Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1. Khái niệm Khi nghiên cứu về khái niệm công tác văn thư có nhiều quan điểm khác nhau về công tác này, nhưng có hai khuynh hướng cơ bản đó là: Một là công tác văn thư được hiểu là công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, giấy tờ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Hai là công tác văn thư đựợc hiểu là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn bản, trong các cơ quan, tổ chức, tổ chức và quản lý văn bản trong các cơ quan đó.
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Nội dung của công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm 3 nhóm nội dung cơ bản: Một là, soạn thảo ( xây dựng ) và ban hành văn bản. Nội dung này bao gồm: + Xác định vấn đề, nội dung cần soạn thảo. + Lựa chọn thông tin, tài liệu.
+ Lựa chọn tên loại, xác định thể thức. + Xây dựng đề cương bản thảo. + Viết bản thảo. + Duyệt bản thảo.
+ Trao đổi ý kiến, sửa chữa dự thảo. 6 + Hoàn thiện văn bản + Kiểm tra thể thức trước khi ký ban hành. + Ký văn bản và ban hành văn bản. Hai là, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản.
Nội dung này bao gồm: + Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. + Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi. + Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Ba là, Quản lý và sử dụng con dấu.
Yêu cầu về công tác văn thư Công tác văn thư là một trong những khâu quan trọng liên quan đến văn bản, giấy tờ, đến hoạt động quản lý của cơ quan. Vì thế trong quá trình thực hiện cần tuân thủ những yêu cầu cơ bản sau: + Nhanh chóng: Nhanh chóng là yêu cầu đối với công tác văn thư. Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản.
+ Chính xác: Công tác văn thư là họat động cung cấp, đảm bảo thông tin bằng văn bản. Do đó khi tiến hành thực hiện cần phải đảm bảo thực hiện chính xác không chỉ về nội dung, hình thức mà chính xác cả về các khâu nghiệp vụ. Chính xác về nội dung: Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng 7 phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định.
Chính xác về thể thức: Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định. Chính xác về các khâu nghiệp vụ: Thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản. + Bí mật: Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước.
Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,. + Hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị -xã hội. Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức.
Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư không chỉ nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại, mà còn là đổi mới, hiện đại hóa con người làm công tác này, tránh các tư tưởng bảo thủ, lạc hậu. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư. Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc.
đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý. Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ: + Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
+ Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. + Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội.
Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, 9 phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan. + Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị - xã hội.
Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau. Theo cuốn “Công tác văn thư, lưu trữ” - Nhà xuất bản chính trị quốc gia xuất bản năm 2000 thì công tác lưu trữ “là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ”. Theo Luật Lưu trữ 2011 “Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức và cá nhân”. Như vậy công tác lưu trữ bao gồm các công việc: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê tài liệu lưu trữ; bảo quản an toàn, chống mất mát, hư hỏng và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Nội dung của công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản như, tổ chức quản lý công tác lưu trữ; thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ. Trong đó, các nhiệm vụ cụ thể của công tác lưu trữ như sau: Tổ chức quản lý công tác lưu trữ Đây là những hoạt động nhằm quản lý công tác lưu trữ, bao gồm việc thiết lập bộ máy tổ chức bộ máy, bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ, ban hành văn bản quản lý, triển khai thực hiện công tác lưu trữ và kiểm tra đánh giá kết quả công tác lưu trữ. + Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Để quản lý và thực hiện công tác lưu trữ điều đầu tiên không thể thiếu đó là phải thiết lập bộ máy làm công tác lưu trữ và bố trí nhân sự để đảm nhiệm công việc này.