Chương 1- Một số vấn đề lý luận, pháp lý về chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành Chương 2- Khảo sát, đánh giá việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam Chương 3- Các giải pháp thực hiện việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng t i nhận đƣợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các cấp lãnh đạo cơ quan VPTW Đảng và các bạn bè, đồng nghiệp. Đ c biệt sự giúp đỡ và ch bảo tận tình của PGS.TS Vũ Thị Phụng - ngƣ i hƣ ng dẫn t i thực hiện luận văn này. Bên cạnh những thuận lợi, chúng t i cũng g p nhiều khó khăn khi nghiên cứu về việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng do hệ thống các văn bản của Nhà nƣ c cũng nhƣ hệ thống Đảng về c ng tác chuẩn hóa chƣa đầy đủ; Hồ sơ, tài liệu đang bảo quản ở Kho Lƣu trữ hiện hành của Trung ƣơng và VPTW Đảng có độ mật cao, gây khó khăn cho việc 12 khảo sát và thống kê. Bên cạnh những khó khăn do điều kiện khách quan còn có những khó khăn do chủ quan.
V i những khó khăn trên, ch c ch n luận văn kh ng tránh khỏi những thiếu sót, t i mong nhận đƣợc sự đóng góp ý kiến của các thầy giáo, c giáo, đồng nghiệp và các nhà nghiên cứu để luận văn đƣợc hoàn thiện hơn. T i xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, c giáo trong Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trƣ ng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội, Lãnh đạo VPTW Đảng, Lãnh đạo Cục Lƣu trữ VPTW Đảng, Phòng Lƣu trữ hiện hành thuộc Cục Lƣu trữ VPTW Đảng và các bạn bè, đồng nghiệp đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ t i thực hiện đề tài. Đ c biệt t i xin bày tỏ lòng biết ơn sâu s c t i PGS.TS Vũ Thị Phụng, ngƣ i hƣ ng dẫn khoa học đã giúp t i thực hiện đề tài này. Hà Nội, ngày 22 tháng 6 năm 2015 Học viên Nguyễn Văn Quang 13 Chƣơng 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ GIAO NỘP VÀO LƢU TRỮ HIỆN HÀNH 1.
Các khái niệm cơ bản đƣợc sử dụng trong luận văn 1. Khái niệm “Chuẩn” Có nhiều định nghĩa khác nhau về chuẩn. Theo từ điển Tiếng Việt online có giải thích: Chuẩn được coi là căn cứ để đối chiếu tức là lấy kích thước đó để làm chuẩn đối chiếu, so sánh. Chuẩn là đúng với những điều đã qui định.
Theo Đại từ điển Tiếng Việt Chuẩn được hiểu là cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu, để làm. Tiến sỹ William E. Moen (2003), một nhà nghiên cứu thƣ viện học Hoa Kỳ đã cho rằng: “Chuẩn trình bày một bản thỏa thuận của một cộng đồng để thực hiện những gì theo một cách riêng nhằm giải quyết một vấn đề chung”1. Khái niệm “Tiêu chuẩn” Tiêu chuẩn có nhiều định nghĩa khác nhau, thay đ i theo th i gian, phản ánh quan điểm khác nhau về tiêu chuẩn: Theo từ điển Tiếng Việt online: Tiêu chuẩn là những điều được quy định dùng làm chuẩn để phân loại đánh giá.
T chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) đƣa ra một định nghĩa tiêu chuẩn, đƣợc nhiều quốc gia, t chức c ng nhận rộng rãi, định nghĩa này nhƣ sau: “Tiêu chuẩn là tài liệu được thiết lập bằng cách thoả thuận và do một cơ quan được thừa nhận phê duyệt nhằm cung cấp những quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính cho các hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định”. 1 Xem thêm: Moen, W. No longer under our control: The nature and role of standards in the 21st century library. University of North Texas.
14 Nghị định số 141/HĐBT, ngày 24 tháng 8 năm 1982 của Hội đồng Bộ trƣởng ban hành Điều lệ về Tiêu chuẩn hóa có giải thích “Tiêu chuẩn là những quy định thống nhất và hợp lý được trình bày dưới dạng văn bản pháp chế kỹ thuật, xây dựng theo một thể thức nhất định, do một cơ quan có thẩm quyền ban hành để bắt buộc hoặc khuyến khích áp dụng cho các bên liên quan. Quy phạm, quy trình là một dạng tiêu chuẩn2”. Tại điểm 1, Điều 3 của Luật số 68/2006/QH ngày 29 tháng 6 năm 2006 về Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật có giải thích khái niệm tiêu chuẩn nhƣ sau: “Tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này”. Trƣ c đây, theo Nghị định số 141/HĐBT, ngày 24 tháng 8 năm 1982 của Hội đồng Bộ trƣởng ban hành Điều lệ về Tiêu chuẩn hóa có quy định tiêu chuẩn đƣợc ban hành để b t buộc ho c khuyến cáo áp dụng cho các bên.
Đến năm 2006, trong Luật số 68/2006/QH ngày 29 tháng 6 năm 2006 về Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật quy định tiêu chuẩn kh ng b t buộc mà mang tính khuyến cáo tự nguyện áp dụng. Khái niệm “quy chuẩn kỹ thuật” Tại điểm 2, Điều 3 của Luật số 68/2006/QH ngày 29 tháng 6 năm 2006 về Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật có giải thích khái niệm quy chuẩn kỹ thuật:“Quy chuẩn kỹ thuật là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh, sức khỏe con người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo vệ lợi ích và an ninh quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu thiết yếu khác”. Khái niệm ch r nội dung của quy chuẩn kỹ thuật quy định về mức gi i hạn của đ c tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý. Về đối tƣợng của quy chuẩn kỹ thuật là sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, m i trƣ ng, các đối tƣợng khác 2 Xem thêm : Nghị định số 141/HĐBT, ngày 24 tháng 8 năm 1982 của Hội đồng Bộ trƣởng ban hành Điều lệ về Tiêu chuẩn hóa.
15 trong hoạt động kinh tế - xã hội. Về phân loại hệ thống quy chuẩn kỹ thuật ở Việt Nam gồm có quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN), quy chuẩn kỹ thuật địa phƣơng (QCĐP). Về hiệu lực quy chuẩn kỹ thuật đƣợc xây dựng, ban hành để b t buộc áp dụng. So sánh giữa tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật chúng ta thấy sự giống nhau là cùng đề cập đến nội dung về đ c tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý; cùng đối tƣợng quản lý.
Sự khác nhau là tiêu chuẩn c ng bố để tự nguyện áp dụng, còn quy chuẩn kỹ thuật ban hành để b t buộc áp dụng. Khái niệm “Chuẩn hóa” Có nhiều định nghĩa khác nhau về chuẩn hóa, cụ thể: Theo Đại từ điển Tiếng Việt: “Chuẩn hoá là xác lập chuẩn mực. Trong đó, chuẩn được hiểu là cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu, để làm mẫu hoặc tiêu chuẩn được định ra : chuẩn quốc gia, chuẩn quốc tế”. Từ quan niệm chung nhất này, việc chuẩn hóa th ng thƣ ng có thể đƣợc hiểu là tiến trình tạo lập và áp dụng các chuẩn.
Theo tác giả Jane Thacker trong bài viết “Tiêu chuẩn hóa và thư viện”3 đã đƣa ra quan niệm “Chuẩn hoá là một sự chuyển tiếp từ ý tưởng cá nhân sang ý tưởng cộng đồng, sự chuyển tiếp từ lộn xộn đến ngăn nắp và từ sự hành xử tùy tiện tới sự hành xử theo quy luật”. V i quan niệm nhƣ vậy, chuẩn hóa là con đƣ ng tiến đến sự chấp thuận s thực hiện một việc gì đó theo một phƣơng thức nhất định bằng cách xác định một số nguyên t c thống nhất trong thao tác nhằm tạo nên sự tin cậy đối v i ngƣ i sử dụng dịch vụ. Mục tiêu của chuẩn hoá là đạt đƣợc sự đồng thuận, từ đó, chuẩn trở thành một phƣơng tiện kiểm soát chất lƣợng, tạo ra một thƣ c đo để xác định đƣợc chất lƣợng c ng việc, đảm bảo một kết quả dự kiến từ trƣ c. C ng cụ thực hiện sự chuẩn hóa là các quy chuẩn (normative document), bao gồm: tiêu chuẩn (standard), quy định kỹ thuật (technical specifications), quy phạm thực hành (codes of practice), và văn bản pháp quy (regulations)4.
3 Xem thêm: Jane Thacker. Standardization and libraries. Báo cáo khoa học hội thảo “Tiêu chuẩn hóa và hoạt động thông tin thư viện”. Hà Nội, tháng 2/2002 4 Xem thêm: Vũ Dƣơng Thúy Ngà: “Vấn đề chuẩn hóa trong hoạt động thư viện thông tin hiện nay”.
Tạp chí nghiên cứu Văn hóa (http://huc.vn/vi/spct/id88) 16 Nhƣ vậy, có thể hiểu chuẩn hoá là hoạt động bao gồm việc làm ra tiêu chuẩn, quy chuẩn và cả việc áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn vào một lĩnh vực nào đấy nhằm nâng cao hiệu quả của các đối tƣợng (sản phẩm, dịch vụ, quá trình, m i trƣ ng,…). Hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hiện hành Để tìm hiểu khái niệm hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ hiện hành trƣ c hết chúng ta tìm hiểu một số khái niệm có liên quan nhƣ hồ sơ là gì, giao nộp là gì? lƣu trữ hiện hành là gì?. - Hồ sơ: có nhiều tài liệu định nghĩa về hồ sơ, cụ thể trong một số tài liệu có nêu nhƣ sau: Trong cuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ Việt Nam có định nghĩa hồ sơ: “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, một đối tượng, hoặc có một, hoặc một số đặc điểm hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân” [19; 188]. Luật Lƣu trữ Việt Nam số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 có giải thích về hồ sơ: “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.
