CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ 1.Khái quát chung về kế toán quản trị chi phí 1. Bản chất của kế toán quản trị chi phí Theo chuyên đề kế toán quản trị trong doanh nghiệp, Tài liệu bồi dưỡng kế toán trưởng (Bộ tài chính, 2017), Kế toán quản trị chi phí là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp các thông tin về chi phí của doanh nghiệp nhằm giúp nhà quản trị thực hiện tốt chức năng quản trị chi phí trong quá trình hoạt động kinh doanh. Đối với những nhà quản lý thì chi phí là mối quan tâm hàng đầu. Một doanh nghiệp tồn tại và hoạt động phải chi nhiều khoản chi phí khác nhau trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh và chi phí có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Do đó, vấn đề đặt ra là làm sao kiểm soát được các khoản chi phí. Nhận diện, phân tích các hoạt động sinh ra chi phí là mấu chốt để có thể quản lý chi phí, từ đó có những quyết định đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán quản trị chi phí cung cấp bao gồm cả những thông tin quá khứ và những thông tin có tính dự báo thông qua việc lập kế hoạch và dự toán trên cơ sở định mức chi phí nhằm kiểm soát chi phí thực tế, đồng thời làm căn cứ cho việc lựa chọn các quyết định về giá bán sản phẩm, kí kết hợp đồng, tiếp tục sản xuất hay thuê ngoài… Do vậy, bản chất của kế toán quản trị chi phí là một bộ phận của hệ thống kế toán trị chuyên thực hiện xử lý, phân tích và cung cấp thông tin về chi phí nhằm phục vụ cho việc tổ chức thực hiện chức năng của nhà quản trị như hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm soát, đánh giá hoạt động và ra quyết định. Vai trò của kế toán quản trị chi phí Kế toán quản trị chi phí là công cụ quản lý giúp nhà quản trị thực hiện chức năng quản lý, kế toán quản trị có vai trò như sau: 4 - Cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch và dự toán thông qua việc cung cấp thông tin về định mức chi phí, dự toán chi phí sản xuất, dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch : các thông tin về chi phí của từng hoạt động để kiểm tra việc thực hiện. - Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra đánh giá : các báo cáo hoạt động theo từng khâu công việc. - Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định thông qua việc tổng hợp, phân loại thông tin. Đặc điểm của ngành xây lắp ảnh hưởng đến kế toán quản trị chi phí 1.
Đặc điểm của sản phẩm xây lắp Theo Võ Văn Nhị (2008), sản phẩm xây lắp có những đặc điểm sau: Thứ nhất, sản xuất xây lắp là một loại sản xuất công nghiệp đặc biệt theo từng đơn đặt hàng. Sản phẩm xây lắp mang tính chất đơn chiếc riêng lẻ. Mỗi đối tượng xây lắp là từng công trình, đòi hỏi yêu cầu kinh nghiệm, kết cấu, hình thức, địa điểm xây dựng thích hợp, được xác định cụ thể trên từng thiết kế dự toán của từng đối tượng riêng biệt. Do tính chất đơn chiếc, riêng lẻ nên chi phí bỏ ra để thi công xây lắp các công trình và kết cấu không đồng nhất như các loại sản phẩm công nghiệp.
Từ đặc điểm này, kế toán xây dựng xây lắp phải tính đến việc theo dõi ghi nhận chi phí, tính giá thành và tính kết quả thi công cho từng sản phẩm xây lắp riêng biệt ( từng công trình, hạng mục công trình) hoặc từng nhóm sản phẩm xây lắp nếu chúng được xây dựng theo cùng một thiết kế mẫu trên cùng một địa điểm nhất định. Thứ hai, Đối tượng xây lắp thường có khối lượng lớn, giá trị lớn, thời gian thi công tương đối dài. Kỳ tính giá thành sản phẩm xây lắp không xác định hàng tháng như các loại hình doanh nghiệp khác, mà được xác định tùy thuộc vào đặc điểm kỹ thuật của từng công trình, điều này thể hiện qua phương thức thanh toán giữa hai bên nhà thầu và khách hàng. Việc xác định đúng đầu đắn đối tượng tính giá thành và kỳ tính giá thành sẽ đáp 5 ứng yêu cầu quản trị kịp thời và chặt chẽ chi phí, phản ánh đúng đắn tình hình quản lý và thi công trong thời kỳ nhất định.
Đồng thời tránh tình trạng căng thẳng vốn đầu tư cho nhà thầu. Thứ ba, sản xuất xây lắp thường diễn ra ngoài trời, chịu tác động trực tiếp bởi điều kiện môi trường, thiên nhiên, thời tiết và do đó việc thi công xây lắp ở một mức độ nào đó mang tính chất thời vụ. Do đặc điểm này, trong quá trình thi công cần tổ chức quản lí lao động, vật tư chặt chẽ, đảm bảo thi công nhanh, đúng tiến độ khi điều kiện môi trường thời tiết thuận lợi. Trong điều kiện thời tiết không thuận lợi ảnh hưởng đến chất lượng thi công, có thể sẽ phát sinh các khối lượng công trình phải phá đi làm lại và các thiệt hại phát sinh do ngừng sản xuất, doanh nghiệp cần có kế hoạch điều độ cho phù hợp nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá.
Thứ tư, sản phẩm xây lắp thường được sử dụng tại chỗ, địa điểm xây dựng luôn thay đổi theo địa bàn thi công. Khi chọn địa điểm xây dựng phải điều tra nghiên cứu khảo sát thật kỹ về điều kiện kinh tế, địa chất, thủy văn, kết hợp với các yêu cầu về phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội trước mắt cũng như lâu dài. Sau khi đi vào sử dụng, công trình không thể di dời, cho nên nếu các công trình là nhà máy, xí nghiệp cần nghiên cứu các điều kiện về nguồn cung cấp nguyên vật liệu, nguồn lực lao động, nguồn tiêu thụ sản phẩm, bảo đảm điều thuận lợi khi công trình đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh sau này. Thứ năm, thời gian sử dụng sản phẩm xây lắp tương đối dài: Các công trình xây dựng cơ bản thường có thời gian sử dụng dài nên mọi sai lầm trong quá trình thi công thường khó sữa chữa phải phá đi làm lại.
Sai lầm trong xây dựng cơ bản vừa lãng phí, vừa để lại hậu quả có khi rất nghiêm trọng, lâu dài và khó khắc phục. Do đặc điểm này mà trong quá trình thi công cần phải thường xuyên kiểm tra, giám sát chất lượng công trình. Đặc điểm chi phí trong doanh nghiệp xây lắp Ngoài những khoản mục chi phí sản xuất thông thường còn làm phát sinh thêm một số khoản mục chi phí như: chi phí vận chuyển máy thi công đến công trường, chi 6 phí huy động công nhân, chi phí láng trại cho công nhân, chi phí kho nhà xưởng bảo quản vật tư trong quá trình thi công,chi phí thầu phụ…Vì vậy công tác hạch toán chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây lắp rất phức tạp, trong đó có những khoản chi phí chung cần phân bổ đến từng công trình cụ thể, cần có cách thức phân bổ phù hợp để phục vụ công tác quản lý chi phí, giá thành theo công trình. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp rất đa dạng về chủng loại, kích cỡ, dễ bị hư hỏng tùy thuộc vào thời tiết, cần chú ý đến biện pháp bảo quản và kiểm soát chi phí.
Chi phí nhân công trực tiếp thường chiếm khoảng 15-20% trong tổng chi phí sản xuất tùy theo từng công trình sử dụng nhiều lao động tay nghề cao hay thấp. Chi phí sử dụng máy thi công chiếm tỷ trọng cao hay thấp tùy thuộc vào biện pháp thi công từng công trình. Vì thời gian thi công dài nên việc theo dõi chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở công ty không chỉ dừng lại ở việc tập hợp và theo dõi chi phí phát sinh trong năm tài chính mà còn phải theo dõi chi phí phát sinh, giá thành và doanh thu lũy kế qua các năm kể từ khi công trình bắt đầu khởi công đến thời điểm hiện tại. Những nội dung cơ bản của kế toán quản trị chi phí 1.
Phân loại chi phí trong doanh nghiệp Theo Tài liệu bồi dưỡng kế toán trưởng doanh nghiệp (Bộ tài chính, 2017), chi phí là một chỉ tiêu kinh tế đặc biệt quan trọng, là đối tượng của các ngành khoa học kinh tế. Chi phí được tiếp cận khác nhau gắn với nhiệm vụ, chức năng nghiên cứu của mỗi lĩnh vực. Theo quan điểm truyền thống, chi phí được kế toán ghi nhận là biểu hiện bằng tiền của các hao phí liên quan đến các nguồn lực đã được tiêu dùng cho hoạt động SXKD hoặc chi phí là giá trị các lợi ích kinh tế đã bị suy gảm. Chi phí SXKD trong các đơn vị có nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công dụng, chức năng và vai trò, do đó để phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ của từng đơn vị vào từng thời kỳ khác nhau, chi phí được phân loại theo nhiều cách khác nhau.
Tùy theo yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp trong từng giai đoạn mà kế toán lựa 7 chọn cách phân loại hợp lý, hiệu quả cho đơn vị mình. Theo Giáo trình kế toán quản trị ( Hồ Phan Minh Đức, 2013), có một số cách phân loại sau đây: a. Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí Dựa vào cách ứng xử của chi phí theo sự biến đổi của mức hoạt động, chi phí của tổ chức được phân loại thành chi phí biến đổi và chi phí cố định: - Chi phí biến đổi: là chi phí thay đổi trên tổng số theo sự thay đổi của mức hoạt động của tổ chức - Chi phí cố định: là chi phí không thay đổi trên tổng số bất chấp sự thay đổi của mức độ hoạt động. - Chi phí hỗn hợp: chi phí hỗn hợp là loại chi phí mà bao gồm cả các yếu tố của định phí và biến phí.
Ở một mức độ hoạt động cụ thể nào đó, chi phí hỗn hợp mang đặc điểm của chi phí bất biến, và khi mức độ hoạt động tăng lên, chi phí hỗn hợp sẽ biến đổi như đặc điểm của chi phí khả biến. Phân loại chi phí theo lĩnh vực chức năng hoạt động Chi phí phát sinh trong các doanh nghiệp sản xuất, xét theo từng hoạt động có chức năng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh mà chúng phục vụ, được chia thành hai loại: chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất.