chương 1 Tóm lại, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu giữ vị trí quan trọng trong hệ thống vận tải phục vụ nền kinh tế quốc dân. Đây là phương thức vận tải tiên tiến đã đang mang lại hiệu quả cao trong chuyên chở đặc biệt là giao nhận bằng container đường biển. Chính vì vậy, so với lịch sử phát triển của vận tải đường biển, vận tải container mới ra đời song tốc độ phát triển khá nhanh. Để tạo khả năng áp dụng phương thức giao nhận hiện đại này, nhiều nước trên thế giới đã xây dựng đội tàu chuyên dụng có trọng tải lớn để chuyên chở.
Xây dựng các cảng container với các trang thiết bị xếp dỡ hiện đại, tự động hóa cùng với hệ thống kho cảng, bến bãi đầy đủ tiện nghi nhằm khai thác triệt để ưu thế của giao nhận hàng hóa. Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu không chỉ mang lại hiệu quả kinh tế cho người gửi hàng mà người giao nhận cũng đạt được hiệu quả kinh tế cao trong công tác giao nhận hàng hóa. Chính vì vậy có rất nhiều công ty Logistics và giao nhận được thành lập để phục vụ cho công tác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Do đó, môi trường kinh doanh dịch vụ giao nhận trở thành môi trường cạnh tranh sôi nổi và gay gắt giữa các công ty cung cấp dịch vụ này, mục đích là đem lại sự phục vụ tốt nhất cho các công ty đối tác.
SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG 12 GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH IFB INTERNATIONAL FREIGHTBRIDGE VIỆT NAM 2.1 Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH IFB International FreightBridge Việt Nam 2.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH IFB International FreightBridge Việt Nam được thành lập ngày 12 tháng 11 năm 2007 theo Giấy chứng nhận đầu tư số 411022000144, vốn điều lệ 3. Tên đầy đủ: Công Ty trách nhiệm hữu hạn IFB International FreightBridge Việt Nam. Tên giao dịch quốc tế: IFB International FreightBridge Vietnam Company Limited. Tên viết tắt: IFB Vietnam Co.
Trụ sở chính của IFB Vietnam được đặt tại Tp.Hồ Chí Minh – trung tâm kinh tế sôi động của Việt Nam và 2 chi nhánh tại Hà Nội và Quy Nhơn. Hơn 5 năm kinh nghiệm, với đội ngũ 40 nhân viên có kỹ năng chuyên nghiệp, IFB Vietnam có mạng lưới đại lý vận chuyển hiệu quả và đáng tin cậy trên hơn 80 quốc gia trên toàn cầu. IFB Vietnam cung cấp đầy đủ các dịch vụ vận chuyển với nhiều cách thức vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ và đường sắt. Trụ sở chính: 63A, tòa nhà Starveiw, đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Bến Thành, Quận 1, Tp.
Hồ Chí Minh. Mã số thuế: 0305335949 Tài khoản : 601704060168152 tại Ngân hàng VIB Bank điện thoại : 84-8-39143121 Fax : 84-8-39143129 E-mail : info-hcmvn@ifbgroup.net Website : http://www.htm SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG 13 GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG Văn phòng Hà Nội: Tầng 4, 30 Nguyễn Du, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. điện thoại: 84-4-3943379 Fax: 84-4-39433794 E-mail: info-hanvn@ifbgroup.vn Văn phòng Qui Nhơn: 88 Mai Xuân Thưởng, thành phố Qui Nhơn. Tel: 84-56-3827793 Fax: 84-56-3827798 E-mail: ifbqn@vnn.vn Lúc đầu khi mới thành lập công ty chỉ là một cơ sở kinh doanh nhỏ với quy mô còn hạn hẹp nhưng với đội ngũ nhân viên nhiệt tình, năng động, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao cùng với sự mạnh dạn đầu tư của công ty nên hiện nay công ty đã phát triển một cách mạnh mẽ và quy mô ngày càng được mở rộng hơn, có mối quan hệ tốt với hơn 20 khách hàng thường xuyên và rất nhiều khách hàng không thường xuyên khác.
Phạm vi hoạt động chủ yếu ở thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh như: Bình Dương, Bình Phước, đồng Nai, Long An. Qua hơn 5 năm hoạt động, dưới sự quản lý và lãnh đạo sáng suốt của ban lãnh đạo cùng với đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt huyết trong công việc, công ty đã từng bước khắc phục khó khăn để không ngừng vươn lên. Năm 2009, công ty được công nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001/2000 do VBQI của Vương quốc Anh công nhận. Trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa, công ty đã trở thành một công ty giao nhận chuyên nghiệp, đủ khả năng đảm nhận mọi loại hình giao nhận.
Chức năng và nhiệm vụ Chức năng Chức năng chính của công ty là giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ và đường sắt. Các dịch vụ của IFB Vietnam bao gồm dịch vụ xếp dỡ container, dịch vụ thông quan, dịch vụ đại lý vận tải hàng hóa bao gồm dịch vụ giao nhận hàng hóa (doanh nghiệp không trực tiếp tham gia vận tải hàng hóa). Các dịch vụ khác bao gồm: kiểm tra vận đơn, dịch vụ SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG 14 GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG môi giới vận tải hàng hóa, giám định hàng hóa, dịch vụ lấy mẫu và xác định trọng lượng, dịch vụ nhận và chấp nhận hàng và dịch vụ lập chứng từ vận tải (doanh nghiệp không thực hiện hoạt động thương mại)… Công ty cung cấp cho khách hàng giải pháp tối ưu trong lĩnh vực gửi và nhận hàng xuất nhập khẩu, tư vấn môi giới hải quan, đảm bảo an toàn hàng hóa và đúng lịch trình đã định. Nhiệm vụ Nghiêm chỉnh tuân thủ các quy định của nhà nước đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của công ty đối với nhà nước.
Tạo dựng thương hiệu hoạt động : UY TÍN, ĐẢM BẢO Tạo công ăn việc làm cho công nhân và điều kiện cho nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn. Tăng vốn cổ phần tạo điều kiện mở rộng thị trường hoạt động. Huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong hoạt động kinh doanh thương mại nhằm phục vụ cho nhu cầu thị trường và mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Xây dựng công ty ngày càng hiệu quả và lớn mạnh.
Cơ cấu tổ chức của công ty GIÁM ðỐC PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG XUẤT NHẬP KẾ TOÁN NHÂN SỰ KINH DOANH KHẨU Bộ phận Bộ phận GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG 15 GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban: Giám Đốc: Là người đại diện theo pháp luật của công ty. Là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty theo chế độ chính sách pháp luật. Tổ chức thực hiện lên kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; phê duyệt các báo cáo và chứng từ liên quan đến hoạt động của công ty; ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty. Phòng nhân sự: Chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng nhân sự, tìm kiếm nguồn nhân lực có chất lượng, làm việc có hiệu quả.
đào tạo nghiệp vụ và trình độ chuyên môn cho nhân viên. Phòng Kinh Doanh: Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, chăm sóc khách hàng, xây dựng và phát triển chiến của công ty. Tìm kiếm khách hàng cho công ty (thương lượng và đàm phán hợp đồng giao nhận với khách hàng). Phối hợp với các phòng ban khác nhằm mang đến đầy đủ các dịch vụ cho khách hàng.
Phòng xuất nhập khẩu: Phòng Xuất Nhập Khẩu giữ vai trò tổ chức và thực hiện các kế hoạch kinh doanh XNK, những hoạt động giao nhận mà lãnh đạo công ty đã và đề ra và phê duyệt, tiến hành tham gia ký kết và theo dõi và tổ chức thực hiện hợp đồng đã ký. đồng thời phòng Xuất Nhập Khẩu còn có vai trò phối hợp với phòng Kế Toán trong việc thanh toán tiền mua hàng, thực hiện nghĩa vụ đóng thuế xuất nhập khẩu. Bộ phận chứng từ Thực hiện quy trình làm chứng từ cho toàn bộ đơn hàng hóa xuất nhập khẩu qua dịch vụ giao nhận của công ty. SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG 16 GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG So sánh, kiểm tra các chi tiết trong chứng từ để đảm bảo sự phù hợp và chính xác.
Tiến hành sửa chữa nếu có sai sót trong bộ chứng từ. Thông báo và gửi các chứng từ cần thiết cho khách hàng, xác định hàng hóa được vận chuyển đến nơi đến theo thời gian trong bộ chứng từ. Tiếp xúc và cung cấp thông tin, tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc cho khách hàng về chứng từ. Bộ phận giao nhận điều hành xe container đến bãi đóng hàng và nhận container rỗng từ cảng hoặc kho công ty Thu gom hàng hóa từ khách hàng và đóng vào bao kiện đảm bảo cho hàng được an toàn không bị hư hỏng.
Thực hiện thủ tục đăng ký hải quan và kiểm hóa hàng hóa đảm bảo cho hàng hóa được thông quan một cách nhanh chóng và được gởi đi đối với hàng xuất hay nhận hàng về đối với hàng nhập cho khách hàng theo đúng thời gian dự kiến. Phòng Kế Toán Phòng kế toán có vai trò thực hiện mọi hoạt động cho công tác tài chính kế toán của công ty như lập kế hoạch và theo dõi kế hoạch kinh doanh, sơ kết doanh thu, lợi nhuận… báo cáo cho Ban Giám đốc về tình hình tài chính có liên quan đến kế hoạch của công ty.4 Tình hình nhân sự của công ty Công ty IFB Vietnam luôn nhận thức được nguồn nhân lực là yếu tố cốt lõi và là tài sản quý giá của công ty. Chính vì vậy, chính sách nhân sự tại đây được xây dựng với mục đích biến nguồn nhân lực trở thành một ưu thế cạnh tranh hàng đầu mà chủ yếu là dựa trên mối quan hệ giữa công ty và nhân viên, với mục tiêu cao nhất là sự phát triển của Công ty IFB Vietnam luôn đồng hành với sự thỏa mãn về công việc và lợi ích của nhân viên. Do công ty chỉ thực hiện chức năng thương mại và dịch vụ, công ty không trực tiếp sản xuất ra hàng hóa nên số lượng nhân viên tương đối ít, bộ máy quản lý gọn nhẹ.
SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG 17 GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG đội ngũ nhân viên làm việc tại công ty đều có trình độ cao. đây là một lợi thế đối với năng lực cạnh tranh của công ty vì các nhân viên làm việc rất hiệu quả và ít khi phạm sai sót. Một ưu điểm nổi bậc khác nữa là số lượng nhân viên trẻ chiếm tỷ lệ cao do công ty ưa chuộng bởi giá lao động rẻ và lao động trẻ chưa có kinh nghiệm nên dễ uốn nắn theo phong cách làm việc của ban lãnh đạo. Mặt khác, lao động trẻ luôn năng động, nhiệt tình trong công việc, linh hoạt và khả năng sáng tạo cao.