CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC XAY DỰNG HTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY SSOFT 1.1 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1 Khái niệm về quản trị kinh doanh - Quản trị là gì ? Quản trị là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều lĩnh vực.Ví dụ như quản trị hành chính (trong các tổ chức xã hội), quản trị kinh doanh (trong các tổ chức kinh doanh) - Có rất nhiều quan niệm về quản trị: + Quản trị là các hoạt động được thực hiện nhằm bảo đảm sự hoàn thành công việc qua những hướng dẫn của những người khác; quản trị là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những người cộng sự khác cùng chung một tổ chức. + Quản trị là sự tác động một cách khách quan của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong một môi trường công việc luôn luôn biến động. + Quản trị là tiến trình hoạch định,, lãnh đạo, tổ chức và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực sẵn có của tổ chức,doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra .Quản trị trong một doanh nghiệp hay một tổ chức kinh tế tồn tại trong một hệ thống bao gồm các khâu, các phần, các bộ phận có mối liên hệ liên quan với nhau, tác động qua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau phát triển.2 Khái niệm quản trị kinh doanh -Trong lĩnh vực quản trị kinh doanh lại chia ra nhiều lĩnh vực: Quản trị tài chính, quản trị hành chính ,quản trị nhân sự, quản trị Marketing, quản trị chiến lược. -Quản trị kinh doanh là sự quản lý của một doanh nghiệp.
Nó bao gồm tất cả các khía cạnh của việc kiểm tra,giám sát hoạt động kinh doanh và lĩnh vực liên quan bao gồm Kế toán, Tài chính và Tiếp thị. Cụ thể là công việc thực hiện hoặc quản lý hoạt động kinh doanh từ đó ra quyết định cũng như tổ chức hiệu quả con người và các nguồn lực khác để chỉ đạo các hoạt động hướng tới các mục tiêu của tập thể.3 Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin 5 Luan van - Thông tin là ý nghĩa được rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình xử lý (phân tích, tổng hợp, so sánh.), phù hợp với mục đích cụ thể của người sử dụng hay người tìm kiếm. Thông tin có thể gồm nhiều giá trị dữ liệu được tổ chức sao cho nó mang lại một ý nghĩa cho một đối tượng cụ thể,trong một công việc cụ thể. - Dữ liệu là các giá trị phản ánh về sự vật, hiện tượng trong mọi lĩnh vực.Dữ liệu là các giá trị thô, chưa qua xử lý và chưa có ý nghĩa với người sử dụng hay người tìm kiếm.
Có thể là một tập hợp các giá trị mà không biết được sự liên quan giữa chúng. - Hệ thống là tập hợp các thành phần,dữ liệu trong một phạm vi xác định có tương tác hoặc phụ thuộc lẫn nhau tạo thành một thể thống nhất, nhằm đạt đến những mục đích xác định trước. Vd: Hệ thống tư tưởng, hệ thống các quy tắc ngữ pháp, hệ thống đường sắt, hệ thống tín hiệu giao thông, … - Hệ thống thông tin là tập hợp người, dữ liệu và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức doanh nghiệp, được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới, có chức năng xử lý, phân tích, tổng hợp thông tin, nhằm hổ trợ các hoạt động quyết định, kiểm soát trong một tổ chức. Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính là phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng và con người Hình 1.Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT (Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương mại) 6 Luan van - Hệ thống thông tin quản lý là nguồn nhiên liệu hệ cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức.
Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá,báo cáo và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức. Phổ biến trong httt quản lý ngày nay được chia ra nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau như httt kế toán,httt bán hàng marketing,httt sản xuất,httt tài chính,httt nhân sự, … 1.2 MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ VẤN ĐỀ XÂY DỰNG HTTT TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Các khái niệm về phân tích thiết kế httt Phân tích thiết kế httt bao gồm 5 giai đoạn : - Giai đoạn 1. Giai đoạn khảo sát : Tìm hiểu thực tế vấn đề xần khai thác ,cơ bản nắm bắt những yêu cầu của người sử dụng từ đó lập kế hoạch triển khai - Giai đoạn 2. Giai đoạn phân tích : Mô tả lại thực tế thuộc phạm vi ứng dụng HTTT ở mức quan niệm, cấu trúc hóa yêu cầu Phân tích sâu hơn các chức năng và dữ liệu của hệ thống cũ để đưa ra mô tả của hệ thống mới (giai đoạn thiết kế logic).Đây là giai đoạn để phát sinh các phương án và lựa chọn các phương án khả thi nhất.
Giai đoạn thiết kế Nhằm đưa ra các quyết định về cài đặt hệ thống, để sao cho hệ thống thỏa mãn được các yêu cầu mà giai đoạn phân tích đã đưa ra, đồng thời lại thích ứng với các điều kiện ràng buộc trong thực tế đồng thời mô hình hoá phần dữ liệu và xử lý thiết kế dữ liệu,kiến trúc và giao diện. Giai đặt cài đặt,kiểm thử : Cài đặt hệ thống gồm 2 công việc chính là lập trình và kiểm định nhằm chuyển các kết quả phân tích và thiết kế trên giấy thành một hệ thống chạy được sau đó xây dựng tài liệu hệ thống: tài liệu đặc tả hệ thống, tài liệu sử dụng, tài liệu kỹ thuật cài đặt Và công việc sau cùng là hướng dẫn người sử dụng. Giai đoạn khai thác và bảo trì: 7 Luan van Là giai đoạn đưa hệ thống vào sử dụng, đồng thời thực hiện các chỉnh sửa khi phát hiện thấy hệ thống còn có chỗ chưa thích hợp,cụ thể các công việc đảm bảo duy trì hoạt động ổn định của hệ thống thông tin tin học hóa,sửa các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng,điều chỉnh những thay đổi sao cho phù hợp với các thay đổi hệ thống,bổ sung, nâng cấp hệ thống mới. Các giai đoạn có thể thực hiện song song, mỗi hoạt động có thể cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hoạt động trước đó.2 Các phương pháp phân tích thiết kế httt - Phân tích thiết kế hệ thống theo hướng chức năng quan tâm chủ yếu tới những thông tin mà hệ thống sẽ giữ gìn, xem người dùng sẽ cần những thông tin nào, rồi thiết kế ngân hàng dữ liệu để chứa những thông tin đó, cung cấp Forms để nhập thông tin và in báo cáo để trình bày các thông tin.
Nói một cách khác là tập trung vào thông tin và không mấy để ý đến những gì có thể xảy ra với những hệ thống đó và cách hoạt động của hệ thống là ra sao. Đây là lối tiệm cận xoay quanh dữ liệu và đã được áp dụng để tạo nên hàng ngàn hệ thống trong suốt nhiều năm. Các phương pháp cụ thể : + Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technie) của Mỹ dựa theo phương pháp phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản hơn. Nó có hệ thống trợ giúp theo kiểu đồ họa để biểu diễn các hệ thống và việc trao đổi thông tin giữa các hệ con.
Kỹ thuật chủ yếu của SADT là dựa trên sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển dữ liệu (Data Dictionnary), ngôn ngữ mô tả có cấu trúc, ma trận chức năng. Nhưng SADT chưa quan tâm một cách thích đáng đối với mo hình chức năng của hệ thống. + Phương pháp MERISE (Method pour Rassembler les Idees Effort) của Pháp dựa trên các mức bất biến của hệ thống thông tin như mức quan niệm, mức tổ chức, mức vật lý và có kết hợp với mô hình. + Phương pháp CASE (Computer- Aided System Engineering) -phân tích và thiết kế tự động nhờ sự trợ giúp của phần cứng,máy tính.
Đặc trưng của phương pháp hướng chức năng là phân chia chương trình chính thành nhiều chương trình con nhằm đến thực một công việc xác định. Ưu điểm: + Tư duy phân tích thiết kế rõ ràng. 8 Luan van + Chương trình sáng sủa dễ hiểu. + Phân tích được các chức năng của hệ thống.
+ Dễ theo dõi luồng dữ liệu. Nhược điểm: + Không hỗ trợ việc sử dụng lại. Các chương trình hướng cấu trúc phụ thuộc chặt chẽ vào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể, do đó không thể dùng lại modul nào đó trong phần mềm này cho phần mềm khác với các yêu cầu về dữ liệu khác. + Không phù hợp cho phát triển các phần mềm lớn.
+ Khó quản lý mối quan hệ giữa các modul và dễ gây ra lỗi trong phân tích cũng như khó kiểm thử và bảo trì. Lĩnh vực áp dụng: Phương pháp hướng chức năng thường phù hợp với nhiều bài toán nhỏ, có luồng dữ liệu rõ ràng, cần phải tư duy giải thuật rõ ràng và người lập trình có khả năng tự quản lý được mọi truy cập đến các dữ liệu của chương trình. -Phân tích thiết kế theo hướng đối tượng Phương pháp hướng đối tượng tập trung vào cả hai khía cạnh của hệ thống là dữ liệu và hành động. Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo cách phản ánh các thành phần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực.
Một HTTT được chia thành các phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu và thông tin liên quan đến đối tượng đó. Các đối tượng trong một hệ thống tương đối độc lập với nhau và hệ thống sẽ được xây dựng bằng cách kết hợp các đối tượng đó lại với nhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữa chúng. Các phương háp cụ thể : - Phương pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design) là một phương pháp được lựa chọn để thiết kế các hệ thống thời gian thực. Phương pháp này yêu cầu các phần mềm phải được mã hóa bằng ngôn ngữ lập trình ADA.
Do vậy, phương pháp này chỉ hỗ trợ cho việc thiết kế các đối tượng mà không hỗ trợ cho các tính năng kế thừa và phân lớp. - Phương pháp RDD (Responsibility Driven Design) dựa trên việc mô hình hóa hệ thống thành các lớp. các công việc mà hệ thống phải thực hiện được phân tích và chia ra cho các lớp của hệ thống. Các đối tượng trong các lớp của hệ thống trao đổi các thông tin với nhau nhằm thực hiện công việc đặt ra.