CHƯƠNG 1 NHUNG VAN DE CHUNG VE CHIA SE NGUON LUC THONG TIN TRONG HOAT DONG THONG TIN TAI CA TRUONG DAI HQC KHOI KY THUAT TREN DIA BAN HA NOI 1.1 — KHAI NIEM NGUON LUC THONG TIN VA VAN DE CHIA SE NGUON LUC THONG TI 1.1 — Khai nigm nguén lực thông tin Hoạt động giáo dục đại học luôn gắn liền với hoạt động chuyển giao tri thức và nghiên cứu khoa học (NCKH). Một trong những nhân tố đặc biệt quan trọng, quyết định chất lượng chuyền giao tri thức và NCKH là khả năng. cung cấp nguồn tin để thúc đây việc tự học, tự nghiên cứu trước hết của các nhà quản lý, của giảng viên, của học viên và sinh viên. Đây chính là sứ mệnh của các trung tâm thông tin - thư viện trong các trường đại học.
Trên thực tế không có một cơ quan thông tin - thư viện (TTTV) nào có khả năng đáp ứng được mọi nhu cầu của người dùng tin, nhất là đối với các cơ quan thông tin thuộc hệ thống thư viện chuyên ngành. Mỗi trung tâm TTTV của một trường, đại học khó có thể đáp ứng đầy đủ được nhu cầu tin của người dùng tin trong trường bởi thông tin ngày càng biến đổi và phát triển nhanh chóng. Nguồn tin chỉ có thể trở nên phong phú và đa dạng khi các cơ quan thông tin thư viện liên kết lại với nhau, hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin của mình cho nhau đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin (NDT), Đối với mỗi cơ quan thông tin - thư viện, nguồn lực thông tin là yếu tố vô cùng quan trong, là cơ sở để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin. 15 Ở dạng chung nhất, nguồn lực thông tin được hiểu như là tổ hợp các thông tin nhận được và tích lũy được trong quá trình phát triển khoa học và hoạt động thực tiễn của con người, dé sử dụng nhiều lần trong sản xuất và quản lý xã hội.
Nguồn lực thông tin phản ánh các quá trình và hiện tượng tự nhiên được ghỉ nhận lại trong kết quả của các công trình nghiên cứu khoa học. và trong các dạng tài liệu khác của hoạt động nhận thức và thực tiễn 'Nguồn lực thông tin bao gồm các dữ liệu thể hiện dưới dạng văn ban, hình ảnh hoặc âm thanh được ghi lại trên phương tiện theo quy ước và không. theo quy ước, các sưu tập, những kiến thức của con người, những kiến thức của tổ chức và ngành công nghiệp thông tin Nguồn lực thông tin được coi là phần tích cực của tim lực thông tin, được tổ chức, kiểm soát sao cho người dùng tin có thể truy nhập, tìm kiếm, khai thác, sử dụng được và phục vụ cho các lợi ích khác nhau của xã hội. Nguồn lực thông tin là loại tài sản cố định đặc biệt, càng được khai thác sử dụng thì càng giầu thêm mà không hề bị hao mòn mắt mát đi.
Nguôn lực thông tin có các đặc trưng sau. - Tinh vat lý: nguồn lực thông tin là những phần thông tin hoặc tri thức được ghi lại, cố định lại thông qua một hệ thống dấu hiệu và được lưu giữ trên các vật mang tin (như giấy, đĩa, băng từ. ) - Tinh cdu trúc: Nguồn lực thông tin phải có tính cấu trúc thể hiện ở chỗ các thông tin phải được trình bày, diễn đạt, nhận dạng (nhận dạng về hình thức và nhận dạng về nội dung) theo các quy cách và tiêu chuẩn nhất định giúp con người có thể bảo quản an toàn và dễ dàng truy nhập thông tin. - Tính truy cập: Nguồn lực thông tin phải được tổ chức kiểm soát sao cho người dùng tin có thể tìm ra chúng thông qua các điểm truy cập khác 16 nhau, ví dụ người dùng tin quan tâm đến nội dung thông tin thì các chủ đề sẽ là thành phần truy cập chủ yếu trong các hệ quản trị thông tin.
- Tinh chia sé: Tính chia sẻ của nguồn lực thông tin thể hiện ở khả năng. trao đổi nhiều chiều giữa các hệ thống thông tin với nhau. Muốn vậy giữa các hệ thống thông tin phải có sự tương thích. Tiền đề công nghệ để trao đổi nhiều chiều này là sự tồn tại của các mạng.
Việc cung cấp thông tin, dữ liệu, tài liệu không chỉ hạn chế trong khuôn khổ những gì cơ quan thông tin, thư viện đó có mà phải thực hiện nguyên lý chia sẻ nguồn lực thông tin dựa trên mạng trao đổi thông tin năng động, có hiệu quả. - Tính giá trị: Giá trị của thông tin càng cao khi càng có nhiều người sử dụng. Nguồn lực thông tin nếu được sử dụng một cách hợp lý sẽ có tác động. thúc đẩy mạnh mê các quá trình hoạt động xã hội, kích thích sự sáng tạo của con người.2 - Chia sẻ nguồn lực thông tin Chia sẻ nguồn lực là sự giúp đỡ lẫn nhau đề đáp ứng kịp thời cho các nhu cầu.
Nói một cách khác đó là sự đóng góp riêng của mỗi người đem lại lợi ích cho những người khác. Chia sẻ nguồn lực có thể được áp dụng đối với các kho tài liệu, quỹ tài chính và nhân lực. Chia sẻ nguồn lực thông tin là sự hợp tác, phối hợp với nhau giữa các cơ quan thông tin - thư viện để đáp ứng kịp thời cho các nhu cầu của người dùng, tin của mỗi cơ quan đó. Lê Văn Viết: “Mượn, chia sẻ tài liệu, thông tin giữa các thư viện là hình thức phục vụ bạn đọc khi sử dụng nguồn lực thông tin của các thư viện, cơ quan thông tin khác cả trong nước lẫn nước ngoài để đáp ứng nhu cầu đọc và thông tin của người dùng thư viện mình.
Như vậy có mượn, chia 17 sẻ tài liệu trong nước và quốc tế. Mượn, chia sẻ tai liệu có mục đích tạo ra những điều kiện tốt nhất để thoả mãn một cách toàn diện và kịp thời những. yêu cầu về tài liệu, thông tin của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế, khoa học, giáo dục, văn hóa, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, xã hội nghề nghiệp và các cá nhân, đồng thời phát huy với hiệu quả cao nhất vốn tài liệu, thông tin của các thư viện, cơ quan thông tin trong cả nước Mượn, chia sẻ tài liệu vì thế tiết kiệm được kinh phí cho các thư viện” [4] Hợp tác thư viện để chia sẻ nguồn lực thông tin đã có lịch sử lâu đời, ngay từ năm 1907 Hội Thư viện Mỹ đã tổ chức hội nghị bàn về vấn đề này. 'Những hình thức chủ yếu của nó trong thời gian này là thành lập mục lục liên hợp và trao đổi sách, mượn giữa các thư viện.
Những năm sau này còn xuất hiện các hình thức khác như phối hợp bổ sung, tạo lập mạng thông tin sử dụng chung nguồn lực thông tin Trên thực tế, một trung tâm thông tin dù có lớn đến đâu, dù có được đầu tư ưu đãi đến đâu nếu hoạt động biệt lập, sẽ không thẻ thực hiện được một cách đầy đủ và hoàn thiện các chức năng mà mình phải đảm nhận. Hiện nay một trong những van dé quan tâm của các thư viện ở tắt cả các nước là giá thành tài liệu bỗ sung cao. Van dé nay dang khuyến khích các thư viện thoả thuận (chính thức hay không chính thức) phối hợp bổ sung tài liệu một cách hợp lý, trao đổi tài liệu và chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện trong một hệ thống, trong vùng miền, trong cả nước và trên phạm vi thế giới Xét về mặt tổ chức, chia sẻ nguồn lực là sự tích hợp khả năng đầu vào của các đơn vị hoạt động trong cùng một lĩnh vực cụ thể nào đó, chẳng hạn như lĩnh vực thông tin - thư viện. 18 Xét về mặt quản lý, chia sẻ nguồn lực thông tin biểu hiện trong quá trình ra quyết định dựa trên cơ sở lựa chọn các giải pháp tốt nhất cho mọi hoạt động Như vậy chia sẻ nguồn lực thông tin liên quan đến hai hoạt động: tổ chức và quản lý.
Nói một cách cụ thể, chia sẻ nguồn lực là quá trình hợp tác phối hợp giữa các thư viện nhằm huy động một cách tối đa các tiềm năng có thể về thông tin của các thư viện trong hệ thống. Chia sẻ nguồn lực thông tin có nghĩa là sự kết tụ năng lực của các nhà quản lý thông tin - thư viện nhằm tạo ra một sức mạnh thông tin mới lớn hơn gắp nhiều lần các sức mạnh riêng lẻ. Xét về khía cạnh kinh tế, hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin giúp cho. thư viện nâng cao tính hiệu quả trong việc xây dựng vồn, bằng cách không bổ sung những tài liệu có thể có được thông qua hợp tác thư viện để chia sẻ nguồn lực thông tin, tập trung bô sung những tài liệu cần thiết nhất, phù hợp nhất cho đối tượng chính sử dụng.
Hợp tác thư viện và chia sẻ nguồn lực thông tin luôn gắn chặt với tài chính sẵn có của mỗi thư viện riêng lẻ. Không một thư viện nào có đủ nguồn tài chính để mua tất cả các loại tài liệu để cung, cấp đủ nhu cầu cho người dùng tin. Hợp tác thư viện và chia sẻ nguồn lực thông tin làm phong phú thêm vốn tài liệu của thư viện. Điều kiện để chia sẽ nguồn lực thông tin giữa các thư viện ~ Có sự tương đồng trong tính chất nguôn lực thông tin Chi những thư viện có cơ cầu nguồn lực thông tin tương đồng cả về mặt nội dung (giá trị), cả về mặt hình thức (loại hình) mới có thể tiến hành chia sẻ thông tin được.
Việc chia sẻ thông tin phải dẫn đến các bên tham gia chia sẻ đều được hưởng lợi, đều có khả năng đáp ứng nhu cầu tin tốt hơn. Sự tương đồng về nội dung và giá trị thông tin sẽ không làm giảm đi mà còn làm tăng lên giá trị của nguồn lực thông tin của mỗi thư viện. Hơn nữa tham gia chia sẻ nguồn lực thông tin mỗi thư viện đều có thể tiết kiệm đến mức tối đa kinh phí của mình. Tuy nhiên việc chia sẻ chỉ có thể được tiến hành thuận lợi nếu như nguồn lực thông tin được tổ chức tương đồng về mặt cấu trúc.
Sự tương đồng. trong cấu trúc của nguồn lực thông tin được thể hiện trong cách thức cách thức tổ chức, quản trị nguồn lực thông tin, các công cụ được sử dụng đề quản trị nguồn lực thông tin của mỗi thư viện. Khi các thư viện thực hiện xử lý và quản trị thông tin theo các chuân nghiệp vụ thống nhất, việc chia sẻ thông tin sẽ diễn ra thuận lợi hơn.
