CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TRONG DN SẢN XUẤT 1. Tổng quan về công tác kế toán HTK trong DN 1. Khái niệm và phân loại HTK 1. Khái niệm HTK Theo Giáo trình Nguyên lý kế toán ( Phan Thị Minh Lý, 2007 ): “HTK bao gồm những TSNH trong một đơn vị hiện đang trong trạng thái dự trữ cho sản xuất hoặc dự trữ cho lưu thông.
Đây là bộ phận tài sản chiếm tỷ trọng lớn và có vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của DN. Phân loại HTK HTK trong DN thường đa dạng về chủng loại, khác nhau về đặc điểm, tính chất, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình SXKD. Để quản lý tốt HTK, tính đúng và tính đủ giá gốc HTK cần phân loại và xắp xếp HTK theo những tiêu thức nhất định. Thứ nhất, phân loại HTK theo mục đích sử dụng và công dụng của HTK Theo tiêu thức phân loại này, những HTK cùng mục đích sử dụng và công dụng được xếp vào một nhóm, không phân biệt nguồn gốc hình thành, quy cách, phẩm chất ra sao,.
Theo đó, HTK trong DN được chia thành: - HTK dự trữ cho sản xuất: Là toàn bộ HTK được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như NVL, bán thành phẩm, CCDC, gồm cả giá trị sản phẩm dở dang. - HTK dự trữ cho tiêu thụ: Phản ánh toàn bộ HTK được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của DN như hàng hoá, thành phẩm,. SVTH: Tôn Nữ Phương Nghi 5 of Economics, Hue University KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Tú Thứ hai, phân loại HTK theo nguồn hình thành Theo tiêu thức phân loại này, HTK được chia thành: - HTK được mua vào gồm: hàng mua từ bên ngoài, hàng mua nội bộ - HTK tự gia công: là toàn bộ HTK được DN sản xuất, gia công tạo thành.
- HTK được nhập từ các nguồn khác: Như HTK được nhập từ liên doanh, liên kết, HTK được biếu tặng v. Thứ ba, phân loại kho theo yêu cầu sử dụng Theo tiêu thức phân loại này, HTK được chia thành: - HTK sử dụng cho SXKD Phản ánh giá trị HTK được dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường. - HTK chưa cần sử dụng Phản ánh giá trị HTK được dự trữ cao hơn mức dự trữ hợp lý. - HTK không cần sử dụng: Phản ánh giá trị HTK kém hoặc mất phẩm chất không được DN sử dụng cho mục đích sản xuất.
Thứ tư, phân loại HTK theo kế hoạch dự trữ, sản xuất và tiêu thụ: Theo tiêu thức phân loại này, HTK được chia thành: - Hàng tồn trữ an toàn Phản ánh hàng tồn trữ an toàn để kinh doanh được tiến hành liên tục, thường xuyên. - Hàng tồn trữ thực tế Thứ năm, phân loại HTK theo phẩm chất: Theo tiêu thức phân loại này, tuỳ vào chất lượng của HTK, HTK được phân thành: SVTH: Tôn Nữ Phương Nghi 6 of Economics, Hue University KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Tú - HTK chất lượng tốt - HTK kém phẩm chất - HTK mất phẩm chất Thứ sáu, phân loại HTK theo địa điểm bảo quản: Theo tiêu thức phân loại này, HTK được chia thành: - HTK trong DN : Phản ánh toàn bộ HTK đang được bảo quản tại DN như hàng trong kho, trong quầy, CCDC, NVL trong kho và đang sử dụng,. - HTK bên ngoài DN : Phản ánh toàn bộ HTK đang được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài DN như hàng gửi bán, hàng đang đi đường,.
Thứ bảy, theo chuẩn mực 02 -HTK được phân thành: - Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm - NVL, CCDC tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường - Chi phí dịch vụ dở dang. Tóm lại: Mỗi cách phân loại HTK đều có ý nghĩa nhất định đối với nhà quản trị DN. Do đó, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của nhà quản trị DN mà kế toán thực hiện tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về HTK theo những cách thức nhất định. Vai trò và đặc điểm của HTK 1.
Vai trò HTK SVTH: Tôn Nữ Phương Nghi 7 of Economics, Hue University KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Tú Đối với các DN sản xuất, HTK có vai trò như một tấm đệm an toàn giữa các giai đoạn khác nhau trong chu kỳ sản xuất kinh doanh như dự trữ – sản xuất – tiêu thụ sản phẩm khi mà giữa các giai đoạn này các hoạt động không phải lúc nào cũng diễn ra đồng bộ. HTK mang lại cho bộ phận sản xuất và bộ phận thương mại của DN sự linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh như lựa chọn thời điểm mua NVL, lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ. Ngoài ra, HTK giúp DN tự bảo vệ trước những biến động cũng như sự không chắc chắn về nhu cầu đối với các sản phẩm của DN.
Đối với các DN hoạt động trong lĩnh vực thương mại như các DN bán sỉ hay bán lẻ thì HTK cũng có vai trò tương tự là một tấm đệm an toàn giữa giai đoạn mua hàng và bán hàng trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh, đảm bảo hoạt động kinh doanh của DN diễn ra liên tục, DN có đầy đủ hàng hóa để cung ứng ra thị trường, đáp ứng kịp thời những biến động về nhu cầu của khách hàng, từ đó tối thiểu hóa chi phí cơ hội của khoản doanh thu bị mất đi do thiếu hụt hàng hóa. Đặc điểm Thứ nhất, HTK là một bộ phận của TSNH và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của DN. Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả HTK ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD của DN. Thứ hai, HTK trong DN được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, vì vậy giá gốc HTK khác nhau.
Xác định yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc HTK sẽ góp phần tính toán và hạch toán hợp lý giá gốc HTK, làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ. Thứ ba, HTK tham gia toàn bộ vào hoạt động SXKD của DN, qua đó HTK luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hoá thành những TSNH khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm,. Thứ tư, HTK trong DN bao gồm nhiều loại với đặc điểm về tính chất và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy, HTK thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lý.
Vì SVTH: Tôn Nữ Phương Nghi 8 of Economics, Hue University KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Tú lẽ đó, dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng HTK gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn. Thứ năm, việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị HTK là công việc khó khăn, phức tạp. Nhiều loại HTK rất khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, đồ cổ, kim khí quý.
Vì vậy, tùy ở mỗi DN mà yêu cầu quản lý HTK có những đặc điểm khác nhau. Phương pháp kế toán HTK Để quản lý HTK, các đơn vị sử dụng một trong hai phương pháp: phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Trong trường hợp này, công ty mà tác giả tìm hiểu đang áp dụng phương pháp kế toán HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên nên trong phần này tác giả chỉ tập trung tìm hiểu cơ sở lý luận về phương pháp kê khai thường xuyên Theo dõi và phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho của HTK trên sổ kế toán sau mỗi nghiệp vụ nhập hoặc xuất HTK. Vì vậy giá trị HTK trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Giá trị HTK cuối kỳ = Giá trị HTK + Giá trị hàng - Giá trị hàng đầu kỳ nhập trong kỳ xuất trong kỳ Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế HTK, so sánh, đối chiếu với số liệu HTK trên sổ kế toán. Về nguyên tắc, số tồn kho thực tế phải phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch, phải tìm nguyên nhân và giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp KKTX thường áp dụng cho các DN sản xuất và các DN thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị và hàng kỹ thuật chất lượng cao.
- Ưu điểm: Theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, hàng hóa giúp cho việc giám sát chặt chẽ tình hình biến động của HTK trên cơ sở đó bảo quản HTK cả về số lượng và giá trị. SVTH: Tôn Nữ Phương Nghi 9 of Economics, Hue University KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: ThS. Nguyễn Quốc Tú - Nhược điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán lớn, dẫn tới chi phí hạch toán cao. Nguyên tắc xác định giá trị HTK 1.
Nguyên tắc xác định giá trị nhập của HTK - Nguyên tắc chung HTK được tính theo giá gốc. Giá gốc HTK bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được HTK ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Đối với HTK mua vào Tính giá nhập kho của NVL, CCDC, hàng hóa mua về nhập kho. Bước 1: Xác định giá trị mua vào bao gồm: Giá mua ghi trên hóa đơn, trừ các khoản CKTM và GGHM, cộng các khoản thuế không được hoàn lại: Thuế GTGT đầu vào của HTK không được khấu trừ, thuế TTĐB, thuế nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường phải nộp khi mua HTK.
Bước 2: Tập hợp và phân bổ chi phí thu mua như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi, hao hụt trong định mức cho phép. Bước 3: Tổng hợp giá nhập kho bao gồm giá mua và chi phí thu mua.