ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ CỬA HÀNG THIẾT BỊ SỐ BACH KHOA COMPUTER LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng hệ thống : 1. Khảo sát hệ thống và đặc tả đề tài : Bách Khoa computer là một cửa hàng kinh doanh các thiết bị , linh kiện máy tính như : chuột, bàn phím, ram, usb, … bên cạnh đó còn có các lọai thiết bị giải trí như : mp3, mp4, …. Không những vậy, cửa hàng còn cung cấp phân phối các lọai mặt hàng hiện có cho một số cửa hàng lớn nhỏ khác.
Nguồn hàng có thể do các nhà cung cấp, nhà sản xuất hoặc các công ty trong và ngoài nước cung cấp. Các hoạt động chính của cửa hàng gồm nhập hàng vào kho, xuất hàng từ kho ra quầy, từ kho phân phối đến các cửa hàng khác, quản lý các quầy, báo cáo số lượng, doanh thu, tồn kho hàng tháng, hao hụt mặt hàng hàng tuần. Quy trình hoạt động và quản lý Bách Khoa computer được mô tả theo từng bộ phận sau : - Bộ phận thu ngân : cung cấp đơn đặt hàng, tính tiền dựa vào sản phẩm và số lượng trong đơn đặt hàng. Đồng thời lưu mọi dữ liệu về số lượng bán ra, số tiền khách trả vào máy tính, để nhân viên quản lý có thể nắm mọi dữ liệu vào ra của cửa hàng.
- Bộ phận bán hàng : có nhiệm vụ giới thiệu, giải thích cho khách hàng về sản phẩm. Đánh số lượng, loại sản phẩm vào đơn đặt hàng. Sau khi khách hàng thanh toán tại quầy tính tiền thì phải giao các loại sản phẩm đã thanh tóan trong hóa đơn cho khách hàng. - Cửa hàng trưởng : có trách nhiệm quản lý các hoạt động kinh doanh, phân phối và mọi hoạt động khác của cửa hàng.
- Bộ phận quản lý : có nhiệm vụ cuội ngày tổng kết dữ liệu trên máy do bộ phận thu ngân nhập vào, tổng kết số luợng sản phẩm bán ra trên quầy để cân đối. So sánh đối chiếu giữa số lượng + đơn giá của sản phẩm với số lượng + thành tiền của thu ngân để kiểm tra, điều chỉnh sai sót nếu có. Tiếp nhận đơn đặt hàng từ bộ phận giao tiếp giao cho thủ kho để xuất kho, kiểm tra việc xuất kho về số lượng và các loại sản phẩm. Nhận phân tích từ bộ phận kế toán quyết định hình thức + nôi dung khuyến mãi trong đợt khuyến mãi.
- Bộ phận giao tiếp : có trách nhiệm đến các cửa hàng khác mà Bách Khoa phân phối nhận đơn đặt hàng, đem sản phẩm đã đặt từ kho tới phân phối cho các cửa hàng đó. Tìm hiểu về nhu cầu thị trường, sản phẩm mới và đem đơn đặt hàng, nhận hàng từ các nguồn cung cấp dưới sự chỉ đạo của cửa hàng trưởng. - Thủ kho : quản lý về công việc nhập kho, xuất kho lên quầy, xuất kho phân phối cho các cửa hàng khác. - Bộ phận kĩ thuật : kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập kho, trước khi phân phối và trước khi bán cho khách hàng.
Lắp ráp cài đặt, hướng dẫn sử dụng. Đánh dấu ngày mua lên tem bảo hành, sửa chữa sản phẩm bảo hành và quy dổi sản phẩm tương đương nếu không sửa được cho khách hàng. - Bộ phận kế toán : tổng kết, điều chỉng giá các loại mặt hàng. Phân tích số liệu nhập xuất để cố vấn cho cửa hàng trưởng định giá sản phẩm kinh doanh tại chỗ và sản phẩm phân phối cho các cửa hàng khác.
In bảng báo giá.-->kế toán trưởng : quản lý công nợ, phát lương nhân viên. Quản lý cửa hàng Bách Khoa Computer 2. Phân tích hiện trạng hệ thống : Dưới đây là công việc cụ thể được thực hiện tại cửa hàng : Trang 1 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Nhập hàng : Cửa hàng có một bộ phận giao tiếp, để nhập hàng, bộ phận này phải nghiên cứu để nắm bắt nhu cầu thị trường về sản phẩm tiêu dùng, sản phẩm mới.
Từ đó, đặt quan hệ với những nhà cung cấp những mặt hàng trên, giao đơn đặt hàng và nhận sản phẩm về cho cửa hàng. Nguồn hàng được nhập dưới hình thức : đơn đặt hàng – hợp đồng mua bán giữa cửa hàng và nhà cung cấp. Hàng nhập về sẽ được kiểm tra chất lượng, phân loại, dán tem, định mã sản phẩm, định giá và nhập vào kho. Việc báo cáo liên quan đến nhập hàng thể hiện qua phiếu mua hàng và thẻ kho với mẫu sau : Cửa hàng thiết bị số Bách Khoa Computer PHIẾU MUA HÀNG Số : ……………….
Tên công ty : ………………………………………………………………………………. Số điện thoại : …………………………………. STT Mã số Tên mặt hàng Đơn giá VND/USD Số lượng Thành tiền Ghi chú Tổng cộng Viết bằng chữ : …………………………………………………………………………………… Ngày ………. Người quản lý Cửa hàng trưởng Cửa hàng thiết bị số Bách Khoa Computer Số : ……………… THẺ KHO Lập ngày…….
Tên mặt hàng : …………………………………………………………………………………….(VND/USD) STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập Ngày xuất Số lượng Số Ngày Nhập Xuất Tồn Trang 2 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khi hang nhập về kho, thủ kho ghi số lượng hàng nhập vào thẻ kho. Mỗi loại mặt hàng có một thẻ kho riêng. Đối với những mặt hàng cũ đã có sẵn thẻ kho, mỗi loại mặt hàng mới nhập về sẽ được lập một thẻ kho mới. Bán hàng: Có 2 hình thức Từ kho lên quầy, từ quầy đến khách hàng: Cách trình bày sản phẩm này giúp dễ quản lý loại mặt hàng, khách hàng dễ dàng tham khảo tìm những loại mặt hàng mình cần Từ kho phân phối đến các cửa hàng lớn nhỏ khác.
Các báo cáo liên quan đến công việc bán hàng sẽ được thể hiện qua đơn đặt hàng của khách hàng mua trực tiếp, phiếu đặt hàng của các cửa hàng khác do công ty phân phối, phiếu xuất kho, hóa đơn, báo cáo doanh thu, báo cáo tồn kho từng đợt: Cửa hàng thiết bị số Bách Khoa Computer ĐƠN ĐẶT HÀNG Tên khách hàng:…………………………………………………………………………. Tên mặt hàng:…………………………………………………………………………. Người đặt hàng Hàng hóa từ kho được xuất cho khách hàng dựa vào đơn đặt hàng của khách hàng và phiếu đặt hàng của cửa hàng do công ty phân phối. Cửa hàng thiết bị số Bách Khoa Computer PHIẾU ĐẶT HÀNG Tên cửa hàng:……………………………………………………………………………… Địa chỉ:…………………………………………………………………………………….
Số đện thoại:………………………. STT Tên hàng Loại mặt hàng Số lượng Ghi chú Ngày… tháng … năm … Người đặt hàng Trang 3 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khi khách hàng đem phiếu đặt hàng tới quầy để tính tiền, nhân viên thu ngân sẽ nhận những thông tin cua mặt hàng như: mã số, tên, số lượng, …. vào máy tính, máy tính sẽ in ra hóa đơn. Cửa hàng thiết bị số Bách Khoa Computer Số :………………….
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Ngày …tháng … năm …. Tên khách hàng: …………………………………………………………………………. STT Mã số Tên sản phẩm Đơn giá Đơn vị tiền Số lượng Thành tiền Tổng cộng: ……………………. Viết bằng chữ:…………………………………………………………………………….
Kế toán trưởng Người bán Việc báo cáo doanh thu hằng ngày và báo cáo lượng tồn kho hàng tháng sẽ được đưa cho cửa hàng trưởng để tiện việc quản lý. Cửa hàng thiết bị số Bách Khoa Computer BÁO CÁO DOANH THU Từ ngày ……………. STT Mã số Tên hàng Thành tiền Tổng cộng: ………………………………………………………………………… Viết bằng chữ: ……………………………………………………………………… Kế toán trưởng Cửa hàng trưởng Trang 4 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Cửa hàng thiết bị số Bách Khoa Computer BÁO CÁO TỒN KHO Từ ngày ……………. STT Mã số Tên hàng Tồn đầu kỳ Tồn cuối kỳ Ghi chú Kế toán trưởng Ngày … tháng … năm … Cửa hàng trưởng Việc xuất hàng từ kho ra quầy và phân phối sẽ được thể hiện dưới dạng phiếu xuất kho.
Cửa hàng thiết bị số Bách Khoa Computer Số: ………………. PHIẾU XUẤT KHO Ngày … tháng … năm … STT Mã số Tên hàng Đơn vị tiền Số lượng Ghi chú Kế toán trưởng Thủ kho Cửa hàng trưởng Sơ đồ tổ chức của cửa hàng Bách Khoa Computer: Trang 5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Nhận xét: Qua tìm hiếu cách thức hoạt động của cửa hàng, ta thấy công việc trải qua nhiều giai đoạn, các công việc diễn ra liên tục không gián đoạn. Dữ liệu tuy có biến động nhưng đòi hỏi có tính xác cao.
Việc quản lý dựa vào ghi chú nhiều sổ sách, biểu mẫu, … tốn thời gian và nhân lực. Do vậy việc đưa hệ thống máy tính vào quản lý, lưu dữ liệu trở nên cần thiết và hiệu quả. Nó giúp xử lý dữ liệu nhanh, chính xác và hiệu quả. Phân tích yêu cầu: 1) Các chức năng: a) Quản lý kho: - Quản lý hàng nhập: Nhập theo danh mục trong đơn đặt hàng của cửa hàng mình.
Quản lý sản phẩm nhập: mã số, loại, số lượng, đơn vị tiền, tên hãng sản xuất, …. Dựa vào kiểm tra sản phẩm trước khi nhập: nhập kho những sản phẩm đạt chất lượng và số lượng; báo cáo trả về những sản phẩm không đạt và số lượng; in báo cáo nhập hàng theo từng đợt. - Quản lý hàng xuất: Xuất từ kho lên quầy: quản lý dựa trên mã số, tên, loại, … In báo cáo cuối tuần. Xuất từ kho phân phối cho các cửa hàng khác: Quản lý dựa trên mã số, tên, loại, … In báo cáo sau mỗi lần giao hàng.
- Quản lý hàng tồn; Tổng kết số lượng bán cho khách hàng và phân phối sau đó so sánh số lượng nhập kho kết luận có tồn kho không? Nếu có in báo cáo hàng tồn và giá trị hàng. b) Quản lý danh mục: o Cập nhật danh mục hàng hóa. o Cập nhât danh mục nhà cung cấp. o Cập nhật danh mục nhân viên.
o Xem các danh mục. c) Quản lý bán sỉ (phân phối sản phẩm): o Lập hóa đơn thanh toán mua hàng. o Báo cáo danh thu theo từng đợt. d) Quản lý bán lẻ: o Lập các hóa đơn bán hàng.
o Báo cáo doanh thu theo từng ngày, tháng, …. e) Quản lý hệ thống dữ liệu: o Lưu trữ và phục hồi dữ liệu. o kết thúc chương trình. 2) Phi chức năng: Hệ thống sử dụng bảo mật và phân quyền.
Người admin : đăng ký và phân quyền cho người sử dụng chương trình giúp nhà quản lý theo dõi và kiểm soát chương trình. Đổi password : người sử dụng có thể đổi mật mã để vào chương trình và sử dụng hệ thống dữ liệu. Trang 6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Phân tích hệ thống: 1.
Mô hình thực thể ERD: a. Xác định các thực thể: 1) Thực thể 1: Nhà cung cấp Nhà cung cấp là các công ty và cửa hàng trong và ngoài nước có quan hệ trao đổi mua bán với cửa hàng. Các thuộc tính: MSNCC (mã số nhà cung cấp) :đề phân biệt giữa các nhà cung cấp với nhau. Đây là thuộc tính khóa chính.