Luận văn thạc sĩ: Giải pháp số hóa dữ liệu quản lý kho cho đội tàu biển công ty Vitranchart JSC

Luận văn thạc sĩ nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý xây dựng giải pháp số hóa dữ liệu quản lý kho cho đội tàu biển công ty, đánh giá hiện trạng, phân tích vấn đề, đề xuất biện

• Tác giả: Trương Thị Thái Minh
• Người hướng dẫn: Tiến Sĩ Nguyễn Thanh Bình
• Trường học: Đại học Bách Khoa
• Chuyên ngành: Hệ thống thông tin quản lý
• Đề tài: Giải Pháp Số Hóa Dữ Liệu Quản Lý Kho Cho Đội Tàu Biển Tại Vitranchart JSC
• Loại tài liệu: luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2014
• Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Giới thiệu về số hóa dữ liệu quản lý kho

Việc số hóa dữ liệu trong quản lý kho là một bước tiến quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý kho cho đội tàu biển tại Vitranchart JSC. Số hóa không chỉ giúp giảm thiểu sai sót trong quản lý mà còn tăng cường khả năng truy xuất và phân tích dữ liệu. Theo nghiên cứu, việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý kho giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả vận hành. Hệ thống quản lý kho số hóa cho phép theo dõi tình trạng hàng hóa, quản lý tồn kho một cách chính xác và kịp thời. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh quản lý logistics hiện đại, nơi mà thông tin cần được cập nhật liên tục và chính xác.

1.1. Lợi ích của việc số hóa dữ liệu

Việc số hóa dữ liệu mang lại nhiều lợi ích cho đội tàu biển tại Vitranchart JSC. Đầu tiên, nó giúp cải thiện độ chính xác trong việc quản lý hàng hóa, giảm thiểu rủi ro mất mát và sai sót. Thứ hai, giải pháp công nghệ này cho phép tự động hóa quy trình quản lý logistics, từ đó tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Hệ thống số hóa cũng giúp dễ dàng truy cập và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận, từ đó nâng cao khả năng phối hợp và ra quyết định. Cuối cùng, việc số hóa dữ liệu còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động, từ đó đưa ra các giải pháp cải tiến phù hợp.

II. Hiện trạng quản lý kho tại Vitranchart JSC

Hiện tại, quản lý kho tại Vitranchart JSC chủ yếu dựa vào các phương pháp thủ công, dẫn đến nhiều bất cập trong việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa. Việc lưu trữ thông tin chủ yếu trên giấy tờ không chỉ tốn thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót. Theo khảo sát, nhiều nhân viên cho biết họ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin và cập nhật dữ liệu. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của đội tàu biển. Để khắc phục tình trạng này, việc áp dụng giải pháp số hóa là cần thiết. Hệ thống mới sẽ giúp cải thiện quy trình quản lý, từ đó nâng cao hiệu quả và giảm thiểu chi phí.

2.1. Những vấn đề hiện tại

Một trong những vấn đề lớn nhất trong quản lý kho tại Vitranchart JSC là sự thiếu đồng bộ trong thông tin. Các bộ phận khác nhau thường sử dụng các hệ thống khác nhau, dẫn đến việc không thể chia sẻ thông tin một cách hiệu quả. Hơn nữa, việc quản lý tồn kho thủ công khiến cho việc theo dõi hàng hóa trở nên khó khăn. Theo một báo cáo, có đến 30% hàng hóa không được theo dõi chính xác, gây ra tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động của đội tàu biển mà còn làm tăng chi phí vận hành. Do đó, việc số hóa dữ liệu là một giải pháp cần thiết để cải thiện tình hình này.

III. Giải pháp số hóa dữ liệu quản lý kho

Giải pháp số hóa dữ liệu cho quản lý kho tại Vitranchart JSC bao gồm việc triển khai một hệ thống quản lý kho tích hợp với SAP. Hệ thống này sẽ cho phép tự động hóa quy trình nhập, xuất và quản lý hàng hóa. Bên cạnh đó, việc áp dụng công nghệ thông tin sẽ giúp cải thiện khả năng theo dõi và báo cáo tình trạng hàng hóa. Hệ thống sẽ được thiết kế để dễ dàng sử dụng, giúp nhân viên có thể nhanh chóng cập nhật và truy xuất thông tin. Việc tối ưu hóa kho sẽ giúp giảm thiểu chi phí lưu kho và nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên.

3.1. Các bước triển khai giải pháp

Để triển khai giải pháp số hóa dữ liệu, trước tiên cần thực hiện khảo sát hiện trạng quản lý kho hiện tại. Sau đó, xây dựng quy trình số hóa dữ liệu, bao gồm việc xác định các thông tin cần thiết và cách thức thu thập dữ liệu. Tiếp theo, cần phát triển phần mềm quản lý kho, đảm bảo tích hợp tốt với hệ thống SAP. Cuối cùng, tổ chức đào tạo cho nhân viên để họ có thể sử dụng hệ thống một cách hiệu quả. Việc này không chỉ giúp nâng cao năng lực quản lý mà còn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn.

IV. Đánh giá hiệu quả của giải pháp

Sau khi triển khai giải pháp số hóa dữ liệu, cần thực hiện đánh giá hiệu quả của hệ thống. Việc đánh giá sẽ dựa trên các tiêu chí như độ chính xác của thông tin, thời gian xử lý đơn hàng và mức độ hài lòng của nhân viên. Theo mô hình Delone & McLean IS Success Model, các yếu tố này sẽ giúp xác định mức độ thành công của hệ thống. Kết quả đánh giá sẽ cung cấp thông tin quý giá để điều chỉnh và cải tiến hệ thống trong tương lai. Việc này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của đội tàu biển mà còn tạo ra giá trị bền vững cho Vitranchart JSC.

4.1. Kết quả đạt được

Kết quả từ việc triển khai giải pháp số hóa dữ liệu cho thấy sự cải thiện rõ rệt trong quản lý kho tại Vitranchart JSC. Thời gian xử lý đơn hàng giảm đáng kể, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động. Độ chính xác của thông tin cũng được cải thiện, giúp giảm thiểu sai sót trong quản lý hàng hóa. Nhân viên cũng cảm thấy hài lòng hơn với công việc của mình nhờ vào việc sử dụng hệ thống mới. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh cho công ty trong ngành vận tải biển.

Trích đoạn nội dung tài liệu

chương 1 phân tích tầm quan trọng của việc phát triển kinh tế biển cũng như nâng cao chất lượng quản lý đội tàu biển hiệu quả, tiết kiệm hơn. Đó cũng chính là lí do ra đời của luận văn. Ngoài ra trong chương này còn trình bày những đóng góp của luận văn trong quá trình nghiên cứu cũng như ý nghĩa và bố cục của luận văn. Thế giới Logistics là một trong những ngành công nghiệp cơ bản quan trọng nhất của bất kì nền kinh tế phát triển nào vì nó quản lý dòng chảy của hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ.

Theo báo cáo từ nghiên cứu CanM, tổng thị trường logistics toàn cầu đạt đến giá trị khoảng 4 ngàn tỉ USD vào năm 2013, đại diện cho gần 10% GDP toàn cầu. Thị trường dịch vụ vận tải toàn cầu đang phát triển nhanh nhất với hơn 7% trên năm so với tốc độ tăng trưởng kinh tế năm kể từ năm 2011. Dự kiến sẽ tạo ra doanh thu 3.8% nghìn tỉ vào năm 2016. Trong đó Mỹ chiếm hơn 42% của lĩnh vực dịch vụ vận chuyển toàn cầu.

Một số phân khúc thị trường chính của ngành logistics toàn cầu như: dịch vụ vận chuyển đường hàng không, dịch vụ vận chuyển đường biển, dịch vụ vận chuyển đường bộ[14]. Trong đó vận tải biển thể hiện rõ điểm mạnh khi vận chuyển hàng hóa nặng, cồng kềnh và có mức chi phí trung bình.1 - Một số phân khúc thị trường chính của ngành logistic toàn cầu [14]. 1 Hiện tại thị phần của vận tải biển trong chuỗi logistics còn hạn chế nhưng với tiềm năng mở rộng cao nên đây là một thị trường cần được đầu tư phát triển. Để phát triển thị trường vận tải biển, việc phát triển đội tàu là yếu tố then chốt cần quan tâm.

Do đó việc nâng cấp đội tàu biển là một hoạt động cấp thiết đối với mọi doanh nghiệp vận tải biển để nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như uy tín đối với khách hàng. Và chìa khóa chính là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của đội tàu, chẳng hạn như: số hóa các tài liệu vật tư phụ tùng, quản lý tồn kho, bảo quản – bảo dưỡng, quản lý thuyền viên, xếp dỡ hàng hóa, quản lý hành trình tàu,. Đồng thời trong điều kiện thị trường vận tải biển đang gặp nhiều khó khăn, cước vận tải chưa cao nên hầu hết các doanh nghiệp đều tìm cách tiết giảm chi phí nhưng vẫn phải đảm bảo chất lượng dịch vụ cho khách hàng. Vì đội tàu biển là tài sản lớn của doanh nghiệp nên việc quản lý chặt về tồn kho, đặt hàng, sữa chữa, bảo dưỡng, bảo trì vật tư phụ tùng của tàu sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát và tiết kiệm được một lượng chi phí đáng kể.

Hiện nay đã có nhiều công ty phần mềm lớn trên thế giới cung cấp hệ thống quản lý tài sản và các hoạt động trên tàu như: Norcomms, DNV GL, Vertex Infosoft, … Các hãng này đều có hệ thống riêng để quản lý các nghiệp vụ trên bờ và hệ thống quản lý các nghiệp vụ ở tàu. Hai hệ thống này có thể kết nối và giao tiếp thông suốt với nhau. Nhưng chi phí triển khai các hệ thống này là rất cao. Còn ở thị trường Việt Nam thì mảng phần mềm phục vụ cho vận tải biển vẫn còn bị bỏ ngõ, thế nên việc xây dựng giải pháp phần mềm phục vụ lĩnh vực vận tải biển cho thị trường Việt Nam là hết sức cần thiết.

Trong nước Việt Nam được đánh giá là quốc gia có điều kiện tự nhiên và vị trí địa lý vô cùng thuận lợi để phát triển ngành logistics với trên 17.000 km đường nhựa, hơn 3.200 km đường sắt, 42.000 km đường thuỷ, 266 cảng biển, 20 sân bay và hàng trăm cửa khẩu quốc tế, quốc gia lớn nhỏ nằm dọc theo chiều dài đất nước. Theo Cục Hàng hải Việt Nam (Bộ Giao thông Vận tải), lĩnh vực quan trọng nhất trong logistics là vận tải biển. Hiện có đến 90% hàng xuất nhập khẩu của Việt Nam được 2 vận chuyển bằng đường biển. Tuy nhiên, các doanh nghiệp trong nước mới chỉ đáp ứng chuyên chở được 18% tổng lượng hàng hóa xuất nhập khẩu; phần còn lại do các công ty logistics nước ngoài nắm giữ [17].

Vì đội tàu biển ở nước ta vẫn chưa mạnh và còn nhiều điểm hạn chế. Một trong những điểm yếu quan trọng cần được sớm khắc phục là vấn đề lạc hậu trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý như: quản lý thông tin chủ yếu trên giấy tờ, công tác lưu kho thủ công, lạc hậu,… Theo đánh giá của VIFFAS, trình độ công nghệ trong hoạt động logistics ở Việt Nam còn thấp. Việc liên lạc giữa công ty logistics với khách hàng, hải quan chủ yếu vẫn là thủ công, giấy tờ. Mặc dù những năm 2010-2011 được ghi nhận có bước đột phá trong thực hiện kê khai hải quan điện tử nhưng số lượng doanh nghiệp tham gia vẫn còn chiếm tỷ lệ thấp.

Mặt khác, phương tiện vận tải còn lạc hậu, cũ kỹ, trình độ cơ giới hóa trong bốc dỡ hàng hóa vẫn còn yếu kém, lao động thủ công vẫn phổ biến. Công tác lưu kho khá lạc hậu, chưa áp dụng phổ biến tin học trong quản trị kho như mã vạch, chương trình phần mềm quản trị kho. Những hạn chế này đang làm cho doanh nghiệp trong nước cạnh tranh vất vả với các doanh nghiệp nước ngoài. Có thể nói, ở Việt Nam, một trong những nguyên nhân làm cho dịch vụ logistics của nhiều doanh nghiệp cung cấp thiếu tin cậy là do trình độ ứng dụng công nghệ thông tin kém [18].

Thị trường phần mềm phục vụ lĩnh vực hàng hải vẫn chưa được khai thác, trong khi nhu cầu tiến hành cải tổ cách quản lý đội tàu biển, nâng cao chất lượng dịch vụ vận tải biển đang được đặt ra cấp thiết. Đồng thời xu hướng của Việt Nam là đưa công nghệ thông tin vào tất cả các lĩnh vực nên việc nghiên cứu và xây dựng các sản phẩm phần mềm phục vụ vận tải biển là điều cần thiết và có ý nghĩa thực tiễn rất cao. Cơ sở hình thành đề tài Công ty Cổ phần Vận tải và Thuê Tàu biển Việt Nam (VITRANSCHART JSC) là một trong những Công ty hàng đầu của cả nước chuyên kinh doanh trong lĩnh vực vận tải và cho thuê tàu biển, tiền thân là công ty vận tải biển miền nam 3 Việt Nam (SOVOSCO) thành lập ngày 25/06/1975. Đội tàu hiện tại của công ty bao gồm 13 con tàu hàng khô hiện đại có trọng tải từ 6.000 DWT với tổng trọng tải xấp xỉ 275.000 DWT cùng đội ngũ hơn 1.100 sỹ quan thuyền viên [20].

Trong giai đoạn suy thoái kinh tế nói chung và vận tải biển nói riêng, công ty đã chịu nhiều tổn thất do hoạt động của đội tàu chưa hiệu quả và chi phí quá cao. Công ty muốn tiến hành cải tổ trong công tác quản lý đội tàu biển, áp dụng công nghệ thông tin để nâng cao chất lượng quản lý đội tàu, tiết giảm chi phí tồn kho nhưng vẫn đảm bảo đủ lượng cần thiết. Hiện tại Vitranschart JSC đang sử dụng phần mềm SAP để quản lý khối văn phòng và các chi nhánh trên bờ, nhưng vẫn chưa quản lý được đội tàu vì khi triển khai SAP lên tàu thì không hiệu quả. Do thời gian truy vấn về server đặt ở bờ khi tàu đang trên biển quá lâu không đáp ứng thời gian thật (real-time), và chi phí thông tin liên lạc quá cao do thường xuyên gởi dữ liệu giữa tàu – bờ với dung lượng lớn.

Vì vậy vẫn chưa có phần mềm quản lý đội tàu biển trong khi đội tàu chính là tài sản lớn nhất của doanh nghiệp. Yêu cầu cấp thiết được đặt ra là xây dựng phần mềm quản lý kho trên tàu, có thể kết nối và giao tiếp thông suốt với hệ thống SAP đang hoạt động trên bờ. Đồng thời phải số hóa tất cả tài liệu vật tư phụ tùng để phục vụ mục tiêu tìm kiếm và quản lý kho. Vì thấy được xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin vào thị trường vận tải biển ở Việt Nam và nhu cầu cấp thiết của công ty Vitranschart JSC nên tôi đã chọn đề tài này để nghiên cứu.

Mục tiêu và nội dung đề tài Mục tiêu của đề tài là xây dựng hệ thống quản lý hiệu quả tồn kho và mua sắm vật tư phụ tùng của đội tàu. Đồng thời hệ thống này phải kết nối chặt chẽ, giao tiếp thông suốt với hệ thống SAP đang hoạt động tại phòng ban trên bờ. Bên cạnh đó phải xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về vật tư phụ tùng thông qua việc tiến hành tin học hóa các tài liệu vật tư phụ tùng của đội tàu vì hiện tại các tài liệu đều ở dạng sách. Cuối cùng là khảo sát, đánh giá hệ thống dựa trên mô hình Delone & McLean IS Success Model được cập nhật năm 2003.

Để đạt được những mục tiêu trên, cần phải thực hiện các nội dung sau: 4  Phân tích hiện trạng thực tế tại công ty Vitranschart.  Phân tích hiện trạng thực tế.  Làm rõ nhu cầu phát sinh.  Đề xuất giải pháp.

 Xây dựng quy trình.  Quy trình số hóa dữ liệu.  Quy trình nghiệp vụ quản lý kho và mua sắm vật tư phụ tùng (VTPT).  Quy trình kết nối hệ thống quản lý vật tư phụ tùng của đội tàu – Vessels Material Management (VMM) và hệ thống SAP.

 Phát triển sản phẩm phần mềm và xây dựng cơ sở dữ liệu VTPT.  Xây dựng cơ sở dữ liệu VTPT: tổ chức, sắp xếp các loại VTPT theo cấu trúc cây phân cấp; tạo mã, scan, trích xuất dữ liệu VTPT; kiểm tra, hiệu chỉnh và đưa vào hệ thống.  Xây dựng công cụ tìm kiếm theo nhiều tiêu chí: theo hình ảnh, theo mã, theo cây phân cấp, …  Xây dựng chức năng yêu cầu mua VTPT.  Xây dựng chức năng đặt hàng.

 Xây dựng chức năng nhập kho.  Xây dựng chức năng xuất kho.  Xây dựng chức năng chuyển kho.  Đánh giá hệ thống.

 Chọn mô hình lý thuyết dùng để đánh giá hệ thống là mô hình Delone & McLean IS Success Model được cập nhật năm 2003.  Đánh giá định tính dựa trên kết quả phỏng vấn chuyên gia. 5  Đánh giá định lượng dựa trên kết quả khảo sát ý kiến người sử dụng. Phạm vi nghiên cứu 1.

Đối tượng nghiên cứu Đối tượng được nghiên cứu trong phạm vi nghiên cứu này là đội tàu hàng rời của Công ty Cổ phần Vận tải & Thuê Tàu biển Việt Nam (Vitranschart JSC).