CHƯƠNG 1. MÔ TẢ TỔNG QUAN BÀI TOÁN 1. Giới thiệu về Công ty TNHH Insight Creation Vietnam 1. Khái quát chung: - Tên đơn vị: Công ty TNHH Insight Creation Vietnam - Tên quốc tế: INSIGHT CREATION VIETNAM COMPANY LIMITED - Mã số thuế: 0109604930 - Địa chỉ thuế: Số 9, Ngõ 162 Nguyễn Tuân, Thanh Xuân, Hà Nội 1.
Ngành nghề kinh doanh: - Bán lẻ hàng may mặc, giày dép, hàng da và giả da trong các cửa hàng chuyên doanh - Hoạt động sáng tác, nghệ thuật và giải trí - Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự, đèn và bộ đèn điện, đồ dùng gia đình khác chưa được phân vào đâu trong các cửa hàng chuyên doanh - Nghiên cứu thị trường và thăm dò dư luận - Quảng cáo Công ty sử dụng hình thức kinh doanh dropshipping - mô hình kinh doanh trực tuyến không cần bỏ vốn, không cần nhập hàng nhưng vẫn bán được sản phẩm. Công việc chính của công ty là marketing quảng bá sản phẩm và tìm khách hàng, kí kết hợp đồng với các nhà cung cấp, nguồn hàng. Giới thiệu trên website của Công ty. 8 Nguồn hàng của công ty là các nhà sản xuất chưa có được vị thế cạnh tranh trên thị trường, bộ phận marketing yếu.
Bộ phận kinh doanh sẽ tiếp cận, đàm phán để kí hợp đồng với mức chiết khấu tốt nhất cho công ty. Sơ đồ công ty: Hình 2. Sơ đồ hoạt động của công ty. Lý do chọn bài toán 1.
Vấn đề: - Khi mở rộng kinh doanh, số lượng sản phẩm ngày càng tăng đồng nghĩa với việc đa dạng các sản phẩm phù hợp với từng tệp khách hàng riêng. Việc quản lý các dữ liệu về quảng cáo và khách hàng cần được sắp xếp một cách khoa học để phục vụ việc phân tích dữ liệu, tạo ra insight mới. - Công ty đang sử dụng chỉ một CRM cho việc quản lý bán hàng, các bộ phận còn lại đều sử dụng Google Sheets. Khi dữ liệu càng tăng, file sẽ mất nhiều thời gian để load, ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
Hơn nữa việc quản lý qua Google Sheets không thể đảm bảo bảo mật dữ liệu. - Đối với việc marketing, nhân viên hiện tại chỉ có thể phân tích tệp khách hàng dựa trên cảm tính cá nhân, mang tính chủ quan. Việc dữ liệu giữa các phòng ban không thông suốt khiến phòng marketing không thể lấy thêm thông tin nhân khẩu học từ phòng kinh doanh một cách dễ dàng. Ngược lại, phòng kinh doanh cũng cần dữ liệu từ quảng cáo để xác định sản phẩm tiềm năng mới để kí hợp đồng với các nguồn hàng mới.
Nhận thấy được tất cả những khó khăn, vướng mắc trên. Trong quá trình khảo sát thực tế, nhóm đã quyết định đưa ra một số các đề xuất cho công ty để từng bước tiến hành xây dựng một hệ thống ERP hoàn chỉnh nhằm phục vụ tốt hơn quá trình vận hành và quản lý của doanh nghiệp. Lý do cần xây dựng hệ thống ERP - Đảm bảo thông tin thông suốt giữa các bộ phận, giảm thiểu những giai đoạn truyền tải thông tin Một doanh nghiệp càng phát triển sẽ có càng nhiều những nhân sự, những bộ phận được thành lập để quản lý ngày càng chuyên nghiệp và chi tiết hơn. Thử thách lớn nhất lúc này chính là dữ liệu của một bộ phận sẽ không thể dễ dàng được tiếp cận bởi bộ phận khác.
ERP giúp sự truyền tải thông tin cần thiết giữa các bộ phận tức thời và đảm bảo quyền riêng tư, bảo mật của từng bộ phận. Ví dụ: dữ liệu về các thông số quảng cáo của bộ phận marketing có thể được truy cập bởi bộ phận R&D – phòng kinh doanh để đi tìm kiếm nguồn hàng cho lợi nhận tối ưu nhấ, dữ liệu PnL (lợi nhuận của công ty) có thể được truy cập bất cứ lúc nào bởi ban giám đốc mà không cần đợi báo cáo từ các bộ phận khác. - Đơn giản hóa nhưng vẫn đảm bảo các quy trình chặt chẽ Những sai sót thông tin cơ bản, logic vô lý trong xử lý quy trình có thể được phát hiện và ngăn chặn ngay từ đầu bởi hệ thống. Giảm thiểu tối đa những công việc phí phạm thời gian mà không tạo ra giá trị cho công ty như: làm lại đơn hàng bị sai, làm lại báo cáo tài chính không hợp lý, kiểm kho lại do bất logic với bộ phận nhập hàng.
Có rất nhiều quy trình phức tạp thường xuyên gặp vấn đề thống nhất dữ liệu, thông tin được tính toán, lưu trữ bởi nhiều bộ phận khác nhau. Việc sử dụng phần mềm ERP quản lý thông tin đảm bảo những phức tạp trong đồng bộ hóa thông tin sẽ không còn nữa. - Module hóa từng bộ phận Hệ thống ERP được thiết kế có rất nhiều quy trình cần thiết để vận hành một doanh nghiệp chỉ trên một hệ thống thống nhất. Mỗi quy trình sẽ giúp những bộ phận như kinh doanh, kế toán, nhân sự sẽ không bao giờ xung đột công việc với nhau và không phải phụ thuộc vào nhau để hoàn thành công việc của mình.
- An toàn bảo mật thông tin nhưng không giới hạn khả năng của nhân viên Các báo cáo có thể được thực hiện bởi nhiều bộ phận và nhiều nhân sự, quy trình truyền thống khiến phần lớn các thông tin vốn không cần thiết phải chia sẻ với người thực hiện bị tiết lộ và một nhân viên bộ phận cũng có thể nắm được toán bộ báo 10 cáo của doanh nghiệp. Điều đó gây rủi ro rất lớn cho doanh nghiệp khi các thông tin chỉ được truy cập cấp quản lý có thể bị lộ. Một chiến lược kinh doanh của công ty sẽ bao gồm nhiệm vụ và thông tin của nhiều bộ phận, thông qua hệ thống ERP, mỗi bộ phận sẽ chỉ nhận được phần nhiệm vụ của riêng mình và chỉ có thể cung cấp được thông tin của riêng họ. Một phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp tốt giúp mọi người làm việc dễ dàng, người quản lý nắm được thông tin của các bộ phận và đảm bảo cho nhân viên có thể truy cập các thông tin cần thiết nhưng không thể thực hiện các hành động ngoài khả năng nhằm gây hại tới dữ liệu chung.
- Loại bỏ dữ liệu dư thừa Một trong những vấn đề lớn nhất nếu dữ liệu không được lưu trữ tập trung đó chính là sự dư thừa dữ liệu, khiến cũng một thông tin được lưu trữ ở nhiều nơi và việc cập nhật trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Cấu trúc cơ sở dữ liệu phân tán tạo ra rất nhiều sự trùng lặp và dư thừa dữ liệu, với những rủi ro không nhất quán trong dữ liệu tăng theo cấp số nhân. Có một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tập trung chung, là một đặc tính quan trọng của một hệ thống phần mềm ERP. Tất cả các dữ liệu được nhập và lưu trữ chỉ một lần và sau đó được sử dụng bởi tất cả các phòng ban và module cùng một lúc.
Điều này giúp loại bỏ các lỗ hổng vốn có liên quan đến việc sử dụng một cơ sở dữ liệu phân tán. - Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự Nhờ ERP mà bên nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phức lợi này nọ), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên cũng vui hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn. - Gia tăng sự hài lòng của khách hàng Giữ khách hàng luôn thỏa mãn với dịch vụ của mình trong khi vẫn phải quản lý bán hàng, kho hàng… là công việc thực sự kinh khủng.
Thông thường sẽ phải tốn một khoản thời gian để bạn nhận được báo cáo về tình trạng sản phẩm/dịch vụ của mình 11 nhằm thuyết trình với khách hàng. Hệ thống ERP giúp quản trị toàn bộ thông tin của sản phẩm theo thời gian thực. Việc này giúp ích rất nhiều trong đáp ứng mong muốn của khách hàng. - Kiểm soát thông tin tài chính Để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác.
ERP tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP. Hệ thống ERP có thể đưa ra các phân tích dựa trên các trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension) để đánh giá hiệu quả kinh doanh. Mô tả bài toán Sau quá trình khảo sát thực tế tình trạng của doanh nghiệp, nhóm đã nhận thấy tầm quan trọng của việc cần xây dựng một hệ thống ERP hoàn chỉnh cho việc quản lý tổng thể của công ty.
Từ những yếu tố đầu vào, các dữ liệu đã có, nhóm đã có cái nhìn tổng quan về bài toán cụ thể cho doanh nghiệp Bài toán: Xây dựng hệ thống ERP cho quản lý tổng thể doanh nghiệp. Hệ thống bao bồm 4 phân hệ chính trong quản lý tổng thể doanh nghiệp là: - Kinh doanh - Marketing - Kế toán - Tài chính - Nhân sự. Nhằm thiết lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các phân hệ với nhau trong doanh nghiệp thông qua các bước như xây dựng cơ sở dữ liệu chung (danh mục sản phẩm, khách hàng, nguồn hàng…). Hệ thống ERP mà nhóm đề xuất phải đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu từ cơ bản nhất của công ty như: giúp nhân viên nắm rõ được sản phẩm, khách hàng, các chỉ số quảng cáo, theo dõi thông tin đơn hàng…tới những yêu cầu phức tạp hơn như kết nối mọi bộ phận của công ty.
12 Việc xây dựng được một hệ thống ERP là vô vùng cần thiết cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí, chuyên nghiệp hóa các công đoạn và quy trình quản lý và tạo được một lợi thế cạnh tranh lớn trên thị trường. PHÂN TÍCH CÁC PHÂN HỆ 2. Biểu đồ ca sử dụng tổng thể: Hình 3. Sơ đồ ca sử dụng tổng thể hệ thống.
Usecase đăng nhập: - Mô tả usecase: usecase này cho phép nhân viên đăng nhập vào hệ thống quản lý của cửa hàng. Hệ thống sẽ phân quyền nhân viên được đăng nhập vào hệ thống Nhân viên nhập thông tin đăng nhập bao gồm username và password theo đúng thông tin đã được tạo.