CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LÃNG PHÍ TRONG QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT 1. Quá trình sản xuất 1. Khái niệm – tầm quan trọng của quá trình sản xuất Có rất nhiều khái niệm khác nhau về sản xuất, hiện nay theo quan điểm phổ biến trên thế giới thì sản xuất được hiểu là một quá trình tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ. Như vậy, đề cập đến sản xuất là đề cập đến quá trình – quá trình sản xuất.
Quá trình sản xuất là quá trình chuyển hóa các yếu tố đầu vào biến chúng thành các sản phẩm hoặc dịch vụ đầu ra. Quá trình sản xuất đòi hỏi nhà quản trị phải lựa chọn phương án kết hợp các yếu tố đầu vào theo cách tối ưu nhất, tạo các yếu tố sản phẩm hay dịch vụ đầu ra có giá trị gia tăng cao hơn. Như vậy, sản xuất trực tiếp tạo ra hàng hóa và dịch vụ cung cấp cho thị trường, là nguồn gốc tạo ra giá trị gia tăng cho doanh nghiệp. Mặt khác, sản xuất cũng là một trong những hoạt động phát sinh nhiều chi phí và lãng phí nhất.
Việc quản trị tốt hoạt động sản xuất sẽ giúp cho doanh nghiệp tối thiểu chi phí, loại bỏ lãng phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo khả năng sinh lời lớn cho doanh nghiệp. Ngược lại, doanh nghiệp có thể bị thua lỗ thậm chí phá sản nếu không quản trị tốt hoạt động sản xuất. Như vậy, cùng với hoạt động marketing và tài chính, sản xuất là một hoạt động quan trọng không thể thiếu ở bất kỳ một doanh nghiệp nào, ba hoạt động này được ví như kiềng ba chân cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nhận dạng các yếu tố của quá trình sản xuất Để hiểu rõ hơn về quá trình sản xuất, việc nhận dạng được các yếu tố đầu vào và đầu ra là cần thiết vì như đã đề cập ở trên sản xuất thực chất là quá trình chuyển hóa các yếu tố đầu vào thành các sản phẩm hay dịch vụ đầu ra.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 Có nhiều lý thuyết khác nhau đề cập đến các yếu tố đầu vào và đầu ra của quá trình sản xuất như: Các yếu tố đầu vào thường là nguyên liệu thô, con người, máy móc, nhà xưởng, kỹ thuật công nghệ, tiền mặt và các nguồn tài nguyên khác (Đồng Thị Thanh Phương, 2008) hay là lao động, nguyên vật liệu, năng lượng và thời gian được sử dụng để sản xuất ra sản phẩm hay tạo ra dịch vụ được thực hiện qua một hay nhiều quá trình sản xuất (ví dụ: dự trữ, vận chuyển, cắt gọt .) từ đó tạo ra giá trị gia tăng. Như vậy, các yếu tố đầu vào và đầu ra chính yếu bao gồm: Một yếu tố đầu vào quan trọng phải nhắc đến đầu tiên là lao động (Mens), bất kỳ hoạt động nào trong doanh nghiệp cũng đều cần đến con người và trong quá trình sản xuất thì đặc biệt cần đến con người. Họ là quản đốc xưởng, tổ trưởng, công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm. Yếu tố tiếp theo là công nghệ, máy móc, thiết bị (Machines) là một yếu tố đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là những công nghệ, máy móc mang tính độc quyền.
Các sản phẩm khác nhau đòi hỏi công nghệ, máy móc tham gia vào quá trình sản xuất khác nhau. Công nghệ, máy móc để sản xuất một chiếc xe máy khác với công nghệ sản xuất một chiếc xe hơi. Yếu tố thứ ba là vốn, tiền (Money): các hoạt động trong doanh nghiệp đều cần có tiền để chi trả, là một yếu tố đầu vào không thể thiếu của quá trình sản xuất nói riêng và hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung. Chẳng hạn như việc trả lương công nhân sản xuất, quản lý, tiền mua nguyên liệu, thanh toán tiền điện, nước… Yếu tố thứ tư là nguyên vật liệu (Materials): tùy thuộc vào loại, cấu tạo sản phẩm mà nguyên vật liệu sẽ đóng góp một phần lớn hay nhỏ vào trong giá trị sản phẩm.
Cuối cùng là phương pháp quản lý (Methods): yếu tố này thuộc về người quản lý, nhà quản trị, đó là cách thức, phương pháp mà nhà quản trị sử dụng để tiến hành hoạt động sản xuất: cách họ bố trí xưởng, sắp xếp lịch làm việc, lịch sản xuất, nhân công… sao cho hoạt động sản xuất là tối ưu. Như vậy, có 5 yếu tố đầu vào chủ yếu của quá trình sản xuất (gọi tắt là 5Ms) được nhận dạng đó là: con người LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Các yếu tố đầu ra của quá trình sản xuất là hàng hóa hay dịch vụ. Hàng hóa là sản phầm hữu hình, ví dụ: tivi, xe hơi, ngôi nhà.
trong khi đó dịch vụ là những sản phẩm vô hình như: dịch vụ du lịch, khám sức khỏe, tư vấn pháp lý. Sản phẩm sản xuất ra được xem là đầu ra cuối cùng của quá trình sản xuất. Nhưng điều này sẽ không có ý nghĩa đối với doanh nghiệp nếu không được người tiêu dùng mua và sử dụng. Sản phẩm được người tiêu dùng mua sẽ mang lại doanh thu, bù lại những chi phí đã phát sinh đồng thời đem lại một khoản lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Chính khoản lợi nhuận này sẽ giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Nhận dạng những lãng phí trong quá trình sản xuất 1. Định nghĩa lãng phí trong sản xuất Có nhiều khái niệm khác nhau về lãng phí trong sản xuất, theo lý thuyết sản xuất tinh gọn thì lãng phí trong sản xuất có thể hiểu là bất kỳ hoạt động hay quá trình nào không mang lại giá trị gia tăng (Liker, 2006). Lãng phí có thể là lãng phí về thời gian, nguồn lực hay tiền của doanh nghiệp.
Loại bỏ lãng phí và cắt giảm chi phí là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Cắt giảm chi phí là cách thức mà một doanh nghiệp tiến hành nhằm giảm thiểu những giá trị đầu vào trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp, từ đó tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường. Tùy chiến lược và tình hình kinh doanh thực tế của doanh nghiệp mà sẽ quyết định cắt giảm chi phí hay không. Ngược lại, loại bỏ lãng phí là việc loại bỏ những hoạt động hay qui trình không mang lại giá trị gia tăng, được tiến hành vào bất kỳ lúc nào, càng sớm càng tốt.
Loại bỏ lãng phí giúp doanh nghiệp đạt tính hiệu quả trong sản xuất, gia tăng lợi nhuận mà không cần phải đầu tư quá lớn. Nhận dạng những lãng phí trong quá trình sản xuất Trong các nhà máy, xí nghiệp, sự lãng phí đôi khi vô tình bị bỏ qua. Có nhiều nguyên nhân của sự lãng phí. Vậy, làm thế nào để phát hiện và loại bỏ chúng? LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 Đứng trên các quan điểm khác nhau thì việc nhận dạng các lãng phí cũng không giống nhau.
Hiện có các quan điểm như sau: nhận dạng lãng phí theo hệ thống sản xuất Toyota của Nhật (Toyota Production System - TPS), quan điểm sản xuất tinh gọn của Mỹ (Lean Production/Manufacturing) - gọi tắt là Lean và 30 loại lãng phí theo quan điểm của số đông các doanh nghiệp Nhật Bản. Toyota được biết đến không những là một nhà sản xuất ô tô hàng đầu thế giới mà còn bởi một hệ thống sản xuất mang tên của chính họ – hệ thống sản xuất Toyota. Trong quá trình hoạt động của hãng, Toyota đã xác định được 8 loại lãng phí (Liker, 2006). Cụ thể: Thứ nhất, sản xuất thừa: đây là lãng phí cơ bản, rất nghiêm trọng vì nó dẫn đến các lãng phí khác.
Do sản xuất các khoản mục không có đơn đặt hàng, sản xuất nhiều hơn hay quá sớm với những gì được yêu cầu từ phía khách hàng. Sản xuất thừa sẽ gây ra những lãng phí như tuyển dụng nhiều nhân công hơn, sử dụng máy móc thiết bị, nguyên vật liệu nhiều hơn mức cần thiết, đồng thời tạo ra chi phí kho bãi và vận chuyển tồn kho hàng thừa. Nguyên nhân chính sản xuất thừa là do sản xuất theo hệ thống đẩy (Push) mà không căn cứ vào nhu cầu, đơn hàng của khách hàng. Công đoạn trước vận hành, “đẩy” bán thành phẩm cho công đoạn sau đó, không quan tâm đến số lượng hay thời điểm công đoạn này cần.
Thứ hai, thời gian chờ: đây là hao phí thời gian do chờ đợi: máy móc, nhân công chờ nguyên vật liệu, công đoạn theo sau chờ công đoạn trước đó hay đơn giản là công nhân không có việc để làm do nhiều sự chậm trễ, máy móc thiết bị bị hỏng… gây tắt nghẽn trong luồng sản xuất. Chờ đợi sẽ làm trì hoãn các công đoạn sản xuất tiếp theo sau, kéo dài thời gian quá trình sản xuất sản phẩm. Thời gian chờ xuất hiện do các nguyên nhân: máy móc thiết bị hư hỏng bất ngờ, sản xuất không liên tục. Thứ ba, vận chuyển không cần thiết: lãng phí do bất hợp lý trong việc vận chuyển nguyên liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm giữa các công đoạn, ra vào kho trên những đoạn đường dài, tổ chức không hợp lý công đoạn vận chuyển khác dẫn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 đến kéo dài thời gian quá trình sản xuất, đình trệ trong sản xuất.
Nguyên nhân vận chuyển không cần thiết là do bố trí mặt bằng sản xuất không hợp lí. Thứ tư, gia công quá mức cần thiết hay không chính xác: lãng phí do việc tạo ra những sản phẩm đáp ứng cao hơn những nhu cầu mà khách hàng đòi hỏi hay việc không sản xuất ra đúng những sản phẩm mà khách hàng yêu cầu. Lãng phí này có thể tóm tắt là: “Cái cần thì không làm, cái không cần thì lại làm”. “Cái cần thì không làm” yêu cầu phải làm lại cho phù hợp, gây mất thời gian, công sức, tiền bạc.
“Cái không cần thì lại làm” sẽ gia tăng chi phí không cần thiết trong khi giá trị sử dụng1 đối với người tiêu dùng vẫn không thay đổi. Thứ năm, tồn kho quá mức: nghĩa là dự trữ quá mức cần thiết các nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Tồn kho quá mức sẽ dẫn đến tình trạng lỗi thời, hao mòn của sản phẩm trong quá trình tồn kho, phát sinh chi phí lưu kho, bảo quản, vận chuyển… Sản xuất thừa cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến tồn kho quá mức vì khi đó số lượng sản phẩm tạo ra nhiều hơn, sớm hơn yêu cầu khách hàng, gây dư thừa sản phẩm trên chuyền (khách hàng bên trong) và ở kho thành phẩm (khách hàng bên ngoài). Điều này cực kỳ quan trọng khi công ty đang kinh doanh trong ngành thực phẩm.