Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế và môi trường kinh doanh có tính cạnh tranh ngày càng gay gắt, yếu tố con người giữ vai trò quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Dù một tổ chức có cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại và tiềm lực tài chính dồi dào, nhưng nếu chất lượng nguồn nhân lực yếu kém thì hiệu quả sản xuất kinh doanh vẫn không thể đạt kết quả cao. Ngược lại, việc tuyển dụng nhân sự thiếu trình độ sẽ tạo ra gánh nặng chi phí và làm suy giảm hiệu suất vận hành. Nhận thức được tầm quan trọng của việc hoàn thiện công tác quản trị nhân sự nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, tác giả Huỳnh Trang Thảo Nguyên đã thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp: "Giải pháp hoàn thiện hoạt động tuyển dụng nguồn nhân lực tại Công ty Cổ phần Giáo dục Đại Trường Phát".

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể gồm:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về nguồn nhân lực, quản trị nguồn nhân lực, công tác hoạch định và tuyển dụng nhân sự trong tổ chức.
  2. Khảo sát, phân tích thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức, tình hình quản trị và quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực tại Công ty Cổ phần Giáo dục Đại Trường Phát giai đoạn 2011 – 2013.
  3. Đánh giá những ưu điểm, tồn tại trong công tác tuyển dụng nhân sự tại đơn vị; từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện hoạt động tuyển dụng, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực của công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động hoạch định và quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực tại Phòng Nhân sự Công ty Cổ phần Giáo dục Đại Trường Phát.
  • Phạm vi không gian: Trụ sở chính (207/6 Nguyễn Văn Thủ, Phường Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh), các chi nhánh (Hà Nội, Đà Nẵng), hệ thống cửa hàng và kho bãi trực thuộc công ty.
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu hoạt động sản xuất kinh doanh và biến động nhân sự được thu thập, phân tích trong giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2013, kết hợp số liệu khảo sát thực tế và kế hoạch nhân sự đầu năm 2014.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các tài liệu chuyên ngành quản trị nhân lực chuẩn mực:

  • Khung lý thuyết và khái niệm: Đề tài làm rõ khái niệm nhân lực, quản trị nguồn nhân lực và 3 nhóm chức năng quản trị cốt lõi (thu hút, đào tạo – phát triển, duy trì). Nội dung hoạch định nguồn nhân lực được xây dựng theo mô hình quy trình 7 bước của Trần Kim Dung (2002, NXB Giáo dục), bao gồm: (1) Phân tích môi trường, xác định mục tiêu, chiến lược kinh doanh; (2) Phân tích hiện trạng quản trị nhân lực; (3) Dự báo/phân tích công việc; (4) Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực; (5) Phân tích quan hệ cung cầu; (6) Thực hiện chính sách, kế hoạch, chương trình; (7) Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện.
  • Mô hình quy trình tuyển dụng: Áp dụng tiến trình 9 bước gồm chuẩn bị tuyển dụng, thông báo tuyển dụng, tiếp nhận và nghiên cứu hồ sơ, phỏng vấn sơ bộ, kiểm tra trắc nghiệm, phỏng vấn lần 2, xác minh điều tra, kiểm tra sức khỏe và ra quyết định tuyển chọn.
  • Mô hình đánh giá hiệu quả tuyển chọn: Vận dụng ma trận 4 ô quyết định tuyển chọn của Carrell, Elbert, Hatfield (1995) để phân loại các quyết định chính xác và sai lầm (tuyển nhầm người không đủ năng lực hoặc loại bỏ ứng viên có năng lực tốt).
  • Khung pháp lý: Dựa trên các quy định của Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn về hợp đồng lao động, quyền lợi người lao động.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả kết hợp đồng bộ bao gồm:

  • Phương pháp nghiên cứu thực nghiệm: Khảo sát, quan sát trực tiếp các khâu trong quy trình tuyển dụng thực tế tại Phòng Nhân sự.
  • Phương pháp tổng hợp tài liệu: Hệ thống hóa các lý thuyết chuyên ngành và quy chế nội bộ của công ty.
  • Phương pháp thống kê và so sánh: Xử lý chuỗi số liệu tài chính, doanh thu, lợi nhuận và các chỉ tiêu cơ cấu lao động theo giới tính, độ tuổi, trình độ chuyên môn giai đoạn 2011 – 2013 qua các bảng biểu so sánh tương đối và tuyệt đối.

Nguồn dữ liệu sử dụng là dữ liệu thứ cấp từ báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Phòng Kế toán – Tài chính và dữ liệu thống kê nhân sự của Phòng Nhân sự Công ty Cổ phần Giáo dục Đại Trường Phát.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về nguồn nhân lực và quản trị nguồn nhân lực

Chương này tập trung làm rõ bản chất của nguồn nhân lực và vai trò trung tâm của công tác hoạch định, tuyển dụng trong hệ thống quản trị doanh nghiệp. Tác giả phân tích các nguồn thu hút ứng viên:

  • Nguồn nội bộ: Có ưu điểm tiết kiệm chi phí, nắm rõ năng lực ứng viên, tạo động lực thi đua; nhược điểm là dễ gây xáo trộn tổ chức, tạo tâm lý bất mãn cho nhóm ứng viên không thành công và hạn chế luồng tư duy mới từ bên ngoài.
  • Nguồn bên ngoài: Mang lại sự lựa chọn phong phú, không làm xáo trộn cơ cấu sẵn có nhưng tốn kém chi phí, thời gian hội nhập và tiềm ẩn rủi ro đánh giá sai năng lực.

Tác giả hệ thống hóa ma trận quyết định tuyển chọn theo Carrell, Elbert, Hatfield (1995):

Năng lực hoàn thành công việc Không tuyển dụng Tuyển dụng
Tốt (2) Sai lầm (1) Chính xác
Không tốt (3) Chính xác (4) Sai lầm

Chương 1 cũng tổng kết hai nhóm nhân tố tác động đến tuyển dụng: nhóm môi trường kinh tế - chính trị - xã hội (luật pháp, thị trường lao động, đối thủ cạnh tranh) và nhóm nhân tố nội bộ (tính hấp dẫn của công việc, thương hiệu doanh nghiệp, chính sách đãi ngộ và năng lực tài chính).

Chương 2: Thực trạng hoạt động tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Giáo dục Đại Trường Phát

Tác giả trình bày lịch sử hình thành của doanh nghiệp: thành lập năm 2002 từ một cửa hàng bán lẻ văn phòng phẩm; năm 2006 chuyển đổi thành Công ty TNHH Thương mại Đại Trường Phát; năm 2008 chuyển đổi mô hình thành Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ với 5 cổ đông sáng lập (Hồ Thị Minh Trang góp 29,98%, Trần Dương Thùy góp 28,82%, Dương Anh Tú góp 17,37%, Huỳnh Thị Cẩm Loan góp 17,37%, Nguyễn Thị Minh Hòa góp 6,46%). Năm 2012, công ty chuyển trụ sở về 207/6 Nguyễn Văn Thủ, Quận 1 và mở rộng danh mục sản phẩm từ sách ngoại văn (ELT, sách chuyên ngành) sang thiết bị giáo dục (bảng tương tác PolyVision, tủ điều khiển trung tâm, máy thu hình EZ-CAM), phần mềm trực tuyến iLearn, dịch vụ đào tạo và giải pháp thư viện hiện đại ứng dụng RFID. Cơ cấu quản trị vận hành theo mô hình trực tuyến – chức năng.

Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011 – 2013:

Chỉ tiêu (Đơn vị: triệu đồng) Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 So sánh 2012/2011 (Tuyệt đối) So sánh 2013/2012 (Tuyệt đối)
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 9.393 11.048 15.815 +1.655 +4.767
Giá vốn hàng bán 7.772 8.332 11.177 +560 +2.845
Lợi nhuận gộp về bán hàng và dịch vụ 1.622 2.716 3.638 +1.094 +922
Thu nhập khác 234 312 423 +78 +111
Chi phí khác 103 156 234 +53 +78
Lợi nhuận khác 131 156 189 +25 +33
Lợi nhuận từ hoạt động tài chính 555 657 745 +102 +88
Tổng chi phí 8.926 11.058 11.623 +2.132 +565
Tổng doanh thu 11.234 14.587 16.795 +3.353 +2.208
Tổng lợi nhuận trước thuế (LNTT) 2.308 3.529 4.572 +1.221 +1.043

Tình hình biến động nhân sự giai đoạn 2011 – 2013:

Năm Đầu kỳ (người) Tuyển ngoài (người) Thuyên chuyển/Đề bạt (người) Hưu trí (người) Thôi việc (người) Cuối kỳ (người)
2011 209 17 5 3 5 209
2012 229 12 2 0 4 235
2013 235 15 2 1 3 248

Thực trạng cơ cấu nguồn nhân lực tại công ty (thời điểm tháng 5/2013):

  • Cơ cấu giới tính: Tổng số 235 lao động, trong đó nam giới có 139 người (chiếm 59,15%), nữ giới có 96 người (chiếm 40,85%). Lao động nam chiếm tỷ trọng lớn tại Phòng Kinh doanh (66 nam/113 nhân sự, chiếm 28,1% toàn công ty) và các công ty thành viên (40 nam/67 nhân sự, chiếm 17,0%) do đặc thù công việc thị trường tại các tỉnh đòi hỏi khả năng di chuyển và chịu áp lực cao.
Phòng ban / Đơn vị Lao động Nam (người) Lao động Nữ (người) Tổng số (người)
Ban Lãnh đạo 4 2 6
Phòng Kế toán 4 4 8
Phòng Kinh doanh 66 47 113
Phòng Kỹ thuật 7 3 10
Phòng Nhân sự 6 5 11
Công ty thành viên 40 27 67
Cửa hàng 12 8 20
Tổng cộng 139 96 235
  • Cơ cấu độ tuổi: Lực lượng lao động có xu hướng trẻ hóa rõ nét. Độ tuổi dưới 30 có 112 người (chiếm 47,7%); từ 30 – 34 tuổi có 66 người (28,1%); từ 35 – 39 tuổi có 35 người (14,9%); từ 40 – 44 tuổi có 12 người (5,1%); từ 45 – 50 tuổi có 10 người (4,3%).
  • Cơ cấu trình độ chuyên môn (khảo sát trên 229 lao động): Trình độ Đại học và trên Đại học chiếm áp đảo với 171 người (72,8% hoặc 72,4%); Cao đẳng có 31 người (13,6%); Trung cấp có 16 người (7,2%); Sơ cấp có 11 người (6,4%).

Đánh giá thực trạng tuyển dụng:

  • Ưu điểm: Đội ngũ nhân lực trẻ, năng động, trình độ học vấn cao, có ý thức kỷ luật tốt, đáp ứng được sự tăng trưởng doanh thu của hệ thống cửa hàng và văn phòng đại diện.
  • Hạn chế: Công tác hoạch định nguồn nhân lực chưa mang tính chiến lược dài hạn; việc phân tích công việc còn sơ sài, thiếu bản mô tả và tiêu chuẩn công việc cụ thể cho từng vị trí; hình thức phỏng vấn còn nặng tính chủ quan; kênh thu hút ứng viên chưa đa dạng; mối liên kết với các cơ sở đào tạo chuyên ngành chưa được thiết lập bài bản.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hoạt động tuyển dụng nguồn nhân lực tại Công ty Cổ phần Giáo dục Đại Trường Phát

Tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp cụ thể gắn với định hướng phát triển của công ty:

  1. Thu hút nguồn nhân lực trong quá trình tuyển dụng: Đa dạng hóa các kênh thông tin tuyển dụng (kết hợp báo chí, website việc làm, mạng xã hội và truyền thông nội bộ); xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng uy tín; hoàn thiện chính sách đãi ngộ, phúc lợi để tạo sức hút với nhân sự giỏi.
  2. Hoàn thiện công tác phân tích đánh giá công việc: Tiến hành rà soát chức năng nhiệm vụ, xây dựng hệ thống Bản mô tả công việc (Job Description) và Bản tiêu chuẩn công việc (Job Specification) chuẩn hóa cho từng vị trí làm căn cứ tuyển chọn chính xác.
  3. Thực hiện đầy đủ các hình thức phỏng vấn trong quá trình tuyển dụng: Áp dụng kết hợp phỏng vấn sơ bộ, phỏng vấn có cấu trúc, phỏng vấn hành vi và phỏng vấn tình huống; xây dựng thang điểm đánh giá định lượng nhằm hạn chế sự cảm tính của hội đồng tuyển dụng.
  4. Thực hiện lập tiêu chuẩn tuyển chọn và kê khai công việc cụ thể được phân công của từng chức danh: Quy định rõ các yêu cầu về trình độ chuyên môn, kỹ năng tin học, ngoại ngữ, kinh nghiệm thực tế và phẩm chất đạo đức tương ứng với từng chức danh công việc.
  5. Tạo mối quan hệ và hỗ trợ các cơ sở đào tạo: Ký kết hợp tác chiến lược với các trường đại học, cao đẳng; tài trợ học bổng, tiếp nhận sinh viên thực tập và tổ chức ngày hội việc làm để chủ động đón đầu nguồn nhân lực chất lượng cao.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

Khóa luận đã tổng hợp và lượng hóa bức tranh tài chính cùng thực trạng sử dụng lao động của Công ty Cổ phần Giáo dục Đại Trường Phát giai đoạn 2011 – 2013:

  • Doanh thu thuần tăng trưởng từ 9.393 triệu đồng (2011) lên 15.815 triệu đồng (2013); lợi nhuận trước thuế tăng từ 2.308 triệu đồng lên 4.572 triệu đồng.
  • Quy mô nhân sự tăng trưởng ổn định từ 209 người (2011) lên 248 người (cuối năm 2013).
  • Xác lập cơ cấu lao động mang tính đặc thù của doanh nghiệp thương mại giáo dục: tỷ lệ lao động nam chiếm 59,15%; tỷ lệ nhân sự trẻ dưới 35 tuổi chiếm 75,8%; tỷ lệ nhân sự có trình độ Đại học và sau Đại học đạt 72,8%.

Hệ thống giải pháp đề xuất

Đề tài cung cấp 5 giải pháp mang tính ứng dụng thực tế cao cho Ban Giám đốc và Phòng Nhân sự công ty: hoàn thiện kênh thu hút nhân tài, chuẩn hóa hệ thống phân tích công việc, chuyên nghiệp hóa quy trình phỏng vấn đánh giá, cụ thể hóa tiêu chuẩn chức danh và thiết lập mạng lưới hợp tác với các trường đại học.

Đóng góp của công trình

Tác giả đã gắn kết các mô hình lý thuyết quản trị nhân sự kinh điển vào thực tiễn của một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh sách ngoại văn, thiết bị và giải pháp giáo dục tại Việt Nam, chỉ ra những điểm nghẽn trong công tác tuyển chọn và đề xuất phương án khắc phục có tính khả thi.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Khóa luận tập trung chủ yếu vào công tác hoạch định và quy trình tuyển dụng nhân sự tại văn phòng và các bộ phận chính, chưa đi sâu phân tích toàn diện các mảng chức năng quản trị nhân sự khác như đào tạo chuyên sâu, đánh giá hiệu quả làm việc theo KPI hoặc xây dựng hệ thống thang bảng lương chi tiết. Số liệu khảo sát dừng lại ở mốc cuối năm 2013 và kế hoạch đầu năm 2014.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang đánh giá tác động của công tác tuyển dụng đến năng suất lao động dài hạn; khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên mới sau thời gian thử việc; nghiên cứu hoàn thiện chính sách đãi ngộ, giữ chân nhân tài và xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại các chi nhánh Hà Nội và Đà Nẵng.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Nguồn nhân lực khi thực hiện khóa luận tốt nghiệp về đề tài tuyển dụng, phân tích công việc hoặc đánh giá nhân sự.
  • Các nhà quản lý, cán bộ phụ trách nhân sự tại các doanh nghiệp phân phối thiết bị giáo dục, xuất bản sách và dịch vụ đào tạo trong việc tham khảo bộ chỉ tiêu cơ cấu lao động và quy trình tuyển dụng thực tế.
  • Các phần đáng tham khảo nhất: Bảng biểu thống kê chi tiết về biến động nhân sự, cơ cấu nhân sự theo phòng ban/giới tính/độ tuổi/trình độ và quy trình 5 giải pháp hoàn thiện tuyển dụng tại Chương 3.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự của Công ty Cổ phần Giáo dục Đại Trường Phát tại thời điểm khảo sát (tháng 5/2013) có đặc điểm gì nổi bật?
Toàn công ty có 235 lao động, trong đó nam giới chiếm 59,15% (139 người) và nữ giới chiếm 40,85% (96 người). Đội ngũ có xu hướng trẻ hóa mạnh mẽ với 47,7% nhân sự dưới 30 tuổi và 28,1% từ 30 – 34 tuổi. Về học vấn, tỷ lệ lao động có trình độ Đại học và trên Đại học chiếm áp đảo với 72,8%.

2. Tình hình tài chính và lợi nhuận của công ty biến động như thế nào trong giai đoạn 2011 – 2013?
Hoạt động kinh doanh của công ty tăng trưởng liên tục qua 3 năm: tổng doanh thu tăng từ 11.234 triệu đồng (2011) lên 14.587 triệu đồng (2012) và đạt 16.795 triệu đồng (2013). Tổng lợi nhuận trước thuế tăng trưởng tương ứng từ 2.308 triệu đồng (2011) lên 3.529 triệu đồng (2012) và 4.572 triệu đồng (2013).

3. Danh mục sản phẩm và dịch vụ cốt lõi của Đại Trường Phát gồm những lĩnh vực nào?
Công ty cung cấp giải pháp giáo dục toàn diện gồm: sách ngoại văn ELT và sách chuyên ngành; thiết bị nghe nhìn tương tác (bảng thông minh PolyVision, tủ điều khiển trung tâm, máy thu hình EZ-CAM, thiết bị phòng bộ môn); phần mềm giáo dục trực tuyến iLearn; dịch vụ đào tạo giáo viên/học viên; và giải pháp thư viện hiện đại ứng dụng công nghệ RFID.

4. Khóa luận đã chỉ ra những hạn chế chính nào trong công tác tuyển dụng tại công ty?
Các tồn tại chính gồm: công tác dự báo nhu cầu nhân sự còn mang tính bị động; thiếu các bản mô tả và tiêu chuẩn công việc chi tiết cho từng vị trí; phương pháp phỏng vấn còn phụ thuộc nhiều vào cảm tính chủ quan của người tuyển dụng; kênh thu hút ứng viên chưa phong phú và chưa thiết lập mối liên kết chặt chẽ với các cơ sở đào tạo.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Huỳnh Trang Thảo Nguyên đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác hoạch định và tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần Giáo dục Đại Trường Phát trong giai đoạn 2011 – 2013. Bằng việc kết hợp các phương pháp thống kê, phân tích và so sánh số liệu thực tế, tác giả đã làm rõ các điểm mạnh về cơ cấu lao động trẻ, có trình độ cao cùng những hạn chế trong quy trình tuyển chọn. Các nhóm giải pháp được đề xuất tại Chương 3 bám sát đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp, mang lại giá trị thực tiễn cho việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và hiệu quả hoạt động của đơn vị.