CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ XÃ HỘI Mã chương: MH26.02 Mục tiêu: - Trình bày được các loại văn bản và thẩm quyền van hành văn bản của các tổ chức chính trị xã hội - Trình bày được quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi của các tổ chức chính trị xã hội - Trình bày được phương pháp lập hồ sơ của các tổ chức chính trị xã hội - Nêu được các loại dấu và sử dụng con dấu trong các tổ chức chính trị xã hội - Thể hiện thái độ tự giác, tích cực, cẩn thận trong quá trình học tập Nội dung chính: 1. Công tác văn thư trong tổ chức Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 1. Các loại văn bản và thẩm quyền ban hành. Các loại văn bản theo tên cơ quan ban hành văn bản Văn bản của cấp Đoàn trường ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH TP.
HỒ CHÍ MINH BCH ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HCM Văn bản của cấp Đoàn cơ sở ĐOÀN ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HCM BCH ĐOÀN KHOA…. Văn bản của Chi đoàn ĐOÀN ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HCM ĐOÀN KHOA ……… BCH CHI ĐOÀN…………… Chú ý: Văn bản của Đoàn không có quốc hiệu: 68 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Thể thức văn bản Khái niệm thể thức văn bản Thể thức văn bản của Đoàn bao gồm các thành phần cần thiết của văn bản, được trình bày đúng quy định để đảm bảo giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn của văn bản. Các thành phần thể thức văn bản của Đoàn - Mỗi văn bản chính thức của Đoàn bắt buộc phải có đủ các thành phần thể thức sau đây: + Tiêu đề, + Tên cơ quan ban hành văn bản, + Số và ký hiệu văn bản, + Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản, + Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản, + Phần nội dung văn bản, + Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành văn bản, + Nơi nhận văn bản. - Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc đối với từng văn bản cụ thể, tùy theo nội dung và tính chất có thể bổ sung các thành phần thể thức như: dấu chỉ mức độ mật; dấu chỉ mức độ khẩn; các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, giao dịch, bản thảo và tài liệu hội nghị.
Khổ giấy Văn bản hành trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). Một số văn bản đặc thù như giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển… được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5). Kiểu trình bày Văn bản được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) - Trang mặt trước: + Lề trên cách mép trên 20 mm. + Lề dưới cách mép dưới 20 mm. + Lề trái cách mép trái 30 mm. 69 + Lề phải cách mép phải 20 mm.
- Trang mặt sau (nếu in 2 mặt) + Lề trên cách mép trên 20 mm. + Lề dưới cách mép dưới 20 mm. + Lề trái cách mép trái 20 mm. + Lề phải cách mép phải 30 mm.
Đánh số trang văn bản Văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ 2 phải đánh số trang. Số trang được trình bày tại chính giữa ở mép trên của trang giấy (phần header) bằng chữ số Ả- rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Hướng dẫn này (mẫu 1).
Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẮT BUỘC. Tiêu đề văn bản Tiêu đề là thành phần thể thức xác định văn bản của Đoàn, tiêu đề trên văn bản của Đoàn là: "ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH". Tiêu đề được trình bày tại trang đầu, góc phải, dòng đầu; phía dưới có đường kẻ ngang để phân cách với địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Đường kẻ có độ dài bằng độ dài tiêu đề (ô số 1- mẫu 1). ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH Tên cơ quan ban hành văn bản Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn bản. Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày tại trang đầu, góc trái, hàng đầu (ô số 2 - mẫu 1), cụ thể như sau: Văn bản của đại hội đoàn các cấp Văn bản của đại hội đoàn các cấp ghi tên cơ quan ban hành văn bản là đại hội đoàn cấp đó; ghi rõ đại hội đại biểu hay đại hội toàn thể đoàn viên, thời gian của nhiệm kỳ. Văn bản do Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu ban hành thì ghi tên cơ quan ban hành là Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu.
- Đối với Đại hội đại biểu toàn quốc Đoàn TNCS Hồ Chí Minh + Văn bản của Đại hội ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH 70 NHIỆM KỲ……. *** + Văn bản của Đoàn Chủ tịch Đại hội ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC NHIỆM KỲ……. ĐOÀN CHỦ TỊCH ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH *** - Đối với Đại hội đại biểu Đoàn cấp tỉnh (tỉnh, thành đoàn, đoàn trực thuộc) + Văn bản của Đại hội ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐOÀN TỈNH PHÚ THỌ NHIỆM KỲ… ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH *** ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐOÀN KHỐI CÁC CƠ QUAN TW NHIỆM KỲ……. ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH *** + Văn bản của Đoàn Thư ký Đại hội ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐOÀN TỈNH PHÚ THỌ NHIỆM KỲ… ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH ĐOÀN THƯ KÝ *** - Đối với Đại hội Đoàn cấp huyện (huyện, quận, thị xã, thành phố, Đoàn khối, đoàn ngành thuộc tỉnh) + Văn bản của Đại hội 71 ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐOÀN QUẬN HOÀN KIẾM ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH NHIỆM KỲ… *** ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐOÀN KHỐI CƠ QUAN DÂN-CHÍNH-ĐẢNG TỈNH QUẢNG NINH NHIỆM KỲ…….
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH *** + Văn bản của Ban Kiểm phiếu Đại hội ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐOÀN THỊ XÃ SÓC TRĂNG NHIỆM KỲ……. ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH BAN KIỂM PHIẾU *** - Đối với Đại hội Đoàn cấp cơ sở * Đại hội đại biểu + Văn bản của Đại hội ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐOÀN THỊ TRẤN ĐÔ LƯƠNG NHIỆM KỲ… ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH *** + Văn bản của Ban Thẩm tra tư cách đại biểu ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐOÀN THỊ TRẤN ĐÔ LƯƠNG NHIỆM KỲ……. ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU *** * Đại hội toàn thể đoàn viên + Văn bản của Đại hội 72 ĐẠI HỘI ĐOÀN XÃ CHƯ PƠNG NHIỆM KỲ……. ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH *** + Văn bản của Ban Kiểm phiếu ĐẠI HỘI ĐOÀN XÃ CHƯ PƠNG NHIỆM KỲ…….
BAN KIỂM PHIẾU ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH *** - Đối với Đại hội Đoàn bộ phận * Đại hội đại biểu ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐOÀN CÔNG TY CP CHỨNG KHOÁN DẦU KHÍ NHIỆM KỲ……. ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH *** * Đại hội toàn thể đoàn viên ĐẠI HỘI ĐOÀN CÔNG TY TIỀN PHONG NHIỆM KỲ……. ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH *** - Đối với chi đoàn ĐẠI HỘI CHI ĐOÀN CƠ QUAN TỈNH ĐOÀN TRÀ VINH NHIỆM KỲ……. ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH *** Tên cơ quan ban hành văn bản của Ban Chấp hành Đoàn các cấp từ Trung ương đến cơ sở, chi đoàn và phân đoàn được ghi như sau:.
Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Ban Bí thư Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh ghi chung là 73 BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ các tỉnh, thành đoàn và đoàn trực thuộc ghi chung là: BAN CHẤP HÀNH ĐOÀN + TÊN ĐƠN VỊ Nếu tên cơ quan, đơn vị, địa phương quá dài, có thể cho phép viết tắt đối với cụm từ Ban Chấp hành (viết tắt là BCH) và cụm từ thành phố (viết tắt là TP.) + BCH ĐOÀN TP. HỒ CHÍ MINH + BCH ĐOÀN KHỐI CÁC CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Đoàn cấp huyện và tương đương ghi chung là BAN CHẤP HÀNH (BCH) ĐOÀN + TÊN ĐƠN VỊ và tên tổ chức đoàn cấp trên trực tiếp. THÀNH ĐOÀN HÀ NỘI BCH ĐOÀN HUYỆN TỪ LIÊM ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH *** ĐOÀN KHỐI CÁC CƠ QUAN TW BCH ĐOÀN KHỐI CƠ QUAN TW ĐOÀN ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH *** Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Đoàn cơ sở, Đoàn cơ sở được giao quyền cấp trên cơ sở ghi chung là BAN CHẤP HÀNH (BCH) ĐOÀN + TÊN ĐƠN VỊ và tên tổ chức đoàn cấp trên trực tiếp. HUYỆN ĐOÀN CHỢ LÁCH BCH ĐOÀN XÃ SƠN ĐỊNH ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH *** ĐOÀN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI BCH ĐOÀN TRƯỜNG ĐH NGOẠI NGỮ ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH *** Văn bản của Đoàn bộ phận ghi chung là BAN CHẤP HÀNH (BCH) ĐOÀN + TÊN ĐƠN VỊ và tên tổ chức đoàn cấp trên trực tiếp.
Nếu có tên viết tắt của đơn 74 vị thì có thể sử dụng tên viết tắt. ĐOÀN TỔNG CÔNG TY CP TÀI CHÍNH DẦU KHÍ VN BCH ĐOÀN CÔNG TY CỔ PHẦN ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH CHỨNG KHOÁN DẦU KHÍ *** Hoặc ĐOÀN TỔNG CÔNG TY PVFC BCH ĐOÀN CÔNG TY PSI ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH *** Văn bản của Liên chi đoàn (trong các nhà trường) ghi chung là BAN CHẤP HÀNH (BCH) LIÊN CHI ĐOÀN + TÊN ĐƠN VỊ và tên tổ chức cấp trên trực tiếp.