CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 1. Ý NGHĨA CỦA KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 1. Khái niệm Chúng ta biết rằng, hầu hết các tổ chức nói chung và các tổ chức kinh doanh nói riêng đều được phân chia thành các bộ phận nhỏ hơn, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng cụ thể, chịu trách nhiệm về những công việc cụ thể.
Trong mỗi bộ phận như vậy sẽ có những cá nhân chịu trách nhiệm về một công việc hoặc chức năng nào đó. Như vậy, để đạt được mục tiêu chung của tổ chức mỗi cá nhân, mỗi bộ phận trong tổ chức phải nổ lực thực hiện các nhiệm vụ, các mục tiêu riêng lẻ do quản lý cấp cao đã vạch ra cho bộ phận mình. Để kiểm soát hoạt động của cấp dưới, các nhà quản lý cấp cao đã dựa vào hệ thống kế toán trách nhiệm (Responsibility Accounting). Kế toán trách nhiệm liên quan đến các khái niệm và công cụ mà các kế toán viên sử dụng để đo lường sự thực hiện của các cá nhân và các bộ phận nhằm thúc đẩy những nổ lực hướng về mục tiêu chung của tổ chức (Hilton, 1991) [1].
Sự cần thiết của kế toán trách nhiệm. Nền kinh tế càng phát triển, cạnh tranh càng khốc liệt các doanh nghiệp phải không ngừng mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh cả chiều rộng, lẫn chiều sâu đi cùng với nó là hình thành nên các đơn vị, bộ phận. Có thể ví doanh nghiệp là một cỗ máy khổng lồ, trong đó mỗi bộ phận là một chi tiết máy của nó chỉ cần một bộ phận không hoàn hảo sẽ ảnh hưởng đến kết quả chung toàn doanh nghiệp. Nền kinh tế Việt nam đang trong giai đoạn chuyển đổi, các doanh nghiệp Nhà nước đang chuyển đổi dần sang loại hình “ công ty”, các hình thức đầu tư ngày càng đa dạng, người chủ sở hữu tách dần khỏi vai trò quản lý kinh doanh và vì vậy họ luôn muốn biết tình hình kinh doanh của đơn vị, theo dõi quyền và trách nhiệm của người quản lý.
Muốn vậy, doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống đo lường, báo cáo đánh giá trách nhiệm các cấp quản lý. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 - Ra quyết định, thực hiện quyết định, kiểm soát là một trong số những chức năng cơ bản của nhà quản trị. Thông tin cung cấp cho việc ra quyết định là sự kết hợp giữa thông tin quá khứ và thông tin tương lai dựa trên cơ sở những dự báo, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Nhưng để bảo đảm được các quyết định này được thực thi phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức thì phải có thông tin cung cấp cho việc đánh giá, cơ sở đánh giá.
Kế toán trách nhiệm ra đời nhằm thực hiện các mục tiêu đánh giá này. Cơ sở hình thành kế toán trách nhiệm. Kế toán quản trị là một trong số những công cụ hữu ích cung cấp thông tin cho nhà quản trị trong việc ra quyết định và thông qua đó đánh giá kết quả khi thực hiện quyết định. Việc đánh giá thực sự có hiệu quả hay không phụ thuộc vào cách thức tổ chức kinh doanh mức độ phân quyền của tổ chức.
Một nhà quản trị tự mình đưa ra toàn bộ các quyết định họ vẫn có thể đánh giá được kết quả sau khi thực hiện quyết định đó. Nhưng câu trả lời cho câu hỏi quyết định đó đã tối ưu hay chưa? việc lựa chọn giải pháp này thay vì giải pháp khác đã khả thi chưa?. Vấn đề là khi quyết định đã được thực thi, kết quả đã xảy ra thì thông tin do kế toán quản trị cung cấp không thể thay đổi được. Nếu thuận lợi thì cấp ra quyết định đã hoàn thành mục tiêu nhưng việc đề ra mục tiêu đã thực sự phù hợp.
Trường hợp bất lợi, trách nhiệm khó có thể được xác định cụ thể và thông tin có thể được thay đổi hay nguỵ tạo, nguyên nhân do nhân tố chủ quan gây ra sẽ bị lu mờ do các bằng chứng làm cơ sở đánh giá sẽ được xây dựng phục vụ cho mục đích giải trình trách nhiệm này. Nếu một tổ chức cứ duy trì cách đánh giá này, hậu quả là các thông tin cung cấp ngày càng thiếu chính xác và kịp thời, những bất cập, yếu kém, tồn tại không được sữa chữa, khắc phục, giải quyết. Quyết định kinh doanh ngày càng ra rời thực tế. Khi việc phân cấp quản lý trong tổ chức được chú trọng hơn, các bộ phận trong tổ chức được phân quyền thông qua việc uỷ quyền, trách nhiệm giải quyết công việc được chuyển giao thông qua nhưng quy định, quy chế và kế hoạch, mục tiêu thực hiện đi liền với nó là lợi ích do trách nhiệm tạo ra.
Lúc này thay vì hoàn thành nhiệm vụ được giao: Như hoàn thành các mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận. của bộ phận được giao các LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 cấp quản lý phải chú trọng nhiều hơn hiệu quả kinh doanh của nó và phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức. Nghĩa là phải được sự liên kết giữa các bộ phận trong tổ chức vừa đảm bảo được việc hoàn thành mục tiêu của bộ phận được giao, vừa đảm bảo được mục tiêu chung của tổ chức. Muốn vậy, cần phải có một công cụ đánh giá trách nhiệm một cách hết sức khách quan và đáng tin cậy, kế toán trách nhiệm là một bộ phận của kế toán quản trị có chức năng và nhiệm vụ cung cấp thông tin một cách hữu ích cho việc đánh giá thành quả quản lý.
Như vậy, để hình thành hệ thống kế toán trách nhiệm phải xuất phát trước hết từ yêu cầu quản lý của mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp. Một số nghiên cứu thực nghiệm đã chỉ ra rằng hầu hết các doanh nghiệp cho rằng cần thiết một hệ thống kế toán trách nhiệm trong các trường hợp sau: - Doanh nghiệp lớn, tổ chức có sự phân cấp quản lý. - Kinh doanh nhiều ngàng nghề, lĩnh vực, sản phẩm. - Ứng dụng các phương pháp quản trị hiện đại vào trong việc tổ chức sản xuất như các phương pháp TQE, JIT… Nghiên cứu này cũng chỉ ra rằng việc phân cấp quản lý thành các trung tâm trách nhiệm theo các tiêu thức chuẩn dùng để đánh giá kết quả kinh doanh được hình thành từ khi các doanh nghiệp ứng dụng các phương pháp kế toán quản trị hiện đại.
Kế toán trách nhiệm ra đời trên thế giới từ những năm 1970 của thế kỷ hai mươi xuất phát từ đòi hỏi nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp để thích nghi với sự thay đổi không ngừng của môi trường kinh doanh, cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng khốc liệt và gay gắt mà đóng góp không nhỏ vào tiến trình chung này chính là những thành tựu to lớn khoa học quản lý, khoa học công nghệ phát triển đặc biệt là công nghệ thông tin – đây là công cụ hỗ trợ và không thể thiếu cho công tác quản lý điều hành, sản xuất của một tổ chức. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.NỘI DUNG CỦA KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 1. Sự phân cấp quản lý. Các nhà quản lý nhận thấy rằng hệ thống kế toán trách nhiệm chỉ phát huy tác dụng và hoạt động có hiệu quả nhất trong những tổ chức thực hiện sự phân cấp trong quản lý.
Hầu hết các tổ chức có qui mô lớn đều thực hiện phân cấp quản lý. Sự phân cấp quản lý xảy ra khi các nhà quản lý của các đơn vị và các bộ phận trong tổ chức được trao quyền tự do trong việc ra quyết định. Vậy, tại sao phân cấp quản lý lại thích hợp cho một số công ty này nhưng không thích hợp cho một số công ty khác.? Một tổ chức tập quyền ( không phân cấp quản lý) người đứng đầu tổ chức có toàn bộ quyền, trách nhiệm trong việc điều hành hoạt động của tổ chức mình. Một tổ chức phân quyền ( phân cấp quản lý) không chia các bộ phận thành một đơn vị kinh tế độc lập do những quy đinh về pháp lý.
Nhưng mỗi bộ phận của tổ chức được coi như một trung tâm trách nhiệm độc lập mặc dù trong thực tế không có tiêu thức nào chỉ rõ được sự phân chia giữa một tổ chức tập quyền và phân quyền. Nhưng có những công cụ, chỉ tiêu sử dụng phù hợp với mỗi tổ chức nhất định. Để hiểu được các mục đích của hệ thống kế toán trách nhiệm, cần thiết phải xem xét các lợi ích và chi phí của việc phân cấp quản lý. Lợi ích của việc phân cấp quản lý: 1.
Ra quyết định tốt nhất là ở ngay cấp phát sinh vấn đề. Nhà quản lý các bộ phận và các bộ phận trong tổ chức là những chuyên gia trong lĩnh vực họ quản lý. Do vậy, họ sẽ quản lý bộ phận của họ hiệu quả hơn. Việc cho phép các nhà quản lý các bộ phận được ra các quyết định giúp họ được tập luyện khi họ được nâng cấp trong tổ chức.
Do vậy, họ sẽ có sự chuẩn bị về khả năng ra quyết định khi họ được giao trách nhiệm lớn. Bằng việc trao một số quyền ra quyết định cho nhiều cấp quản lý, các nhà quản lý cấp cao bớt phải giải quyết rất nhiều vần đề xảy ra hàng ngày và do đó có thời gian tập trung lập các kế hoạch chiến lược. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Giao trách nhiệm và quyền được ra quyết định thường làm tăng sự hài lòng với công việc và khuyến khích người quản lý nổ lực hết mình với công việc được giao.
Sự phân cấp quản lý cung cấp một căn cứ tốt hơn để đánh giá sự thực hiện của người quản lý. Chi phí của việc phân cấp quản lý: 1.Các nhà quản thường có xu hướng tập trung vào hoàn thành công việc của bộ phận mình quản lý, hơn là hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.Các nhà quản lý có thể không chú ý đến hậu quả công việc của bộ phận mình lên các bộ phận khác trong tổ chức.Lãng phí nguồn lực hoặc trùng lắp công việc: Hệ thống kế toán trách nhiệm ảnh hưởng rất lớn đến hành vi và thái độ của các nhà quản lý. Ảnh hưởng có thể là tích cực hoặc tiêu cực tuỳ thuộc vào cách sử dụng hệ thống kế toán trách nhiệm. Hệ thống kế toán trách nhiệm có hai mặt đó là thông tin và trách nhiệm.
Ảnh hưởng đến hành vi của nhà quản lý của hệ thống kế toán trách nhiệm tuỳ thuộc vào khía cạnh nào được nhấn mạnh (Huỳnh Lợi, Nguyễn Khắc Tâm, 2001)[1]. Khi hệ thống kế toán trách nhiệm nhấn mạnh đến khía cạnh thông tin, thì sẽ ảnh hưởng tích cực lên hành vi của nhà quản lý.