Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong mọi quy trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản cấu thành nên thực thể sản phẩm và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu giữ vai trò quyết định đến chất lượng công trình cũng như hiệu quả hạ giá thành sản phẩm.

Tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Cơ khí Đức Nhật (trụ sở tại Cụm Công nghiệp Trần Lãm, Thành phố Thái Bình, Tỉnh Thái Bình), đặc thù sản xuất thi công mang tính chất phân tán, di động theo từng địa điểm nhận thầu công trình. Nguyên vật liệu sau khi thu mua vừa được lưu trữ tại kho tổng, vừa được phân tán tại các kho tạm bợ tại các chân công trình. Tình trạng này khiến công tác theo dõi, bảo quản và hạch toán kế toán dễ xảy ra sai sót, thất thoát nếu không có quy trình quản lý chặt chẽ. Xuất phát từ thực tiễn trên, tác giả Phan Thị Huệ đã thực hiện chuyên đề tốt nghiệp nhằm khảo sát, phân tích và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của chuyên đề được xác định rõ:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về đặc điểm, vai trò, nguyên tắc đánh giá và các phương pháp hạch toán kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng công tác hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu trên hệ thống phần mềm kế toán tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Cơ khí Đức Nhật.
  3. Đánh giá những ưu điểm, tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình lập chứng từ, luân chuyển và xử lý thông tin kế toán.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu (bao gồm hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp).
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Xây dựng và Cơ khí Đức Nhật.
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu và chứng từ kế toán thực tế phát sinh trong giai đoạn năm 2015 – 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề vận dụng hệ thống lý luận kế toán tài chính doanh nghiệp kết hợp với các văn bản quy phạm pháp luật và chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành:

  • Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) – "Hàng tồn kho" về nguyên tắc xác định giá gốc nhập kho và giá trị xuất kho.
  • Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp.
  • Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC và Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính về việc ban hành hệ thống biểu mẫu chứng từ và chế độ kế toán.
  • Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về chế độ chứng từ kế toán.
  • Khung pháp lý về hợp đồng kinh tế theo Bộ luật Dân sự số 33/2005/QH11 và Luật Thương mại số 36/2005/QH11.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả áp dụng bao gồm:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thực tế: Tiếp cận, thu thập trực tiếp hệ thống chứng từ gốc (hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm, giấy tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán), hợp đồng kinh tế và báo cáo tồn kho tại phòng kế toán công ty.
  • Phương pháp kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, tính giá và tổng hợp - cân đối kế toán để mô tả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp và so sánh: Đối chiếu giữa quy định của chế độ kế toán hiện hành với thực tế vận dụng tại đơn vị để tìm ra các điểm tương đồng và bất cập.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và biện pháp quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Cơ khí Đức Nhật

Chương này tập trung trình bày bản chất kinh tế của nguyên vật liệu, đặc điểm luân chuyển trong ngành xây lắp và hệ thống lý thuyết về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu trong công ty xây dựng có đặc tính tiêu hao toàn bộ một lần hoặc biến dạng trong quá trình thi công, giá trị chuyển dịch trực tiếp vào giá thành từng hạng mục công trình. Dựa trên vai trò và công dụng, công ty phân chia nguyên vật liệu thành ba nhóm chính:

  • Nguyên vật liệu chính (TK 1521): Bao gồm cát, đá, sỏi, xi măng, sắt, thép... được mã hóa theo quy ước viết tắt (ví dụ: XM30, XM40, DAHOC, THÉPTT, THEPTG, CAT, THEPD).
  • Nguyên vật liệu phụ (TK 1522): Gồm đinh, thép buộc, ốc vít, sơn màu...
  • Nhiên liệu và phụ tùng thay thế (TK 1523, TK 1524): Gồm dầu, nhớt, phụ tùng xe máy móc thi công.

Về nguyên tắc đánh giá, công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Giá gốc nguyên vật liệu mua ngoài được xác định bằng giá mua chưa thuế GTGT cộng các chi phí liên quan trực tiếp (vận chuyển, bốc xếp). Về luân chuyển, hơn 80% vật liệu được mua ngoài từ các nhà cung cấp như Công ty TNHH khai thác khoáng sản Đức Thịnh, Công ty CP gạch ốp lát Thái Bình, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Sản xuất An Gia Phát... Khi trúng thầu (ví dụ công trình Bệnh viện Đa khoa Hưng Hà), công ty lập kho tạm tại chân công trình hoặc thuê bãi tập kết để chuyển thẳng vật tư đến nơi thi công.

Tác giả đã phân tích và so sánh ba phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong lý luận kế toán:

Tiêu chí Phương pháp thẻ song song Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp sổ số dư
Điều kiện áp dụng Doanh nghiệp ít danh điểm vật liệu, chứng từ phát sinh không nhiều. Doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu nhưng số lượng chứng từ nhập xuất ít. Doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu, chứng từ phát sinh thường xuyên, liên tục.
Ghi chép tại kho Thủ kho ghi số lượng vào Thẻ kho theo từng danh điểm dựa trên chứng từ. Thủ kho ghi Thẻ kho giống phương pháp thẻ song song. Thủ kho ghi Thẻ kho và ghi số lượng tồn cuối tháng vào Sổ số dư.
Ghi chép tại phòng kế toán Kế toán mở Sổ chi tiết vật liệu theo từng danh điểm, ghi cả số lượng và giá trị. Cuối kỳ lập Bảng kê nhập, Bảng kê xuất rồi ghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển. Định kỳ (3, 5, 10 ngày) nhận chứng từ, tính thành tiền theo giá hạch toán vào Bảng lũy kế nhập - xuất.
Ưu điểm Đơn giản, dễ đối chiếu, cung cấp thông tin kịp thời, phù hợp làm trên máy tính. Giảm khối lượng ghi chép cho kế toán, tránh ghi trùng lặp. Khối lượng công việc phân bổ đều trong kỳ, không bị dồn việc vào cuối tháng.
Nhược điểm Trùng lặp công việc ghi chép số lượng giữa thủ kho và phòng kế toán. Dồn việc đối chiếu vào cuối kỳ, dễ ảnh hưởng đến tiến độ báo cáo chung. Việc kiểm tra, đối chiếu và truy tìm sai sót tương đối phức tạp.

Về hạch toán tổng hợp, công ty áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên (KKTX), phản ánh biến động tăng giảm nguyên vật liệu liên tục trên tài khoản 152 và các tài khoản liên quan (TK 151, TK 111, TK 112, TK 331, TK 141, TK 621, TK 627, TK 6422...).

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Cơ khí Đức Nhật

Chương 2 mô tả chi tiết thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty thông qua các hồ sơ, nghiệp vụ và chứng từ cụ thể.

Các đặc điểm trong chế độ kế toán áp dụng tại công ty:

  • Niên độ kế toán: Bắt đầu ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm; kỳ kế toán theo tháng.
  • Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng (VNĐ).
  • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
  • Phương pháp tính thuế GTGT: Khấu trừ.
  • Ứng dụng tin học: Từ năm 2012, công ty đã triển khai phần mềm kế toán ERP phục vụ nhập liệu, xử lý dữ liệu và kết xuất báo cáo tự động.
  • Mô hình tổ chức bộ máy: Kế toán tập trung. Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác xử lý số liệu; tại các công trường chỉ bố trí nhân viên thống kê thu thập chứng từ gửi về công ty.

Quy trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế cụ thể được tác giả minh họa bằng các chứng từ thực tế:

  1. Nhập nguyên vật liệu mua ngoài theo hợp đồng:

    • Căn cứ Hợp đồng mua bán số .../20...-HĐMB ngày 10/05/2015 giữa Công ty Đức Nhật và Công ty TNHH khai thác khoáng sản Đức Thịnh về việc mua 500 m³ cát bê tông phục vụ công trình Nhà ăn – Bệnh viện Đa khoa Hưng Hà.
    • Hóa đơn GTGT số 0002455 ngày 15/05/2015: Cát bê tông 500 m³ đơn giá 200.000 đ/m³, thành tiền 100.000.000 đ; tiền hàng tổng cộng 206.000.000 đ, thuế GTGT 10% là 20.600.000 đ, tổng thanh toán 226.600.000 đ.
    • Sau khi ban kiểm nghiệm lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư số 03-VT xác nhận đủ số lượng và phẩm chất, thủ kho nhập dữ liệu trên phần mềm ERP và lập Phiếu nhập kho số 01-VT: Phiếu nhập cát ghi nhận nợ TK 152 là 169.400.000 đ; Phiếu nhập đá 4x6 (200 m³ đơn giá 286.000 đ/m³) ghi nhận nợ TK 152 là 57.200.000 đ.
    • Định khoản kế toán: Nợ TK 152, Nợ TK 133 / Có TK 331.

  2. Nhập nguyên vật liệu mua bằng tiền tạm ứng:

    • Ngày 12/05/2015, ông Nguyễn Ngọc Huy (Tổ Giám sát A) mua 4.000 viên gạch từ Công ty CP gạch ốp lát Thái Bình theo Hóa đơn GTGT số 0018623 với tổng thanh toán 6.600.000 đ (tiền hàng 6.000.000 đ, thuế GTGT 600.000 đ).
    • Thủ kho lập Phiếu nhập kho ngày 13/05/2015 (Nợ TK 152: 6.000.000 đ). Người mua lập Giấy đề nghị thanh toán số 05-TT và Giấy thanh toán tạm ứng số C33-BB để đối trừ vào khoản tiền đã tạm ứng trước đó (Phiếu chi PC1520 số tiền 10.000.000 đ).
    • Định khoản kế toán: Nợ TK 152, Nợ TK 133 / Có TK 141.

  3. Nhập thu hồi phế liệu từ công trình:

    • Tại công trình Nhà ăn – Bệnh viện Đa khoa Hưng Hà, thủ kho lập Phiếu nhập kho thu hồi 200 kg sắt vụn với đơn giá 3.000 đ/kg, tổng trị giá 600.000 đ.
    • Định khoản kế toán: Nợ TK 1521 / Có TK 621 (chi tiết công trình Nhà ăn Bệnh viện Hưng Hà): 600.000 đ.

  4. Quy trình xuất kho và điều chuyển nội bộ:

    • Vật tư xuất dùng căn cứ vào định mức dự toán công trình. Trên phần mềm ERP, quy trình gồm 3 bước: Lập đơn điều chuyển $\rightarrow$ Duyệt đơn điều chuyển $\rightarrow$ Xuất điều chuyển nội bộ và in Phiếu xuất kho Mẫu 02-VT (lập thành 3 liên: thủ kho giữ 1 liên, tổ đội nhận hàng giữ 2 liên).
    • Khi xuất kho thi công hoặc phục vụ bộ phận quản lý, kế toán hạch toán: Nợ TK 621 (chi phí NVL trực tiếp theo công trình), Nợ TK 627 (chi phí sản xuất chung), Nợ TK 6422 (chi phí quản lý doanh nghiệp) / Có TK 152.

  5. Báo cáo tổng hợp vật tư:

    • Hệ thống kết xuất Bảng kê chứng từ nhập, xuất, tồn vật tư định kỳ (ví dụ số liệu tháng 08/2015 theo dõi các danh điểm: Sơn trong nhà - đơn giá 350.000 đ/thùng, Thép hộp mạ kẽm THVMK - 494,8 kg đơn giá 16.040 đ/kg, Sơn lót Benzo...).

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Cơ khí Đức Nhật

Trên cơ sở đánh giá thực trạng ở Chương 2, tác giả tổng kết các kết quả đạt được và chỉ ra một số điểm cần cải thiện tại công ty:

  • Ưu điểm: Công ty đã sớm ứng dụng phần mềm kế toán ERP từ năm 2012 giúp tự động hóa quá trình tổng hợp số liệu; xây dựng được hệ thống danh mục mã hóa vật tư thống nhất; quy trình kiểm nghiệm vật tư chặt chẽ với sự tham gia của đại diện kỹ thuật và thủ kho.
  • Tồn tại: Do công trình thi công nằm rải rác xa trụ sở, công tác thu thập chứng từ từ nhân viên thống kê công trường về phòng kế toán đôi khi có độ trễ; việc đối chiếu số liệu xuất kho theo định mức thi công và xử lý chênh lệch vật tư thừa/thiếu cuối công trình cần được chuẩn hóa chặt chẽ hơn.
  • Giải pháp đề xuất: Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ trực tuyến trên phần mềm ERP giữa các kho công trình và văn phòng trung tâm; tăng cường công tác kiểm kê đột xuất tại hiện trường; hoàn thiện phương pháp phân bổ chi phí thu mua, bốc xếp cho từng công trình cụ thể.

Kết quả và đóng góp

Nghiệp vụ kinh tế Chứng từ sử dụng Tài khoản ghi Nợ Tài khoản ghi Có Giá trị mẫu minh họa (VNĐ)
Mua cát bê tông chưa thanh toán Hóa đơn 0002455, Phiếu nhập 01-VT, Biên bản 03-VT TK 152, TK 133 TK 331 226.600.000 (gồm VAT 20.600.000)
Mua gạch bằng tiền tạm ứng Hóa đơn 0018623, Phiếu nhập kho, Giấy tạm ứng C33-BB TK 152, TK 133 TK 141 6.600.000 (gồm VAT 600.000)
Thu hồi sắt vụn từ công trình Phiếu nhập kho số 01-VT (200 kg sắt vụn) TK 1521 TK 621 600.000
Xuất vật liệu cho thi công xây lắp Phiếu xuất kho Mẫu 02-VT (3 liên qua phần mềm ERP) TK 621, TK 627 TK 152 Ghi nhận theo định mức công trình

Chuyên đề đã mang lại những đóng góp cụ thể:

  • Phản ánh rõ nét đặc thù kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng với cơ chế quản lý kho kép (kho tổng và kho tạm chân công trình).
  • Hệ thống hóa đầy đủ quy trình xử lý luồng chứng từ từ khâu ký hợp đồng kinh tế, kiểm nghiệm chất lượng, nhập kho, thanh toán tạm ứng đến xuất điều chuyển nội bộ trên phần mềm kế toán ERP.
  • Cung cấp các dẫn chứng số liệu thực tế, mẫu biểu chứng từ hạch toán chuẩn mực theo quy định của Bộ Tài chính áp dụng cho doanh nghiệp xây lắp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu chỉ tập trung khảo sát tại một doanh nghiệp cụ thể là Công ty Cổ phần Xây dựng và Cơ khí Đức Nhật tại địa bàn Thái Bình. Các dẫn chứng số liệu phản ánh trong giai đoạn năm 2015 nên chưa bao quát hết những thay đổi trong các thông tư thuế và chuẩn mực kế toán cập nhật sau này.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang mảng kế toán quản trị nguyên vật liệu, xây dựng hệ thống kiểm soát định mức tiêu hao trực tuyến thông qua ứng dụng điện toán đám mây kết nối trực tiếp các công trường xây dựng với phòng kế toán trung tâm.

Giá trị tham khảo

Chuyên đề tốt nghiệp là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận, chuyên đề về phần hành kế toán nguyên vật liệu, hàng tồn kho hoặc kế toán chi phí xây lắp.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp xây dựng, cơ khí tham khảo quy trình hạch toán điều chuyển nội bộ giữa kho tổng và kho công trường, thủ tục thanh toán tạm ứng vật tư và quy trình thao tác trên phần mềm kế toán ERP.

Câu hỏi thường gặp

1. Nguồn cung ứng nguyên vật liệu chính của Công ty Cổ phần Xây dựng và Cơ khí Đức Nhật chiếm tỷ trọng bao nhiêu và từ các đơn vị nào?
Nguồn mua ngoài chiếm hơn 80% tổng số vật tư của công ty. Các nhà cung cấp chính bao gồm: Công ty TNHH khai thác khoáng sản Đức Thịnh, Công ty Cổ phần gạch ốp lát Thái Bình, Công ty Thái Bình VLXD & chất đốt, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Sản xuất An Gia Phát, Công ty Cổ phần Kiến trúc Hà Nội...

2. Công ty phân loại và mã hóa nguyên vật liệu chính như thế nào?
Nguyên vật liệu được chia thành 3 nhóm: Nguyên vật liệu chính (TK 1521), Nguyên vật liệu phụ (TK 1522), Nhiên liệu và phụ tùng thay thế (TK 1523, TK 1524). Các danh điểm vật liệu chính được mã hóa viết tắt như: XM30, XM40 (xi măng), DAHOC (đá hộc), CAT (cát), THÉPTT (thép tròn trơn), THEPTG (thép tròn gai), THEPD (dây thép).

3. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho và tính thuế GTGT nào?
Công ty áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên để theo dõi hàng tồn kho và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, sử dụng phần mềm ERP từ năm 2012.

4. Thủ tục thanh toán nghiệp vụ mua gạch bằng tiền tạm ứng của công nhân được thực hiện qua các chứng từ nào?
Nghiệp vụ gồm các chứng từ: Hóa đơn GTGT số 0018623 (tổng tiền 6.600.000 đ), Phiếu nhập kho ngày 13/05/2015, Giấy đề nghị thanh toán Mẫu số 05-TT của ông Nguyễn Ngọc Huy, Giấy thanh toán tạm ứng Mẫu số C33-BB đối trừ với Phiếu chi tạm ứng PC1520 (10.000.000 đ). Kế toán ghi nhận Nợ TK 152 (6.000.000 đ), Nợ TK 133 (600.000 đ) và Có TK 141 (6.600.000 đ).

5. Quy trình xuất điều chuyển nguyên vật liệu nội bộ ra công trường trên phần mềm ERP gồm những bước nào?
Quy trình gồm 3 thao tác chính trên phần mềm: Lập đơn điều chuyển (chọn kho xuất, kho nhập, mã vật tư, số lượng và ghi rõ lý do) $\rightarrow$ Duyệt đơn điều chuyển đã lập $\rightarrow$ Thực hiện xuất điều chuyển nội bộ và in Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT) thành 3 liên để giao nhận thực tế.

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Phan Thị Huệ đã phản ánh toàn diện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Cơ khí Đức Nhật. Thông qua việc phân tích hệ thống chứng từ, quy trình hạch toán chi tiết và tổng hợp trên phần mềm ERP đối với các nghiệp vụ mua ngoài, tạm ứng, điều chuyển và thu hồi phế liệu, công trình làm rõ nét đặc thù kế toán ngành xây lắp. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất có tính khả thi, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý chi phí vật tư và minh bạch hóa thông tin tài chính tại doanh nghiệp.