Công tác lễ tân tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông

Khám phá công tác lễ tân tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông, vai trò quan trọng trong quản lý và giao tiếp.

• Tác giả: Đồng Thị Hương
• Người hướng dẫn: THS. Trương Thị Mai Anh
• Trường học: Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản Trị Văn Phòng
• Đề tài: Công Tác Lễ Tân Tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng Và Giao Thông
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• LỜI CAM ĐOAN
• 1. CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LỄ TÂN
• 1.1. Cơ sở lí luận về công tác lễ tân
• 1.2. Khái niệm lễ tân
• 1.3. Phân loại lễ tân
• 1.3.1. Lễ tân ngoại giao
• 1.3.2. Lễ tân nội bộ quốc gia
• 1.3.3. Lễ tân kinh doanh
• 1.4. Vai trò của lễ tân trong văn phòng, công ty
• 1.5. Nguyên tắc cơ bản của công tác lễ tân trong văn phòng
• 1.6. Nội dung của công tác lễ tân văn phòng
• 1.7. Tổng quan về INTRACOM
• 1.7.1. Giới thiệu chung về INTRACOM
• 1.7.2. Văn phòng công ty
• 1.7.3. Bộ phận lễ tân
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LỄ TÂN CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG
• 2.1. Tổ chức quản lí công tác lễ tân công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
• 2.2. Nhân sự làm công tác lễ tân
• 2.3. Các văn bản quy định về công tác lễ tân
• 2.4. Cơ sở vật chất cho công tác lễ tân
• 2.5. Tổ chức các nghiệp vụ lễ tân
• 2.5.1. Tổ chức đón, tiếp khách
• 2.5.2. Tổ chức chuẩn bị hội nghị, hội họp
• 2.5.3. Nghe nhận điện thoại đến cơ quan, văn phòng
• 2.5.4. Chuyển phát văn bản đi, tiếp nhận, phân phối văn bản đến cơ quan, văn phòng
• 2.5.5. Quản lí trang thiết bị được giao
• 2.5.6. Hỗ trợ tuyển dụng nhân sự
• 2.5.7. Các công việc khác được giao
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LỄ TÂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG
• 3.1. Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác lễ tân tại công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
• 3.2. Các nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lễ tân
• 3.2.1. Nhóm giải pháp về người làm công tác lễ tân
• 3.2.2. Nhóm giải pháp về công tác tổ chức của văn phòng
• 3.2.3. Nhóm giải pháp về phía công ty
• 3.3. Đề xuất quy chế công tác lễ tân công ty CP Đầu tư xây dựng và hạ tầng và giao thông
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về công tác lễ tân tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông

Công tác lễ tân tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng hình ảnh và thương hiệu của công ty. Lễ tân không chỉ là bộ phận tiếp xúc đầu tiên với khách hàng mà còn là cầu nối giữa các bộ phận trong công ty. Việc tổ chức công tác lễ tân chuyên nghiệp giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp và tạo ấn tượng tốt với đối tác.

1.1. Khái niệm và vai trò của công tác lễ tân

Công tác lễ tân được hiểu là tổng hợp các hoạt động diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi giữa các tổ chức, cá nhân. Vai trò của lễ tân không chỉ dừng lại ở việc đón tiếp mà còn bao gồm việc quản lý thông tin và hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty.

1.2. Lịch sử phát triển công tác lễ tân tại công ty

Công tác lễ tân tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển. Từ những ngày đầu thành lập, lễ tân đã được chú trọng và dần dần hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng và đối tác.

II. Thực trạng công tác lễ tân tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông

Thực trạng công tác lễ tân tại công ty hiện nay cho thấy nhiều điểm mạnh nhưng cũng tồn tại không ít thách thức. Nhân sự làm công tác lễ tân cần được đào tạo bài bản hơn để nâng cao kỹ năng giao tiếp và nghiệp vụ. Cơ sở vật chất phục vụ lễ tân cũng cần được cải thiện để đáp ứng yêu cầu công việc.

2.1. Đánh giá nhân sự làm công tác lễ tân

Nhân sự làm lễ tân tại công ty hiện tại có nhiều kinh nghiệm nhưng vẫn cần cải thiện kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống. Việc đào tạo thường xuyên sẽ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ lễ tân.

2.2. Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ lễ tân

Cơ sở vật chất phục vụ công tác lễ tân tại công ty còn hạn chế. Việc đầu tư vào trang thiết bị hiện đại sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc và tạo ấn tượng tốt với khách hàng.

III. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lễ tân tại công ty

Để nâng cao hiệu quả công tác lễ tân, công ty cần triển khai một số giải pháp cụ thể. Đầu tiên, cần tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên lễ tân. Thứ hai, cải thiện cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ lễ tân. Cuối cùng, cần xây dựng quy chế làm việc rõ ràng cho bộ phận lễ tân.

3.1. Đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên lễ tân

Đào tạo nhân viên lễ tân về kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống và nghiệp vụ lễ tân là rất cần thiết. Các khóa học chuyên sâu sẽ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo ấn tượng tốt với khách hàng.

3.2. Cải thiện cơ sở vật chất và trang thiết bị

Đầu tư vào cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc của bộ phận lễ tân. Việc này không chỉ tạo điều kiện làm việc tốt hơn mà còn tạo ấn tượng tích cực với khách hàng.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu về công tác lễ tân

Nghiên cứu về công tác lễ tân tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông đã chỉ ra rằng việc tổ chức lễ tân chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích. Khách hàng sẽ có ấn tượng tốt hơn về công ty, từ đó tạo dựng mối quan hệ lâu dài và bền vững.

4.1. Lợi ích của công tác lễ tân chuyên nghiệp

Công tác lễ tân chuyên nghiệp giúp tạo dựng hình ảnh tích cực cho công ty. Khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng hơn khi được tiếp đón chu đáo và chuyên nghiệp.

4.2. Kết quả khảo sát về sự hài lòng của khách hàng

Kết quả khảo sát cho thấy khách hàng đánh giá cao sự chuyên nghiệp của bộ phận lễ tân. Điều này cho thấy tầm quan trọng của công tác lễ tân trong việc xây dựng thương hiệu công ty.

V. Kết luận và tương lai của công tác lễ tân tại công ty

Công tác lễ tân tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông cần được chú trọng hơn nữa trong tương lai. Việc nâng cao chất lượng dịch vụ lễ tân sẽ góp phần quan trọng vào sự phát triển bền vững của công ty.

5.1. Tầm quan trọng của lễ tân trong doanh nghiệp

Lễ tân không chỉ là bộ phận tiếp xúc đầu tiên mà còn là bộ mặt của công ty. Một lễ tân chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác.

5.2. Định hướng phát triển công tác lễ tân trong tương lai

Công ty cần có kế hoạch cụ thể để phát triển công tác lễ tân, bao gồm đào tạo nhân viên, cải thiện cơ sở vật chất và xây dựng quy chế làm việc rõ ràng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CÔNG TÁC LỄ TÂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. TRƯƠNG THỊ MAI ANH Sinh viên thực hiện : ĐỒNG THỊ HƯƠNG Mã số sinh viên : 1305QTVD021 Khóa : 2013-2017 Lớp : ĐH QTVP 13D HÀ NỘI - 2017 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập thông tin, tôi đã nhận được sự trợ giúp và hướng dẫn tận tình từ cán bộ, nhân viên Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông. Nhân đây, cho phép tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Khoa Quản trị Văn phòng bởi thầy cô đã tận tình giảng dạy, hướng dẫn tôi trong quá trình thực hiện đề tài này. Trong quá trình nghiên cứu và khảo sát, tôi gặp khá nhiều khó khăn khi thu thập tài liệu và tìm kiếm thông tin. Mặt khác, do trình độ nghiên cứu còn hạn chế, thời gian nghiên cứu hạn hẹp và một số nguyên nhân khác nên dù cố gắng vẫn không tránh khỏi những thiếu sót về mặt lí luận cũng như dẫn chứng đưa ra.Vì thế, tôi rất mong nhận được góp ý của thầy cô trong hội đồng bảo vệ đề tài, các thầy cô trong trường cũng như bạn đọc để đề tài được hoàn thiện hơn. Những ý kiến đóng góp của độc giả giúp tôi có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập và nghiên cứu sau này. Tôi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện Đồng Thị Hương LỜI CAM ĐOAN Đề tài: “Công tác lễ tân tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông”là đề tài khoa học do tôi nghiên cứu.Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này. Sinh viên thực hiện Đồng Thị Hương DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CBNV Cán bộ nhân viên CP Cổ phần PTVP Phụ trách văn phòng TGĐ Tổng Giám đốc MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU . Lý do lựa chọn đề tài. Lịch sử nghiên cứu vấn đề . Mục tiêu nghiên cứu. Nhiệm vụ nghiên cứu . Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. Giả thuyết nghiên cứu. Phương pháp nghiên cứu. Cấu trúc dự kiến của đề tài . 7 PHẦN NỘI DUNG . 9 CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LỄ TÂN. Cơ sở lí luận về công tác lễ tân . Khái niệm lễ tân . Phân loại lễ tân . Lễ tân ngoại giao . Lễ tân nội bộ quốc gia . Lễ tân kinh doanh . Vai trò của lễ tân trong văn phòng, công ty . Nguyên tắc cơ bản của công tác lễ tân trong văn phòng . Nội dung của công tác lễ tân văn phòng . Tổng quan về INTRACOM . Giới thiệu chung về INTRACOM . Văn phòng công ty . Bộ phận lễ tân . 24 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LỄ TÂN CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG . Tổ chức quản lí công tác lễ tân công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông . Nhân sự làm công tác lễ tân . Các văn bản quy định về công tác lễ tân . Cơ sở vật chất cho công tác lễ tân . Tổ chức các nghiệp vụ lễ tân . Tổ chức đón, tiếp khách . Tổ chức chuẩn bị hội nghị, hội họp . Nghe nhận điện thoại đến cơ quan, văn phòng . Chuyển phát văn bản đi, tiếp nhận, phân phối văn bản đến cơ quan, văn phòng . Quản lí trang thiết bị được giao . Hỗ trợ tuyển dụng nhân sự . Các công việc khác được giao . 50 CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LỄ TÂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG . Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác lễ tân tại công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông . Các nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lễ tân . Nhóm giải pháp về người làm công tác lễ tân . Nhóm giải pháp về công tác tổ chức của văn phòng . Nhóm giải pháp về phía công ty . Đề xuất quy chế công tác lễ tân công ty CP Đầu tư xây dựng và hạ tầng và giao thông. 62 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO . 66 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài Từ xa xưa, ông cha ta đã coi trọng chữ “lễ”. Không vậy mà trong Nho giáo rất coi trọng “tam cương- ngũ thường”. “Tam cương” là mối quan hệ vua- tôi, cha- con, vợ chồng; còn”ngũ thường” chỉ năm chữ : nhân, lễ, nghĩa, chí, tín. Chữ “ Lễ” còn được đề cao trong giáo dục con người: “ Tiên học lễ, hậu học văn” nghĩa là trước hết phải học lễ nghĩa, cách cư xử giữa người với người sao cho đúng chừng mực, có đạo đức rồi mới học chữ nghĩa. Ngày nay, chữ lễ vẫn được đưa ra làm chuẩn mực xã hội, thước đo nhân phẩm con người trong việc ứng xử giữa các mối quan hệ giữa người với người trong các môi trường học tập và làm việc khác nhau. Đặc biệt, trong doanh nghiệp, hàng ngày phải tiếp xúc với rất nhiều các mối quan hệ như đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới hay khách hàng,…mà “ Lễ” càng cho thấy tầm quan trọng của nó. “ Lễ tân” chính là bộ phận quan trọng của doanh nghiệp tiếp xúc trực tiếp, là bộ phận đảm nhiệm các lễ nghi diễn ra trong cơ quan, tổ chức. Lễ tân là bộ mặt của cơ quan, tổ chức, là người đầu tiên tham gia vào các cuộc gặp gỡ, giao tiếp với các bộ phận, đối tác đến tham gia trao đổi, làm việc tại cơ quan, văn phòng. Bên cạnh đó, lễ tân còn đóng vai trò quan trọng trong việc giao tiếp, thiết lập mối quan hệ và thu thập thông tin của văn phòng. Đối với một số cơ quan, tổ chức, người làm lễ tân còn là người tiếp nhận và chuyển giao văn bản đi, đến và quản lí công tác hậu cần giúp văn phòng.Ngày nay, công tác lễ tân đặc biệt là lễ tân văn phòng ngày càng được quan tâm và đánh giá nhiều hơn về mọi mặt như kỹ năng, nghiệp vụ, thái độ.Vì vậy, việc tổ chức hoàn thiện công tác lễ tân là vô cùng cần thiết và đóng vai trò quan trọng trong công tác quản trị văn phòng. Công tác lễ tân tuy không phải là nội dung chủ đạo của hoạt động ngoại 1 giao nhưng nó đóng vai trò quan trọng, cần thiết không thể thiếu trong bất kỳ hoạt động đối nội, đối ngoại nào đặc biệt là trong khâu chuẩn bị và tiếp đón khách. Công tác lễ tân tốt hay xấu ảnh hưởng đến bộ mặt toàn thể cơ quan. Trong hoạt động của văn phòng, hoạt động của lễ tân là công tác hoạt động không hề đơn giản và khá tế nhị. Nó đòi hỏi sự nhanh nhạy, linh hoạt, mắt quan sát cùng sự nhạy bén trong xử lí tình huống phát sinh. Tuy nhiên, đây không chỉ là yêu cầu dành riêng cho người làm lễ tân mà cho toàn bộ văn phòng, công ty. Ngoài ra, hiện nay, công tác lễ tân tại một số cơ quan, tổ chức, đặc biệt là doanh nghiệp chưa được quan tâm và coi trọng. Ở một số công ty, công tác tổ chức lễ tân chỉ mang tính hình thức và còn khá bị động dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao. Qua thời gian 02 tháng thực tập tại công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông, tôi nhận thấy, tổ chức công tác lễ tân văn phòng đã mang lại những hiệu quả thiết thực cho hoạt động của công ty nói chung và của văn phòng nói riêng.Mỗi nhân viên lễ tân là đại diện hình ảnh của công ty, dù làm bất cứ công việc gì, họ luôn đặt hình ảnh, lợi ích của công ty lên hàng đầu.Đại sứ du lịch là người đại diện quảng bá văn hóa, hình ảnh của một đất nước thì nhân viên lễ tân của INTRACOM chính là người quảng bá hình ảnh của công ty họ.Công tác lễ tân chuyên nghiệp sẽ mang lại những hình ảnh đẹp về công ty đối với khách đến tham quan, làm việc, hợp tác tại công ty.Từ đó, tạo thiện cảm, niềm tin trong lòng khách hàng khi hợp tác với công ty. Tuy nhiên, hiện nay qua khảo sát của tôi về nhân viên lễ tân của INTRACOM một số kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lắng nghe, công tác tổ chức hội nghị, hội họp vẫn còn chưa tốt nên cần được trau dồi và hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao từ phía công ty và khách hàng. Lễ tân giao tiếp với đồng nghiệp, với cấp trên, giao tiếp với khách hàng.Lễ tân giao tiếp với đồng nghiệp, với cấp trên, giao tiếp với khách hàng. 2 Giao tiếp dù trực tiếp hay gián tiếp đều là hình thức trao đổi thông tin, thể hiện thái độ, tình cảm,… với đối tượng giao tiếp. Thông qua giao tiếp, lễ tân nắm bắt được thông tin, tâm tư, nguyện vọng của khách hàng, đồng nghiệp, hiểu và nắm bắt được cấp trên cần gì. Kiến thức chuyên môn, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp kém là hạn chế không nhỏ của một lễ tân văn phòng khi trao đổi với khách hàng đồng nghiệp, khó gây được thiện cảm với khách hàng và gặp khó khăn trong việc trao đổi và thu thập các thông tin phục vụ công tác quản lí, điều hành của văn phòng, công ty.Lễ tân cần được hoàn thiện hơn về mọi mặt để chuyên nghiệp hóa công tác lễ tân của công ty. Chính vì những lí do trên, tôi lựa chọn đề tài: “ Công tác lễ tân tại công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông” làm đề tài nghiên cứu cho khóa luận tốt nghiệp. Lịch sử nghiên cứu vấn đề  Nhóm giáo trình, sách tham khảo đã cung cấp cho tôi hệ thống kiến thức lí luận về lễ tân và công tác lễ tân như khái niệm, vai trò của lễ tân trong công tác hoạt động của một cơ quan, văn phòng hay trong một phương diện cụ thể như trong giao tiếp, đối ngoại. - Giáo trình: “Kỹ năng thực hành văn hóa công sở, lễ tân và nghi thức nhà nước ở cơ quan” của tác giả Trần Hoàng, Trần Việt Hoa, NXB. - Giáo trình: “Lễ tân trong giao tiếp, đối ngoại” tác giả Phạm Thị Thu Cúc,2006, NXB Hà Nội. - Giáo trình: “Nghiệp vụ lễ tân”, B. Trương Minh Vũ, Võ Đăng Khoa(chủ biên), Hoàng Thị Thanh Trâm, Ngô Thanh Phương, 2015, NXB Giáo dục.