Tổng quan nghiên cứu

Thị trường du học quốc tế của Việt Nam ghi nhận sự bùng nổ mạnh mẽ với hơn 130.000 du học sinh học tập tại nước ngoài theo số liệu công bố từ Bộ Giáo dục và Đào tạo, trong đó Nhật Bản là điểm đến thu hút số lượng người học đông đảo nhất. Sự gia tăng nhanh chóng của hình thức du học tự túc mở ra cơ hội tiếp cận tri thức hiện đại cho thế hệ trẻ, song cũng đặt ra bài toán phức tạp về kiểm soát chất lượng đào tạo, rủi ro cư trú bất hợp pháp và tình trạng bỏ tiết làm thêm quá giờ quy định.

Trong bối cảnh đó, Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Vietsus đã khẳng định vị thế là một trong những đơn vị tư vấn uy tín, đưa thành công 428 học viên sang Nhật Bản giai đoạn 2015-2017 với tỷ lệ cấp Visa đạt từ 98,74% đến 100%. Tuy nhiên, công tác quản lý du học sinh tại nước sở tại còn bộc lộ nhiều điểm nghẽn: sự phối hợp giữa doanh nghiệp với cơ sở đào tạo và cơ quan đại diện ngoại giao chưa đồng bộ, tình trạng học viên gặp khó khăn trong hòa nhập văn hóa và thiếu hụt mạng lưới hỗ trợ trực tiếp tại các địa bàn trọng điểm.

Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản trị kinh doanh tại Học viện Nông nghiệp Việt Nam tập trung phân tích thực trạng quản lý du học sinh của Công ty Vietsus tại thị trường Nhật Bản trong giai đoạn 2015-2017, với dữ liệu khảo sát thực chứng thu thập từ 109 đối tượng liên quan tại 6 thành phố lớn trong năm 2017-2018. Đề tài hướng tới mục tiêu tối ưu hóa quy trình quản trị, nâng cấp hệ thống thông tin giám sát và xây dựng các giải pháp toàn diện nhằm nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp, bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho du học sinh và phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao cho đất nước.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng lý thuyết quản trị học hiện đại dựa trên 4 chức năng cốt lõi của Henry Fayol bao gồm: Kế hoạch hóa, Tổ chức, Chỉ đạo và Kiểm tra. Trong hoạt động tư vấn du học, kế hoạch hóa định hình mục tiêu tuyển sinh và dự báo biến động thị trường; chức năng tổ chức thiết lập cơ cấu bộ máy và phân bổ nguồn lực; chỉ đạo duy trì động lực học tập và định hướng tư tưởng cho học viên; kiểm tra đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và giám sát quá trình học tập thực tế tại nước ngoài.

Bên cạnh đó, đề tài tích hợp lý thuyết phát triển nguồn nhân lực và mô hình quản trị chu trình khép kín xuyên suốt 3 giai đoạn: tiền xuất cảnh tại Việt Nam, quá trình theo học tại nước sở tại và giai đoạn sau tốt nghiệp. Khung lý thuyết làm rõ các khái niệm nền tảng: Du học tự túc là hoạt động học tập tại nước ngoài bằng nguồn kinh phí cá nhân hoặc gia đình; Quản lý du học sinh là chuỗi tác động có tổ chức và hướng đích của chủ thể quản lý nhằm tối ưu hóa kết quả đào tạo; Doanh nghiệp tư vấn du học giữ vai trò cầu nối pháp lý và dịch vụ theo khung hành lang của Quyết định số 05/2013/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp nguồn dữ liệu thứ cấp thu thập từ các báo cáo tổng kết giai đoạn 2015-2017 của Công ty Vietsus, số liệu thống kê từ Cục Đào tạo với nước ngoài và dữ liệu sơ cấp thu thập từ cuộc khảo sát diện rộng trong giai đoạn 2017-2018.

Quy mô mẫu nghiên cứu gồm 109 phiếu hỏi hợp lệ, được phân bổ khoa học nhằm đảm bảo tính đại diện đa chiều:

  • 01 cán bộ chuyên trách thuộc Cục Đào tạo với nước ngoài - Bộ Giáo dục và Đào tạo.
  • 01 cán bộ phụ trách công tác lưu học sinh tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản.
  • 11 cán bộ quản lý và chuyên viên thuộc các phòng ban của Công ty Vietsus tại Việt Nam.
  • 06 cộng tác viên trực tiếp phụ trách điều phối tại các khu vực của Nhật Bản.
  • 90 du học sinh Vietsus đang sinh sống và học tập tại 6 khu vực trọng điểm của Nhật Bản gồm Tokyo (15 phiếu), Kyoto (15 phiếu), Chiba (15 phiếu), Nagoya (15 phiếu), Fukuoka (15 phiếu) và Kobe (15 phiếu).

Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng được áp dụng để bao quát đầy đủ các nhóm ngành học và vùng địa lý. Dữ liệu khảo sát được mã hóa định lượng và xử lý bằng công cụ thống kê mô tả (tính tần suất, tỷ lệ phần trăm, giá trị trung bình) kết hợp phương pháp phân tích so sánh đối chuẩn với mô hình quản lý của các doanh nghiệp cùng ngành như Việt SSE và LETCO. Việc lựa chọn phương pháp phân tích thống kê mô tả giúp lượng hóa chính xác các chỉ tiêu về tỷ lệ đạt Visa, mức độ hài lòng của phụ huynh học sinh và hiệu quả các kênh kiểm tra, giám sát.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phân tích số liệu thực tế giai đoạn 2015-2017 của Công ty Vietsus mang lại 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, quy mô tuyển sinh và tỷ lệ thông qua thị thực đạt mức xuất sắc. Số lượng tuyển sinh tăng trưởng đều đặn từ 126 người năm 2015 lên 146 người năm 2016 (tăng 7,14%) và đạt 159 người năm 2017 (tăng 8,27%). Tỷ lệ du học sinh được cấp Visa luôn duy trì ở mức tối ưu: 100% năm 2015, 99,31% năm 2016 và 98,74% năm 2017, khẳng định chất lượng xử lý hồ sơ và đào tạo tiếng Nhật đầu vào.

Thứ hai, cơ cấu du học sinh phân hóa rõ nét theo giới tính và ngành nghề đào tạo. Du học sinh nữ chiếm tỷ lệ áp đảo với bình quân 61,3% trong tổng số học viên (năm 2015 đạt 60,32% với 76 người, năm 2016 đạt 62,07% với 90 người và năm 2017 là 61,78% với 97 người). Về cơ cấu ngành, nhóm ngành Ngoại ngữ - Biên phiên dịch thu hút lượng người học lớn nhất, chiếm 46,85% năm 2015 và 45,83% năm 2017; nhóm ngành Kinh doanh - Tài chính duy trì ổn định ở mức 31,03% đến 35,7%. Đáng chú ý, nhóm ngành Kỹ thuật cơ khí và công nghệ chế tạo có 89,6% người học là nam giới vào năm 2017.

Thứ ba, sự tập trung cao độ về mặt địa bàn cư trú tại Nhật Bản. Du học sinh phân bổ chủ yếu tại hai đô thị lớn: Nagoya chiếm tỷ trọng cao nhất với 69 người năm 2015 và 74 người năm 2017; Tokyo đứng thứ hai với số lượng tăng vọt từ 15 người năm 2015 lên 30 người năm 2017 (tăng trưởng 186,67% ở năm 2016). Bốn khu vực còn lại gồm Fukuoka, Chiba, Kyoto và Kobe tiếp nhận số lượng học viên khiêm tốn hơn.

Thứ tư, tỷ lệ du học sinh về nước ngay sau khi hoàn thành khóa học tiếng Nhật đạt mức thấp, dao động từ 12,41% (18 người năm 2016) đến 25,39% (32 người năm 2015). Phần lớn học viên tiếp tục thi chuyển tiếp lên các trường đại học, cao đẳng chuyên nghiệp hoặc chuyển đổi tư cách lưu trú sang diện lao động có tay nghề. Nhờ chương trình giáo dục định hướng 4-6 tháng nghiêm túc trước khi xuất cảnh, 100% học viên Vietsus không có trường hợp nào vi phạm pháp luật cư trú bất hợp pháp.

Thảo luận kết quả

Thực trạng cơ cấu ngành học và sự phân bố địa bàn có thể được trực quan hóa qua biểu đồ cột thể hiện biến động số lượng du học sinh theo 6 tỉnh thành và bảng phân tích chéo tỷ lệ giới tính theo ngành nghề. Nguyên nhân chính khiến du học sinh tập trung đông tại Nagoya và Tokyo bắt nguồn từ hệ thống giao thông thuận tiện, mật độ cơ sở giáo dục dày đặc và cơ hội tìm kiếm việc làm thêm phong phú trong khối ngành dịch vụ, giúp học viên trang trải chi phí sinh hoạt.

Về mặt tổ chức bộ máy, Công ty Vietsus sở hữu đội ngũ 38 nhân sự chất lượng cao với 84,22% đạt trình độ đại học trở lên, trong đó Trung tâm Du học chiếm 34,21% tổng số lao động (13 nhân sự). Cơ sở vật chất khang trang với tòa nhà 4 tầng diện tích 325m2 đáp ứng việc giảng dạy và lưu trú nội trú cho học viên trước khi bay.

Tuy nhiên, cấu trúc quản trị còn bộc lộ hạn chế khi Trung tâm Du học vừa đảm nhiệm khâu khai thác tuyển sinh, vừa kiêm nhiệm quản lý giám sát tại nước ngoài. Cơ chế vận hành này dẫn đến tình trạng chồng chéo chức năng, thiếu tính độc lập trong kiểm tra đánh giá. So sánh với mô hình liên doanh của Công ty Việt SSE (thành lập mạng lưới văn phòng đại diện thường trú tại Tokyo) hay Công ty LETCO (đầu tư cụm cơ sở thực hành nghề quy mô đào tạo 5.000 học viên), Vietsus cần sớm khắc phục việc phụ thuộc vào đội ngũ 6 cộng tác viên bán thời gian tại Nhật Bản để xây dựng bộ máy quản lý chính quy, giảm thiểu rủi ro phát sinh từ xa.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện công tác quản lý du học sinh tại Nhật Bản đến năm 2020 và định hướng các năm tiếp theo, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp chiến lược:

Thứ nhất, tái cấu trúc bộ máy và thành lập Văn phòng đại diện chính thức tại Nhật Bản. Ban lãnh đạo Công ty Vietsus cần tách bạch chức năng tuyển sinh và chức năng quản lý - chăm sóc học viên nước ngoài. Mục tiêu đặt ra là thành lập văn phòng đại diện thường trú quy mô 3-5 nhân sự chuyên trách tại Tokyo và Nagoya trong vòng 12 tháng tới, chịu trách nhiệm trực tiếp xử lý các vấn đề phát sinh về pháp lý, nhà ở và liên lạc khẩn cấp với gia đình.

Thứ hai, số hóa toàn diện hệ thống thông tin quản lý du học sinh. Doanh nghiệp cần đầu tư nâng cấp phần mềm quản lý học viên trực tuyến (MIS), tích hợp cơ sở dữ liệu kết nối thời gian thực giữa 4 phòng tuyển sinh trong nước, văn phòng đại diện tại Nhật Bản, nhà trường và phụ huynh. Đích đến là 100% hồ sơ học tập, lịch trình làm thêm và tình trạng đóng học phí được cập nhật tự động hàng tuần, giúp cắt giảm 40% thời gian xử lý thủ tục hành chính.

Thứ ba, chuẩn hóa quy trình kiểm tra và giám sát định kỳ theo chu trình 4 bước. Phòng Tổ chức - Hành chính phối hợp cùng Trung tâm Du học thực hiện kiểm tra định kỳ 3 tháng một lần về chuyên cần, học lực và hợp đồng làm thêm của du học sinh. Doanh nghiệp cần thành lập Quỹ hỗ trợ du học sinh nhằm trích lập nguồn tài chính dự phòng, cam kết duy trì tỷ lệ 0% học viên cư trú bất hợp pháp và hỗ trợ chuyển đổi visa việc làm cho ít nhất 80% học viên sau tốt nghiệp.

Thứ tư, đổi mới chương trình đào tạo tiền xuất cảnh và giáo dục pháp luật sở tại. Nâng cao thời lượng đào tạo định hướng từ 4 lên 6 tháng tại trung tâm đào tạo, đảm bảo 100% học viên đạt trình độ tiếng Nhật tối thiểu N5-N4, am hiểu sâu sắc Luật Quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản và quy định làm thêm tối đa 28 giờ mỗi tuần, giúp học viên thích ứng nhanh với môi trường sống công nghiệp.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang giá trị ứng dụng thực tiễn cao cho 4 nhóm đối tượng chính:

Nhóm thứ nhất là ban lãnh đạo và chuyên viên nghiệp vụ tại các doanh nghiệp tư vấn du học. Tài liệu cung cấp bộ giải pháp toàn diện về cơ cấu tổ chức, quy trình đào tạo tiền xuất cảnh và kinh nghiệm xây dựng mạng lưới chăm sóc khách hàng ở nước sở tại, giúp doanh nghiệp nâng cao tỷ lệ đỗ Visa lên trên 98% và chuẩn hóa hệ thống quản trị rủi ro.

Nhóm thứ hai là các cơ quan quản lý nhà nước như Cục Hợp tác quốc tế - Bộ Giáo dục và Đào tạo, các Sở Giáo dục và Đào tạo cùng cơ quan ngoại giao. Nghiên cứu cung cấp số liệu thực chứng về hơn 130.000 du học sinh và thực trạng quản lý du học tự túc, làm căn cứ điều chỉnh chính sách theo Quyết định 05/2013/QĐ-TTg.

Nhóm thứ ba là các nhà nghiên cứu, giảng viên và học viên cao học thuộc khối ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh và Quản lý giáo dục. Đề tài đóng vai trò là tài liệu tham khảo chuyên sâu về phương pháp kết hợp nghiên cứu định tính và định lượng trong phân tích chu trình dịch vụ đào tạo quốc tế.

Nhóm thứ tư là các bậc phụ huynh và du học sinh đang chuẩn bị hồ sơ du học Nhật Bản. Luận văn cung cấp bức tranh chân thực về chi phí, ngành học triển vọng (như Biên phiên dịch, Kỹ thuật, Kinh doanh) và các quy định pháp luật cần tuân thủ để đảm bảo lộ trình học tập thành công.

Câu hỏi thường gặp

Nguyên nhân nào khiến tỷ lệ du học sinh Vietsus về nước sau khóa học tiếng chỉ đạt từ 12,41% đến 25,39%? Tỷ lệ về nước trực tiếp ở mức thấp phản ánh xu hướng tích cực khi phần lớn du học sinh tiếp tục thi đỗ vào các trường đại học, cao đẳng chuyên nghiệp hoặc chuyển đổi sang visa lao động kỹ sư tại Nhật Bản. Nhờ nền tảng đào tạo định hướng tốt, 100% học viên đều gia hạn tư cách lưu trú hợp pháp mà không có trường hợp cư trú trái phép.

Tại sao du học sinh nữ chiếm tỷ lệ áp đảo 61,3% trong cơ cấu tuyển sinh của Vietsus? Học viên nữ chiếm hơn 60% tổng lượng tuyển sinh giai đoạn 2015-2017 do xu hướng lựa chọn chương trình vừa học vừa làm với các công việc làm thêm nhẹ nhàng trong ngành dịch vụ tại Tokyo và Nagoya. Đồng thời, học viên nữ có thiên hướng chọn các nhóm ngành Biên phiên dịch và Kinh doanh, vốn chiếm hơn 80% tổng cơ cấu tuyển sinh của công ty.

Công ty Vietsus cần làm gì để khắc phục hạn chế trong công tác quản lý du học sinh từ xa? Doanh nghiệp cần thành lập văn phòng đại diện thường trú tại Tokyo và Nagoya với 3-5 cán bộ chuyên trách thay thế cho mạng lưới cộng tác viên bán thời gian. Đồng thời, việc ứng dụng phần mềm quản lý trực tuyến giúp kết nối liên tục với 100% học viên và phối hợp chặt chẽ với nhà trường sở tại để giám sát chuyên cần.

Phương pháp khảo sát 109 phiếu điều tra trong luận văn được thực hiện như thế nào để đảm bảo tính đại diện? Tác giả đã phân bổ ngẫu nhiên 90 phiếu cho du học sinh tại 6 thành phố trọng điểm của Nhật Bản (mỗi nơi 15 phiếu), kết hợp 11 phiếu cán bộ nội bộ Vietsus, 6 phiếu cộng tác viên và 2 phiếu từ chuyên gia Cục Đào tạo với nước ngoài cùng Đại sứ quán Việt Nam, tạo nên góc nhìn khách quan và toàn diện.

Quy định pháp lý nào là khung tham chiếu cốt lõi cho hoạt động tư vấn du học của Vietsus? Doanh nghiệp vận hành theo Quyết định số 05/2013/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ quy định về việc công dân Việt Nam ra nước ngoài học tập. Khung pháp lý này quy định rõ trách nhiệm của đơn vị tư vấn trong việc quản lý, theo dõi và báo cáo định kỳ tình hình lưu học sinh về Sở Giáo dục và Đào tạo.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa hoàn chỉnh cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác quản trị du học sinh của doanh nghiệp tư vấn du học theo 4 chức năng quản trị cốt lõi.
  • Phân tích thực trạng quản lý 428 học viên của Công ty Vietsus giai đoạn 2015-2017, chỉ rõ các thành tựu về tỷ lệ cấp Visa bình quân trên 99% và tỷ lệ 0% cư trú bất hợp pháp.
  • Nhận diện các điểm nghẽn then chốt trong bộ máy kiêm nhiệm, cơ cấu ngành học chênh lệch giới tính và sự phân tán địa bàn quản lý tại 6 đô thị lớn của Nhật Bản.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp mang tính khả thi cao bao gồm tái cơ cấu tổ chức, số hóa hệ thống MIS, chuẩn hóa quy trình giám sát 4 bước và nâng cao chất lượng đào tạo định hướng 4-6 tháng.
  • Xác định lộ trình triển khai cụ thể cho giai đoạn 2018-2020 nhằm xây dựng thương hiệu Vietsus bền vững, cung cấp bài học kinh nghiệm sâu sắc cho các tổ chức tư vấn du học tại Việt Nam.

Công tác quản lý du học sinh là một quá trình liên tục đòi hỏi sự đầu tư bài bản về công nghệ và con người. Các doanh nghiệp và nhà quản lý giáo dục cần chủ động ứng dụng các giải pháp nêu trên nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và đóng góp thiết thực vào chiến lược phát triển nguồn nhân lực quốc gia.