Chương 1 - CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 1. Tổng quan về công tác đánh giá thực hiện công việc 1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò công tác đánh giá thực hiện công việc 1. Khái niệm, đặc điểm công tác đánh giá thực hiện công việc Thuật ngữ Đánh giá thực hiện công việc xuất hiện ở Việt Nam từ những năm 1990, xuất phát từ thực tế gia nhập WTO và sự cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Thuật ngữ này được đưa ra nghiên cứu và phân tích sâu hơn nhằm làm rõ nội dung của công tác đánh giá thực hiện công việc, “ Công việc là tổng hợp các nhiệm vụ, tránh nhiệm mà một người hay một nhóm người lao động phải đảm nhận trong tổ chức. Công việc chỉ rõ những chức năng, quyền hạn của tổ chức mà một người hay nhóm người thực hiện”. Bên cạnh khái niệm trên, có một số quan điểm cho rằng “Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức về tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động” hoặc “Đánh giá thực hiện công việc thường được hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó đối với người lao động”. Đánh giá thực hiện công việc là một quá trình nhằm đo lường và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
Các đặc điểm quan trọng khi đánh giá thực hiện công việc bao gồm: 1 - Khả năng hoàn thành công việc: Đánh giá mức độ mà nhân viên hoàn thành nhiệm vụ được giao, bao gồm độ chính xác, chất lượng, và khối lượng công việc. - Hiệu suất làm việc: Đo lường khả năng làm việc hiệu quả, bao gồm tốc độ hoàn thành công việc và khả năng đạt được mục tiêu đã đề ra. - Sáng tạo và cải tiến: Xem xét khả năng đóng góp ý tưởng mới, cải thiện quy trình, và nâng cao chất lượng công việc. - Thái độ và tính cam kết: Đánh giá thái độ của nhân viên đối với công việc, sự cam kết với tổ chức, và khả năng hòa nhập vào văn hóa công ty.
- Kỹ năng và kiến thức chuyên môn: Xem xét mức độ am hiểu và ứng dụng kỹ năng chuyên môn vào công việc. - Khả năng làm việc nhóm: Đánh giá khả năng hợp tác, giao tiếp, và làm việc hiệu quả với đồng nghiệp. - Tinh thần học hỏi và phát triển: Đo lường sự chủ động trong việc học hỏi, tiếp thu cái mới, và nâng cao năng lực bản thân. - Mục tiêu và kết quả đạt được: Đánh giá mức độ đạt được so với các mục tiêu cá nhân hoặc mục tiêu của bộ phận.
Việc đánh giá hiệu quả cần đảm bảo tính khách quan, công bằng, và minh bạch để tạo động lực cho nhân viên phát triển và đóng góp tích cực vào tổ chức. Vai trò công tác đánh giá thực hiện công việc - Mục đích đánh giá thực hiện công việc với tổ chức, tập thể: Giúp cho các tập thể lao động biết và hiểu được mức độ, mối tương quan trong thực hiện công việc của nhau. 2 Giúp cho tập thể lao động nhận biết được những ưu nhược điểm của mình, từ đó tìm cách phát huy mặt tốt, biện pháp khắc phục mặt yếu kém. Tạo được sự đoàn kết trong tập thể, kích thích, tạo động lực lao động, khuyến khích tinh thần thi đua giữa các đơn vị và nâng cao sự phối hợp trong công việc, cùng phấn đấu đạt được những kết quả cao trong đánh giá.
Kích thích được sự cố gắng của cá nhân trong thực hiện công việc nếu đánh giá tập thể gắn liền với việc lựa chọn các cá nhân tiêu biểu của tập thể đó. Xây dựng văn hóa tổ chức, đánh giá khách quan là cơ sở của công bằng, tạo bầu không khí thuận lợi trong lao động, hỗ trợ công tác truyền thông, giao tiếp, thảo luận giữa cấp trên và cấp dưới… - Mục đích đánh giá thực hiện công việc đối với người lao động: Cải tiến sự thực hiện công việc của người lao động, kích thích phấn đấu bằng cách cung cấp thông tin về mức độ thực hiện công việc của họ so với các tiêu chuẩn đặt ra và so với các nhân viên khác. Giúp người lao động tự phát hiện sai sót, từ đó tự rút ra biện pháp khắc phục, nâng cao ý thức trách nhiệm và tạo điều kiện cho người lao động khẳng định mình. Giúp nhà quản lý thêm dữ kiện, hỗ trợ họ ra các quyết định đúng đắn trong công tác hoạch định, đào tạo – phát triển, thuyên chuyển, đề bạt, cải tiến cơ cấu tổ chức, trả lương, khen thưởng, xử phạt, phát hiện bồi dưỡng nhân tài… - Tác dụng, ý nghĩa đánh giá thực hiện công việc đối với tổ chức, tập thể: Tạo động lực lao động cho tập thể, cá nhân: Các tiêu chí, tiêu chuẩn ĐGTHCV được thiết kế dựa trên chiến lược, sách lược đã thống nhất của tổ 3 chức.
Thành công của tổ chức sẽ bắt nguồn từ kết quả tốt trong công việc của tập thể, cá nhân. Cho nên, đây là yếu tố quan trong cho việc thăng tiến, phúc lợi, lương bổng… tạo động lực làm việc cho người lao động. Xây dựng cơ sở cho các quyết định đúng đắn trong hoạt động quản trị nhân lực như: Trao đổi và giao tiếp trong quá trình đánh giá thực hiện công việc là cơ hội giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện, sâu sắc cấp dưới của mình. Là cơ sở ban hành các quyết định nhân sự đúng đắn liên quan tới đề bạt, thuyên chuyển, đào tạo, phát triển, thăng tiến… Cơ sở đánh giá mức độ thành công của hệ thống chính sách quản trị nhân lực của tổ chức.
Cơ sở cho việc trả thù lao lao động dựa trên kết quả, ví dụ như hệ thống lương 3P, lương theo sản phẩm… Quá trình trao đổi thông tin trong đánh giá giúp hoàn thiện điều kiện làm việc của người lao động, ví dụ như hoàn thiện quy trình sản xuất tinh gọn, an toàn vệ sinh lao động, 5S, cải tiến, KAIZEN… Kết quả công bằng và chính xác trong đánh giá góp phần tạo bầu không khí thuận lợi trong đời sống tập thể, xây dựng văn hóa, điều chỉnh thái độ của cá nhân người lao động. - Tác dụng, ý nghĩa đánh giá thực hiện công việc đối với người lao động: Giúp người lao động có cơ hội tự khẳng định mình, khẳng định vai trò của mình trong tổ chức. Giúp người lao động thấu hiểu bản thân, phát huy điểm mạnh, khắc phục điểm yếu từ đó làm cơ sở cho hoàn thành công việc được tốt hơn. 4 Hoạt động phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc tạo cơ hội để người lao động nói lên tiếng nói của mình.
Các yêu cầu đối với công tác đánh giá thực hiện công việc Công tác đánh giá thực hiện công việc cần đảm bảo các yêu cầu sau: - Tính phù hợp: Các tiêu chuẩn thực hiện công việc phải có sự phù hợp nhất định với các mục tiêu của tổ chức. Nói cách khác, hệ thống đánh giá phải phù hợp với mục tiêu quản lý, phục vụ được mục tiêu quản lý. Đồng thời, phải có sự liên quan rõ ràng giữa các yếu tố chủ yếu của công việc đã được xác định thông qua phân tích công việc với các chỉ tiêu đánh giá được thiết kế trong phiếu đánh giá. - Tính nhạy cảm: Tiêu chí này đòi hỏi hệ thống đánh giá phải có những công cụ đo lường có khả năng phân biệt được những người hoàn thành tốt công việc và những người không hoàn thành tốt công việc.
- Tính tin cậy: Ở đây chính là sự nhất quán của đánh giá. Hệ thống đánh giá phải đảm bảo sao cho mỗi một nhân viên bất kỳ, kết quả đánh giá độc lập của những người đánh giá khác nhau về họ phải thống nhất với nhau về những điểm chính. - Tính được chấp nhận: Hệ thống đánh giá được chấp nhận và ủng hộ thực hiện việc đánh giá thực hiện công việc. - Tính thực tiễn: Để có thể thực hiện tốt trong thực tế thì các phương tiện đánh giá phải đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lao động và với người quản lý.
Các lỗi cần tránh trong công tác đánh giá thực hiện công việc Khi đánh giá thực hiện công việc cần lưu ý tránh mắc phải những lỗi sau: - Tiêu chuẩn không rõ ràng: Chưa mô tả rõ ràng về trách nhiệm công việc cho từng vị trí chức danh để mỗi nhân viên có thể biết phạm vi trách nhiệm và nội dung công việc của mình là gì. Chưa xác lập cụ thể về mục tiêu công việc cần hoàn thành và năng lực cần thể hiện ổn định, để mỗi nhân viên biết và tuân thủ. - Lỗi thiên vị: Người đánh giá sẽ mắc lỗi này khi họ yêu mến, ưa thích một người lao động nào đó hơn những người khác. Để hạn chế lỗi này đòi hỏi người đánh giá phải xem xét mọi khía cạnh liên quan đến kết quả đánh giá thực hiện công việc của người lao động, cần tránh để bị cảm giác chi phối khi đánh giá.
- Xu hướng thái quá: Xu hướng đánh giá tất cả nhân viên theo xu hướng quá cao hoặc quá thấp. Cách đánh giá này khiến cho nhân viên tự mãn hoặc bi quan không muốn cố gắng phấn đấu để thực hiện công việc. - Lỗi định kiến: Từ việc không yêu thích và đánh giá thiếu khách quan sẽ tạo ra định kiến làm kết quả đánh giá bị sai lệch. Nguyên nhân chủ yếu là do định kiến của người đánh giá như phân biệt vùng miền, sắc tộc, giới tính, tôn giáo, ngoại hình.
Hậu quả là dẫn đến bất bình trong mối quan hệ tập thể, tác động tiêu cực đến động lực làm việc của nhân viên. - Lỗi thành kiến do tập quán văn hóa: Ý kiến của người đánh giá rất dễ bị sai lệch do ảnh hưởng của tập quán văn hóa bản thân. Muốn khắc phục được lỗi này thì đòi hỏi người đánh giá phải có sự hiểu biết nhiều hơn về tập quán văn hóa của các vùng khác nhau. 6 - Xu hướng trung bình: Khi đánh giá người đánh giá thường đánh giá mọi người ở mức trung bình nguyên nhân bởi tâm lý ngại va chạm.
Hậu quả gây trở ngại tâm lý người lao động trong quá trình thăng tiến, không động viên được những cá nhân giỏi.