Chương 7: Điều Chỉnh Chi Tiết Các Công Việc Trong Microsoft Project

Chuyên khảo phân tích Chương 7 điều chỉnh chi tiết các công việc, đánh giá các khía cạnh quan trọng, đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo.

• Tác giả: Dong Nguyen
• Trường học: University of Information Technology
• Chuyên ngành: Project Management
• Đề tài: Hướng Dẫn Chi Tiết Điều Chỉnh Công Việc Trong Microsoft Project
• Loại tài liệu: Essay
• Năm xuất bản: 2010
• Địa điểm: Ho Chi Minh City

Mục lục chi tiết

• 7. CHƯƠNG 7: ĐIỀU CHỈNH CHI TIẾT CÁC CÔNG VIỆC
• 7.1. Điều chỉnh các liên kết công việc để kiểm soát mối quan hệ chặt chẽ hơn
• 7.2. Ghi lại sự gián đoạn trong công việc
• 7.3. Điều chỉnh thời gian làm việc cho từng công việc cụ thể
• 7.4. Thay đổi loại công việc
• 7.5. Nhập chi phí cố định cho một công việc
• 7.6. Thiết lập công việc định kỳ
• 7.7. Lên lịch cho các công việc tóm tắt
• 7.8. Những điểm chính trong chương 7
• 8. CHƯƠNG 8: ĐIỀU CHỈNH CHI TIẾT CÁC NGUỒN LỰC
• 8.1. Thiết lập nguồn lực sẵn có để thay đổi theo thời gian
• 8.2. Thiết lập các chi phí phải trả cho nguồn lực
• 8.3. Thiết lập chi phí phải trả sẽ thay đổi theo thời gian đối với một nguồn lực

Tóm tắt

I. Hướng Dẫn Chi Tiết Điều Chỉnh Công Việc Trong Microsoft Project

Microsoft Project là một công cụ mạnh mẽ trong việc quản lý dự án. Việc điều chỉnh công việc trong Microsoft Project không chỉ giúp kiểm soát tiến độ mà còn tối ưu hóa nguồn lực. Chương này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách điều chỉnh công việc, từ việc thiết lập mối quan hệ giữa các công việc đến việc nhập chi phí cố định.

1.1. Tổng Quan Về Microsoft Project

Microsoft Project là phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch dự án và theo dõi tiến độ. Nó cho phép người dùng tạo ra các biểu đồ Gantt, theo dõi thời gian và chi phí, và quản lý nguồn lực hiệu quả.

1.2. Tại Sao Cần Điều Chỉnh Công Việc

Điều chỉnh công việc giúp đảm bảo rằng các công việc được thực hiện đúng thời hạn và trong ngân sách. Việc này cũng giúp phát hiện sớm các vấn đề có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án.

II. Các Vấn Đề Thường Gặp Khi Điều Chỉnh Công Việc

Trong quá trình sử dụng Microsoft Project, người dùng thường gặp phải một số thách thức như thay đổi thời gian và quản lý mối quan hệ giữa các công việc. Những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến tiến độ và chi phí của dự án.

2.1. Thay Đổi Thời Gian Làm Việc

Việc thay đổi thời gian làm việc cho từng công việc cụ thể là cần thiết để phù hợp với lịch trình thực tế. Microsoft Project cho phép người dùng điều chỉnh thời gian làm việc một cách linh hoạt.

2.2. Quản Lý Mối Quan Hệ Giữa Các Công Việc

Mối quan hệ giữa các công việc có thể thay đổi theo thời gian. Việc thiết lập mối quan hệ đúng cách giúp kiểm soát tiến độ và đảm bảo rằng các công việc được thực hiện theo đúng trình tự.

III. Phương Pháp Điều Chỉnh Công Việc Hiệu Quả Trong Microsoft Project

Để điều chỉnh công việc hiệu quả, người dùng cần nắm vững các phương pháp như sử dụng lead time và lag time. Những phương pháp này giúp tối ưu hóa thời gian và nguồn lực trong dự án.

3.1. Sử Dụng Lead Time

Lead time cho phép một công việc kế nhiệm bắt đầu trước khi công việc tiền nhiệm kết thúc. Điều này giúp giảm tổng thời gian cần thiết để hoàn thành dự án.

3.2. Sử Dụng Lag Time

Lag time là khoảng thời gian chậm trễ giữa các công việc. Việc sử dụng lag time giúp điều chỉnh thời gian hoàn thành mà không cần tạo thêm công việc mới.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Việc Điều Chỉnh Công Việc

Việc điều chỉnh công việc trong Microsoft Project không chỉ là lý thuyết mà còn có ứng dụng thực tiễn rõ ràng. Các nhà quản lý dự án có thể áp dụng những kiến thức này để cải thiện hiệu suất làm việc.

4.1. Tạo Báo Cáo Tiến Độ

Báo cáo tiến độ giúp theo dõi tình hình thực hiện dự án. Microsoft Project cho phép người dùng tạo báo cáo chi tiết về tiến độ và chi phí của từng công việc.

4.2. Quản Lý Nguồn Lực Hiệu Quả

Việc điều chỉnh công việc giúp tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực. Người dùng có thể theo dõi và điều chỉnh nguồn lực để đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng tiến độ.

V. Kết Luận Về Việc Điều Chỉnh Công Việc Trong Microsoft Project

Việc điều chỉnh công việc trong Microsoft Project là một kỹ năng quan trọng giúp quản lý dự án hiệu quả. Những kiến thức và kỹ năng này không chỉ giúp kiểm soát tiến độ mà còn tối ưu hóa chi phí và nguồn lực.

5.1. Tương Lai Của Việc Quản Lý Dự Án

Với sự phát triển của công nghệ, việc quản lý dự án sẽ ngày càng trở nên dễ dàng hơn. Microsoft Project sẽ tiếp tục cập nhật các tính năng mới để hỗ trợ người dùng tốt hơn.

5.2. Lời Khuyên Cho Người Mới Bắt Đầu

Người mới bắt đầu nên tìm hiểu kỹ về các tính năng của Microsoft Project. Việc thực hành thường xuyên sẽ giúp nâng cao kỹ năng và khả năng quản lý dự án.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 7 – ĐIỀU CHỈNH CHI TIẾT CÁC CÔNG VIỆC Trong chương này, bạn sẽ được học:  Điều chỉnh các liên kết công việc để kiểm soát mối quan hệ chặt chẽ hơn.  Ghi lại sự gián đoạn trong công việc  Điều chỉnh thời gian làm việc cho từng công việc cụ thể.  Thay đổi công việc để kiểm soát tiến độ.  Nhập chi phí cố định cho một công việc.

 Thiết lập công việc định kz  Nhập thời lượng cho công việc tóm tắt Trong chương này, bạn sẽ đươc sử dụng một số tính năng mở rộng trong Microsoft Project 2010. Những tính năng này tập trung và việc điều chỉnh công việc một cách chi tiết hơn. DONG NGUYEN & TEAM Page 141 I. Điều chỉnh mối quan hệ của các công việc Ở chương 2, bạn đã được làm quen với các mối quan hệ hay còn gọi là tính phụ thuộc: Sự quan hệ của công Ý nghĩa Ví dụ việc Finish-to-start (FS) Ngày kết thúc của Công việc viết một một công việc tiền chương của cuốn sách nhiệm để xác định phải được hoàn thành cho công việc kế tiếp.

trước khi thực hiện công việc tiếp theo là chỉnh sửa nó. Start-to-start Ngày bắt đầu của Đặt giấy và cơ sở in công việc tiền nhiệm liên quan chặt chẽ với sẽ xác định ngày bắt nhau vì nó đồng thời đầu của công việc kế xảy ra tiếp Finish-to-finish (FF) Ngày kết thúc của Các công việc yêu cầu công việc tiền nhiệm phải có thiết bị phải xác định ngày kết kết thúc khi thời hạn thúc cho công việc kế thuê các thiết bị cũng tiếp kết thúc Start-to-finish (SF) Ngày bắt đầu của Ngày bắt đầu in cuốn công việc tiền nhiệm sách cũng là ngày sẽ xác định ngày kết đánh dấu các công thúc của nhiệm vụ kế việc về biên tập đã tiếp kết thúc Khi bạn tạo các công việc và liên kết chúng bằng chức năng Link Tasks trên tab Task, các công việc này sẽ được thiết lập mối quan hệ finish-to-start. Tuy nhiên không phải lúc nào các công việc trong dự án của bạn cũng là mối quan hệ này, bạn cần thay đổi mối quan hệ khác. Sau đây là một số ví dụ:  Bạn có thể bắt đầu thiết lập các trang và đưa hình minh họa trên một cuốn sách (sử dụng mối quan hệ start-to-start).

Điều này giúp bạn giảm tổng thời gian cần thiết để hoàn thành khi 2 công việc được làm song song.  Kế hoạch biên tập cho cuốn sách có thể bắt đầu trước khi hoàn thành bản thảo cuốn sách thì chưa thể hoàn thành cho đến khi bản thảo được hoàn thành. Bạn muốn thiết lập cho 2 công việc này song song cùng một lúc (mối quan hệ finish-to-finish). DONG NGUYEN & TEAM Page 142 Sau khi bạn thiết lập các mối quan hệ, bạn có thể điều chỉnh lại thời gian bằng cách đè lên (được gọi là lead time) hoặc thời gian trễ (được gọi là lag time) giữa ngày kết thúc và ngày bắt đầu của công việc tiền nhiệm và công việc kế nhiệm.

 Lead time: bạn có thể thiết lập một công việc kế nhiệm bắt đầu được tiến hành trước khi kết thúc công việc tiền nhiệm thì thời gian trước đó được gọi là lead time.  Lag time: ví dụ bạn cần phải thêm một ngày cho các bản thảo được vận chuyển đến tác giả. Bạn không muốn thêm 1 ngày vào công việc vì bạn chưa thiết lập công việc vận chuyển đó. Thay vị tạo một công việc mới, bạn có thể nhập một khoản thời gian chậm trễ giữa 2 công việc.

Khoản thời gian đó gọi là lag time. Trong bài thực hành này, bạn sẽ nhập khoảng thời gian và thay đổi mối quan hệ giữa các công việc. Trên tab Task, tại nhóm Tasks, click Inspect. Khung Task Inspector hiển thị.

Khung này hiển thị các mối quan hệ của một công việc mà bạn click chọn gồm có công việc tiền nhiệm, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, lag time hoặc lead time nếu có. DONG NGUYEN & TEAM Page 143 3. Trên tab Task, tại nhóm Properties, click Information. Hộp thoại Task Information sẽ hiển thị.

DONG NGUYEN & TEAM Page 144 5. Click tab Predecessors. Tại cột Lag của công việc, nhập thời lượng mà bạn muốn sử dụng làm lag time và click OK. Quan sát các thanh trạng thái tại biểu đồ Gantt để thấy sự thay đổi.

DONG NGUYEN & TEAM Page 145 8. Click chọn một công việc khác. Tại tab Task, trên nhóm Properties, click Information và chọn tab Predecssors. Tại cột Lag, nhập tỉ lệ phần trăm, chẳng hạn là -25%.

Tại tab Task, trên nhóm Editing, click Scroll to Task để Microsoft Project hiển thị đến công việc bạn đang chọn. DONG NGUYEN & TEAM Page 146 Lúc này công việc theo dự kiến đã lùi về phía sau công việc tiền nhiệm. Nếu bạn thiết lập giá trị Lag time là số âm thì nó chính là Lead time mà bạn đã được tìm hiểu ở phần giới thiệu đầu chương. Sự gián đoạn trong công việc Khi bạn khởi tạo công việc, bạn biết rằng công việc này không phải lúc nào cũng suôn sẻ, có thể gặp gián đoạn.

Thay vì phải liệt kê 2 công việc cho một sự gián đoạn thì bạn có thể chia các công việc thành hai hay nhiều phân đoạn. Sau đây là một số lí do để bạn chia phân đoạn:  Bạn dự đoán một sự gián đoạn trong công việc, ví dụ một nhân viên có nhiệm vụ hoàn thành công việc trong 1 tuần nhưng 1 ngày trong tuần đó anh ta phải tham dự một sự kiện.  Một công việc bất ngờ bị gián đoạn. Sau khi công việc được tiến hành, một đối tượng trong nguồn lực công việc tạm ngừng công việc bởi vì công việc khác cần được ưu tiên.

Sau khi công việc ưu tiên đã hoàn thành, thì đối tượng có thể tiếp tục hoàn thành công việc trước đó. Ở bài thực hành này, bạn sẽ thực hiện việc chia một công việc ra thành nhiều phân đoạn. DONG NGUYEN & TEAM Page 147 1. Click chọn một công việc mà bạn muốn chia 2.

Tại tab Task, trên nhóm Editing, click Scroll to Task để Microsoft Project đến thanh trạng thái của công việc mà bạn chọn. Tại tab Task, trên nhóm Schedule, click biểu tượng Split Task. Sau khi click, hiểu thị bảng ScreenTip. DONG NGUYEN & TEAM Page 148 5.

Di chuyển chuột đến thanh trạng thái trên biểu đồ và click tại một điểm trên thanh trạng thái đó. Bạn có thể rê chuột từ từ, ngày tại Scheduled Start trên bảng ScreenTip sẽ thay đổi tùy thuộc vị trí mà bạn rê chuột. Khi tách đoạn ra, nếu bạn muốn nối đoạn công việc lại có thể click và giữ nguyên chuột vào một đầu và kéo vào đầu còn lại. DONG NGUYEN & TEAM Page 149 III.

Điều chỉnh thời gian làm việc cho từng công việc cụ thể Trong những chương trước, bạn đã sử dụng lịch cơ bản trong Microsoft Project 2010 để áp dụng thời gian làm việc, tuy nhiên bạn cũng cần thiết lập cụ thể cho từng công việc. Sau đây là một số lí do cần thiết khi thiết lập gthời gian cụ thể cho từng công việc.  Bạn đang sử dụng lịch chuẩn của Microsoft Project và bạn có một công việc phải thực hiện qua đêm.  Bạn có một công việc xảy ra vào một ngày cụ thể trong tuần.

 Bạn có một công việc phải thực hiện vào cuối tuần. Trong bài thực hành này, bạn sẽ tạo một lịch và áp dụng nó để hạn chế thời gian làm việc cho một công việc cụ thể: 1. Tại tab Project, trên nhóm Properties, click Change Working Time. DONG NGUYEN & TEAM Page 150 2.

Tại hộp thoại Change Working Time, click Create New Calendar. DONG NGUYEN & TEAM Page 151 3. Tại hộp thoại Create New Base Calendar. Tại Name, nhập tên lịch.

Đánh dấu chọn vào Make a copy of sau đó chọn kiểu lịch chuẩn Standard. DONG NGUYEN & TEAM Page 152 4. Tạo hộp thoại Change Working Time, click tab Work Weeks. Tại cột Name, click [Default], sau đó click Details.

DONG NGUYEN & TEAM Page 153 7. Chọn các ngày thứ Năm và thứ Sáu. DONG NGUYEN & TEAM Page 154 8. Đánh dấu chọn vào Set days to nonworking time.

Click OK và đóng hộp thoại Details. Tại hộp thoại Change Working Time, click OK và đóng hộp thoại. DONG NGUYEN & TEAM Page 155 Bây giờ bạn sẽ áp dụng đã tạo trước đó cho các công việc. Chọn một công việc nào đó.

Trên tab Task, tại nhóm Properties, click Information. Click tab Advanced. Tại Calendar, chọn lịch mà bạn đã tạo. DONG NGUYEN & TEAM Page 156 Micorsoft Project sẽ áp dụng lịch này cho công việc mà bạn chọn.

Một biểu tượng bên trái của công việc cho biết nó được áp dụng một lịch nào đó mà bạn đã tạo. Thay đổi loại công việc Trong Microsoft Project có 2 loại công việc là cố định về thời lượng và cố định về công việc. Đối với công việc cố định:  Bạn có thể thay đổi giá trị đã thiết lập cho công việc và Microsoft Project sẽ tính toán lại cho mỗi đơn vị thời lượng.  Bạn có thể thay đổi giá trị thời lượng và Microsoft Project sẽ tính toán lại các khoảng thời gian cao điểm.

Đối với công việc cố định thời lượng:  Bạn có thể thay đổi giá trị thiết lập đến công việc và Microsoft Project sẽ tính toán lại công việc đó.  Bạn có thể thay đổi giá trị công việc và Microsoft Project sẽ tính toán lại mỗi khoảng thời gian cao điểm công việc đó. Trong bài thực hành này, bạn thay đổi một loại công việc và thiết lập lại các giá trị theo công thức 1. Tại tab View, trên nhóm Task Views, click Task Usage.

DONG NGUYEN & TEAM Page 157 2. Hiển thị các công việc đang làm 3. Click chọn một công việc tại cột Task Name. Tại tab Task, trên nhóm Editing, click Scroll To Task.

Click vào cột Start, sau đó click tab Format, trên nhóm Columns, click Insert Column. DONG NGUYEN & TEAM Page 158 6. Chọn Assignment Units. Click vào cột Start, sau đó click tab Format, trên nhóm Columns, click Insert Column.

DONG NGUYEN & TEAM Page 159 Ở đây bạn có thể thấy chẳng hạn nhiệm vụ thứ 8 làm trong 240 giờ trong 15 ngày với năng suất là 200%. Bây giờ, bạn sẽ thay đổi thời lượng để kiểm tra sự ảnh hưởng. Tại cột Duration của công việc 8, nhập 20d và nhấn Enter. Microsoft Project thay đổi thời lượng của công việc 8 lên 20 ngày và tăng thời gian lên 320 giờ.

Bây giò bạn sẽ thay đổi để tạo cân bằng. Click vào biểu tượng Action bên cạnh thời lượng. Đánh dấu chọn vào Resource will work fewer hours per day so that the task will take longer. DONG NGUYEN & TEAM Page 160 12.

Hãy chú ý giá trị năng suất, lúc này thời gian làm việc đã trở về mức ban đầu nhưng thời năng suất giảm xuống.