mở đầu quan trong trong toàn bộ quá trình quản trị, hoạch định sứ mạng giúp doanh nghiệp trả lời cho hai câu hỏi: doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực nào? Tại sao tồn tại và kinh doanh trong lĩnh vực đó? b. Mục tiêu của doanh nghiệp Mục tiêu là cái đích đã đặt ra để từ đó lấy cái đích đó làm hướng phấn đấu. Đó là kết quả của các nhà quản trị muốn đạt được trong tương lai cho tổ chức của họ. Một doanh nghiệp thường có các mục tiêu tổng thể, mục tiêu bộ phận, mục tiêu dài hạn, trung hạn, ngắn hạn.
Doanh nghiệp ở mỗi giai đoạn có thể có các mục tiêu khác nhau, đòi hỏi các mục tiêu đặt ra phải phù hợp và hỗ trợ nhau trên cơ sở thực Luan van 8 trạng nguồn lực của doanh nghiệp. Vấn đề hoạch định mục tiêu luôn là bài toán khó, một mục tiêu đúng phải đảm bảo: tính cụ thể; rõ ràng; tính có thể đo lường được; tính khả thi; tính thực tế; tính linh hoạt và có giới hạn về thời gian. Theo thời gian, các mục tiêu được chia thành mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu trung hạn, mục tiêu dài hạn ứng với thời gian hoàn thành mục tiêu khác nhau. Những đặc trưng của mục tiêu: + Tính cụ thể: Tức là mục tiêu phải cụ thể, phải chỉ rõ được những giới hạn về số lượng, thời gian thực hiện và kết quả cuối cùng đạt được của mục tiêu.
Khi mục tiêu cụ thể rõ ràng thì việc thực hiện nó sẽ nhanh chóng thu được kết quả. + Tính đo được: Mục tiêu phải được định ra dưới dạng các chỉ tiêu định lượng và có các căn cứ rõ ràng để đánh giá công tác thực hiện mục tiêu dễ dàng hơn. + Tính thành quả, thành tựu: Tức muốn nói đến tính khả thi của mục tiêu. Các mục tiêu đặt ra phải có tính khả thi tức là doanh nghiệp có khả năng thực hiện được và thu được kết quả như mong muốn.
Do vậy cần đặt ra mục tiêu phù hợp với khả năng thực hiện của doanh nghiệp. Xây dựng chiến lược Chiến lược hình thành nhằm thực hiện mục tiêu và sứ mạng của doanh nghiệp. Chiến lược của doanh nghiệp là kế hoạch tổng quát, toàn diện nhằm định hướng phát triển và tạo ra thay đổi về chất bên trong doanh nghiệp. Một chiến lược không nhằm vạch ra một cách chính xác làm thế nào để đạt được các mục tiêu, vì đó là nhiệm vụ của nhiều chương trình hỗ trợ khác nhau.
Nhưng chiến lược tạo ra cho các thành viên trong doanh nghiệp một bộ khung để hướng dẫn tư duy và hành động. Cũng vì vậy mà chiến lược có vai trò qua trọng hướng dẫn kế hoạch và thực sự hữu ích trong thực tiễn kinh doanh, giúp doanh nghiệp chớp thời cơ, thực hiện mục tiêu xác định. Cho nên khi phân tích đánh giá người ta xem chiến lược như một kế hoạch tổng hợp. Chiến lược được cụ thể hóa thành các kế chiến thuật, kế hoạch tác nghiệp để thực hiện nó.
Kế hoạch này bao quát rộng hơn các mặt hoạt động, các nguồn lực và định rõ tiến trình thực hiện nên nó mang tính toàn diện. Luan van 9 Quá trình xây dựng chiến lược: - Xác định mục tiêu - Phân tích và đánh giá môi trường (bên ngoài, bên trong) - Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp (ma trận SWOT) - Phân tích và đánh giá các phương án chiến lược. Lựa chọn chiến lược: Một số chiến lược của doanh nghiệp: Chiến lược xâm nhập thị trường: Là chiến lược tập trung vào cải thiện vị trí của các sản phẩm hiện có của DN với những khách hàng hiện có của nó. Một chiến lược như vậy đòi hỏi phải có xây dựng một kế hoạch marketing nhằm khuyến khích khách hàng mua nhiều sản phẩm hơn.
Chiến lược phát triển thị trường: Là chiến lược mà DN phải cố gắng tìm ra những khách hàng mới cho những sản phẩm hiện có của mình. Chiến lược đa dạng hóa: Là chiến lược mà DN tìm kiếm những sản phẩm mới phục vụ cho khách hàng của mình trong thời gian sắp tới. Xây dựng chính sách, thủ tục, quy tắc a. Xây dựng chính sách Các chính sách thường là những văn bản phản ánh những mục tiêu cơ bản của một kế hoạch và quy định những phương châm chỉ đạo việc lựa chọn các biện pháp để thực hiện mục tiêu đó.
Các chính sách là những công cụ quản trị quan trọng để triển khai các kế hoạch. Một chính sách có hiệu quả phải đầy đủ những đặc điểm sau: - Tính linh hoạt: Chính sách phải được cân bằng hợp lý giữa tính ổn định và tính linh hoạt. Khi các điều kiện thay đổi thì các chính sách cũng phải thay đổi cho phù hợp. - Tính toàn diện: Chính sách phải toàn diện để đủ bao quát mọi sự việc bất ngờ.
- Tính phối hợp: Một chính sách phải đảm bảo phối hợp các đơn vị nhỏ khác nhau có những hành động liên quan tới nhau để cùng thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. - Đạo đức: Chính sách phải tuân theo hành vi đạo đức thịnh hành của xã hội. Và nhà quản trị là người phải chịu trách nhiệm cuối cùng về việc giải quyết các vấn đề có liên quan đến những nguyên tắc đạo đức. - Tính rõ ràng: Chính sách phải được viết rõ ràng và logic.
Nó phải xác định cụ thể mục tiêu đã định của hành động mà nó chi phối, xác định phương pháp, biện pháp thích hợp và vạch rõ giới hạn của quyền tự do hành động cho những người thực hiện. Xây dựng thủ tục Thủ tục hiểu theo một cách tổng quát là những việc cụ thể phải làm theo trật tự quy định, để tiến hành công việc có tính chất chính thức. Thủ tục là các kế hoạch thiết lập một phương pháp cần thiết cho việc điều hành các hoạt động tương lai. Giống như các kế hoạch khác, các thủ tục tồn tại theo các cấp độ quả lý trong một tổ chức, các thủ tục cho toàn doanh nghiệp, thủ tục cho từng phòng ban, thủ tục của từng đơn vị cơ sở.
Như vậy, thủ tục chính là sự hướng dẫn về hành động hơn là về tư duy và chúng chỉ ra một cách chi tiết một biện pháp chính xác mà theo đó một hoạt động nào đó cần thiết phải thực hiện. Xây dựng quy tắc Quy tắc hiểu một cách chung nhất là những điều quy định cho mọi người phải tuân theo trong một hoạt động chung nào đó. Các quy tắc nhằm giải thích rõ sự hành động hay không hành động cụ thể, cần thiết, không cho phép bất cứ ai làm theo ý riêng. Trong thực tế, có thể coi thủ tục như một dãy quy tắc, tuy nhiên không nhất thiết các quy tắc phải là một phần của thủ tục.
Bản chất của quy tắc là nó phản ánh một quyết định quản lý mà theo đó một hành động nhất định nào phải được làm hoặc không được làm. Ví dụ: quy tắc trong công ty là không được hút thuốc trong phòng làm việc, đi làm đúng giờ, không nói tục, quy tắc trong lớp học không vứt rác bừa bãi, không ăn quà trong lớp,… 1. Xây dựng ngân sách Hoạch định ngân sách là một nội dung quan trọng trong hoạch định của doanh nghiệp. Dưới góc độ quản trị, ngân sách được hiểu là sự diễn đạt mục tiêu, phương hướng, chương trình hành động thảo ra trong khung kế hoạch, thông qua ngôn ngữ tiền tệ, bao gồm tất cả các giai đoạn tác nghiệp, trong thời gian nhất định.
Ngân sách là phương tiện kiểm soát tính khả thi của các chương trình dự thảo: Việc thiết lập ngân sách trải qua 4 giai đoạn: - Xác định và lập kế hoạch cho các hoạt động - Xác định các khoản chi và dự tính nguồn thu - Trình bày dự thảo ngân sách và báo cáo thu, chi - Tiến hành thay đổi và hoàn thiện kế hoạch thu chi Hoạch định ngân sách được coi là một chương trình lượng hóa. Vì vậy nó có ý nghĩa và vai trò đặc biệt quan trọng đối với việc tổ chức quản trị hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Xây dựng chương trình Chương trình được hiểu theo cách chung nhất là những dự kiến hoạt động theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định. Theo cách tiếp cận của nhà quản trị và trong một thời gian nhất định.
Theo cách tiếp cận của nhà quản trị, chương trình là tổ hợp các mục tiêu, chính sách, thủ tục, quy tắc, các nhiệm vụ, các bước tiến hành, các nguồn lực sử dụng và các yếu tố cần thiết nhằm thực hiện mục đích đã xác định. Doanh nghiệp có thể có các chương trình lớn như chương trình phát triển sản phẩm mới, phát triển đội ngũ quản trị kế cận. Các chương trình nhỏ như phổ cập tin học cho nhân viên, chương trình tổng kết cuối năm của doanh nghiệp. Phương pháp hoạch định 1.
Phương pháp trực quan (Phương pháp kinh nghiệm) Trong các doanh nghiệp thực thi kỹ thuật hoạch định này thường có những xung đột giữa các nhóm chức năng khác nhau. Do các xung đột xảy ra quanh những công việc như vậy, nên kết luận về kế hoạch và chính sách thường ngả theo ý cá nhân có quyền lực mạnh nhất hơn là theo một kế hoạch thống nhất. Có nhiều hãng, nhiều công ty lại không tiến hành hoạch định tổng hợp thường xuyên mà thường dùng một kế hoạch được sử dụng ban đầu để sử dụng lặp đi lặp lại hết năm này qua năm khác, theo một lịch trình cố định, có một vài điều chỉnh nhỏ cho phù hợp với nhu cầu mới của môi trường kinh doanh và thị trường. Phương pháp này phát huy tác dụng đối với các DN đã có ít nhiều uy tín, nhu cầu của thị trường rất lớn, ổn định.
Tuy nhiên, phương pháp này đi theo một lối mòn do không tiến hành phân tích thường xuyên các điều kiện, các yếu tố để điều chỉnh kế hoạch kinh doanh tổng hợp cho phù hợp với sự biến động rất nhanh của thị trường và môi trường kinh doanh. Phương pháp này có ưu điểm là nhanh và rẻ. Tuy nhiên lại có nhược điểm là khi nhân sự thay đổi thì phương pháp và mô hình sẽ thay đổi theo. Phương pháp biểu đồ và phân tích chiến lược Kỹ thuật hoạch định tổng hợp bằng biểu đồ và phân tích chiến lược được áp dụng ở nhiều doanh nghiệp vì chúng dễ áp dụng và có hiệu quả cao, do việc phân tích khá tỷ mỉ các chi phí, từ đó chọn phương án có chi phí thấp hơn và có nhiều ưu điểm, ít nhược điểm hơn các phương án khác.
Kỹ thuật này nhìn chung khá đơn giản nên rất phù hợp với các nhân viên văn phòng và họ thường áp dụng trong hoạch định tổng hợp.