Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền hành chính nhà nước, công tác văn phòng nói chung và nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn bản nói riêng là phương tiện bảo đảm sự chỉ đạo, điều hành và thông tin thông suốt giữa các cơ quan, đơn vị. Đối với Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (tên viết tắt: Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, tên giao dịch quốc tế: Vietnam Academy of Social Sciences) — cơ quan sự nghiệp thuộc Chính phủ theo quy định tại Nghị định số 109/2012/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2012 và Nghị định số 217/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2013 — việc ban hành văn bản đóng vai trò pháp lý và kỹ thuật phục vụ nghiên cứu lý luận, cung cấp luận cứ khoa học cho đường lối của Đảng và Nhà nước, cũng như đào tạo nhân lực khoa học xã hội.

Trong giai đoạn 2014–2016, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đảm nhiệm vai trò Khối trưởng Khối thi đua các ngành Khoa học – Văn hóa – Xã hội và đẩy mạnh chương trình cải cách hành chính theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, trong đó Văn phòng Viện là đơn vị tiên phong. Mặc dù công tác văn thư đã có nhiều nỗ lực cải tiến, thực tiễn tại Viện vẫn bộc lộ một số tồn tại: việc chấp hành các quy định pháp luật về soạn thảo văn bản chưa thực sự đầy đủ; công tác mẫu hóa văn bản chưa đem lại hiệu quả đồng bộ; vẫn còn các sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày và quy trình ban hành. Từ thực tiễn đó, tác giả Nguyễn Thị Liên đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị Văn phòng nhằm khảo sát toàn diện và đề xuất giải pháp khắc phục.

Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể:

  1. Mục tiêu nghiên cứu: Đi sâu tìm hiểu và làm rõ thực trạng công tác soạn thảo, ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam; chỉ rõ những mặt làm được, các hạn chế và nguyên nhân; từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác này.
  2. Nội dung nghiên cứu:
    • Nội dung 1: Nghiên cứu cơ sở khoa học, lý luận của công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong cơ quan quản lý và sự nghiệp nhà nước.
    • Nội dung 2: Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam trên các khía cạnh số lượng, thể loại, thẩm quyền, quy trình và nhận thức cán bộ.
    • Nội dung 3: Xây dựng các giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại cơ quan.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
  • Phạm vi không gian: Văn phòng Viện và các ban chức năng thuộc Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
  • Phạm vi thời gian: Thu thập, khảo sát số liệu văn bản thực tế trong 03 năm (từ năm 2014 đến năm 2016); điều tra nhận thức cán bộ thực hiện vào tháng 3 năm 2017.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập nền tảng lý luận dựa trên các khái niệm hành chính học, ngôn ngữ học và văn bản học được đúc kết từ các học giả chuyên ngành:

  • Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước và văn bản hành chính: Tác giả kế thừa định nghĩa của Bùi Khắc Việt (1997), Lê A và Đinh Thanh Huệ, Nguyễn Quang Ninh và Hồng Dân (Tiếng Việt thực hành), Vương Đình Quyền (2005), Nguyễn Văn Thâm (1999), Nguyễn Minh Phương và Ngô Sỹ Trung (2015). Theo đó, văn bản hành chính là phương tiện thông tin thành văn được hình thành trong quá trình quản lý điều hành, gồm hai phân nhóm chính: văn bản hành chính cá biệt (quyết định nâng lương, bổ nhiệm...) và văn bản hành chính thông thường (loại có tên loại như quyết định, quy chế, thông báo, tờ trình, kế hoạch... và loại không có tên loại là công văn).
  • Chức năng của văn bản: Xác định ba chức năng nền tảng gồm chức năng pháp lý (mang giá trị bắt buộc thi hành, căn cứ giải quyết tranh chấp), chức năng thông tin (truyền tải đường lối, số liệu quản lý với độ chính xác cao) và chức năng quản lý (công cụ truyền đạt quyết định, kiểm tra, đôn đốc hoạt động).
  • Hệ thống văn bản pháp lý làm căn cứ thẩm định:
    • Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP.
    • Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
    • Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
    • Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
    • Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH10, Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/03/2002 và Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/07/2015 hướng dẫn thi hành.
    • Các văn bản quy định nội bộ của Viện: Quyết định số 2305/QĐ-KHXH ngày 30/12/2014 ban hành Quy định soạn thảo và ban hành văn bản quản lý; Quyết định số 517/QĐ-KHXH ngày 07/04/2014 quy định chức năng, thẩm quyền của Văn phòng Viện; Quyết định số 2316/QĐ-KHXH ngày 14/11/2016 ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ của Viện; Quyết định số 412/QĐ-KHXH ngày 18/03/2016 và Quyết định số 2275/QĐ-KHXH ngày 07/11/2016 ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước tại Viện.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được triển khai đồng bộ:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu các giáo trình văn thư, luật định, quy chế nội bộ và các công trình tiền bối (luận văn thạc sĩ của Đỗ Hữu Phương năm 2011, đề tài cấp Bộ của GS.TS Võ Khánh Vinh năm 2007).
  • Phương pháp thu thập, phân tích và tổng hợp số liệu: Thống kê, phân loại toàn bộ số lượng văn bản đi do Văn phòng Viện phát hành trong 03 năm liên tiếp (2014–2016).
  • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Thực hiện phỏng vấn sâu đối với 22 cán bộ thuộc Văn phòng Viện và các ban chức năng.
  • Phương pháp điều tra bằng phiếu hỏi: Phát phiếu điều tra khảo sát tới 37 cán bộ, tổng hợp dung lượng mẫu điều tra nhận thức chung gồm 59 cán bộ (đặc biệt là cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trực tiếp).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Chương 1 hệ thống hóa toàn bộ khung lý luận về công tác văn bản trong quản lý hành chính nhà nước:

  • Phân tích các khái niệm cơ bản về văn bản, văn bản quản lý nhà nước và văn bản hành chính; làm rõ ba chức năng cốt lõi (pháp lý, thông tin, quản lý).
  • Xác định các yêu cầu bắt buộc khi soạn thảo văn bản: đúng thẩm quyền về nội dung và hình thức; nội dung bảo đảm tính mục đích, tính pháp lý, tính khoa học, tính đại chúng và tính khả thi.
  • Quy định thể thức và kỹ thuật trình bày theo Thông tư 01/2011/TT-BNV: bao gồm các thành phần bắt buộc (Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số ký hiệu, địa danh/ngày tháng, tên loại/trích yếu, nội dung, chữ ký/chức vụ, con dấu, nơi nhận) và thành phần bổ sung (độ mật, độ khẩn, địa chỉ, chỉ dẫn phụ lục, trang số).
  • Phân tích quy trình chuẩn gồm 04 giai đoạn hành chính: (1) Chuẩn bị soạn thảo; (2) Soạn thảo văn bản (lập đề cương, viết bản thảo, lấy ý kiến); (3) Duyệt và trình ký; (4) Ban hành văn bản (đóng dấu, vào sổ, phát hành, lưu trữ).

Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

Chương 2 phản ánh chi tiết cơ cấu hoạt động và thực trạng công tác văn thư tại cơ quan:

  • Đặc điểm tổ chức: Tiền thân từ Ban nghiên cứu Văn – Sử – Địa (thành lập ngày 02/12/1953). Cơ cấu tổ chức gồm Lãnh đạo Viện (Chủ tịch và các Phó Chủ tịch), 05 ban tham mưu chức năng (Văn phòng, Ban Tổ chức cán bộ, Ban Kế hoạch – Tài chính, Ban Quản lý khoa học, Ban Hợp tác quốc tế) và 49 đơn vị thuộc, trực thuộc (32 viện nghiên cứu chuyên ngành, 5 đơn vị sự nghiệp, 12 tổ chức đoàn thể).
  • Phân công trách nhiệm: Thực hiện theo Quyết định 2305/QĐ-KHXH và Quyết định 517/QĐ-KHXH; các ban soạn thảo văn bản theo chuyên môn quản lý, Văn phòng Viện chịu trách nhiệm kiểm tra tính pháp lý và thể thức lần cuối trước khi trình Chủ tịch ký ban hành.
  • Nhận thức của cán bộ: Kết quả khảo sát mẫu 59 cán bộ cho thấy:
    • Trình độ nghiệp vụ: 22% được đào tạo chuyên môn tại các trường Đại học/Cao đẳng; 42,4% được tham gia các lớp tập huấn; 35,6% chưa qua đào tạo hoặc tập huấn nghiệp vụ văn thư.
    • Mức độ nắm bắt quy định pháp luật: 56,34% cán bộ thuộc nhóm không biết đầy đủ các văn bản quy định của Nhà nước.
    • Mức độ nắm bắt quy định nội bộ Viện: 60% có biết; 27% biết một vài văn bản; 9% không biết; 4% có ý kiến khác.
    • Đánh giá tầm quan trọng: 76,3% cán bộ khẳng định công tác soạn thảo, ban hành văn bản có vai trò rất quan trọng.
  • Thống kê văn bản ban hành (2014–2016): Khối lượng văn bản phát hành tại Văn phòng Viện đạt quy mô lớn, thể hiện qua bảng số liệu tổng hợp trong khóa luận.
STT Tên loại văn bản Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
1 Quyết định 2.324 2.454 2.486
2 Công văn 2.567 2.691 2.448
3 Hợp đồng 171 290 194
4 Tờ trình 86 90 97
5 Báo cáo 69 77 82
6 Thông báo 45 30 36
7 Giấy mời 48 54 52
8 Giấy giới thiệu 24 20 24
9 Giấy ủy quyền 30 28 35
Tổng cộng 5.364 5.734 5.454
  • Thẩm quyền và phân loại văn bản: Viện không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản của Viện gồm văn bản hành chính thông thường/cá biệt và văn bản chuyên ngành nghiên cứu khoa học (hồ sơ thuyết minh đề tài, quyết định thành lập hội đồng xét duyệt/nghiệm thu, hợp đồng nghiên cứu, biên bản thanh lý, báo cáo chuyên đề, kỷ yếu và văn kiện hội thảo khoa học).
  • Quy trình thực tế: Triển khai qua các khâu xác định độ mật theo Quyết định số 801/2006/QĐ-BCA (độ Mật) và Quyết định số 143/2006/QĐ-TTg (độ Tối mật); lấy ý kiến dự thảo với thời hạn trả lời tối đa 10 ngày làm việc.
  • Đánh giá thực trạng: Viện đã thiết lập hệ thống quy chế rõ ràng, kiểm soát tốt văn bản chuyên ngành; tuy nhiên còn hạn chế về lỗi thể thức, kỹ thuật trình bày, mẫu hóa chưa đồng bộ và tỷ lệ cán bộ chưa qua đào tạo nghiệp vụ văn phòng còn chiếm tới 35,6%.

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

Chương 3 đề xuất 08 nhóm giải pháp đồng bộ xuất phát từ cơ sở khoa học và thực tiễn cơ quan:

  1. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý, quy chế nội bộ của Viện.
  2. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ làm công tác văn thư, liên kết với các cơ sở đào tạo chuyên ngành như Học viện Hành chính Quốc gia, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
  3. Tăng cường kiểm tra thường xuyên và đột xuất công tác soạn thảo, ban hành văn bản tại các đơn vị trực thuộc.
  4. Xây dựng tiêu chí đánh giá chất lượng, hiệu quả ban hành văn bản gắn với thi đua, khen thưởng.
  5. Tuyển chọn, bố trí đúng cán bộ có năng lực chuyên môn thực hiện khâu soạn thảo, thẩm định.
  6. Tiêu chuẩn hóa, mẫu hóa chi tiết toàn bộ các thể loại văn bản hành chính và chuyên ngành NCKH.
  7. Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ phục vụ việc tra cứu, đối chiếu văn bản kịp thời.
  8. Đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ soạn thảo và xử lý văn bản.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và cung cấp hệ thống dữ liệu thực chứng đầy đủ về công tác văn thư tại cơ quan nghiên cứu đầu ngành:

  • Dữ liệu thực trạng: Thống kê toàn diện 16.552 lượt văn bản phát hành trong 03 năm (5.364 văn bản năm 2014; 5.734 văn bản năm 2015 — tăng 6,9%; 5.454 văn bản năm 2016 — giảm 4,9% so với 2015). Phân định rõ hai loại hình văn bản chủ đạo là Quyết định (trên 2.300–2.480 văn bản/năm) và Công văn (trên 2.400–2.690 văn bản/năm).
  • Dữ liệu khảo sát xã hội học: Khảo sát 59 cán bộ chỉ rõ thực trạng trình độ nghiệp vụ (22% học chuyên ngành, 42,4% tập huấn ngắn hạn, 35,6% chưa qua đào tạo) và mức độ tiếp cận quy chế nội bộ (60% nắm rõ, 27% biết một phần, 9% không biết).
  • Đóng góp khoa học: Kế thừa và cập nhật nghiên cứu sau giai đoạn Viện đổi tên và điều chỉnh chức năng theo Nghị định 109/2012/NĐ-CP; cung cấp hệ thống số liệu mới giai đoạn 2014–2016 mà không trùng lặp với luận văn của Đỗ Hữu Phương (2011) hay đề tài của Võ Khánh Vinh (2007). Đề xuất mô hình 8 giải pháp sát hợp với mô hình cơ quan sự nghiệp khoa học công lập.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Tác giả tự nhận còn hạn chế về kinh nghiệm thực tế và kỹ năng tổng hợp thông tin chuyên sâu trong quá trình thực tập tốt nghiệp.
    • Phạm vi số liệu thống kê chủ yếu tập trung tại cơ quan trung tâm (Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam), chưa bao quát chi tiết số liệu văn bản phát hành nội bộ tại toàn bộ 49 đơn vị trực thuộc và 32 viện nghiên cứu chuyên ngành.
    • Dung lượng mẫu khảo sát nhận thức (59 cán bộ) mang tính đại diện cơ quan trung tâm, chưa mở rộng ra các đơn vị sự nghiệp ở xa.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng phạm vi đánh giá công tác soạn thảo, ban hành văn bản xuống các Viện nghiên cứu chuyên ngành trực thuộc Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
    • Nghiên cứu chuyên sâu về quy trình kiểm soát và ứng dụng phần mềm quản lý văn bản điều hành điện tử trong bối cảnh hiện đại hóa hành chính văn phòng.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo:
    • Sinh viên, học viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng, Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Hành chính học, Quản lý Nhà nước tại các trường đại học và học viện.
    • Cán bộ, công chức, viên chức phụ trách công tác văn thư, tổng hợp, hành chính tại các viện nghiên cứu khoa học và cơ quan sự nghiệp công lập trực thuộc Chính phủ.
  • Phần nội dung đáng tham khảo:
    • Hệ thống danh mục phân loại văn bản chuyên môn nghiên cứu khoa học (hồ sơ tuyển chọn, thuyết minh đề tài, nghiệm thu, thanh lý hợp đồng khoa học).
    • Quy trình phân cấp trách nhiệm soạn thảo giữa các ban chức năng và cơ chế rà soát pháp lý cuối cùng của Văn phòng Viện.
    • Phương pháp thiết kế bảng hỏi và xử lý số liệu khảo sát nhận thức cán bộ về nghiệp vụ văn phòng.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận thu thập số liệu văn bản trong giai đoạn nào và tổng số văn bản ban hành là bao nhiêu?
Khóa luận khảo sát số liệu tại Văn phòng Viện trong giai đoạn 03 năm từ 2014 đến 2016. Tổng số văn bản ban hành trong 03 năm này là 16.552 văn bản (năm 2014 ban hành 5.364 văn bản; năm 2015 ban hành 5.734 văn bản; năm 2016 ban hành 5.454 văn bản).

2. Tại sao Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật?
Theo quy định tại Nghị định số 109/2012/NĐ-CP của Chính phủ, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là cơ quan sự nghiệp thuộc Chính phủ, thực hiện chức năng nghiên cứu khoa học xã hội và tư vấn chính sách, không phải là cơ quan quản lý nhà nước nên không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

3. Tỷ lệ cán bộ tại Viện chưa qua đào tạo hoặc tập huấn nghiệp vụ văn thư là bao nhiêu?
Theo kết quả điều tra 59 cán bộ tại Viện, có 35,6% cán bộ chưa từng được đào tạo chuyên môn hoặc tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ về công tác soạn thảo và ban hành văn bản; tỷ lệ cán bộ có chuyên môn đào tạo từ các trường Đại học, Cao đẳng là 22% và cán bộ từng qua tập huấn là 42,4%.

4. Hệ thống văn bản chuyên ngành nghiên cứu khoa học của Viện gồm các loại hình cơ bản nào?
Văn bản chuyên ngành tại Viện gồm: (1) Nhóm thuyết minh, đề xuất đề tài (bản đăng ký, thuyết minh, lý lịch khoa học); (2) Nhóm quản lý khoa học (quyết định thành lập hội đồng xét duyệt/nghiệm thu, hợp đồng khoa học, biên bản tuyển chọn/nghiệm thu/thanh lý); (3) Nhóm sản phẩm khoa học (báo cáo chuyên đề, tổng hợp, tóm tắt, kiến nghị); (4) Nhóm văn bản hội thảo khoa học (tờ trình, quyết định mở hội thảo, kỷ yếu, báo cáo tham luận).

5. Quy định lấy ý kiến dự thảo văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam giới hạn thời gian phản hồi tối đa là bao lâu?
Thủ trưởng các đơn vị hoặc cá nhân được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời hạn tối đa 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị tham gia ý kiến. Nếu quá thời hạn mà không có công văn trả lời thì xem như đã nhất trí với dự thảo.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Liên là công trình nghiên cứu thực chứng nghiêm túc, phản ánh trung thực thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam giai đoạn 2014–2016. Tác giả đã kết hợp chặt chẽ cơ sở lý luận hành chính học với các số liệu thống kê văn bản thực tế và khảo sát nhận thức cán bộ để chỉ ra các ưu điểm cũng như hạn chế về thể thức, kỹ thuật và quy trình. Hệ thống 08 nhóm giải pháp được đề xuất mang tính ứng dụng cụ thể, phục vụ trực tiếp cho mục tiêu nâng cao chất lượng quản trị văn phòng và cải cách hành chính tại cơ quan sự nghiệp khoa học công lập.