CHƯƠNG 4 CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH Sau khi đọc chương này, người đọc nắm được các nội dung cơ bản của chức năng hoạch định, cụ thể: - Khái niệm hoạch định và tầm quan trọng của hoạch định đối với hoạt động quản trị. - Quá trình hoạch định và các nội dung chủ yếu, mối quan hệ giữa các giai đoạn của quá trình hoạch định. - Các công cụ hỗ trợ chủ yếu trong hoạch định. Khái niệm và tầm quan trọng của hoạch định 4.
Khái niệm hoạch định Trước khi hành động, ai cũng đều xác định mục tiêu của hành động cần đạt tới, từ đó suy nghĩ vậy, cân nhắc, lựa chọn cách thức hành động hiệu quả để đảm bảo đạt được mục tiêu. Xác định mục tiêu và soạn thảo một kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu, đó chính là hoạch định. Hoạt động của một tổ chức bao gồm những con người với quy mô lớn hơn, tính phức tạp cao hơn nên kết quả/hậu quả cũng lớn hơn nên càng cần thiết phải hoạch định. Có nhiều cách hiểu, cách diễn đạt về hoạch định.
Theo Harold Koontz, Cyril J. O’Donnell và Heinz Weihrich (1968): “Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu và quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm, ai làm cái đó để đạt được mục tiêu”. Kreitner (2009) cho rằng: Hoạch định là sự đối phó với sự bất định bằng một bản kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đề ra. Từ các khái niệm trên, có thể hiểu: Hoạch định là quá trình nhà quản trị xác định mục tiêu của tổ chức, xây dựng các kế hoạch hành động cần thiết để đạt mục tiêu.
Cách hiểu trên về hoạch định cho thấy: Hoạch định là công việc (quyết định) của nhà quản trị trong tổ chức. Hoạch định là một tiến trình bao gồm xác định mục tiêu, xây dựng các kế hoạch để phối hợp các hoạt động nhằm thực hiện mục tiêu. Kế hoạch hành động phải chỉ rõ để đạt mục tiêu cần phải làm gì? Ai làm? Làm như thế nào? Khi nào làm? Những nguồn lực nào cần huy động và phân bổ, sử dụng chúng như thế nào? Sản phẩm của hoạch định (mục tiêu và kế hoạch hành động) vừa chứa đựng yếu tố chủ quản (ý chí, khả năng dự báo, tiên liệu.) vừa chứa đựng yếu tố khách quan (các yếu tố môi trường bất định) nên có thể không phù hợp với thực tế, do đó, hoạch định không chỉ làm một lần, mà có thể và cần phải điều chỉnh để đảm bảo phù hợp với thực tiễn. Kế hoạch hành động gồm các kế hoạch dài hạn, có tính chiến lược và các kế hoạch ngắn hạn có tính chiến thuật, tác nghiệp, để thực hiện chiến lược, các kế hoạch này đều hướng thực hiện mục tiêu của tổ chức.
Cụ thể hơn quá trình hoạch định bao gồm: (i) xác định sứ mệnh, mục tiêu cả trong dài và ngắn hạn của tổ chức, (ii) xác định mục tiêu của các bộ phận, (iii) lựa chọn chiến lược để thực hiện mục tiêu, (iv) xây dựng các kế hoạch hành động để 146 thực hiện chiến lược, (v) phân bố các nguồn lực hiệu quả thực hiện các hoạt động theo kế hoạch đã vạch ra nhằm đạt được mục tiêu. Tầm quan trọng của hoạch định Từ thực chất của hoạch định có thể thấy: nhờ hoạch định mà tổ chức có được định hướng phát triển trong sự thích nghi với môi trường và thực hiện ý chí của nhà quản trị, đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực hiện có và có thể huy động. Hoạch định giúp thiết lập được các tiêu chuẩn kiểm tra các hoạt động nhằm thực hiện định hướng phát triển tổ chức qua các mục tiêu được xác lập để từ đó có những điều chỉnh cần thiết, hữu hiệu. Tầm quan trọng của hoạch định được thể hiện qua những biểu hiện chủ yếu sau: Trước hết, qua hoạch định, nhà quản trị định hướng hoạt động của tổ chức, xác định mục tiêu và các kế hoạch hành động giúp nhà quản trị phối hợp được hoạt động, thống nhất được suy nghĩ và hành động của các cá nhân, bộ phận trong tổ chức từ đó đảm bảo sự tập trung vào thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ trọng yếu, cốt lõi trong từng thời kỳ để đảm bảo thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
Hoạch định là cơ sở cho sự phân quyền, ủy quyền, làm rõ quyền, trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi cá nhân, bộ phận trong quá trình hoạt động, tạo thuận lợi cho hoạt động điều hành tác nghiệp của nhà quản trị, đồng thời cũng làm tăng tính chủ động sáng tạo của các bộ phận, cá nhân, phản ứng nhanh nhạy, kịp thời trước những biến động của môi trường. Hoạch định chỉ rõ các chỉ tiêu cần thực hiện, đó đó là cơ sở và tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, đánh giá các hoạt động để từ đó có biện pháp điều chỉnh. 147 Sau cùng hoạch định giúp làm tăng sự thành công của nhà quản trị và tổ chức nhờ những hoạt động của tư duy, tính toán, cân nhắc thận trọng trong phân tích, dự báo, tiên liệu được thời cơ, thách thức, thuận lợi và những khó khăn từ phía môi trường bằng những phương pháp có tính khoa học, thực tiễn, do đó các mục tiêu, giải pháp hành động đảm bảo tính khả thi cao, nguồn lực được sử dụng hiệu quả hơn. Quá trình hoạch định Theo A.Williams (2006), thì hoạch định bao gồm: hoạch định sứ mạng, mục tiêu, hoạch định chiến lược, hoạch định chiến thuật và hoạch định tác nghiệp được thể hiện ở mô hình sau: Sứ mạng tổ chức Chiến lược Các kế hoạch chiến thuật Các kế hoạch tác nghiệp Các kế hoạch đảm bảo/Kế hoạch Kế hoạch đơn dụng thường xuyên (Chỉ dẫn hoạt động - Chương trình và ra quyết định) - Dự án Chính sách Thủ tục Quy tắc - Ngân sách Sơ đồ 4.1: Các loại hoạch định Nguồn: A.Williams, Management: A practical introduction, th 6 edition ebook, 2006 148 4.
Xác định sứ mạng của tổ chức Sứ mạng là mục đích hay lý do tồn tại của tổ chức. Tuyên bố sứ mệnh phải trả lời được các câu hỏi cơ bản: (i) chúng ta kinh doanh cái gì? (ii) chúng ta là ai? (iii) chúng ta quan tâm đến cái gì? (iv) chúng ta định làm gì? Sứ mạng có thể chỉ ra câu trả lời của tổ chức về thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, về các hàng hóa hay dịch vụ mà tổ chức sẽ cung cấp cho khách hàng. Sứ mạng định hướng và là cơ sở để xác định các mục tiêu và chiến lược để thực hiện nó. Khi xác định sứ mạng, lãnh đạo tổ chức/doanh nghiệp cần phải tính đến các yếu tố sau: Một là, lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức/doanh nghiệp.
Khi thành lập tổ chức/doanh nghiệp, người chủ thường có ý tưởng về việc thành lập tổ chức/doanh nghiệp để làm gì? Thiên hướng hoạt động trong tương lai và lý do tồn tại của nó. Quá trình hoạt động người chủ sẽ hoàn thiện ý tưởng để định hướng lâu dài cho sự phát triển của tổ chức/doanh nghiệp tính đến yếu tố truyền thống, tiềm năng và thế mạnh đã được khẳng định của nó. Hai là, những năng lực đặc biệt, cốt lõi của doanh nghiệp. Để tồn tại và phát triển, đặc biệt là trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt thì tổ chức/doanh nghiệp phải đi lên từ năng lực cốt lõi, đó là những năng lực riêng có, đảm bảo tạo ra, phát triển và khai thác hiệu quả những nguồn lực để tạo nền tảng thực hiện các chiến lược, kế hoạch hành động đủ khả năng cạnh tranh vượt lên đối thủ.
Năng lực cốt lõi không tồn tại vĩnh viễn nên chúng phải thường xuyên hoàn thiện, nâng cấp và xây dựng mới. Ba là, môi trường hoạt động của tổ chức. Khi hoạt động trong một môi trường với những chủ thể tham gia đa dạng, phong phú, phức tạp thì tổ chức/doanh nghiệp không 149 chỉ đi lên bằng những cái mình có. Tổ chức/doanh nghiệp cần phải lựa chọn cho mình một định hướng hành động để vừa thích nghi với môi trường vừa phù hợp với khả năng và phát huy được thế mạnh của mình để đạt được mục đích tồn tại và phát triển.
Sứ mạng có thể thay đổi tùy theo: (i) sự thay đổi của tổ chức, (ii) thay đổi lãnh đạo cấp cao hoặc quan điểm của họ và (iii) sự thay đổi của môi trường hoạt động của tổ chức.1: Sứ mạng của Công ty cổ phần Kinh đô Công ty cổ phần Kinh Đô có tầm nhìn là “mang hương vị đến cho cuộc sống mọi nhà bằng những thực phẩm an toàn, dinh dưỡng, tiện lợi và độc đáo”. Sứ mạng của họ “không ngừng sáng tạo mang lại những trải nghiệm mới lạ về hương vị cùng cam kết về chất lượng và vệ sinh an toàn thực phẩm. Cách xác định tầm nhìn và sứ mạng của Kinh Đô là khá rõ ràng. Họ đã thoát khỏi hình ảnh một công ty bánh kẹo, mà là một doanh nghiệp thực phẩm với việc nhấn mạnh vào chất lượng sản phẩm (an toàn, dinh dưỡng, tiện lợi, độc đáo).
Với cách nhìn này, chiến lược của Kinh Đô nhiều khả năng là khác biệt hóa dựa trên sự sáng tạo. Nguồn: http://www.vn/tam-nhin-su-menh-muc-tieu-kinh- doanh-nhin-xa-trong-rong/ 4. Xác định mục tiêu của tổ chức a. Khái niệm mục tiêu Mục tiêu của tổ chức là đích (hay kết quả) mà nhà quản trị mong muốn đạt được.
Như vậy: Mục tiêu có thể là điểm kết thúc của một hành động hay kết quả của tổ chức mong muốn đạt được. 150 Mục tiêu được xác định trên cơ sở sứ mạng và nhằm thực hiện sứ mạng. Mục tiêu là đích (hay kết quả) mong muốn đạt được nên nó định hướng hành động của tổ chức để thực hiện nó. Do đó, mục tiêu là nền tảng của hoạch định.
Phân loại mục tiêu Mục tiêu được phân loại theo một số tiêu thức: - Mục tiêu chung và mục tiêu bộ phận: Mục tiêu chung của tổ chức là mục tiêu do các nhà quản trị cấp cao xác định và tất cả các bộ phận, thành viên trong tổ chức phải có trách nhiệm thực hiện (thông qua việc đóng góp của thành viên vào việc thực hiện mục tiêu bộ phận). Mục tiêu chung của tổ chức mang tính tổng thể, toàn diện và hướng đến thực hiện sứ mạng của tổ chức, nó cũng được xem là phương tiện để thực hiện sứ mạng. Mục tiêu bộ phận do các nhà quản trị các bộ phận xác định. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận mà các bộ phận xác định cho mình mục tiêu để thực hiện mục tiêu chung, mỗi bộ phận có thể có mục tiêu riêng song không thể mâu thuẫn với mục tiêu chung, phải đảm bảo sự hài hòa, tạo thuận lợi cho thực hiện mục tiêu chung.