CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 1.1 Khái quát về đánh giá thực hiện công việc 1.1 Khái niệm về đánh giá thực hiện công việc Kết quả công việc là sản phẩm của việc sử dụng các kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm sẵn có và các kỹ năng công việc để đảm nhiệm việc thực hiện các mục tiêu công việc của từng cá nhân, của phòng ban và mục tiêu của doanh nghiệp. Khi một hay nhiều công việc được hoàn thành người ta luôn quan tâm đến việc đánh giá các kết quả công việc đã thực hiện. Khi mới hình thành, khái niệm ĐG THCV chỉ được hiểu là một quá trình thường bắt đầu từ việc xây dựng một biểu mẫu đánh giá và kết thúc bằng cuộc trò chuyện giữa người quản lý và nhân viên. Nhưng từ năm 1980, ĐG THCV đã trở thành một biện pháp được sử dụng phổ biến được các doanh nghiệp chú trọng phát triển nhằm động viên, khuyến khích người lao động thực hiện tốt các yêu cầu đề ra trong công việc và thực hiện các mục tiêu công việc đảm nhiệm.
Hiện nay, có khá nhiều khái niệm khác nhau về đánh giá ĐG THCV. ĐG THCV là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của nhân viên trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với nhân viên (Vũ Việt Hằng, 2012). Hay bất kỳ hoạt động nào nhằm đánh giá một cách hệ thống có hiệu quả công việc và năng lực của nhân viên bao gồm kết quả công việc, phương pháp làm việc, những phẩm chất và kỹ năng có liên quan đến công việc (Phạm Phi Yên, 2014). Như vậy ĐG THCV không phải là đánh giá về phẩm chất cá nhân của một con người mà nó là quá trình xem xét các khía cạnh liên quan đến hệ thống hiệu quả công việc, năng lực của người nhân viên bao gồm kết quả công việc, phương pháp làm việc, những phẩm chất và kỹ năng thực hiện công việc.
Việc ĐG THCV cho nhân viên nằm trong các chuỗi hoạt động nhằm thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực dài hạn mà bất cứ một doanh nghiệp nào cũng phải đầu tư và phát triển. Hệ thống này cần phải được xây dựng thật chi tiết, khoa học và phù hợp với mô hình và văn hóa của doanh nghiệp để đảm LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 bảo tính hiệu quả giúp cho công tác quản lý tránh được các vấn đề như nguồn nhân lực cạn kiệt, tinh thần sa sút, sắp xếp nhân sự không hợp lý dẫn đến năng suất thấp, chi phí cao, chất lượng sản phẩm kém. Mở rộng ra hơn, ĐG THCV còn được hiểu là một hệ thống mục đích, tiêu chuẩn, phương pháp và tiến hành đánh giá chính thức tình hình thực hiện công việc của cá nhân, tập thể người lao động trong doanh nghiệp (Nguyễn Thanh Hội, 2013). Hay trong cuốn Sổ tay quản trị hiệu suất thực hiện công việc cũng đã đề cập ĐG THCV là một quá trình được thiết kế để cải thiện tổ chức, nhóm và hiệu suất làm việc cá nhân do các cấp quản lý trực tiếp tổ chức và thực hiện (Micheal Armstrong, 2009).
Như vậy, việc tổ chức ĐG THCV không chỉ gói gọn trong phạm vi của một cá nhân mà nó còn được tiến hành cho cả một tập thể. Trong đó, quy tắc nguyên thủy trao đổi giữa cấp quản lý và nhân viên vẫn được giữ nguyên. Nó được coi là một nghệ thuật đòi hỏi phải có chiến lược và cách tiếp cận truyền tải được những thành công lâu dài của một tổ chức thông qua việc cải thiện hiệu suất làm việc của người lao động trong cùng một nhóm và phát triển khả năng của nhóm và cả những đóng góp cá nhân. Từ những khái niệm trên, ĐG THCV có thể được hiểu là một quy trình đánh giá có hệ thống kết quả thực hiện công việc và dựa vào đó đưa ra các phản hồi tích cực để có các hành động cải thiện thích hợp.
Nó phản ánh được sự thay đổi cần phải chú trọng trong một tổ chức. Sự thay đổi này đi kèm với sự công nhận tầm quan trọng của người lao động liên quan đến việc thực hiện công việc (THCV) phù hợp với nhiệm vụ, chiến lược tổng thể dài hạn của một tổ chức nói chung. Và những mục tiêu của người lao động phải bắt nguồn từ những mục tiêu phòng ban của họ, hỗ trợ trong việc thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức. Đây là một hệ thống chính thức xét duyệt sự hoàn thành công tác giữa tiêu chuẩn đề ra với kết quả THCV của một cá nhân, nhóm, tổ chức theo định kỳ, trong một khoảng thời gian nhất định được hoạt động theo công thức sau: Kết quả mong muốn – Kế quả thực hiện thực tế = Hành động cần thiết LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.2 Vai trò và lợi ích của hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc Đối với người lao động: ĐG THCV cung cấp những thông tin cơ bản về tình hình thực hiện công việc của người lao động, nhằm giúp họ biết được khả năng của mình, những mặt mạnh cần phải tiếp tục phát huy và những mặt hạn chế trong quá trình làm việc cần phải khắc phục để rút kinh nghiệm và cải thiện hiệu quả công việc.
Đối với người quản lý: Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên giúp nhà quản lý xem xét hiệu quả làm việc của họ trong quá khứ và đề xuất cải thiện hiệu quả làm việc trong tương lai, phát hiện kịp thời những khiếm khuyết, hạn chế của nhân viên, có các quyết định kịp thời để nhân viên hoàn chỉnh, sửa chữa các sai sót trong quá trình làm việc, hoàn thiện cá nhân để không ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Kích thích động viên nhân viên: đánh giá là một bước không thể thiếu cho việc hoạch định phát triển nghề, hướng nghiệp và tạo cơ hội thăng tiến cho người lao động, cũng như đối với các hoạt động trọng yếu của toàn công ty. Qua việc ĐG THCV, người quản lý sẽ biết được kết quả công việc của nhân viên, có những khen thưởng và động viên tinh thần xác đáng. Từ đó tạo động lực cho họ cố gắng để hoàn thành công việc đang đảm nhiệm một cách tốt nhất.
Lập các kế hoạch NNL: thông qua ĐG THCV, người quản lý sẽ có thông tin làm cơ sở cho việc lập các kế hoạch NNL như đào tạo, trả lương, khen thưởng, thuyên chuyển, đề bạt nhân viên, cải tiến cơ cấu tổ chức, v.v… Phát triển nhân viên: sau ĐG THCV, người quản lý sẽ biết được những kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng làm việc nào của nhân viên cần đào tạo và đào tạo ở lĩnh vực nào để phát huy tối đa tiềm năng cá nhân, tạo cho họ có cơ hội đóng góp nhiều nhất cho doanh nghiệp. Truyền thông giao tiếp làm cơ sở cho những cuộc thảo luận giữa cấp trên và cấp dưới về các vấn đề liên quan đến công việc. Người quản lý có thể nắm bắt LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 được những phản hồi của nhân viên về phương pháp quản lý, chính sách của tổ chức. Hoàn thiện hệ thống QT NNL của doanh nghiệp.
ĐG THCV hàng năm đã giúp cho việc quản lý, giám sát, kiểm tra việc thực hiện các mục tiêu, tiêu chuẩn, quy định chính xác và có những điều chỉnh kịp thời. Ngoài ra, ĐG THCV còn thiết lập, tạo ra những nhu cầu đào tạo và phát triển NNL phục vụ cho các mục tiêu của tổ chức. Hoạt động này là yếu tố quyết định và không thể thiếu giúp người quản lý đề ra các chiến lược, hoạch định trong hoạt động QT NNL của tổ chức.3 Các phương pháp đánh giá kết quả thực hiện công việc phổ biến Theo Trần Kim Dung (2010), có các phương pháp ĐG THCV chủ yếu như: phương pháp đánh giá xếp hạng luân phiên, phương pháp so sánh cặp, phương bảng điểm, phương pháp quan sát hành vi, phương pháp phê bình lưu giữ, phương pháp quản trị theo mục tiêu và phương pháp phân tích định lượng. Ngoài ra, còn có các phương pháp khác như phương pháp đánh giá 360o và phương pháp giao mục tiêu KPIs.1Phương pháp xếp hạng luân phiên Đây là phương pháp đơn giản và lâu đời nhất.
Theo phương pháp này, người đánh giá sẽ liệt kê danh sách những người cần được đánh giá, sắp xếp họ theo một tiêu chuẩn đánh giá nhất định, từ cao xuống thấp hoặc ngược lại, theo một số điểm chính: thái độ làm việc, kết quả công việc… Cuối cùng sẽ tổng hợp lại để biết được ai là người xuất sắc hơn. Phương pháp xếp hạng lân phiên đơn giản, song ít chính xác vì mức độ đánh giá có tính áng chừng, chỉ phù hợp với các đơn vị có số lượng nhân viên ít và cùng làm những công việc có sự tương đồng cao.2 Phương pháp so sánh cặp Tương tự như phương pháp xếp hạng luân phiên, phương pháp so sánh cặp cho phép người đánh giá so sánh theo từng cặp nhân viên dựa vào các tiêu chuẩn hay mục tiêu chính mà tổ chức đề ra và cho điểm theo các nguyên tắc sau đây: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 Nếu ngang nhau thì cho 1 điểm Nếu hơn được 2 điểm Nếu kém hơn thì không nhận điểm Phương pháp so sánh cặp cũng chỉ phù hợp với các đơn vị có số lượng nhân viên ít và cùng làm những công việc có sự tương đồng cao. Phương pháp này rất khó thực hiện khi có từ 10 - 15 nhân viên trở lên vì lúc đó số cặp so sánh quá nhiều làm cho việc so sánh trở lên khó khăn.3 Phương pháp bảng điểm Theo phương pháp này, mỗi nhân viên sẽ được cho điểm phù hợp với mức độ thực hiện từng điểm chính theo yêu cầu của công việc. Trong bảng sẽ liệt kê những điểm chính yếu theo yêu cầu của công việc đặt ra: khối lượng, chất lượng, tác phong, hành vi trong công việc…và sắp xếp theo thứ tự ĐG THCV từ mức kém nhất, trung bình, khá, tốt, xuất sắc, hoặc theo thang điểm (thang 10, thang 100).
Đây là phương pháp đơn giản, được sử dụng rộng rãi.4 Phương pháp phê bình lưu giữ Người quản lý ghi lại những sai lầm, trục trặc lớn hay những kết quả rất tốt trong việc thực hiện công việc của nhân viên. Những kết quả bình thường sẽ không được ghi lại. Do đó, những nhân viên thực hiện công việc rất tốt hoặc rất yếu sẽ được đánh giá riêng.