Phân tích thất bại trong quản lý tồn kho tại Khatoco Trading Co., Ltd

Luận văn thạc sĩ phân tích thất bại trong quản lý tồn kho tại bộ phận thời trang của công ty Khatoco. Tìm hiểu nguyên nhân và giải pháp.

• Tác giả: Pham Thi Phuong Linh
• Người hướng dẫn: Dr. Nguyen Phong Nguyen
• Trường học: University of Economics Ho Chi Minh City
• Chuyên ngành: Master of Business Administration
• Đề tài: Failure in Inventory Management at Fashion Department in Khatoco Trading Co., Ltd
• Loại tài liệu: Thesis
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Ho Chi Minh City

Mục lục chi tiết

• 1. PART 1 – BACKGROUND
• 1.1. History of establishment and development
• 1.2. Missions of the company
• 1.3. Company’s size
• 1.4. Internal structure
• 1.5. Geographic distribution
• 1.6. Stakeholders
• 1.7. Current development and market analysis
• 1.8. Organizational performance
• 2. PART 2 – PROBLEM JUSTIFICATION
• 2.1. Definition of inventory management
• 2.2. Central problem: Failure in inventory management
• 2.3. Problem importance – consequences of the problems
• 3. PART 3 – CAUSE VALIDATION
• 3.1. Outdated and separated inventory control system
• 3.2. Insufficient inventory control procedures and regulations
• 3.3. Culture miss-match: No connection between relevance departments in inventory control
• 3.4. Insufficient inventory control procedures and regulations
• 3.5. Outdated and inconsistent inventory system
• 3.6. Cause importance
• 4. PART 4 – SOLUTION AND IMPLEMENTATION
• 4.1. Written working processes in inventory management
• 4.2. Setting up integrated system for inventory control
• 4.3. Project details and schedule

Tóm tắt

I. Tổng quan về giải pháp quản lý tồn kho cho Khatoco Trading

Quản lý tồn kho là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Khatoco Trading. Việc tối ưu hóa quy trình này không chỉ giúp giảm thiểu chi phí mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng, việc áp dụng các giải pháp quản lý tồn kho hiệu quả là cần thiết để duy trì vị thế trên thị trường.

1.1. Định nghĩa quản lý tồn kho và tầm quan trọng

Quản lý tồn kho là quá trình giám sát và kiểm soát hàng hóa trong kho. Tầm quan trọng của nó nằm ở việc đảm bảo rằng hàng hóa luôn sẵn có để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không gây lãng phí tài nguyên.

1.2. Các vấn đề hiện tại trong quản lý tồn kho tại Khatoco

Khatoco đang đối mặt với nhiều vấn đề trong quản lý tồn kho, bao gồm sự không nhất quán giữa số liệu tồn kho trên hệ thống và thực tế, cũng như sự gia tăng khiếu nại từ khách hàng về việc giao hàng sai.

II. Thách thức trong quản lý tồn kho tại Khatoco Trading

Khatoco Trading đang phải đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý tồn kho. Những thách thức này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động mà còn tác động đến sự hài lòng của khách hàng. Việc nhận diện và giải quyết các thách thức này là rất quan trọng.

2.1. Sự không nhất quán trong số liệu tồn kho

Sự khác biệt giữa số liệu tồn kho trên hệ thống và thực tế là một trong những vấn đề lớn nhất mà Khatoco đang gặp phải. Điều này dẫn đến việc giao hàng sai và làm giảm uy tín của công ty.

2.2. Gia tăng khiếu nại từ khách hàng

Sự gia tăng khiếu nại từ khách hàng về việc giao hàng sai và chậm trễ đã tạo ra áp lực lớn cho Khatoco. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến doanh thu mà còn làm giảm lòng tin của khách hàng.

III. Giải pháp quản lý tồn kho hiệu quả cho Khatoco Trading

Để giải quyết các vấn đề trong quản lý tồn kho, Khatoco cần áp dụng các giải pháp hiệu quả. Những giải pháp này không chỉ giúp cải thiện quy trình mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

3.1. Thiết lập quy trình làm việc rõ ràng

Việc thiết lập quy trình làm việc rõ ràng trong quản lý tồn kho sẽ giúp nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của mình, từ đó giảm thiểu sai sót trong quá trình giao hàng.

3.2. Áp dụng phần mềm quản lý tồn kho hiện đại

Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho hiện đại sẽ giúp Khatoco theo dõi và kiểm soát hàng hóa một cách hiệu quả hơn, từ đó giảm thiểu sự khác biệt giữa số liệu trên hệ thống và thực tế.

3.3. Đào tạo nhân viên về quản lý tồn kho

Đào tạo nhân viên về quy trình và công nghệ mới trong quản lý tồn kho sẽ giúp nâng cao kỹ năng và nhận thức của họ, từ đó cải thiện hiệu quả công việc.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu tại Khatoco

Việc áp dụng các giải pháp quản lý tồn kho tại Khatoco đã mang lại nhiều kết quả tích cực. Các nghiên cứu cho thấy rằng việc cải thiện quy trình quản lý tồn kho đã giúp giảm thiểu chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

4.1. Kết quả từ việc áp dụng phần mềm quản lý

Sau khi áp dụng phần mềm quản lý tồn kho, Khatoco đã ghi nhận sự giảm thiểu đáng kể trong số lượng khiếu nại từ khách hàng về giao hàng sai.

4.2. Tăng cường sự hài lòng của khách hàng

Sự cải thiện trong quy trình quản lý tồn kho đã giúp Khatoco nâng cao sự hài lòng của khách hàng, từ đó tăng cường lòng trung thành và doanh thu.

V. Kết luận và tương lai của quản lý tồn kho tại Khatoco

Quản lý tồn kho là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Khatoco. Việc áp dụng các giải pháp hiệu quả sẽ giúp công ty duy trì vị thế cạnh tranh và phát triển bền vững trong tương lai.

5.1. Tầm quan trọng của quản lý tồn kho trong tương lai

Quản lý tồn kho sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động của Khatoco trong tương lai.

5.2. Định hướng phát triển trong quản lý tồn kho

Khatoco cần tiếp tục đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân viên để cải thiện quy trình quản lý tồn kho, từ đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Thị trường thời trang nam nội địa tại Việt Nam ghi nhận mức tăng trưởng hấp dẫn từ 10% đến 14% mỗi năm, mang lại dư địa phát triển lớn cho các doanh nghiệp thương mại. Tại Công ty TNHH Thương mại Khatoco, doanh thu mảng thời trang nam ghi nhận xu hướng tăng trưởng liên tục, đạt 183,26 tỷ đồng năm 2016, 197,65 tỷ đồng năm 2017 và chạm mốc 213,06 tỷ đồng vào năm 2018 (tăng trưởng bình quân 7,8%/năm). Tuy nhiên, đằng sau các chỉ số tăng trưởng doanh thu tích cực là những lỗ hổng nghiêm trọng trong khâu kiểm soát nội bộ và chuỗi cung ứng. Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của luận văn tập trung vào sự thất bại trong quản trị hàng tồn kho tại ngành hàng thời trang Khatoco, biểu hiện qua sự gia tăng đột biến của các khiếu nại khách hàng và tình trạng chênh lệch dữ liệu kho kéo dài.

Mục tiêu cụ thể của đề tài là phân tích thực trạng quản trị kho bãi, xác định nguyên nhân gốc rễ dẫn đến sự sai lệch dữ liệu tồn kho, đánh giá các tổn thất tài chính và phi tài chính, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp toàn diện bao gồm văn bản hóa quy trình làm việc và tích hợp hệ thống công nghệ thông tin. Phạm vi nghiên cứu bao quát hoạt động phân phối thời trang nam của công ty tại 6 thị trường trọng điểm gồm Nha Trang, Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng, Cần Thơ và Nghệ An trong giai đoạn 2016 - 2018. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc khi đưa ra các giải pháp giúp hạ thấp số ngày luân chuyển tồn kho từ mức 152 ngày xuống dưới 110 ngày, tiết giảm chi phí vận chuyển hàng sai sót vốn đã leo thang 21%/năm lên 87.724 đồng/đơn hàng, đồng thời khôi phục biên lợi nhuận gộp hướng tới mục tiêu trên 25%.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng và kiểm soát hàng tồn kho hiện đại của Stevenson (2009), nhấn mạnh rằng quản trị tồn kho hiệu quả là yếu tố then chốt để vừa tối đa hóa mức độ hài lòng của khách hàng vừa giữ chi phí lưu kho trong giới hạn chấp nhận được. Tác giả kết hợp khung phân tích góc nhìn tổ chức về kiểm soát tồn kho của Zomerdijk và cộng sự (2003) nhằm đánh giá 4 khía cạnh vận hành nền tảng: phân bổ nhiệm vụ, quy trình ra quyết định, luồng thông tin giao tiếp và hành vi tổ chức. Bên cạnh đó, các nguyên lý về tổ chức kho bãi của Richards (2011) và kiểm soát chi phí của Koumanakos (2008) cũng được tích hợp để giải thích mối quan hệ giữa cách thức bố trí mặt bằng, tính bảo mật dữ liệu và hiệu quả luân chuyển vốn.

Nghiên cứu làm rõ 5 khái niệm chuyên ngành cốt lõi: Quản trị hàng tồn kho (Inventory Management), Kiểm soát lưu kho (Store Control), Kỹ thuật phân loại ABC/FSN, Cơ chế đối soát ba bên (Three-way Matching) và Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Sự kết hợp các mô hình lý thuyết này tạo nên một hệ quy chiếu vững chắc để mổ xẻ toàn diện từ lỗ hổng quy trình thủ công đến sự thiếu đồng bộ công nghệ trong một doanh nghiệp phân phối quy mô lớn.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp phân tích dữ liệu thứ cấp và sơ cấp. Nguồn dữ liệu thứ cấp bao gồm báo cáo tài chính kiểm toán, báo cáo quản trị bán hàng, dữ liệu vận hành từ 35.986 đơn hàng trong giai đoạn 2016 - 2018 và biên bản kiểm kê chi tiết tại ngày 31/12/2018. Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua 3 vòng phỏng vấn chuyên sâu có cấu trúc và bán cấu trúc, diễn ra từ tháng 3/2019 đến tháng 5/2019.

Cỡ mẫu nghiên cứu sơ cấp bao gồm 5 vị trí nhân sự chủ chốt đại diện cho toàn bộ chuỗi giá trị nội bộ: Ban Giám đốc (Tổng Giám đốc và Phó Giám đốc phụ trách ngành hàng), Kế toán trưởng, Quản lý Công nghệ thông tin, Thủ kho trưởng và các nhân viên trực tiếp nhặt hàng tại kho. Phương pháp chọn mẫu có chủ đích (purposive sampling) được lựa chọn nhằm tiếp cận đúng những nhân sự có thẩm quyền ra quyết định và am hiểu sâu sắc các bất cập thực tế ở cấp độ tác nghiệp. Luận văn sử dụng công cụ Lập bản đồ nguyên nhân - kết quả (Cause-Effect Map) để trực quan hóa và truy vết nguyên nhân gốc rễ, giúp phân tách rõ ràng giữa các triệu chứng bề mặt và bản chất sai hỏng trong hệ thống quản trị tổ chức.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, mức độ hài lòng của khách hàng sụt giảm nghiêm trọng do lỗi giao hàng sai và trễ hạn gia tăng liên tục. Số lượng đơn hàng giao sai mã sản phẩm tăng từ 8 vụ năm 2016 lên 11 vụ năm 2017 và chạm đỉnh 20 vụ năm 2018, chiếm tỷ trọng cao nhất 30% trong tổng số khiếu nại của các đại lý. Kéo theo đó, chi phí vận chuyển xử lý sự cố tăng từ 1,98 tỷ đồng năm 2016 lên 3,16 tỷ đồng năm 2018, khiến chi phí vận chuyển bình quân trên mỗi đơn hàng tăng vọt 21% mỗi năm, từ mức 60.403 đồng lên 87.724 đồng.

Thứ hai, tồn tại sự sai lệch dữ liệu trầm trọng giữa số lượng kiểm đếm thực tế tại sàn kho và sổ sách kế toán. Điển hình tại đợt kiểm kê ngày 31/12/2018, sản phẩm áo sơ mi nam mã TD 290T1 size L lệch âm 33 sản phẩm, trong khi size M cùng mẫu lại lệch dương 38 sản phẩm do nhầm lẫn mã vạch khi xuất nhập. Đáng báo động hơn, sự không đồng nhất giữa phần mềm quản lý kho nội bộ và phần mềm kế toán Ân Linh tạo ra độ vênh lên tới 4.049 sản phẩm tại tổng kho Nha Trang, 1.889 sản phẩm tại Hà Nội và 1.414 sản phẩm tại Thành phố Hồ Chí Minh.

Thứ ba, sự thiếu chính xác trong dữ liệu dẫn đến việc lập kế hoạch điều chuyển hàng hóa sai lầm, khiến lượng hàng tồn kho chậm luân chuyển tăng cao. Tỷ lệ hàng bán thanh lý/xả kho trên tổng doanh số bán thường tăng mạnh từ 21% (60.971 sản phẩm năm 2017) lên mức 26% (110.170 sản phẩm năm 2018). Hậu quả trực tiếp là biên lợi nhuận gộp của mảng thời trang sụt giảm đều đặn từ 25,2% năm 2016 xuống 24,7% năm 2017 và chỉ còn 23,3% năm 2018, đồng thời đẩy số ngày luân chuyển tồn kho năm 2018 lên 152 ngày (tăng 35% so với mức 112 ngày của năm 2017).

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân gốc rễ của những sai lệch trên xuất phát từ việc thiếu hụt các quy trình kiểm soát kho bằng văn bản và sự lạc hậu, phân mảnh của hệ thống công nghệ thông tin. Các nhân viên kho hoàn toàn thao tác dựa trên kinh nghiệm cá nhân và chỉ đạo truyền miệng mà không có cẩm nang hướng dẫn chuẩn hóa (SOP). Dữ liệu đối soát kho có thể được biểu diễn trực quan thông qua bảng ma trận so sánh đối chiếu đa chiều giữa số dư kế toán, số dư thủ kho và số liệu đếm sàn thực tế, kết hợp biểu đồ phân tán thể hiện các điểm chênh lệch theo từng nhóm mã SKU cụ thể để làm rõ mức độ rủi ro tại từng trung tâm phân phối.

Kết quả nghiên cứu này tương thích với các kết luận của DeHoratius và cộng sự (2008) khi chỉ ra rằng việc mất đồng bộ dữ liệu tồn kho sẽ kích hoạt hiệu ứng đặt hàng ảo hoặc gây thiếu hụt nguồn cung giả tạo. Đồng thời, nhận định của Agbola và cộng sự (2010) cũng được củng cố khi hệ thống công nghệ thông tin độc lập, không tích hợp thời gian thực chính là rào cản ngăn chặn sự phối hợp nhịp nhàng giữa kế toán và vận hành kho, từ đó làm xói mòn lòng tin của các đối tác lớn như hệ thống Co.opmart hay đại lý An Phú Thịnh (doanh số sụt giảm hơn 50% từ 1,7 tỷ đồng xuống 0,83 tỷ đồng).

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, ban hành và chuẩn hóa 4 quy trình quản trị kho bằng văn bản chính thức gồm: Quy trình Nhập kho, Quy trình Xuất kho bán hàng, Quy trình Điều chuyển nội bộ và Quy trình Hàng bán trả lại. Phòng Kiểm soát nội bộ phối hợp cùng Kế toán trưởng và Ban Quản lý kho hoàn thành bộ tài liệu này trong tháng 5/2019, áp dụng cơ chế đối soát 3 bên (đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn tài chính) nhằm triệt tiêu 100% các nghiệp vụ xuất nhập không đúng thẩm quyền.

Thứ two, đầu tư trang bị 12 thiết bị quét mã vạch laser cầm tay với tổng kinh phí ước tính 240 triệu đồng (đơn giá 20 triệu đồng/máy) phân bổ cho các kho trọng điểm tại Nha Trang, Đà Nẵng, Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh. Phòng Công nghệ thông tin cùng Bộ phận Kho vận chịu trách nhiệm lắp đặt và đào tạo nhân viên trong quý 3/2019, đặt mục tiêu giảm thiểu trên 90% các lỗi nhặt nhầm kích cỡ hoặc màu sắc do phân loại thủ công.

Thứ ba, triển khai dự án tích hợp hoặc nâng cấp hệ thống phần mềm quản trị tổng thể ERP thay thế phần mềm kế toán Ân Linh cục bộ, kết nối dữ liệu thời gian thực giữa Kế toán - Kho bãi - Kinh doanh. Ban Giám đốc và Trưởng phòng IT trực tiếp chỉ đạo dự án với lộ trình 6 - 12 tháng, bảo đảm tỷ lệ khớp dữ liệu hệ thống kế toán và thực tế kho đạt mức tuyệt đối 100%.

Thứ tư, tái cơ cấu sơ đồ mặt bằng lưu trữ tại các tổng kho theo phương pháp phân loại hàng hóa ABC và FSN, thiết lập khu vực hàng sẵn sàng xuất riêng biệt và lắp đặt hệ thống giá kệ tiêu chuẩn. Bộ phận Kho vận chủ trì hoàn thiện sắp xếp trước quý 4/2019, nhằm rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng và hạ số ngày luân chuyển tồn kho trung bình về dưới 110 ngày.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm thứ nhất bao gồm các Giám đốc điều hành và Nhà quản trị cấp cao tại các doanh nghiệp thương mại, phân phối thời trang có quy mô trên 500 nhân sự và mạng lưới chi nhánh rộng khắp. Nghiên cứu cung cấp bài học thực tiễn về việc tái cấu trúc hệ thống kiểm soát nội bộ và ngăn ngừa rủi ro thất thoát tài sản khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.

Nhóm thứ hai là các Trưởng phòng Chuỗi cung ứng, Quản lý kho vận và Logistics đang vận hành khối lượng từ 30.000 đến 40.000 đơn hàng mỗi năm. Luận văn cung cấp trọn bộ lưu đồ quy trình tác nghiệp 4 bước chuẩn hóa và giải pháp ứng dụng công nghệ quét mã vạch để nâng cao độ chính xác khi soạn hàng.

Nhóm thứ ba là Kiểm toán viên nội bộ và Kế toán trưởng tại các doanh nghiệp phân phối. Nghiên cứu minh họa chi tiết phương pháp đối soát ba chiều (Three-way matching) và kỹ thuật lập bảng ma trận đối chiếu hàng tồn kho nhằm đưa sai số kế toán về mức an toàn dưới 0,5%.

Nhóm thứ tư là các Giảng viên, Học viên cao học và Nghiên cứu sinh ngành Quản trị kinh doanh (MBA), Quản trị Chuỗi cung ứng và Kế toán - Kiểm toán. Đề tài là tài liệu tham khảo giá trị về phương pháp nghiên cứu định tính, kỹ thuật phỏng vấn chuyên sâu và cách ứng dụng mô hình bản đồ nguyên nhân - kết quả trong giải quyết các bài toán vận hành phức tạp.

Câu hỏi thường gặp

Doanh thu ngành thời trang tăng nhưng vì sao hiệu quả tài chính lại sụt giảm? Doanh thu tăng trưởng 7,8%/năm đạt 213,06 tỷ đồng nhưng biên lợi nhuận gộp lại giảm từ 25,2% xuống 23,3% do tỷ lệ hàng xả kho chiếm tới 26% (110.170 sản phẩm) và chi phí vận chuyển tăng 21%/năm lên mức 87.724 đồng/đơn hàng nhằm xử lý các đơn giao sai mã.

Nguyên nhân cốt lõi khiến các khiếu nại giao sai đơn hàng tăng vọt là gì? Tình trạng giao sai đơn hàng tăng từ 8 lên 20 vụ năm 2018 (chiếm 30% tổng khiếu nại) bắt nguồn từ việc phân loại mã hàng hoàn toàn thủ công bằng mắt thường, kho bãi bừa bộn và thiếu hẳn các quy trình kiểm tra chéo bằng văn bản trước khi đóng gói xuất hàng.

Sự thiếu đồng bộ giữa phần mềm kế toán và phần mềm kho gây ra rủi ro gì? Chênh lệch tới 4.049 sản phẩm tại tổng kho Nha Trang và 1.889 sản phẩm tại Hà Nội làm sai lệch hoàn toàn dữ liệu dự báo nhu cầu thị trường, dẫn đến hiện tượng cục bộ nơi thì cháy hàng bán chạy, nơi lại ứ đọng hàng nghìn sản phẩm tồn kho lỗi thời.

Việc chuẩn hóa 4 quy trình bằng văn bản mang lại lợi ích cụ thể nào? Bộ quy trình văn bản hóa phân định rõ ranh giới quyền hạn của 5 vị trí công tác, chấm dứt tình trạng xử lý theo thói quen truyền miệng, đồng thời áp dụng cơ chế đối soát 3 bên giúp kiểm soát 100% chứng từ nhập xuất hàng hóa hợp lệ.

Đầu tư 240 triệu đồng cho hệ thống máy quét mã vạch có mang lại hiệu quả kinh tế? Việc trang bị 12 máy quét laser với ngân sách 240 triệu đồng giúp loại trừ dứt điểm lỗi nhặt sai mã SKU tương đồng, tiết kiệm hàng trăm triệu đồng chi phí hoàn hàng và bảo vệ uy tín thương hiệu trước các chuỗi bán lẻ lớn trên toàn quốc.

Kết luận

• Nhận diện toàn diện sự thất bại trong quản trị tồn kho tại Khatoco qua 3 triệu chứng điển hình: khiếu nại giao sai hàng chiếm tỷ trọng 30%, số ngày tồn kho kéo dài lên 152 ngày và chênh lệch hàng nghìn sản phẩm giữa kho và kế toán.
• Xác định chính xác 2 nguyên nhân gốc rễ mang tính hệ thống gồm sự vắng bóng của các quy trình nghiệp vụ văn bản hóa và việc sử dụng phần mềm quản lý phân mảnh, thiếu liên kết.
• Đóng góp thực tiễn bộ giải pháp 4 quy trình quản lý kho chuẩn mực (Nhập, Xuất, Điều chuyển, Trả hàng) tích hợp cơ chế kiểm soát ba bên chặt chẽ.
• Đề xuất lộ trình hành động khả thi với việc đầu tư 12 máy quét laser (240 triệu đồng) trong quý 3/2019 và tiến tới tích hợp toàn diện hệ thống ERP trong 6 - 12 tháng.
• Doanh nghiệp phân phối và bán lẻ cần khẩn trương rà soát, văn bản hóa quy trình kiểm soát nội bộ và ứng dụng công nghệ đồng bộ dữ liệu thời gian thực để cắt giảm chi phí ẩn và bảo đảm năng lực cạnh tranh bền vững trên thị trường.

Trích đoạn nội dung tài liệu

UNIVERSITY OF ECONOMICS HO CHI MINH CITY International School of Business ------------------------------ PHAM THI PHUONG LINH FAILURE IN INVENTORY MANAGEMENT AT FASHION DEPARTMENT IN KHATOCO TRADING CO., LTD MASTER OF BUSINESS ADMINISTRATION Ho Chi Minh City – Year 2019 TIEU LUAN MOI download : [e-mail] UNIVERSITY OF ECONOMICS HO CHI MINH CITY International School of Business ------------------------------ PHAM THI PHUONG LINH FAILURE IN INVENTORY MANAGEMENT AT FASHION DEPARTMENT IN KHATOCO TRADING CO., LTD MASTER OF BUSINESS ADMINISTRATION SUPERVISOR: DR. NGUYEN PHONG NGUYEN Ho Chi Minh City – Year 2019 TIEU LUAN MOI download : [e-mail] LIST OF CONTENTS EXECUTIVE SUMMARY .1 History of establishment and development .2 Mission of the company .7 Current development and market analysis .1 Complaints of clients about wrong shipping products .2 Differences between the stocks on count (floor) and stocks on system (sheet) .3 Differences between stocks quantity on accounting system and that on warehouse system.9 Initial cause-effect map .11 Updated cause-effect map .14 PART 2 – PROBLEM JUSTIFICATION .1 Definition of inventory management .2 Central problem: Failure in inventory management .24 Problem importance – consequences of the problems .24 PART 3 – CAUSE VALIDATION .1 Outdated and separated inventory control system .2 Insufficient inventory control procedures and regulations .3 Culture miss-match: No connection between relevance departments in inventory control .1 Insufficient inventory control procedures and regulations .2 Outdated and inconsistent inventory system .30 TIEU LUAN MOI download : [e-mail] Cause importance .33 PART 4 – SOLUTION AND IMPLEMENTATION .1 Written working processes in inventory management .2 Setting up integrated system for inventory control .3 Project details and schedule .57 TIEU LUAN MOI download : [e-mail] LIST OF FIGURES Figure 1: Company structure .2 Figure 2: Sale and Profits of The Company and Fashion section from 2016 to 2018 .4 Figure 3: Number of agency's complaints from 2016 to 2018 .6 Figure 4: Portion of customer complaints in 2018 .6 Figure 5: Fashion Sale, Cost of goods sold and GPM in 2016, 2017 and 2018.11 Figure 6: Initial cause-effect map .12 Figure 7: Updated cause-effect map .17 Figure 8: Amount of client’s orders during 2016-2018 .26 Figure 9: Final cause-effect map .32 LIST OF TABLES Table 1: Fashion sale and profit growth rate from 2016 to 2018 .5 Table 2: Transportation cost from 2016 to 2018 .7 Table 3: Stock reconciliation at 31st December 2018 .8 Table 4: Stock reconciliation between warehouse system and accounting system at 31st December 2018 .9 Table 5: Stock clearance and normal sale in 2017 and 2018 .10 Table 6: Participants of second in-depth interviews in March 2019 .18 Table 7: Inventory turnover days of fashion products .25 Table 8: Participants of third in-depth interviews in April 2019 .28 Table 9: ERP’s estimated costs .47 Table 10: ERP project schedule .51 LIST OF FLOWCHARTS Flowchart 1: Goods reception process .35 Flowchart 2: Goods delivery process .37 Flowchart 3: Inventory internal transfer .40 Flowchart 4: Goods return process .42 Flowchart 5: ERP implementation process .50 TIEU LUAN MOI download : [e-mail] EXECUTIVE SUMMARY Nowadays, cost management is more concentrated by many corporations over the world, especially in highly competitive market. Hence, to maintain the growth in long term and achieve sustainable competitive advantages over rivals, any business line or any company needs to be effective and efficient in managing its internal activities and Fashion business line of Khatoco Trading Co., Ltd is also not an exception. Although the financial results of fashion section in the company still show some positive signals with an increase in sales and profits, non-financial aspects indicate some problems include: increment in customer complaints, discrepancies in inventory information between accounting system and warehouse system as well as between stock counts and system records.

These are the significant symptoms which should be focused and analysed to find more inside problems. Based on the deep interview technique of qualitative research, secondary data analysis and literatures review, some potential problems and central problem of failure in inventory management are identified. This problem does exist because of some causes related to insufficient inventory management procedures and regulations as well as outdated and inconsistent inventory system. Therefore, to solve those causes effectively and efficiently, the recommendations of compiling written working processes for all inventory activities and building ERP system for Khatoco Trading are raised in details.

These solutions will not only solve the main problem related to stocks control in short-term but also in the long-term of business life. More than that, they also help Board of Directors in managing and controlling entire company’s processes and save costs for the company. TIEU LUAN MOI download : [e-mail] PART 1 – BACKGROUND Company background 1.1 History of establishment and development Khatoco Trading Co., Ltd (Khatoco Trading), one of the subsidiaries of Khanh Viet Corporation with 100% owned by the Parent Company, was establish on 21st May, 2002 under the Decision No 77A/2002/QD-UB of the Chairman of Khanh Hoa Provincial People's Committee and officially wen to the business on 1st July, 2002. The company was operated on the basis of separation and re-arrangement from the rooms and branches of Khanh Hoa Tobacco Import and Export Division, including: Textile and Garment Business Department; Cigarette Trading Department with 3 branches at Hai Phong, Ha Noi and Can Tho.

Upon the establishment, the number of Khatoco ’s employees were 108 people who were recruited and chosen from other members of Khanh Viet Corporation. The initial function of Khatoco Trading was to consume textile products of Tan Tien Textile Factory (one member of Khanh Viet Group) and men’s shirts produced by Khatoco Garment Factory with the fabric supplied by Tan Tien Textile Factory. In May 2003, Khatoco Trading Company established a Cigarette Trading department on the basis of withdrawing the cigarette market staffs from Khatoco Khanh Hoa Cigarette Factory in Khanh Viet Group and recruiting new employees. From 2014, the company have had three following business activities, in which cigarette and men fashion are the two key business lines: - Cigarette trading: Specialize in wholesale and retail trading domestic cigarettes that were produced and supplied by Khatoco Khanh Hoa Cigarette Factory.

- Men Fashion trading: Design, process the textile products and distribution the men fashion products include shirts, T-shirts and trousers. - Ostrich and crocodile trading: Purchase and sell ostrich and crocodile meats, products from ostrich and crocodile meats, other food products (ostrich eggs).2 Missions of the company - Mastery over the nationwide 360-degree cigarettes trading chain including Distribution - Agency - Retail - Consumers. Page | 1 TIEU LUAN MOI download : [e-mail] - Khatoco Men's shirts become one of the strong brands in the market segment of modern, masculine and stylish middle-age men from 30 to 50 years old.3 Company’s size Currently, Khatoco Trading is ranked as a large company not only in Khanh Hoa Province but also in Viet Nam with the total number of full-time staffs is more than 700 employees. Moreover, the average annual turnover (profits before taxes) of the company in 3 recent years was approximately VND173 billion and the total asset calculated as at 31st December 2018 was about VND1,777 billion.4 Internal structure The internal structure of Khatoco Trading is shown in the following chart: Figure 1: Company structure Source: Company structure Decision No.5 Geographic distribution Khatoco Trading’s products are widely distributed throughout Viet Nam from northern area to southern area.

In which: - The cigarettes are focused in many provinces spreading over 3 regions in Viet Nam such as: Ha Noi, Lang Son, Cao Bang, Hai Phong, Thai Binh in Northern area; Nghe An, Hue, Da Nang, Binh Dinh, Khanh Hoa, Binh Thuan, Dak Lak in Page | 2 TIEU LUAN MOI download : [e-mail] the Middle and Highland area; Ho Chi Minh, Long An, Ben Tre, Bac Lieu, Kien Giang, Ca Mau in Southern area. - Towards men fashion products, Khatoco Trading concentrates mostly on middle area including Khanh Hoa, Binh Dinh, Da Nang, Nghe An and Can Tho province in Southern Vietnam. Products are mainly distributed through agency channel and showrooms. Besides, the products are also distributed in Ha Noi, Ho Chi Minh, but the volume is not as many as mentioned area.

- Ostrich and Crocodile meats are mainly sold to the restaurants and food shops in the whole country.6 Stakeholders To be a one of member of Khanh Viet Group – State owned entity, the major stakeholders of Khatoco Trading include the Parent Company – Khanh Viet Corporation, Khanh Hoa Province People's Committee as well and related parties and internal suppliers: Khatoco Khanh Hoa Cigarette Factory, Khatoco Garment Factory, Khatoco Ostrich - Crocodile Trading Company, customers, employees and managers of the company.7 Current development and market analysis The increase in the legislations towards tobacco industry creates difficulties for the company to develop this business line, even nowadays, cigarette product of Khatoco is one of strongest brands in Viet Nam market and directly compete with Thang Long Tobacco Company and Sai Gon Tobacco Company. Therefore, men fashion is considered as key products that company will invest in to gain the competitive advantages in long-term period. Moreover, the potential growth of Vietnam apparel market is supposed to be high expected to rise by 12-14 percent from 2019-2022 and gained annual growth rate of 10 percent in 2017 according to the statistic of Vietnam Textile and Apparel Association (1). Furthermore, the domestic demand is climbing powered by young aged to middle aged consumers who are living in the urban with their increased disposable incomes.

In addition, spending on apparel keeps going up and reaches the second place and closely behind foods spending. This is the reason why fashion market is more attractive. The main markets of Khatoco Trading’s fashion Page | 3 TIEU LUAN MOI download : [e-mail] products are Nghe An, Da Nang, Binh Dinh, Can Tho and Nha Trang, and these markets are also developing in the number of young citizens who desire to express their characteristics and status via outfits. Khatoco Trading is also focusing on exporting clothing by processing orders from foreign partners in EU and USA.

Therefore, a positive signal for export section of Khatoco Trading is that export was forecasted to rise by 15 percent per annum from 2016 to 2020 [1]. As a result, the bright sight of the market in the near future creates more opportunities for men fashion products of Khatoco Trading. Currently, the close competitor of Khatoco Trading in apparel industry is Owen at the middle-age and middle-class men segment.8 Organizational performance The growth in revenue and profits of the whole company are shown in the following chart: Figure 2: Sale and Profits of The Company and Fashion section from 2016 to 2018 Sale and profits from 2016 to 2018 8,000,000 250,000 7,363,363 7,000,000 200,000 6,000,000 193,112 5,691,625 5,722,753 150,000 5,000,000 149,019 132,570 4,000,000 100,000 3,000,000 50,000 2,000,000 (10,364) (6,639) 3,211 - 1,000,000 183,259 197,655 213,064 - (50,000) 2016 2017 2018 Total sale of Company Total sale of Fashion Total net profit of Company Total net profit of Fashion Source: Company’s financial statement 2016, 2017 and 2018 According to the above chart, there is the down trend in revenues and profits of the company from VND 7,363 billion in 2016 to VND 5,722 billion and from VND 193 billion in 2016 to VND 133 billion in 2018 respectively. The decrease in total sales and Page | 4 TIEU LUAN MOI download : [e-mail] profits of the Company is mainly due to the decrease in sales and profits of Cigarette which faced many barriers from the Gorvenment.

On the other hands, the sale and profits of Fashion section still increased during 3 years even profits of 2016 and 2017 were negative, showing the positive signal for the business of Khatoco. Table 1: Fashion sale and profit growth rate from 2016 to 2018 Men Fashion 2017 vs 2016 2018 vs 2017 section Sale increase rate 7.80% Profit increase rate 35.