Thực trạng và giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Việt Nhật

Quản lý nguyên vật liệu hiệu quả là yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp xây dựng. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành công trình, lợi nhuận và khả năng cạnh tranh. Việc kiểm soát chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng giúp giảm thiểu lãng phí, thất thoát, đảm bảo tiến độ thi công và chất lượng công trình. Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau.

Ngành xây dựng có đặc thù riêng, sản phẩm là các công trình cố định, điều kiện thi công phức tạp, chịu ảnh hưởng lớn từ môi trường bên ngoài. Điều này đòi hỏi công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu phải linh hoạt, chính xác, phù hợp với điều kiện thực tế. Cần xây dựng định mức cho phù hợp với điều kiện thi công thực tế. Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội.

Cần đánh giá chi tiết quy trình kế toán nguyên vật liệu hiện tại của công ty, từ khâu lập kế hoạch, mua hàng, nhập kho, xuất kho, sử dụng đến kiểm kê, báo cáo. Xác định các điểm yếu, các khâu chưa hiệu quả để có giải pháp cải thiện. Việc tổ chức tổ kho hàng, bến bãi thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản lý vật liệu.

Hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, trung thực của thông tin kế toán nguyên vật liệu. Cần đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại, xác định các rủi ro tiềm ẩn và đề xuất các biện pháp phòng ngừa. Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình thi công xây lắp được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng vật tư không kịp thời hoặc ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều

Quy trình quản lý kho cần được thiết kế khoa học, đảm bảo tính chính xác, kịp thời của thông tin. Áp dụng các phương pháp quản lý kho hiện đại như FIFO, LIFO, ABC để tối ưu hóa lượng tồn kho, giảm thiểu chi phí lưu kho. Việc tổ chức tổ kho hàng, bến bãi thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản lý vật liệu.

Phần mềm kế toán giúp tự động hóa các nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu, từ nhập liệu, tính giá, lập báo cáo. Lựa chọn phần mềm phù hợp với quy mô và đặc thù của công ty, đảm bảo tính năng đầy đủ, dễ sử dụng, bảo mật cao. Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân

Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu hợp lý cho từng công trình, từng hạng mục công trình. Kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng nguyên vật liệu theo định mức, phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp vượt định mức. Tính toán xác định chính xác số lượng và giá trị vật tư thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Quy trình mua sắm cần được thiết kế khoa học, đảm bảo tính cạnh tranh, minh bạch. Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có năng lực, cung cấp sản phẩm chất lượng với giá cả hợp lý. Bộ phận kế toán – tài chính cần có quyết định đúng đắn ngay từ đàu trong việc lựa chọn nguồn vật tư, địa điểm giao hàng, thời hạn cung cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cước phí vận chuyển, bốc dỡ cần phải dự toán những biến động về cung cầu và giá cả vật tư trên thị trường để đề ra biện pháp thích ứng.

Đàm phán giá tốt với nhà cung cấp là yếu tố quan trọng để giảm chi phí nguyên vật liệu. Quản lý chặt chẽ các điều khoản trong hợp đồng mua bán, đảm bảo quyền lợi của công ty. Đồng thời thông qua thanh toán kế toán vật liệu cần kiểm tra lại giá mua vật liệu, các chi phí vẩn chuyển và tình hình thực hiện hợp đồng của người bán vật tư, người vận chuyển.

Hệ thống báo cáo cần cung cấp thông tin chi tiết về tình hình nhập, xuất, tồn kho, sử dụng nguyên vật liệu theo từng công trình, từng hạng mục công trình. Báo cáo cần được lập định kỳ, kịp thời, chính xác. Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu.

Phân tích báo cáo để đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, phát hiện các vấn đề và đề xuất giải pháp. Sử dụng thông tin từ báo cáo để ra quyết định về mua hàng, quản lý kho, sử dụng nguyên vật liệu. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại cho quá trình thi công xây lắp.

Tích hợp kế toán nguyên vật liệu vào hệ thống ERP giúp tự động hóa các nghiệp vụ, giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả. Hệ thống ERP cung cấp thông tin toàn diện về tình hình nguyên vật liệu, giúp quản lý và ra quyết định hiệu quả. Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân

Ứng dụng IoT (Internet of Things) và AI (Artificial Intelligence) giúp tự động hóa việc theo dõi, kiểm soát nguyên vật liệu trong kho. Các cảm biến IoT giúp theo dõi vị trí, số lượng, chất lượng nguyên vật liệu. AI giúp phân tích dữ liệu, dự báo nhu cầu, tối ưu hóa lượng tồn kho. Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật tư phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật tư thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất.