Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Phát triển ứng dụng quản lý kho hàng của công ty TNHH quảng cáo và nội thất Design House" được thực hiện bởi sinh viên Nguyễn Đức Duy (Mã sinh viên: 11161129, Lớp Hệ thống thông tin quản lý K58), dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Anh Phương tại Viện Công nghệ thông tin và Kinh tế số – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (Hà Nội, năm 2020).

Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển và nhu cầu thiết kế, thi công nội thất cho các cửa hàng, showroom, nhà hàng, văn phòng ngày càng gia tăng, quy mô vận hành của các doanh nghiệp trong ngành nội thất mở rộng nhanh chóng. Tại Công ty TNHH Quảng cáo và Nội thất Design House – một doanh nghiệp chuyên sản xuất, thi công lắp đặt nội thất trọn gói với xưởng sản xuất gỗ và cơ khí trên $1000\text{ m}^2$ – khối lượng nguyên vật liệu, phụ tùng và thành phẩm lưu kho có số lượng lớn và chủng loại đa dạng.

Trước khi tiến hành đề tài, công tác quản lý kho tại chi nhánh Hà Nội của công ty vẫn thực hiện chủ yếu bằng phương thức thủ công, sử dụng bảng tính Microsoft Excel kết hợp với hệ thống chứng từ, hóa đơn giấy. Phương thức này bộc lộ nhiều điểm hạn chế:

  • Khó nắm bắt chính xác và kịp thời tình trạng tồn kho cũng như lịch sử biến động xuất – nhập của từng mặt hàng.
  • Tra cứu hóa đơn và lập báo cáo thống kê tốn nhiều thời gian, dễ xảy ra sai sót hoặc thất thoát dữ liệu.
  • Gây cản trở đến việc ra quyết định điều phối vật tư phục vụ sản xuất và thi công công trình.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài:

  1. Khảo sát, phân tích quy trình vận hành và nghiệp vụ quản lý kho thực tế tại Công ty TNHH Quảng cáo và Nội thất Design House.
  2. Ứng dụng phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin để mô hình hóa luồng thông tin, luồng dữ liệu (DFD) và cơ sở dữ liệu quan hệ (ERD) cho bài toán quản trị kho.
  3. Thiết kế giải pháp phần mềm quản lý kho hàng đáp ứng các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, kiểm kê, chuyển kho nội bộ và lập báo cáo quản trị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng và hệ thống thông tin phục vụ quản lý tại doanh nghiệp sản xuất – thi công nội thất.
  • Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Quảng cáo và Nội thất Design House (trọng tâm là chi nhánh Hà Nội), kết hợp nghiên cứu giải pháp phần mềm tại Công ty phần mềm Moola.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và quy trình phát triển phần mềm

Tác giả tiếp cận đề tài dựa trên quy trình kỹ nghệ phần mềm 7 bước cơ bản:

  1. Khảo sát: Đặt vấn đề, thu thập thông tin và lấy ý kiến nghiệp vụ tại doanh nghiệp.
  2. Phân tích nghiệp vụ: Xác định yêu cầu chức năng, yêu cầu phi chức năng và xây dựng mô hình thực thể liên kết (ERD).
  3. Thiết kế: Thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu, thuật toán xử lý và giao diện người dùng.
  4. Kiểm thử: Thực hiện kiểm thử (test) chức năng và tiến hành chỉnh sửa lỗi phát sinh.
  5. Triển khai/Bàn giao: Cài đặt hệ thống, đào tạo hướng dẫn sử dụng và bàn giao kèm dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật.
  6. Bảo trì: Khắc phục các sai sót tiềm ẩn và cập nhật hệ thống theo biến đổi môi trường vận hành.
  7. Phát triển tính năng: Mở rộng và nâng cấp tính năng theo chu kỳ vòng đời phần mềm.

Lý thuyết quản trị kho tập trung vào các chức năng kinh doanh cốt lõi: Quản lý nhập kho (kiểm tra chứng từ, vật tư, lập phiếu nhập, ghi sổ chi tiết), Quản lý xuất kho (tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra vật tư trong kho, lập phiếu xuất, ghi sổ chi tiết), Quản lý danh mục hàng hóa, Kiểm kê kho (đối chiếu số lượng thực tế với sổ sách, điều chỉnh chênh lệch, lập báo cáo xuất nhập tồn) và Luân chuyển nội bộ giữa các kho.

Phương pháp nghiên cứu

  • Phương pháp thu thập thông tin: Nghiên cứu tài liệu nghiệp vụ, quy trình nội bộ và chứng từ xuất nhập; phỏng vấn trực tiếp ban lãnh đạo cùng nhân viên các phòng ban liên quan tại Công ty TNHH Design House.
  • Phương pháp tiếp cận hệ thống: Khảo sát toàn diện hệ thống quản lý hiện hành trong mối liên hệ giữa các bộ phận kinh doanh, thiết kế, xưởng sản xuất, kế toán và kho hàng.
  • Phương pháp phân tích và thiết kế từ đỉnh xuống (Top-down design): Mô hình hóa chức năng từ tổng quan (Sơ đồ ngữ cảnh) đến chi tiết (Sơ đồ phân rã DFD mức 1), chuẩn hóa cấu trúc dữ liệu từ các mẫu biểu đầu ra (phiếu nhập, phiếu xuất kho).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về cơ sở thực tập và đề tài nghiên cứu

Nội dung chương 1 trình bày thông tin tổng quan về đơn vị hỗ trợ công nghệ (Công ty phần mềm Moola) và doanh nghiệp áp dụng thực tế (Công ty TNHH Quảng cáo và Nội thất Design House):

  • Công ty Moola: Thành lập năm 2014 bởi Robert và các cộng sự tại Hà Nội, cung cấp hệ sinh thái gồm Moola-Pro (ứng dụng quản trị nghiệp vụ doanh nghiệp tích hợp chấm công nhận diện khuôn mặt bằng AI) và Moola-4U (nền tảng kết nối doanh nghiệp và khách hàng). Quy trình dịch vụ gồm tư vấn gói phần mềm, cài đặt, tạo lập dữ liệu ban đầu (tồn kho, tài sản), đào tạo chuyển giao và chính sách bảo hành từ 3 đến 9 tháng (cam kết xử lý sự cố lớn trong 72 giờ, sự cố nhỏ trong 36 giờ).
  • Công ty TNHH Quảng cáo và Nội thất Design House:
    • Thành lập ngày 11/07/2017 theo Giấy phép kinh doanh số/Mã số thuế: 0107915994 do Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp; người đại diện theo pháp luật kiêm Giám đốc điều hành là ông Nghiêm Đình Hiệp. Trụ sở chính đặt tại số 28 Phan Đình Giót, quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội. Công ty có hai chi nhánh tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, sở hữu xưởng sản xuất gỗ và cơ khí kết hợp diện tích hơn $1000\text{ m}^2$. Thời điểm mới thành lập có 15 nhân viên văn phòng, 20 công nhân kỹ thuật và diện tích mặt bằng $90\text{ m}^2$.
    • Cơ cấu tổ chức theo mô hình chức năng: Ban Giám đốc (1 Giám đốc điều hành và 3 Phó Giám đốc phụ trách thi công, xưởng sản xuất, thiết kế) chỉ đạo các phòng ban: Hành chính nhân sự, Kế toán, Kinh doanh, Thiết kế, Xưởng sản xuất, Bán hàng.
    • Đánh giá thực trạng: Việc sử dụng Excel và chứng từ giấy khiến công ty gặp khó khăn trong theo dõi tồn kho, đối chiếu số liệu và xử lý các yêu cầu cung ứng vật tư tức thời cho xưởng sản xuất.

Chương 2: Một số phương pháp luận về quản lý kho hàng trong doanh nghiệp và quy trình hiện tại của công ty Design House

Chương 2 phân tích phương pháp luận quản lý kho trong doanh nghiệp sản xuất - thương mại và khảo sát các quy trình hiện hành tại Design House chi nhánh Hà Nội:

  • Tầm quan trọng của quản lý kho: Đảm bảo tính liên tục của chuỗi sản xuất, giảm chi phí lưu kho (điện, nước, bến bãi, nhân công), tăng hiệu quả luân chuyển vốn lưu động, ngăn ngừa thất thoát hàng hóa và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.
  • Quy trình quản lý hiện tại tại Design House:
    • Quy trình nhập hàng: Nhà cung cấp giao hàng $\rightarrow$ Bộ phận kho tiếp nhận, kiểm tra quy cách, số lượng $\rightarrow$ Lập phiếu nhập kho $\rightarrow$ Ký nhận $\rightarrow$ Chuyển thông tin cho kế toán ghi sổ vật tư và ghi thẻ kho.
    • Quy trình xuất hàng: Tiếp nhận yêu cầu xuất (từ bộ phận sản xuất hoặc bán hàng) $\rightarrow$ Kiểm tra hàng trong kho $\rightarrow$ Lập phiếu xuất $\rightarrow$ Ký nhận và xuất kho $\rightarrow$ Chuyển kế toán ghi sổ.
    • Quy trình kiểm kê: Thực hiện định kỳ (tháng, quý, năm) hoặc đột xuất $\rightarrow$ Lập biên bản kiểm kê, đối chiếu sổ sách $\rightarrow$ Hiệu chỉnh chênh lệch (nếu có) $\rightarrow$ Cập nhật thẻ kho và gửi báo cáo cho Ban Giám đốc/Kế toán.
    • Quy trình chuyển hàng nội bộ: Khi một kho thiếu hàng, thủ kho lập lệnh/chứng từ chuyển hàng giữa các kho nội bộ của chi nhánh Hà Nội để theo dõi nguồn gốc và ngăn ngừa thất thoát.

Chương 3: Phân tích thiết kế ứng dụng quản lý kho hàng tại công ty Design House

Chương 3 triển khai toàn diện việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho:

  • Sơ đồ luồng thông tin (Data Flow Diagrams): Xây dựng các sơ đồ luồng thông tin chi tiết cho 4 nghiệp vụ: Quản lý nhập kho, Quản lý xuất kho, Kiểm kê hàng hóa và Chuyển hàng nội bộ.
  • Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD):
    • Sơ đồ ngữ cảnh (Mức 0): Gồm tiến trình trung tâm "Quản lý kho hàng" tương tác với 4 tác nhân ngoài: Nhà cung cấp, Khách hàng, Bộ phận sản xuất và Ban Giám đốc.
    • Sơ đồ phân rã mức 1: Phân tách thành các chức năng: Chức năng 1.0 (Quản lý nhập – các tiến trình kiểm tra vật tư nhập, lập phiếu nhập kho), Chức năng 2.0 (Quản lý xuất – kiểm tra vật tư tồn, lập phiếu xuất kho), Chức năng 3.0 (Quản lý tồn kho – kiểm tra và theo dõi lượng tồn), Chức năng 4.0 (Tổng hợp và lập báo cáo gửi Ban Giám đốc).
  • Cây chức năng phần mềm: Phân chia thành 3 phân hệ chính:
    1. Danh mục: Cập nhật hàng hóa, cập nhật nhà cung cấp, cập nhật khách hàng, cập nhật nước sản xuất, cập nhật người nhận hàng.
    2. Nhập – Xuất – Tồn: Quản lý/cập nhật/tìm kiếm phiếu nhập; quản lý/cập nhật/tìm kiếm phiếu xuất; xem nhanh lượng tồn hiện tại.
    3. Báo cáo: Báo cáo danh mục hàng hóa, báo cáo xuất nhập tồn định kỳ.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống được thiết kế theo phương pháp phân tích chuẩn hóa từ các biểu mẫu đầu ra (Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho) để xây dựng mô hình thực thể liên kết (ERD) và cơ sở dữ liệu quan hệ.

Cấu trúc cơ sở dữ liệu

Tên bảng (Table) Trường dữ liệu (Fields) Kiểu dữ liệu Khóa / Mô tả
NhaCungCap MaNCC
TenNCC
Diachi
SDT		 Nvarchar(10)
Nvarchar(50)
Nvarchar(50)
Char(15)		 Khóa chính (MaNCC)
Tên nhà cung cấp
Địa chỉ
Số điện thoại
DanhMucHang MaHang
TenHang
MaLoaiHang
DonViTinh
Ton
MaKho		 Nvarchar(10)
Nvarchar(50)
Nvarchar(10)
Nvarchar(10)
Number
Nvarchar(10)		 Khóa chính (MaHang)
Tên mặt hàng
Mã loại hàng
Đơn vị tính
Số lượng tồn kho
Mã kho lưu trữ
DanhMucLoaiHang MaLoaiHang
TenLoaiHang		 Nvarchar(10)
Nvarchar(50)		 Khóa chính (MaLoaiHang)
Tên nhóm loại hàng
DanhMucKho MaKho
TenKho		 Nvarchar(10)
Nvarchar(50)		 Khóa chính (MaKho)
PhieuNhap MaPN
NgayNhap
MaNCC		 Nvarchar(10)
Date
Nvarchar(10)		 Khóa chính (MaPN)
Ngày lập phiếu nhập
Mã nhà cung cấp
ChiTietPhieuNhap MaPN
MaHang
SoLuongTheoGiayTo
SoLuongThuc
DonGia
ThanhTien		 Nvarchar(10)
Nvarchar(10)
Number
Number
Money
Money		 Khóa chính tổng hợp (MaPN, MaHang)
Số lượng chứng từ
Số lượng thực nhập
Đơn giá nhập
Thành tiền
PhieuXuat MaPX
NgayXuat
LyDoXuat
MaKH
MaKho		 Nvarchar(10)
Date
Nvarchar(100)
Nvarchar(10)
Nvarchar(10)		 Khóa chính (MaPX)
Ngày lập phiếu xuất
Lý do xuất kho
Mã khách hàng/đơn vị nhận
Mã kho xuất
ChiTietPX MaPX
MaHang
SoLuongYeuCau
SoLuongThucXuat
DonGia		 Nvarchar(10)
Nvarchar(10)
Number
Number
Money		 Khóa chính tổng hợp (MaPX, MaHang)
Số lượng yêu cầu xuất
Số lượng thực xuất
Đơn giá xuất
DanhMucKhachHang MaKH
TenKH
DiaChi
SDT		 Nvarchar(10)
Nvarchar(50)
Nvarchar(50)
Char(15)		 Khóa chính (MaKH)
Tên khách hàng
Địa chỉ
Số điện thoại liên hệ
DanhMucNguoiNhan MaNN
TenNN		 Nvarchar(10)
Nvarchar(50)		 Khóa chính (MaNN)

Thiết kế giao diện và logic vận hành

Giao diện ứng dụng được thiết kế phân cấp, đồng bộ dữ liệu tập trung:

  • Giao diện tổng quan: Tích hợp thanh điều hướng gồm các module: Hệ thống, Quản lý (Khách hàng, Lịch phân công, Sản phẩm, Hàng hóa, Nhà cung cấp, Nhà sản xuất), Đặt hàng, Bán hàng, Kế toán, Nhân sự và Công cụ quản lý cửa sổ Windows.
  • Giao diện quản lý thông tin sản phẩm: Thiết kế chi tiết phục vụ phân loại hai nhóm đối tượng:
    • Sản phẩm nội thất hoàn thiện: Bắt buộc quản lý theo số Serial riêng biệt nhằm phục vụ công tác theo dõi bảo hành, bảo dưỡng định kỳ cho khách hàng; đi kèm các trường thông tin Model, Năm sản xuất, Màu sắc, Ngày nhận, Tình trạng, Giá bán, Giá thuê, Giá bán buôn, MSRP, Giá đặc biệt và Trạng thái (ví dụ: "Sẵn sàng để bán").
    • Hàng hóa/vật tư cơ bản: Quản lý quy mô lớn theo số lượng và chủng loại.
  • Giao diện quản lý nhập kho: Cho phép lọc đơn hàng theo khoảng thời gian và trạng thái xử lý. Logic đơn hàng được ràng buộc qua 3 trạng thái:
    • Đang soạn: Đã lập đơn trên hệ thống nhưng chưa gửi đặt hàng (cho phép chỉnh sửa hoặc xóa).
    • Đã đặt hàng: Đã gửi yêu cầu tới nhà cung cấp nhưng hàng chưa về nhập kho (cho phép xóa/hủy).
    • Đã nhận: Hàng đã hoàn tất kiểm đếm và chính thức nhập kho; hệ thống khóa dữ liệu đơn hàng và tự động cập nhật số lượng tồn kho (không thể xóa).

Kết quả và đóng góp

  1. Chuẩn hóa nghiệp vụ quản lý kho: Khóa luận đã hệ thống hóa và sơ đồ hóa toàn bộ các luồng thông tin nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, kiểm kê và luân chuyển hàng hóa giữa các kho nội bộ tại Công ty TNHH Quảng cáo và Nội thất Design House.
  2. Xây dựng hoàn chỉnh mô hình phân tích - thiết kế: Cung cấp hệ thống sơ đồ DFD từ mức ngữ cảnh đến mức phân rã chi tiết, mô hình dữ liệu ERD và danh mục từ điển dữ liệu gồm 10 bảng quan hệ đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý vật tư và thành phẩm nội thất.
  3. Thiết kế giao diện chức năng chuyên biệt: Đưa ra giải pháp giao diện phân biệt rõ ràng giữa quản lý sản phẩm nội thất có mã Serial (phục vụ bảo hành, dịch vụ sau bán hàng) và quản lý hàng hóa/vật tư theo số lượng, giải quyết trực tiếp tình trạng chậm trễ và thiếu sót của quy trình thủ công bằng Excel trước đây.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu và khảo sát thực tế mới tập trung chủ yếu vào phạm vi chi nhánh và các kho nội bộ tại khu vực Hà Nội của Công ty Design House; chưa đánh giá sâu việc kết nối dữ liệu liên chi nhánh với chi nhánh TP. Hồ Chí Minh trong điều kiện hạ tầng phân tán.
  • Hướng phát triển tiếp theo:
    • Mở rộng phân hệ quản lý kho để tích hợp trực tuyến và thời gian thực với phân hệ Bán hàng, Phân hệ Kế toán và module tìm kiếm khách hàng Moola-4U.
    • Tích hợp thêm các công nghệ nhận dạng tự động (mã vạch/QR Code hoặc RFID) trong khâu kiểm đếm tại xưởng sản xuất để tăng tốc độ ghi nhận xuất nhập kho.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý, Công nghệ thông tin, Kinh tế số khi thực hiện đồ án, khóa luận tốt nghiệp về đề tài phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý (MIS) tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Chuyên viên phân tích nghiệp vụ (BA) và lập trình viên cần tham khảo phương pháp chuẩn hóa dữ liệu từ biểu mẫu chứng từ kế toán thực tế (phiếu nhập, phiếu xuất) sang mô hình dữ liệu quan hệ và thiết kế luồng trạng thái đơn hàng.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Quảng cáo và Nội thất Design House được thành lập khi nào và có quy mô xưởng sản xuất ra sao?

Công ty được cấp phép kinh doanh và chính thức hoạt động từ ngày 11/07/2017 với mã số thuế 0107915994, do ông Nghiêm Đình Hiệp làm Giám đốc điều hành; trụ sở tại số 28 Phan Đình Giót, quận Thanh Xuân, Hà Nội. Doanh nghiệp có hai chi nhánh tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, sở hữu xưởng sản xuất gỗ và cơ khí kết hợp có diện tích trên $1000\text{ m}^2$.

2. Doanh nghiệp áp dụng giải pháp công nghệ nào và dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật đi kèm có cam kết gì?

Đề tài khảo sát và ứng dụng giải pháp từ Công ty phần mềm Moola (sản phẩm Moola-Pro và Moola-4U). Chính sách dịch vụ của đơn vị cung cấp bao gồm bảo hành miễn phí từ 3 đến 9 tháng, cam kết giải quyết sự cố kỹ thuật lớn trong vòng 72 giờ và sự cố nhỏ trong vòng 36 giờ.

3. Tại sao trong phần mềm quản lý kho của Design House lại phân chia thành hai loại: "Sản phẩm" và "Hàng hóa"?

Sự phân chia này xuất phát từ đặc thù ngành nội thất:

  • "Sản phẩm" là các mặt hàng nội thất hoàn thiện, được gắn mã Serial riêng biệt cho từng sản phẩm nhằm phục vụ theo dõi nguồn gốc, lịch sử bán hàng và thực hiện chính sách bảo hành, bảo trì sau thi công.
  • "Hàng hóa" là các loại vật tư, phụ tùng sản xuất cơ bản, nhập – xuất với số lượng lớn và chủ yếu được theo dõi tổng số lượng tồn kho.

4. Các trạng thái đơn hàng nhập kho trong hệ thống được quy định như thế nào?

Quy trình nhập kho gồm 3 trạng thái:

  • Đang soạn: Đơn hàng mới lập trên hệ thống, chưa đặt hàng chính thức (có thể xóa/sửa).
  • Đã đặt hàng: Đã gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp nhưng chưa nhận hàng (có thể hủy/xóa).
  • Đã nhận: Hàng đã kiểm tra và nhập vào kho; hệ thống tự động cộng số lượng tồn kho và khóa chức năng xóa đơn hàng để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Đức Duy đã phản ánh toàn diện quy trình khảo sát, phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho Công ty TNHH Quảng cáo và Nội thất Design House. Tác giả đã giải quyết thành công bài toán chuyển đổi từ phương thức quản lý thủ công bằng Excel sang hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ chuẩn hóa và giao diện phần mềm có cấu trúc nghiệp vụ chặt chẽ. Kết quả nghiên cứu không chỉ đáp ứng tốt yêu cầu thực tiễn của doanh nghiệp tại thời điểm khảo sát mà còn cung cấp tài liệu mẫu mực về phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý.