CHƯƠNG 1: NHỮNG VAN DE LÝ LUẬN CHUNG VE QUAN LÝ DỰ ÁN 1. Những lý luận chung về dự án và quản lý dự án 1. Khai niệm dự an, đặc trưng của dự án e Khái niệm Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn dé đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến. Ở góc độ tổng quất nhất, dự án là hệ thống các công việc được xác định rõ mục tiêu, nguồn lực, tiền độ thời gian hoản thành.
Ở mỗi giai đoạn nhất định của dự án cần dùng các nguồn lực khác nhau dé sử dụng hiệu quả và tránh lãng phí các nguồn tài nguyên. Một dự án có thể được xem như là một chuỗi các công việc và nhiệm vụ có mục tiêu cụ thé được hoàn thành trong thời gian và điều kiện nhất định; được xác định rõ thời gian bắt đầu và kết thúc; có giới hạn về tài chính; sử dụng các nguồn lực nhất định phục vụ cho công tác thực hiện dự án. « Đặc trưng co ban của dự án - Dự án có mục đích, kết quả xác định: Tat cả các dự án đều phải có kết quả được xác định rõ. Mỗi dự án lại bao gồm nhiều nhiệm vụ cần thực hiện, mỗi nhiệm vụ lại có một kết quả riêng.
Tập hợp các kết qua cụ thé của các nhiệm vụ sẽ hình thành nên kết quả của cả dự án. Bởi vậy, dự án chính là một hệ thống phức tạp được phân chia thành nhiều bộ phận khác nhau dé thực hiện và quan lý nhưng đều phải thống nhất đảm bảo theo mục tiêu chung về thời gian, chí phí, nguồn lực, chất lượng. - Sản pham của dự án mang tính chất đơn chiếc: Kết qua của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt. Khác với quá trình sản xuất liên tục, kết quả của dự án có tính khác biệt lớn, sản phẩm và dịch vụ do dự án đem lại là duy nhất, hầu như không lặp lại.
- Dự án có chu kì phát triển riêng và có thời gian tồn tại hữu hạn: Mỗi dự án đều trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời điểm bat đầu và kết thúc, đi vào vận hanh,. Dự án sẽ không kéo dai mãi. Khi kết thúc, dự án sẽ được nghiệm thu, bàn giao cho bộ phận quản lý vận hành. Nhóm quản lý dự án giải tán.
- Dự án có sự tham gia của nhiều bên: Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên như chủ đầu tư, nhà thầu, nhà tư vấn, bộ phận thâm định, cơ quan quản lý nhà nước,. Tùy theo tính chất của dự án mà sự tham gia, phối hợp thực hiện của các bên là khác nhau. Thành công của một dự án đòi hỏi sự phối hợp thường xuyên trong công tác của nhà quản lý với các bộ phận quản lý khác. - Môi trường hoạt động phức tạp: Quan hệ giữa các dự án là quan hệ chia nhau cùng một nguồn lực khan hiểm của tổ chức.
Dự án “cạnh tranh” lẫn nhau và với các hoạt động tô chức sản xuất khác về tiền vốn, nhân lực, thiết bị. Trong quản lý, nhiều thành viên của ban quản lý dự án phải chịu sự chỉ đạo của “hai thủ trưởng” và nếu hai mệnh lệnh đó mâu thuẫn nhau thì rất khó dé trả lời câu hỏi “nên nghe sếp nao”. Do đó tạo nên mối quan hệ phức tạp trong môi trường quản lý dự án, tuy nhiên đây lại là môi trường năng động. - Tính bất định và rủi ro cao: Phần lớn các dự án đòi hỏi nguồn vốn, nguồn nhân lực, vật lực lớn trong khi thời gian đầu tư và vận hành kéo dài dẫn đến độ rủi ro cao.
Các dự án không cùng chịu một mức độ chắc chắn bởi nó còn phụ thuộc vào nhiều yếu tô như: quy mô, mức độ của dự án, công nghệ được sử dụng, yêu cầu chất lượng, tính phức tạp của dự án, giới hạn về thời gian, bối cảnh thực thi, các ràng buộc về chỉ phi, an toàn kỹ thuật,. Khái niệm quản lý dự án dau tư, mục tiêu quản lý dự án e Khái niệm quản lý dự án Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ băng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu. Đó là: lập kế hoạch, điều phối thực hiện và giám sát các công việc dự án.
Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính nguôn lực cần thiết đề thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động thống nhất, theo trình tự logic, có thể biểu diễn dưới dạng các sơ đồ hệ thống hoặc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thống. Điều phối thực hiện dự án: Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiễn độ thời gian. Giai đoạn nay chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình cho từng công việc va toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc), trên cơ sở đó, bồ trí tiền vốn, nhân lực và thiết bị phù hợp. Giám sát: Đây là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện.
Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ cũng được thực hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các pha sau của dự án. e Mục tiêu của quản lý dự án Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép. Về mặt toán học, ba mục tiêu này liên quan chặt chẽ với nhau và có thể biêu diễn theo công thức sau: C =f(P,T,S) Trong đó: C - chi phi P - mức độ hoàn thành công việc T - yếu tổ thời gian S - phạm vi dự án Từ phương trình trên cho thấy, chi phí là một hàm của các yêu tố mức độ hoàn thành công việc, thời gian thực hiện và phạm vi dự án. Vi vậy, chi phi của dự án tăng lên khi chất lượng hoàn thiện công việc tốt hơn, thời gian kéo dai thêm và phạm vi dự án được mở rộng.
Nếu thời gian thực hiện dự án kéo đài, trong thời gian đó thị trường giá cả nguyên vật liệu biến động (thường là sẽ tăng) sẽ phát sinh tăng chi phí cho một số khoản mục nguyên vật liệu. Thời gian kéo dài dẫn đến tình trạng làm việc kém hiệu quả do chờ đợi, do công nhận mệt mỏi và thời gian máy chết tăng theo. làm phát sinh tăng một số khoản mục chỉ phí. Thời gian thực hiện dự án kéo dài dẫn đến chi phí lãi vay ngân hang tăng theo theo thời gian.
Trong nhiều trường hop, có thé phát sinh khoản tiền phạt, tiền bồi thường hợp đồng do không hoàn thành đúng tiến độ ghi trong hợp đồng. Các yếu tố: chỉ phí, thời gian, chất lượng công việc có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thé khác nhau đối với mỗi dự án khác nhau nhưng chung quy lại thì dé đạt được kết quả tốt với mục tiêu này thường phải “hi sinh” một hoặc hai mục tiêu kia. Trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra hoạt động đánh đổi mục tiêu.
Đây được hiểu là việc hy sinh một mục tiêu nào đó dé thực hiện tốt hơn mục tiêu kia trong điều kiện thời gian và không gian cho phép, nhằm thực hiện tốt nhất tất cả các mục tiêu dài hạn của quá trình quản lý dự án. Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu. Tuy nhiên, kế hoạch thực thi công việc dự án thường có những thay đổi do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau nên đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án. Việc đánh đôi mục tiêu diễn ra trong suốt quá trình quản lý, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án.
Tác dung của quản ly dự an Các tác dụng chủ yếu của phương pháp quản lý dự án: «Tao sự liên kết đồng bộ, thống nhất giữa tất cả các hoạt động, các công việc của dự án. « Tạo điều kiện và cơ hội thuận lợi cho sự trao đôi, hợp tác thường xuyên, gan bó giữa các chủ thé tham gia vào dự an. « Phân định rõ trách nhiệm cho từng thành viên và tăng sự hợp tác trong công tác hoạt động giữa các thành viên với nhau. + Giúp phát hiện sớm những sai phạm, khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh, can thiệp kịp thời trước những thay đôi hoặc điều kiện không dự đoán được.
+ Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan dé giải quyết những bất đồng. e Nâng cao chất lượng của sản phẩm, dịch vụ. Nội dung của quản lý dự án 1. Quản lý vĩ mô và quản lý vi mô đổi với các dự án Quản lý vĩ mô đối với dự án Quan lý vi mô hay quản lý nhà nước đối với dự án bao gồm tong thé các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc dự án.
Trong quá trình triển khai dự án, đại diện nhà nước là các cơ quan quản lý nhà nước về kinh tế luôn theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi phối hoạt động của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh tế - xã hội. Các cơ quan này sẽ sử dụng các công cụ quản lý vĩ mô dé quản lý dự án bao gồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách về tài chính, tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu tư, chính sách thuế, hệ thống luật pháp, những quy định về chế độ kế toán, bảo hiểm, tiền lương. Quản lý vi mô đối với dự án Quản lý dự án ở tầm vi mô là quản lý các hoạt động cụ thé của dự án.
