Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp hiện đại, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý sản xuất và kinh doanh là xu thế tất yếu nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, tối ưu hóa các nguồn lực và kiểm soát dữ liệu giao dịch. Đối với các đơn vị kinh doanh dịch vụ và giải pháp công nghệ, hệ thống thông tin quản lý bán hàng đóng vai trò trung tâm trong việc kiểm soát luồng hàng hóa, dịch vụ, doanh thu, công nợ và hỗ trợ công tác chăm sóc khách hàng.
Tại Công ty Cổ phần Công nghệ Phần mềm SSOFT Việt Nam (SSOFT) — một doanh nghiệp chuyên nghiên cứu, phát triển và cung ứng các sản phẩm phần mềm quản lý — công tác quản lý bán hàng gắn liền với quy trình tiếp nhận và triển khai dự án công nghệ cho khách hàng. Qua khảo sát thực tế tại doanh nghiệp giai đoạn 2014–2017, tác giả ghi nhận công ty chưa có một hệ thống thông tin quản lý bán hàng chuyên trách. Mọi hoạt động quản lý danh mục phần mềm, hồ sơ khách hàng và thông tin hợp đồng chủ yếu được thực hiện bằng phương pháp thủ công và lưu trữ phân tán dưới dạng các tệp bảng tính Microsoft Excel. Phương thức này bộc lộ nhiều điểm hạn chế: tốn thời gian tổng hợp, dễ xảy ra sai sót khi lượng giao dịch gia tăng, khó theo dõi biến động doanh thu, tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn dữ liệu nội bộ và chưa hỗ trợ các tiện ích mở rộng như xuất hóa đơn tự động hay thanh toán điện tử.
Đề tài "Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty SSOFT" do tác giả Võ Thị Hiền thực hiện dưới sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Thị Thu Thủy tại Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, Trường Đại học Thương Mại, nhằm giải quyết các bất cập trên.
Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa các kiến thức cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý bán hàng nói chung và tại Công ty Cổ phần Công nghệ Phần mềm SSOFT nói riêng, định hướng hệ thống có khả năng tích hợp và mở rộng.
- Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản lý bán hàng tại công ty SSOFT, từ đó xác định các yêu cầu nghiệp vụ để phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng phù hợp và khả thi.
- Làm rõ các điểm mạnh, điểm yếu trong quy trình vận hành hiện tại, nắm bắt nhu cầu của khách hàng đối với từng nhóm sản phẩm phần mềm nhằm đề xuất các giải pháp hoàn thiện.
Nhiệm vụ nghiên cứu
- Hệ thống hóa những cơ sở lý luận về hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin quản lý bán hàng và phương pháp phân tích thiết kế hệ thống.
- Phân tích và đánh giá thực trạng về công tác quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Phần mềm SSOFT.
- Thực hiện phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Phần mềm SSOFT bằng phương pháp hướng đối tượng.
- Đưa ra một số định hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại doanh nghiệp.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Phần mềm SSOFT.
- Phạm vi nghiên cứu:
- Về không gian: Về mặt lý luận, nghiên cứu thông qua các giáo trình, công trình khoa học chuyên ngành hệ thống thông tin; về mặt thực tiễn, tiến hành khảo sát hoạt động bán hàng tại trụ sở chính của Công ty SSOFT tại Hà Nội và chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh.
- Về thời gian: Về mặt lý luận và thực tiễn, thu thập và phân tích các số liệu, tài liệu phản ánh cấu trúc tổ chức, hoạt động bán hàng và ứng dụng công nghệ thông tin của công ty giai đoạn 2014–2017.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu
Cơ sở lý thuyết
Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các khái niệm cơ bản của khoa học quản trị và hệ thống thông tin:
- Khái niệm quản trị và quản trị kinh doanh: Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động và nguồn lực của tổ chức nhằm đạt mục tiêu đề ra. Quản trị kinh doanh bao quát các hoạt động kiểm tra, giám sát kinh doanh, kế toán, tài chính và tiếp thị.
- Thông tin, dữ liệu và hệ thống: Dữ liệu là các giá trị thô phản ánh sự vật, hiện tượng; thông tin là ý nghĩa được rút ra từ dữ liệu qua xử lý (phân tích, so sánh, tổng hợp). Hệ thống thông tin là tập hợp người, dữ liệu và các nguồn lực nhằm thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin hỗ trợ việc ra quyết định và kiểm soát trong tổ chức, gồm 5 thành phần chính: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng và con người (theo Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Thương Mại).
- Quy trình 5 giai đoạn phát triển hệ thống thông tin: (1) Khảo sát, (2) Phân tích, (3) Thiết kế, (4) Cài đặt và kiểm thử, (5) Khai thác và bảo trì.
- Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống: Tác giả phân tích và so sánh hai trường phái chính:
- Phương pháp hướng chức năng: Điển hình là các phương pháp SADT (Mỹ), MERISE (Pháp) và CASE; tập trung vào phân rã chức năng và luồng dữ liệu, phù hợp với các bài toán nhỏ nhưng khó tái sử dụng mô-đun và khó mở rộng cho phần mềm lớn.
- Phương pháp hướng đối tượng: Điển hình là các phương pháp HOOD (cho hệ thống thời gian thực, lập trình ADA), RDD (mô hình hóa hệ thống thành các lớp theo trách nhiệm) và OMT (Object Modelling Technique). Phương pháp này đóng gói dữ liệu và phương thức, có tính kế thừa, liên kết lỏng lẻo và khả năng tái sử dụng cao.
| Tiêu chí so sánh |
Phương pháp hướng chức năng |
Phương pháp hướng đối tượng |
| Trọng tâm tiếp cận |
Tập trung vào công việc/chức năng cần thực hiện. |
Đặt trọng tâm vào đối tượng, tập trung vào dữ liệu thay vì hàm. |
| Cơ cấu chương trình |
Chương trình lớn chia thành các hàm nhỏ hơn. |
Chương trình được chia thành các đối tượng độc lập tương đối. |
| Cơ chế trao đổi thông tin |
Các hàm truyền dữ liệu thông qua cơ chế tham số. |
Các đối tượng tác động và trao đổi dữ liệu qua cơ chế thông báo/thông điệp. |
| Đặc tính đóng gói |
Đóng gói chức năng (gọi hàm không cần biết nội dung). |
Đóng gói cả chức năng và dữ liệu (truy cập dữ liệu qua phương thức). |
| Chuyển động dữ liệu |
Dữ liệu chuyển động tuần tự từ hàm này sang hàm khác. |
Cấu trúc dữ liệu gắn liền với các hàm xác định trên vùng dữ liệu đó. |
| Hướng thiết kế |
Tiếp cận từ trên xuống (Top-down). |
Tiếp cận từ dưới lên (Bottom-up). |
Từ phân tích trên, tác giả lựa chọn phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng với ngôn ngữ mô hình hóa UML (Unified Modeling Language), sử dụng các loại biểu đồ: Biểu đồ ca sử dụng (Use Case), Biểu đồ lớp (Class Diagram), Biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram), Biểu đồ trạng thái (State Diagram) và Biểu đồ hoạt động (Activity Diagram).
Công cụ mô hình hóa
Đề tài sử dụng bộ công cụ phần mềm Rational Rose để xây dựng, quản lý và chuẩn hóa trực quan các sơ đồ use case, biểu đồ lớp, biểu đồ tuần tự và biểu đồ hoạt động.
Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu
- Thu thập dữ liệu thứ cấp: Kế thừa các tài liệu lý luận về hệ thống thông tin và phân tích thiết kế hệ thống từ thư viện Trường Đại học Thương Mại; thu thập thông tin giới thiệu, cơ cấu tổ chức, báo cáo tài chính và nghiệp vụ từ website, bản tin nội bộ và báo cáo tổng kết của Công ty SSOFT; tham khảo các công trình nghiên cứu ngoài nước (mô hình ERP của SAP, bài báo của Benge năm 2012) và trong nước (đề tài của Nguyễn Thị Thu năm 2016 tại FPT, Nguyễn Thị Thùy năm 2010 tại 20Again).
- Thu thập dữ liệu sơ cấp: Thiết kế và gửi phiếu phỏng vấn tới cán bộ, nhân viên tại các phòng ban của Công ty SSOFT nhằm ghi nhận đánh giá về hệ thống hiện tại và nhu cầu chức năng mới; kết hợp phương pháp quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng CNTT và quy trình luân chuyển chứng từ trong quá trình thực tập.
- Phương pháp xử lý dữ liệu: Áp dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, đối chiếu và so sánh định tính/định lượng các nguồn thông tin để làm rõ thực trạng quản lý bán hàng và xác lập mô hình thiết kế logic cho hệ thống mới.
Thiết kế và đặc tả hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Xác định yêu cầu hệ thống
- Yêu cầu chức năng:
- Quản lý thông tin khách hàng: Cho phép thêm mới, sửa, xóa và tra cứu hồ sơ khách hàng.
- Quản lý danh mục phần mềm: Cho phép xem thông tin chi tiết, cập nhật phân loại, giá bán và thông số kỹ thuật của các gói phần mềm.
- Quản lý hợp đồng: Lập hợp đồng mới, ghi nhận tỷ lệ và số tiền đặt cọc (20% giá trị hợp đồng), quản lý thanh toán phần tiền còn lại khi bàn giao, chỉnh sửa và xóa hợp đồng.
- Quản lý báo cáo và thống kê: Thống kê danh sách các phần mềm đã bán, lập báo cáo doanh thu định kỳ theo tháng, quý hoặc năm để phục vụ quyết định của Ban Giám đốc.
- Yêu cầu phi chức năng:
- Tốc độ xử lý thông tin nhanh, hỗ trợ đa người dùng truy cập đồng thời.
- Đảm bảo tính toán chính xác tuyệt đối về số liệu tài chính và hợp đồng.
- Áp dụng mã hóa và phân quyền để bảo mật thông tin nhạy cảm của khách hàng.
- Giao diện thân thiện, trực quan, dễ thao tác.
Kiến trúc mô hình hóa UML
Tác giả đã triển khai mô hình hóa chi tiết hệ thống trên phần mềm Rational Rose:
- Mô hình Use Case: Xây dựng biểu đồ Use Case tổng quát với hai tác nhân chính là Nhân viên (thực hiện chức năng tác nghiệp: quản lý khách hàng, quản lý hợp đồng, quản lý phần mềm, xem thống kê) và Giám đốc (nhận và in báo cáo doanh thu, thống kê bán hàng). Xây dựng 4 biểu đồ Use Case phân rã và lập kịch bản văn bản chi tiết cho từng ca sử dụng (Đăng nhập; Thêm, Sửa, Xóa thông tin khách hàng; Xem, Cập nhật phần mềm; Đặt cọc; Thanh toán; Cập nhật hợp đồng; Thống kê phần mềm đã bán; Báo cáo doanh thu).
- Biểu đồ lớp chi tiết (Class Diagram): Xác định cấu trúc tĩnh, các thuộc tính và phương thức thao tác của các lớp đối tượng trong hệ thống cùng các mối quan hệ liên kết, phụ thuộc.
- Biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram): Mô tả trình tự gửi và nhận thông điệp theo thời gian giữa các đối tượng giao diện (Form), điều khiển (Control) và thực thể (Entity) cho các chức năng: Thêm thông tin khách hàng, Thêm hợp đồng, Sửa hợp đồng, Xem thông tin hợp đồng.
- Biểu đồ hoạt động (Activity Diagram): Đặc tả luồng xử lý công việc và các điều kiện rẽ nhánh cho biểu đồ hoạt động chính, chức năng đăng nhập, thêm/sửa/xóa khách hàng, xem/cập nhật thông tin phần mềm, cập nhật hợp đồng và lập báo cáo.
Thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện
- Cơ sở dữ liệu: Thiết kế cấu trúc lưu trữ dữ liệu thông qua 5 bảng CSDL chính:
- Bảng CSDL Quản lý thông tin nhân viên (Bảng 5)
- Bảng CSDL Quản lý thông tin khách hàng (Bảng 6)
- Bảng CSDL Quản lý thông tin hợp đồng (Bảng 7)
- Bảng CSDL Quản lý phần mềm (Bảng 8)
- Bảng CSDL Quản lý báo cáo (Bảng 9)
- Giao diện hệ thống: Phác thảo hệ thống màn hình chức năng mẫu gồm: Giao diện đăng nhập hệ thống, Giao diện chương trình chính, Giao diện quản lý thông tin khách hàng, Giao diện quản lý phần mềm và Giao diện quản lý báo cáo.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận của việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho công ty SSOFT
Chương 1 tập trung làm rõ các nền tảng lý luận về quản trị, dữ liệu, thông tin và hệ thống thông tin quản lý. Tác giả phân tích chi tiết 5 giai đoạn trong vòng đời phát triển hệ thống và tiến hành đối chiếu chuyên sâu giữa phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng và phương pháp hướng đối tượng. Chương này cũng phân tích vai trò của các sơ đồ chuẩn trong UML (Use Case, Class, Sequence, State, Activity) trong việc biểu diễn cấu trúc tĩnh và hành vi động của hệ thống.
Ở phần tổng quan nghiên cứu, tác giả điểm lại các giải pháp quản trị quốc tế như ERP của SAP, các hệ thống E-Roster, Personnel Information, Payroll, cùng công trình của Benge (2012) về ứng dụng phân tích thiết kế hệ thống để kiểm soát thất thoát doanh thu. Đồng thời, tác giả tổng hợp tình hình nghiên cứu trong nước qua các phần mềm thương mại (Bizzone, MisaHRM.NET, OrangeHRM, WaypointHR...) và các đồ án tốt nghiệp tiêu biểu tại Đại học Thương Mại (2016) và Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông (2010), chỉ ra rằng các hệ thống trước đây vẫn còn hạn chế về tính liên kết giữa các báo cáo hoặc mới chỉ thử nghiệm trên máy cục bộ.
Chương 2: Kết quả phân tích, đánh giá thực trạng của việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty SSOFT
Chương 2 cung cấp bức tranh toàn diện về Công ty Cổ phần Công nghệ Phần mềm SSOFT Việt Nam:
- Thông tin doanh nghiệp: Vốn điều lệ 4.000.000.000 đồng (bốn tỷ đồng), mã số thuế 010367840, website ssoft.vn, email ssoft@ssoft.vn. Trụ sở chính tại Tầng 3 tòa nhà Nam Anh, số 68 Ngõ 116 Nhân Hòa, Q. Thanh Xuân, Hà Nội; chi nhánh tại Lầu 1, 87 Trần Thiện Chánh, Phường 12, Quận 10, TP. Hồ Chí Minh.
- Cơ cấu nhân sự năm 2017: Tổng số 120 nhân sự chính thức, phân bổ tại 6 phòng ban.
| STT |
Phòng ban |
Đơn vị tính |
Số lượng |
| 1 |
Phòng Kế toán |
Người |
18 |
| 2 |
Phòng Nhân sự |
Người |
20 |
| 3 |
Phòng Kinh doanh |
Người |
15 |
| 4 |
Phòng Marketing |
Người |
20 |
| 5 |
Phòng Kỹ thuật |
Người |
25 |
| 6 |
Phòng Chăm sóc khách hàng (CSKH) |
Người |
22 |
| Tổng |
Toàn công ty |
Người |
120 |
- Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2015–2017: Tình hình tài chính của SSOFT có sự tăng trưởng đều qua các năm, với doanh thu năm 2017 đạt xấp xỉ 17 tỷ đồng, tăng gấp 1,18 lần so với năm 2016.
| TT |
Nội dung chỉ tiêu |
Năm 2015 |
Năm 2016 |
Năm 2017 |
So sánh năm 2017 so với 2016 |
| 1 |
Tổng tài sản |
10.901 |
11.666 |
12.904 |
Tăng gấp 1,11 lần |
| 2 |
Tổng nợ phải trả |
3.391 |
3.866 |
4.407 |
Tăng gấp 1,14 lần |
| 3 |
Tài sản ngắn hạn |
5.611 |
6.733 |
8.080 |
Tăng gấp 1,20 lần |
| 4 |
Tổng nợ ngắn hạn |
2.428 |
2.866 |
3.382 |
Tăng gấp 1,18 lần |
| 5 |
Doanh thu |
10.372 |
12.245 |
17.243 |
Tăng gấp 1,18 lần |
| 6 |
Lợi nhuận trước thuế |
114.330 |
128.050 |
143.416 |
Tăng gấp 1,12 lần |
| 7 |
Lợi nhuận sau thuế |
120.943 |
133.038 |
146.342 |
Tăng gấp 1,10 lần |
- Quy trình bán hàng thực tế: Tác giả mô tả chi tiết quy trình 7 bước đang áp dụng thủ công: (1) Chuẩn bị, (2) Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, (3) Tiếp cận khách hàng, (4) Giới thiệu, trình bày về sản phẩm/dịch vụ, (5) Báo giá và thuyết phục khách hàng, (6) Thống nhất chốt hợp đồng, (7) Chăm sóc khách hàng sau bán. Phân định rõ trách nhiệm phối hợp giữa Phòng Kinh doanh (15 nhân sự), Phòng Marketing, Phòng Kế toán và Ban Giám đốc.
- Đánh giá thực trạng: Công ty đã chuẩn hóa được các bước tác nghiệp và đào tạo chuyên môn định kỳ cho nhân viên kinh doanh. Tuy nhiên, việc phụ thuộc vào bảng tính Excel dẫn đến tra cứu chậm, dễ sai lệch số liệu khi số lượng giao dịch tăng, không tương thích với các phương thức thanh toán hiện đại và tiềm ẩn rủi ro rò rỉ dữ liệu nội bộ. Website doanh nghiệp còn đơn giản, tính tương tác thấp và chỉ do một nhân sự phụ trách.
Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty CP Công nghệ Phần mềm SSOFT
Chương 3 trình bày toàn bộ kết quả phân tích và thiết kế hệ thống:
- Mô tả bài toán nghiệp vụ: Xác lập các quy tắc quản lý thông tin khách hàng (mã KH, họ tên, ngày sinh, địa chỉ làm việc, số điện thoại), danh mục phần mềm (mã PM, tên PM, giá, phân loại, ghi chú), hợp đồng mua bán (mã HĐ, mã NV, mã KH, ngày giao dịch, tổng tiền, hình thức thanh toán, thời gian thanh toán, đặt cọc 20% giá trị hợp đồng, tất toán 80% sau khi bàn giao). Thiết lập các ràng buộc quan hệ: 1 khách hàng có thể ký nhiều hợp đồng nhưng 1 hợp đồng chỉ thuộc về 1 khách hàng; 1 nhân viên có thể lập nhiều hợp đồng nhưng 1 hợp đồng chỉ do 1 nhân viên phụ trách; công ty bán nhiều phần mềm cho 1 khách hàng và 1 phần mềm có thể bán cho nhiều khách hàng.
- Mô hình hóa hệ thống bằng UML: Xây dựng bảng mô tả use case tổng quát, sơ đồ use case phân rã, kịch bản ca sử dụng chi tiết, biểu đồ lớp, hệ thống biểu đồ tuần tự và biểu đồ hoạt động cho từng phân hệ tác nghiệp.
- Thiết kế CSDL và giao diện người dùng: Cụ thể hóa cấu trúc 5 bảng dữ liệu vật lý và các màn hình giao diện đăng nhập, quản lý khách hàng, quản lý phần mềm và xuất báo cáo.
- Đề xuất giải pháp và kiến nghị: Nêu ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin bán hàng tại SSOFT, nâng cấp website và bố trí thêm nhân sự quản trị.
Kết quả và đóng góp
Kết quả chính
- Phản ánh và hệ thống hóa đầy đủ số liệu về cơ cấu tổ chức (120 nhân sự, trong đó kinh doanh có 15 người) và tình hình tài chính của Công ty SSOFT giai đoạn 2015–2017 (doanh thu năm 2017 đạt 17.243 triệu đồng, lợi nhuận sau thuế đạt 146.342 ngàn đồng).
- Khảo sát và chuẩn hóa quy trình bán hàng gồm 7 bước nghiệp vụ liên phòng ban tại một doanh nghiệp kinh doanh phần mềm.
- Xây dựng hoàn chỉnh hồ sơ phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng theo phương pháp hướng đối tượng trên công cụ Rational Rose, bao gồm:
- 1 biểu đồ Use Case tổng quát và 4 biểu đồ Use Case phân rã.
- 10 kịch bản ca sử dụng chi tiết (Đăng nhập, thêm/sửa/xóa khách hàng, xem/cập nhật phần mềm, đặt cọc, thanh toán, cập nhật hợp đồng, thống kê phần mềm, báo cáo doanh thu).
- 1 biểu đồ lớp chi tiết.
- 4 biểu đồ tuần tự và 8 biểu đồ hoạt động.
- Cấu trúc 5 bảng cơ sở dữ liệu quan hệ (Nhân viên, Khách hàng, Hợp đồng, Phần mềm, Báo cáo).
- Bản vẽ thiết kế cho 5 màn hình giao diện chính của hệ thống.
Giải pháp và kiến nghị của tác giả
- Chuyển đổi phương thức quản lý dữ liệu từ các file Excel thủ công sang hệ thống phần mềm có cơ sở dữ liệu tập trung, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật thông tin.
- Chuẩn hóa quy định thanh toán hợp đồng: áp dụng cơ chế thu tiền đặt cọc bắt buộc 20% khi ký hợp đồng và thu phần còn lại sau khi bàn giao sản phẩm.
- Nâng cấp website của công ty nhằm tăng tính tương tác với khách hàng, bổ sung thêm nhân sự quản trị website ngoài 01 nhân viên hiện tại để nâng cao hiệu quả thu hút khách hàng tiềm năng.
Đóng góp về mặt học thuật và thực tiễn
Khóa luận đã vận dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng (OOAD) kết hợp chuẩn mô hình hóa UML vào việc giải quyết bài toán quản lý bán hàng đặc thù cho một doanh nghiệp dịch vụ phần mềm. Kết quả nghiên cứu khắc phục các nhược điểm của phương pháp hướng chức năng truyền thống, cung cấp mô hình có tính module hóa cao, tạo tiền đề thuận lợi cho việc lập trình và mở rộng các phân hệ trong tương lai.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Hạn chế
- Đề tài tập trung chủ yếu vào giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống trên mô hình lý thuyết và công cụ Rational Rose; chưa triển khai bước lập trình mã nguồn và cài đặt thử nghiệm hệ thống hoàn chỉnh trên môi trường mạng thực tế của công ty.
- Cơ sở dữ liệu và các phân hệ chức năng bước đầu được xây dựng dưới dạng mô hình mẫu cục bộ, các liên kết giữa chức năng báo cáo và các phân hệ tác nghiệp khác cần được thử nghiệm sâu hơn trên khối lượng dữ liệu lớn.
- Quá trình khảo sát thu thập dữ liệu sơ cấp qua phỏng vấn và quan sát trực tiếp tại các phòng ban còn chịu một số ý kiến chủ quan và trái chiều giữa các bộ phận.
Hướng nghiên cứu tiếp
- Lựa chọn ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu phù hợp để tiến hành cài đặt, lập trình và kiểm thử phần mềm trên môi trường mạng phân tán tại Công ty SSOFT.
- Tích hợp thêm các module mở rộng như cổng thanh toán điện tử trực tuyến, hệ thống xuất hóa đơn điện tử tự động và module kết nối trực tiếp với website thương mại điện tử của công ty.
Giá trị tham khảo
Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho:
- Sinh viên chuyên ngành Hệ thống Thông tin Kinh tế, Hệ thống Thông tin Quản lý và Công nghệ Thông tin: Tham khảo cấu trúc một bài khóa luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin hoàn chỉnh; phương pháp ứng dụng các biểu đồ UML (Use Case, Class, Sequence, Activity) bằng công cụ Rational Rose; cách xây dựng kịch bản ca sử dụng chi tiết.
- Người nghiên cứu và xây dựng phần mềm quản lý bán hàng: Tham khảo quy trình nghiệp vụ bán hàng 7 bước, cấu trúc bảng dữ liệu (nhân viên, khách hàng, hợp đồng, phần mềm, báo cáo) và các ràng buộc nghiệp vụ trong quản lý kinh doanh giải pháp/dịch vụ phần mềm.
- Nội dung đáng tham khảo nhất: Bảng so sánh đặc điểm giữa phương pháp hướng chức năng và hướng đối tượng (Chương 1); Sơ đồ quy trình bán hàng 7 bước (Chương 2); Hệ thống các kịch bản ca sử dụng và các biểu đồ UML chi tiết (Chương 3).
Câu hỏi thường gặp
1. Cơ cấu nhân sự và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty SSOFT tại thời điểm nghiên cứu (năm 2017) như thế nào?
Theo số liệu trong khóa luận, năm 2017 Công ty SSOFT có 120 nhân sự chính thức, gồm: Phòng Kỹ thuật (25 người), Phòng CSKH (22 người), Phòng Marketing (20 người), Phòng Nhân sự (20 người), Phòng Kế toán (18 người) và Phòng Kinh doanh (15 người). Về tài chính, doanh thu năm 2017 đạt 17.243 triệu đồng (tăng 1,18 lần so với 2016), lợi nhuận trước thuế đạt 143.416 ngàn đồng và lợi nhuận sau thuế đạt 146.342 ngàn đồng.
2. Tác giả sử dụng phương pháp và công cụ nào để phân tích, thiết kế hệ thống?
Tác giả lựa chọn phương pháp phân tích thiết kế theo hướng đối tượng với ngôn ngữ mô hình hóa UML (bao gồm Use Case, biểu đồ lớp, biểu đồ tuần tự, biểu đồ trạng thái và biểu đồ hoạt động), sử dụng bộ công cụ phần mềm Rational Rose để thiết kế và quản lý trực quan các sơ đồ.
3. Quy trình bán hàng tại Công ty SSOFT trước khi xây dựng hệ thống gồm những bước nào?
Quy trình bán hàng thực tế tại công ty gồm 7 bước: (1) Chuẩn bị, (2) Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, (3) Tiếp cận khách hàng, (4) Giới thiệu, trình bày về sản phẩm/dịch vụ, (5) Báo giá và thuyết phục khách hàng, (6) Thống nhất chốt hợp đồng, (7) Chăm sóc khách hàng sau bán.
4. Quy tắc nghiệp vụ về hợp đồng và thanh toán được thiết kế trong hệ thống như thế nào?
Khi khách hàng ký hợp đồng mua phần mềm, khách hàng phải thanh toán tiền đặt cọc bằng 20% giá trị hợp đồng. Số tiền 80% còn lại sẽ được thanh toán sau khi công ty bàn giao phần mềm hoàn thiện. Về mặt dữ liệu: một khách hàng có thể có nhiều hợp đồng nhưng một hợp đồng chỉ lập cho một khách hàng; một nhân viên có thể lập nhiều hợp đồng nhưng một hợp đồng chỉ do một nhân viên phụ trách.
5. Cơ sở dữ liệu của hệ thống được thiết kế gồm những bảng nào?
Cơ sở dữ liệu của hệ thống được thiết kế gồm 5 bảng chính: Bảng CSDL quản lý thông tin nhân viên (Bảng 5), Bảng CSDL quản lý thông tin khách hàng (Bảng 6), Bảng CSDL quản lý thông tin hợp đồng (Bảng 7), Bảng CSDL quản lý phần mềm (Bảng 8) và Bảng CSDL quản lý báo cáo (Bảng 9).
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Võ Thị Hiền đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý và phân tích thiết kế hướng đối tượng bằng UML. Đề tài đã khảo sát, đánh giá toàn diện thực trạng tổ chức, tài chính và quy trình bán hàng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Phần mềm SSOFT giai đoạn 2014–2017, chỉ rõ những bất cập khi quản lý bằng bảng tính Excel thủ công. Trên cơ sở đó, tác giả đã xây dựng hoàn chỉnh hồ sơ phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng với các mô hình use case, biểu đồ lớp, biểu đồ tuần tự, biểu đồ hoạt động, thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện mẫu bằng công cụ Rational Rose, tạo nền tảng vững chắc cho việc cài đặt và triển khai phần mềm trong thực tế.
