Báo cáo: Chuyển đổi số trong lĩnh vực tư pháp - hộ tịch tại huyện Gia Lâm

Báo cáo nghiên cứu chuyển đổi số lĩnh vực tư pháp hộ tịch tại Gia Lâm, Hà Nội. Phân tích thực trạng, đánh giá và đề xuất các giải pháp thúc đẩy.

• Tác giả: Tạ Khánh Linh
• Người hướng dẫn: Thạc Sĩ Hoàng Diệu Linh
• Trường học: Học viện Hành chính Quốc gia
• Chuyên ngành: Nhà nước và Pháp luật
• Đề tài: Chuyển Đổi Số Trong Lĩnh Vực Tư Pháp - Hộ Tịch Tại Địa Bàn Huyện Gia Lâm, Thành Phố Hà Nội
• Loại tài liệu: Báo cáo tổng hợp đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Khái niệm và ý nghĩa của chuyển đổi số tư pháp hộ tịch

Chuyển đổi số tư pháp - hộ tịch là quá trình áp dụng công nghệ thông tin và các giải pháp số hóa vào hoạt động quản lý, cấp, sửa, đổi các giấy tờ hộ tịch tại cơ sở hộ tịch. Tại huyện Gia Lâm, Hà Nội, đây là một trong những huyện tiên phong triển khai chuyển đổi số trong lĩnh vực tư pháp. Quá trình này nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý dân cư, cải thiện chất lượng dịch vụ công trực tuyến, giảm thời gian xử lý hồ sơ và tăng sự minh bạch trong hoạt động hành chính. Ý nghĩa của chuyển đổi số hộ tịch bao gồm: tiết kiệm thời gian và chi phí cho người dân, nâng cao an toàn thông tin dân cư, và tạo nền tảng cho các dịch vụ công khác phát triển.

1.1. Khái niệm chuyển đổi số trong lĩnh vực hộ tịch

Chuyển đổi số hộ tịch là quá trình số hóa toàn bộ quy trình cấp phát, quản lý giấy tờ hộ tịch từ cấp xã đến cấp huyện. Tại Gia Lâm, việc xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch (CSDLHT) kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGDC) là nội dung chính của quá trình này. Nó bao gồm số hóa tài liệu, ứng dụng phần mềm quản lý, cập nhật thông tin trực tuyến.

1.2. Mục tiêu và lợi ích của chuyển đổi số

Mục tiêu chính là cung cấp dịch vụ công trực tuyến chất lượng cao, giảm quy trình xử lý hồ sơ hộ tịch. Lợi ích bao gồm: cắt giảm thời gian cấp giấy chứng thực từ nhiều ngày xuống vài giờ, giảm chi phí cho người dân, tăng tính minh bạch, đảm bảo an toàn dữ liệu dân cư.

II. Thực trạng chuyển đổi số tư pháp hộ tịch tại huyện Gia Lâm

Huyện Gia Lâm đã bước đầu triển khai chuyển đổi số lĩnh vực tư pháp - hộ tịch với những kết quả khả quan. Các phòng hộ tịch cấp xã đã được trang bị các thiết bị công nghệ cao, phần mềm quản lý hộ tịch hiện đại. Tuy nhiên, công tác chuyển đổi số vẫn còn nhiều khó khăn. Nhân lực làm công tác hộ tịch chưa được đào tạo đầy đủ về kỹ năng sử dụng công nghệ. Tỷ lệ người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến trong lĩnh vực hộ tịch còn thấp, chưa đạt mục tiêu chuyển đổi số. Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin tại một số xã còn hạn chế. Khả năng kết nối và tương tác giữa các cơ sở dữ liệu vẫn cần được cải thiện để đạt sự đồng bộ hoàn toàn.

2.1. Những kết quả đã đạt được

Huyện Gia Lâm đã xây dựng được cộng dịch vụ công trực tuyến, kết nối với Cổng dịch vụ công của thành phố Hà Nội. Hầu hết các xã đã có máy tính, kết nối internet phục vụ công tác hộ tịch. Một số dịch vụ hộ tịch cơ bản đã được triển khai trực tuyến như: tra cứu thông tin, nộp đơn, theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ trực tuyến.

2.2. Những khó khăn và hạn chế

Tỷ lệ chuyển đổi số tại các xã vẫn chưa đạt mục tiêu. Công chức hộ tịch cần thêm đào tạo, nâng cao kỹ năng về công nghệ. Độ ổn định của hệ thống thông tin cần được cải thiện. Một số thủ tục hộ tịch phức tạp chưa thể triển khai đầy đủ trực tuyến.

III. Các quy định pháp luật liên quan đến chuyển đổi số hộ tịch

Việt Nam đã ban hành nhiều quy định pháp luật hỗ trợ chuyển đổi số trong lĩnh vực hộ tịch. Luật Quốc phòng năm 2018, Luật Cư trú năm 2020 và các Nghị định liên quan đến cung cấp dịch vụ công trực tuyến là những cơ sở pháp lý chính. Chỉ thị số 16/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về chuyển đổi số quốc gia cũng là động lực quan trọng. Tại huyện Gia Lâm, UBND huyện đã phát hành các kế hoạch, chương trình thực hiện chuyển đổi số giai đoạn 2022-2024. Những quy định này tạo ra khuôn khổ pháp lý rõ ràng, yêu cầu các cơ sở hộ tịch phải áp dụng công nghệ số trong quản lý, cấp phát giấy chứng thực và duy trì bảo mật dữ liệu theo tiêu chuẩn quốc tế.

3.1. Các quy định pháp luật quốc gia

Luật Quốc phòng 2018 và Luật Cư trú 2020 là cơ sở pháp lý chính cho chuyển đổi số trong quản lý dân cư. Nghị định số 95/2018/NĐ-CP quy định về cung cấp dịch vụ công trực tuyến. Chỉ thị 16/CT-TTg năm 2020 về chuyển đổi số quốc gia là chiến lược tổng thể của Chính phủ.

3.2. Các kế hoạch thực hiện tại huyện Gia Lâm

UBND huyện Gia Lâm đã xây dựng kế hoạch chuyển đổi số 2022-2024 với mục tiêu: 100% dịch vụ hộ tịch cấp độ 3-4 được cung cấp trực tuyến, nâng cao kỹ năng nhân lực, cải thiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin.

IV. Định hướng và giải pháp thúc đẩy chuyển đổi số hộ tịch tại Gia Lâm

Để thúc đẩy chuyển đổi số lĩnh vực tư pháp - hộ tịch tại huyện Gia Lâm trong những năm tới, cần tập trung vào các giải pháp toàn diện. Thứ nhất, nâng cao nhận thức của lãnh đạo, công chức và người dân về tầm quan trọng của chuyển đổi số. Thứ hai, đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, đảm bảo các xã, thị trấn có máy tính, internet ổn định. Thứ ba, tổ chức đào tạo định kỳ nâng cao kỹ năng sử dụng công nghệ cho công chức hộ tịch. Thứ tư, hoàn thiện các quy trình hộ tịch số, số hóa toàn bộ tài liệu, kết nối seamless với cơ sở dữ liệu quốc gia. Thứ năm, đơn giản hóa thủ tục hành chính, cho phép người dân nộp hồ sơ, nhận kết quả trực tuyến 100%. Cuối cùng, thiết lập cơ chế giám sát, đánh giá định kỳ về tiến độ và hiệu quả chuyển đổi số.

4.1. Định hướng phát triển chuyển đổi số

Định hướng chính là xây dựng hệ thống hộ tịch số hoàn toàn, kết nối với nền tảng dịch vụ công quốc gia. Đến năm 2025, 100% thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch sẽ được cung cấp trực tuyến. Ưu tiên bảo mật dữ liệu cá nhân, tuân thủ pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân.

4.2. Các giải pháp cụ thể cần triển khai

Tăng cường đào tạo kỹ năng số cho công chức hộ tịch. Nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT. Số hóa toàn bộ sơ yếu lý lịch hộ tịch cũ. Phát triển ứng dụng di động hỗ trợ người dân truy cập dịch vụ. Tăng cường truyền thông, hướng dẫn người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến.

Trích đoạn nội dung tài liệu

phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung, Báo cáo kết cấu gồm có 3 chương cơ bản như sau: Chƣơng 1: Lý luận chung về chuyển đổi số và chuyển đổi số trong lĩnh vực tư pháp - hộ tịch. Chƣơng 2: Thực trạng chuyển đổi số trong lĩnh vực tư pháp – hộ tịch trên địa bàn huyện Gia Lâm, thành phố Hà Nội. Chƣơng 3: Định hướng và một số giải pháp nhằm thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực tư pháp – hộ tịch trên địa bàn huyện Gia Lâm, thành phố Hà Nội. 8 NỘI DUNG CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CHUYỂN ĐỔI SỐ VÀ CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG LĨNH VỰC TƢ PHÁP - HỘ TỊCH 1.

Một số khái niệm có liên quan 1. Khái niệm chuyển đổi số Trong những năm gần đây, đặc biệt là trong thời điểm hiện nay và sắp tới, chuyển đổi số đã được Đảng và Nhà nước xác định là mục tiêu chiến lược và là trách nhiệm của tất cả các cơ quan, tổ chức, các cấp, các ngành. Khó có được một định nghĩa rõ ràng và cụ thể về chuyển đổi số bởi vì quá trình áp dụng chuyển đổi số trong từng lĩnh vực sẽ có sự khác biệt ở từng lĩnh vực khác nhau. Trên thế giới hiện nay vẫn chưa có sự thống nhất chung về định nghĩa chuyển đổi số.

Mỗi quốc gia tùy theo chiến lược phát triển kinh tế và xã hội mà đưa ra những định nghĩa khác nhau về chuyển đổi số. Nhận thức được xu thế và tầm quan trọng của việc chuyển đổi số, trong các văn kiện của Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XIII, những khái niệm như “chuyển đổi số, kinh tế số, xã hội số” lần đầu tiên được đề cập. Nội hàm của những khái niệm này nhấn mạnh nhiều lần trong mục tiêu, quan điểm phát triển, lẫn đột phá chiến lược. Với kỳ vọng, chuyển đổi số sẽ thực sự tạo được sự bứt phá cho đất nước giai đoạn tới, thúc đẩy mạnh mẽ chuyển đổi số quốc gia, phát triển kinh tế số, xã hội số để nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả, sức mạnh của nền kinh tế.

Năm 2011, Bộ Thông tin và truyền thông đã phát hành cuốn “Cẩm nang chuyển đổi số” nằm đáp ứng nhu cầu hướng dẫn triển khai “Cẩm nang chuyển đổi số” nhằm đáp ứng nhu cầu hướng dẫn triển khai Chương trình Chuyển đổi số quốc gia, tuyên truyền sâu rộng về chuyển đổi số đến các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và người dân. Thông qua Cẩm nang, Bộ Thông tin và truyền thông đưa ra quan điểm của mình về chuyển đổi số: “Chuyển đổi số là quá trình thay đổi và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số”.[1] Nhận định chuyển đổi số là việc sử dụng dữ liệu số và công nghệ số để thay đổi tổng thể và toàn diện cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất của cá nhân, tổ chức. Đối với các nhà nghiên cứu trong khu vực công, việc định nghĩa chuyển đổi số thường có thiên hướng như sau: Theo Cordella và Paletti (2018 cho rằng “Chuyển đổi số hỗ trợ công dân tham gia vào hoạt động đồng sản xuất và đồng sáng tạo ra các giá trị 9 cộng đồng”; Theo Luna Reyes (2017) thì “Chuyển đổi số trong khu vực công góp phần nâng cao hiệu quả của Chính phủ bằng cách thực hiện mô hình Chính phủ tinh gọn”. Theo Tổ chức Hợp tác và Phát triển kinh tế OECD: “Chuyển đổi số là việc đề cập đến các ảnh hưởng tới nền kinh tế và xã hội của công nghệ kỹ thuật số” [21].

Microsoft định nghĩa: “Chuyển đổi số là việc tư duy lại cách thức các tổ chức tập hợp mọi người, dữ liệu và quy trình để tạo những giá trị mới”. [21] Như vậy, từ những định nghĩa trên, chúng ta hiểu rằng, chuyển đổi số không phải chỉ là vấn đề về công nghệ, mà còn là vấn đề về nhận thức, thói quen, quy trình tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội. Đây là một quá trình có sự tác động bởi yếu tố ngoại lực (sự phát triển được đặt trong bối cảnh cuộc cách mạng 4.0) và các yếu tố nội lực (khát vọng đổi mới và hội nhập thúc đẩy con người thay đổi tư duy về phương thức quản lý, làm việc mới nhanh hơn, tiết kiệm hơn, minh bạch hơn bằng việc kế thừa và phát huy giá trị to lớn của nền tảng công nghệ số bao gồm: mạng 5G, điện toán đám mây (Cloud computing), trí tuệ nhân tạo (AI), kết nối vạn vật (IOT), phân tích dữ liệu lớn (Big data analytics), các hệ thống quản trị dữ liệu (Data management systems … để tạo ra những giá trị mới, dịch vụ tiện ích nhằm mang lại những hiệu quả tốt hơn. Chuyển đổi số ngày càng được phát triển và phổ biến rộng rãi, nó được ứng dụng vào rất nhiều ngành, lĩnh vực khác nhau góp phần tăng năng suất lao động, chuyển mô hình hoạt động, kinh doanh theo hướng đổi mới sáng tạo, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh của quốc gia.

Nội dung chuyển đổi số của các nước khác nhau, phụ thuộc vào chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của mỗi nước. Tuy nhiên, về cơ bản đều hướng tới chuyển đổi số trên 3 trụ cột: Chính phủ số, Kinh tế số, Xã hội số. Do vậy, có thể nhận thấy rằng, chuyển đổi số là nhiệm vụ cần sự vào cuộc quyết tâm của toàn hệ thống chính trị, triển khai xuyên suốt, đồng bộ từ cấp Trung ương đến địa phương. Chuyển đổi số còn là cuộc cách mạng của toàn dân.

Chuyển đổi số chỉ thực sự thành công khi mỗi một người dân tích cực tham gia và thụ hưởng các lợi ích mà chuyển đổi số mang lại. Mặt khác, “Chuyển đổi số” (Digital Transformation có thể dễ bị nhầm lẫn với khái niệm “Số hóa” (Digitizing. Để phân biệt hai khái niệm này, có thể hiểu rằng “Số 10 hóa” là quá trình hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thường sang hệ thống kỹ thuật số (chẳng hạn như chuyển từ tài liệu dạng giấy sang các file mềm trên máy tính, số hóa truyền hình chuyển từ phát sóng analog sang phát sóng kỹ thuật số. ; trong khi đó, “Chuyển đổi số” là khai thác các dữ liệu có được từ quá trình số hóa, rồi áp dụng các công nghệ để phân tích, biến đổi các dữ liệu đó và tạo ra các giá trị mới hơn.

Có thể xem “Số hóa” như một phần của quá trình “Chuyển đổi số”. Tóm lại, dù được tiếp cận ở bất kỳ góc độ nào thì việc chuyển đổi số đều bao gồm các yếu tố sau: công nghệ số, thay đổi mô hình quản lý, quy trình, dữ liệu số, sản phẩm/dịch vụ và con người. Trong khuôn khổ của Báo cáo, sau khi tiếp thu các khái niệm, quan điểm đến từ các nhà khoa học, các tổ chức, có thể hiểu quan niệm về “chuyển đổi số” là: “quá trình sử dụng dữ liệu và công nghệ số để thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân và tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất trên môi trường số với các công nghệ số. Chuyển đổi số là quá trình chuyển đổi ở cấp độ hệ thống nhằm thay đổi hành vi trên quy mô lớn”.

Khái niệm quản lý nhà nước trong lĩnh vực tư pháp – hộ tịch Quản lý nhà nước trong lĩnh vực tư pháp - hộ tịch là một trong những nội dung cơ bản của hoạt động quản lý hành chính - tư pháp. Thông qua quản lý nhà nước về hộ tịch, Nhà nước thực hiện quản lý đối với dân cư của mình [18]. Trên cơ sở đó, Nhà nước xây dựng các chính sách dân số - kế hoạch hoá gia đình phù hợp với thực tiễn. Chức năng quản lý hành chính tư pháp của nhà nước xuất phát từ chức năng quản lý hành chính đối với các cơ quan tư pháp, các tổ chức hỗ trợ tư pháp và các công tác tư pháp khác.

Đây là hoạt động được thực hiện thường xuyên, liên tục nhằm đạt được hiệu quả trong quá trình thực thi quyền tư pháp. Để làm rõ hơn nữa khái niệm “Quản lý nhà nước trong lĩnh vực tư pháp - hộ tịch” cần làm rõ khái niệm “hộ tịch”, “đăng ký hộ tịch” và nội dung của quản lý nhà nước trong lĩnh vực tư pháp - hộ tịch. Khái niệm hộ tịch Dưới góc độ ngôn ngữ học và khoa học pháp lý, "hộ tịch" đang được hiểu và áp dụng theo nhiều cách khác nhau. Từ mặt ngữ pháp, "hộ tịch" là một từ ghép Hán Việt.

Tác giả Nguyễn Lân giải nghĩa từ ngữ này trong cuốn Từ điển từ và ngữ Hán Việt xuất bản năm 1989 như sau: “Hộ tịch: Quyển sổ ghi chép tên tuổi, quê quán, nghề nghiệp của mọi người trong một địa phương”[6]; Cùng quan điểm với tác giả Nguyễn Văn Khôn, tác giả Hoàng Thúc 11 Trâm có nêu khái niệm “hộ tịch” trong cuốn Hàn – Việt từ điển xuất bản năm 1974 là “Hộ tịch: Sổ biên nhận số một địa phương hoặc cả toàn quốc, trong có ghi rõ tên họ, quê quán và chức nghiệp của từng người” [9]. Có thể nhận thấy, cách giải nghĩa của các tác giả trên tuy có khác nhau về sự diễn đạt nhưng đều giải nghĩa “hộ tịch” ở những khía cạnh tương đồng như “hộ tịch” là quyển sổ ghi chép về tên họ, nghề nghiệp, chức danh. Từ góc độ khoa học pháp lý, "Hộ tịch" chưa có khái niệm Việt hóa để thay thế vì “Hộ tịch” đã ăn sâu trong nhận thức nhân dân và có tính truyền thống, phổ thông. Do vậy, các nhà xây dựng luật đã sử dụng khái niệm “hộ tịch” như là “một thuật ngữ chuyên môn và định nghĩa" trong văn bản.

Theo khoản 1, Điều 2, Luật Hộ tịch 2014 thì “Hộ tịch là những sự kiện được quy định về việc xác nhận khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; khai tử; xác định tình trạng nhân thân của cá nhân từ khi sinh ra đến chết”. Theo đó, “hộ tịch” được hiểu là tập hợp các sự kiện nhân thân liên quan đến cá nhân từ khi sinh ra đến khi qua đời, bao gồm các sự kiện như sinh, kết hôn, đăng ký và các sự kiện khác. Qua phân tích các khái niệm nêu trên có thể định nghĩa "hộ tịch” là: “Hộ tịch là những sự kiện cơ bản xác nhận tình trạng nhân thân của từng cá nhân từ khi sinh ra đến khi chết được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ghi nhận”.