh hưởng lớn tới quyết định hay định hướng của doanh nghiệp. Trong môi trường học tập, nên làm việc nhóm khi: • Thực hiện bài tập lớn cần phải có nhiều kiến thức tổng hợp, kết hợp với nhau để cùng thực hiện bài tập thì sẽ hiệu quả hơn. Mỗi người sẽ phụ trách từng phần và chia sẻ kiến thức hay kinh nghiệm cho nhau.
• Thực hiện bài tập có khối lượng yêu cầu lớn trong thời gian làm ngắn, một người không thực hiện được. • Bạn chưa giỏi hoặc chưa nắm vững một số kiến thức và muốn học hỏi thêm. • Bạn muốn giao lưu chia sẻ kinh nghiệm với người khác. Làm việc nhóm có nhiều lợi thế, nhưng mất thời gian tổ chức.
Hơn nữa, nhóm phải được quản lý bằng sự quan tâm và kỹ năng của người lãnh đạo nhóm cũng như ban lãnh đạo doanh nghiệp. Bạn hãy xem xét tính chất, tình huống công việc hiện tại ở doanh nghiệp bạn (lớp học của bạn) để quyết định liệu có cần thiết để thành lập nhóm. Nếu câu trả lời là có, bạn hãy bắt đầu thành lập nhóm cho mình. CÁCH LẬP NHÓM Nhóm được thành lập theo nhiều cách khác nhau.
Có thể các cá nhân cùng chịu trách nhiệm về vấn đề chung sẽ tự tổ chức nhóm, hoặc một tổ chức, một nhà quản trị sẽ tổ chức nhóm xoay quanh một mục tiêu đã được xác định. Thường có những phương pháp thành lập 3 nhóm sau: • Nhóm được thành lập do có sự phân công: Thông thường với phương pháp này người cấp trên khi giao nhiệm vụ sẽ mời và phân công luôn các thành viên của nhóm. Sau khi nhóm thành lập và ngồi lại với nhau sẽ bầu chọn trưởng nhóm. • Nhóm được thành lập do tự phát: Nhóm thành lập kiểu này thường là nhóm có các thành viên chung sở thích, cùng yêu thích một công việc nào đó hoặc đôi lúc họ cảm thấy hợp nhau nên tạo thành một nhóm để cùng làm việc hoặc đơn giản chỉ là để giao lưu chia sẻ kinh nghiệm.
Các nhóm này thường hay gặp trong cuộc sống như nhóm yêu nhạc, nhóm nhảy, nhóm lập trình tin học… • Nhóm thành lập bởi một người điều hành – nhóm trưởng: Nhóm được thành lập khi nhóm trưởng được chỉ định ngay từ đầu, người nhóm trưởng này sẽ được ngườiquản lý chỉ định cho một công việc hoặc một dự án cần hoàn thành trong một thời gian cụ thể. Người trưởng nhóm sẽ có trách nhiệm đi tìm hoặc chỉ định các thành viên còn lại, thành lập nhóm, xây dựng tiêu chí hoạt động cùng các thành viên và dẫn dắt nhóm hoạt động. Đôi lúc, nhóm trưởng là người đưa ra phát minh, ý tưởng sau đó thành lập nhóm để cùng thực hiện ý tưởng của mình. • Nhóm thành lập do chuyển đổi: Phương pháp thành lập nhóm này thường có hai hình thức: o Nhóm thành lập bằng cách chuyển nhóm vừa kết thúc dự án cũ sang dự án mới; o Nhóm thành lập bằng cách chuyển một tổ làm việc sang thành nhóm 2.
CÁC BƯỚC XÂY DỰNG NHÓM 2. XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU Trước khi nhóm được thành lập, cần phải xác định mục tiêu của nhóm một cách cụ thể, nếu không xác định được mục tiêu thành lập nhóm rõ ràng và giới hạn về thời gian ngay từ đầu thì nhóm đó sẽ không thể duy trì và hoàn thành tốt công việc, hoặc có thể việc thành lập nhóm sẽ là một sai lầm. Thực tế nhóm được thành lập với những mục tiêu khác nhau: o Nhóm được thành lập để chia sẻ kinh nghiệm hoặc cùng đam mê một vấn đề gì đó (nhóm câu cá, nhóm thơ, nhóm lập trình tin học, nhóm nhảy…); o Nhóm được thành lập với nhiều mục tiêu khác nhau: giúp nhau cùng tiến bộ, để được điểm cao, để chia sẻ kinh nghiệm. Giới hạn: Nhằm mục đích cung cấp cho học viên những kiến thức về phát triển nhóm, phạm vi giáo trình này chỉ đề cập đến hoạt 4 động của nhóm trong môi trường doanh nghiệp hoặc cơ sở đào tạo, mục tiêu thành lập nhóm đã được định sẵn.
TUYỂN CHỌN THÀNH VIÊN Bên cạnh trưởng nhóm, các thành viên đều là những thành phần rất quan trọng. Chính những thành viên nhóm mới là người triển khai và thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chung (mục tiêu dài hạn) của nhóm. Một nhóm, dù chỉ tuyển chọn được số lượng “ít” các thành viên nhưng phù hợp vào nhóm sẽ vẫn có khả năng thành công cao hơn một nhóm tuyển được nhiều thành viên nhưng không phù hợp. Giai đoạn chọn và tìm kiếm thành viên là giai đoạn quan trọng, tốn nhiều công sức nhất trong việc xây dựng nhóm.
Các cách tìm kiếm thành viên nhóm: • Người lãnh đạo chọn nhân viên của mình và mời họ tham gia nhóm; • Những nhân viên quan tâm đến công việc, tình nguyện đăng kí làm thành viên nhóm; • Những nhà lãnh đạo quan tâm đến dự án chỉ định các nhân viên có kĩ năng phù hợp và là những người mà họ tin tưởng. Cả ba cách trên đều có những ưu và nhược điểm trong tuyển chọn thành viên nhóm. Người trưởng nhóm sẽ phải có trách nhiệm làm sao để tìm được ra các thành viên phù hợp cho nhóm theo các cách trên. Để bảo đảm cho nhóm hoạt động có hiệu quả nhất, trưởng nhóm cần hiểu biết về tính cách, khả năng, chuyên môn… của từng thành viên trong nhóm.
Từ đó, trưởng nhóm có sự phân công trách nhiệm công việc cho thích hợp. Sơ đồ sau đây sẽ chỉ ra cách thức lựa chọn công việc phù hợp đối với từng cá nhân cụ thể trong nhóm.