Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp gắn liền với các mối quan hệ đa dạng: quan hệ với cơ quan quản lý nhà nước, quan hệ nội bộ và quan hệ thương mại với các đối tác khách hàng, nhà cung cấp. Việc luân chuyển vật tư, hàng hóa và cung cấp dịch vụ luôn làm phát sinh các quan hệ thanh toán công nợ. Trong bối cảnh nguồn vốn kinh doanh gặp nhiều áp lực và biến động, công tác quản lý và tổ chức kế toán thanh toán đóng vai trò then chốt trong việc kiểm soát các khoản phải thu, phải trả, ngăn ngừa nguy cơ bị chiếm dụng vốn và duy trì khả năng thanh khoản của doanh nghiệp.

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hoàng Thị Hồng Hoa (ngành Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng, năm 2020) được thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

  1. Mục tiêu nghiên cứu:

    • Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp.
    • Phân tích và phản ánh toàn diện thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng 568.
    • Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán và quản lý công nợ tại đơn vị thực tập.

  2. Nhiệm vụ nghiên cứu:

    • Nghiên cứu lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua và người bán trong các doanh nghiệp theo quy định hiện hành.
    • Khảo sát, mô tả và đánh giá thực trạng quy trình hạch toán, luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán công nợ tại Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng 568.
    • Đưa ra định hướng và các nhóm giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại trong công tác kế toán thanh toán tại doanh nghiệp.

  3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

    • Đối tượng nghiên cứu: Kế toán thanh toán với người mua (phải thu khách hàng) và người bán (phải trả người bán).
    • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng 568 (Địa chỉ: Số 11A/161 Thiên Lôi, Phường Vĩnh Niệm, Quận Lê Chân, Thành phố Hải Phòng).
    • Phạm vi thời gian và số liệu: Số liệu kế toán phát sinh trong năm tài chính 2018 (đề tài được giao ngày 07/10/2019 và hoàn thành vào tháng 01/2020).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và chế độ kế toán áp dụng

Cơ sở lý luận của khóa luận được xây dựng dựa trên các chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính. Các nội dung lý thuyết trọng tâm bao gồm:

  • Khái niệm và phương thức thanh toán: Thanh toán là sự chuyển giao tài sản giữa các bên trong giao dịch ràng buộc pháp lý. Các phương thức thanh toán bao gồm thanh toán trực tiếp (tiền mặt, chuyển khoản, hàng đổi hàng) và thanh toán chậm trả (tín dụng thương mại). Đối với hoạt động xuất nhập khẩu, khung lý thuyết phân loại các phương thức: chuyển tiền (Remittance), ghi sổ (Open account), nhờ thu (Collection of payment gồm Clean collection và Documentary collection) và tín dụng chứng từ (Documentary credit - L/C).
  • Hình thức thanh toán: Bao gồm thanh toán bằng tiền mặt (VNĐ, ngoại tệ, hối phiếu) và thanh toán không dùng tiền mặt (Séc chuyển khoản/bảo chi/tiền mặt/định mức, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, Thư tín dụng L/C, Bù trừ công nợ, Thẻ tín dụng).
  • Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng:
    • Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng): Tài khoản lưỡng tính, phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán của người mua; số dư Nợ phản ánh số tiền còn phải thu, số dư Có phản ánh số tiền nhận ứng trước hoặc thu thừa.
    • Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán): Tài khoản lưỡng tính, theo dõi các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ, xây lắp; số dư Có phản ánh số nợ còn phải trả, số dư Nợ phản ánh số tiền đã ứng trước hoặc trả thừa.
    • Tài khoản liên quan khác: TK 2293 (Dự phòng phải thu khó đòi), TK 6426 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), TK 515 (Doanh thu tài chính), TK 635 (Chi phí tài chính), TK 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái).
  • Nguyên tắc kế toán ngoại tệ: Phân định tỷ giá giao dịch thực tế, tỷ giá xuất và tỷ giá ghi nhận nợ; nguyên tắc đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
  • Các hình thức tổ chức sổ kế toán: Khóa luận đối chiếu 4 hình thức sổ gồm Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ và Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả đã kết hợp các phương pháp nghiên cứu chuyên ngành kế toán và phương pháp phân tích thực tiễn:

  • Phương pháp chứng từ kế toán: Thu thập, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, Biên bản đối chiếu công nợ).
  • Phương pháp tài khoản và ghi kép: Phân tích quan hệ đối ứng tài khoản trong các nghiệp vụ thanh toán, bán chịu, ứng trước, chiết khấu và xử lý công nợ.
  • Phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán: Kiểm tra việc kết chuyển số liệu từ sổ chi tiết lên sổ tổng hợp, Sổ Cái và Bảng cân đối số phát sinh.
  • Phương pháp thống kê, so sánh và nghiên cứu tài liệu: Đối chiếu giữa lý thuyết kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC với số liệu thực tế phát sinh tại doanh nghiệp trong năm 2018.

Nguồn dữ liệu

Dữ liệu nghiên cứu được trích xuất trực tiếp từ hồ sơ pháp lý, chính sách kế toán, chứng từ và sổ sách kế toán của Phòng Kế toán - Tài vụ thuộc Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng 568.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp

Chương này trình bày hệ thống lý luận tổng thể về nghiệp vụ thanh toán thương mại:

  • Nội dung và nguyên tắc kế toán thanh toán: Kế toán phải theo dõi chi tiết từng đối tượng, từng hợp đồng, từng lần thanh toán và thời hạn thu hồi/thanh toán nợ. Khi lập Bảng cân đối kế toán, kế toán phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng trên TK 131 và TK 331 để phản ánh đồng thời ở cả hai chỉ tiêu bên "Tài sản" và bên "Nguồn vốn", không được bù trừ số dư tổng hợp.
  • Hạch toán các nghiệp vụ đặc thù: Quy trình xử lý chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán (hạch toán vào TK 635 khi chấp nhận cho người mua hoặc TK 515 khi được người bán giảm trừ), hàng bán bị trả lại, hàng giảm giá và các khoản nợ phải thu khó đòi.
  • Quy trình trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Cuối kỳ kế toán trích lập dự phòng (ghi Nợ TK 642/Có TK 2293); sang năm sau so sánh số dự phòng cần lập với số đã lập để trích bổ sung hoặc hoàn nhập (ghi Nợ TK 2293/Có TK 642). Trường hợp xóa sổ nợ khó đòi ghi Nợ TK 2293, Nợ TK 642/Có TK 131; nếu sau đó thu hồi được thì ghi nhận vào thu nhập khác (Nợ TK 111, 112/Có TK 711).
  • Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung: Trình bày sơ đồ luân chuyển thông tin từ chứng từ kế toán sang Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết TK 131/331, Sổ Cái TK 131/331, Bảng tổng hợp chi tiết, Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.

Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng 568

Chương 2 mô tả chi tiết đặc điểm đơn vị và thực tế hạch toán tại doanh nghiệp:

  • Tổng quan về công ty: Công ty thành lập ngày 28/01/2003, vốn điều lệ 700.000.000 đồng, do ông Trịnh Văn Hiệp làm Giám đốc. Lĩnh vực kinh doanh chính là vật tư, thiết bị vật liệu xây dựng (tôn, kẽm, sắt, ống thép, xi măng, ống nhựa...). Bộ máy quản lý gồm Ban Giám đốc (Giám đốc, Phó Giám đốc), Phòng Kinh doanh và Phòng Kế toán.
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Áp dụng mô hình tổ chức tập trung, nhân sự gồm Kế toán trưởng, Kế toán thanh toán, Kế toán tổng hợp và Thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng:
    • Chế độ kế toán: Thông tư số 133/2016/TT-BTC.
    • Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung.
    • Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
    • Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
    • Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân gia quyền cả kỳ.
    • Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng.
    • Đơn vị tiền tệ: Việt Nam Đồng (VNĐ).
  • Thực tế phương thức và hình thức thanh toán tại công ty: Doanh nghiệp áp dụng 2 phương thức (trả ngay và chậm trả). Hình thức thanh toán bằng tiền mặt được áp dụng cho các đơn hàng có giá trị dưới 20 triệu đồng; hình thức thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng áp dụng cho các đơn hàng trên 20 triệu đồng (hoặc dưới 20 triệu đồng tùy theo thỏa thuận).
  • Hạch toán kế toán thanh toán người mua (TK 131): Tác giả minh họa quy trình luân chuyển chứng từ và vào sổ kế toán thông qua các nghiệp vụ kinh tế cụ thể phát sinh trong quý 4 năm 2018:
STT Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ thực tế Định khoản kế toán (VNĐ) Ghi nhận sổ sách
1 Ngày 02/10/2018: Xuất bán 300m ống nhựa PVC cho Công ty TNHH Hoàng Gia Phú, chưa thu tiền - Hóa đơn GTGT số 0000201
- Phiếu xuất kho số 05523 (ngày 05/10/2018)		 Doanh thu:
Nợ TK 131: 24.750.000
Có TK 511: 22.500.000
Có TK 3331: 2.250.000
Giá vốn:
Nợ TK 632: 18.000.000
Có TK 156: 18.000.000		 - Sổ Nhật ký chung (Mẫu S03a-DNN)
- Sổ Cái TK 511, TK 131
- Sổ chi tiết TK 131 (Mẫu S03b-DN)
2 Ngày 20/11/2018 (HĐ ngày 22/11/2018): Bán thép D6 cho Công ty Cổ phần Bình Minh, chưa thu tiền - Hóa đơn GTGT số 0002057
- Phiếu xuất kho số 05531		 Doanh thu:
Nợ TK 131: 10.145.300
Có TK 511: 9.223.000
Có TK 3331: 922.300
Giá vốn:
Nợ TK 632: 2.400.000
Có TK 156: 2.400.000		 - Sổ Nhật ký chung
- Sổ Cái TK 131, TK 511
- Sổ chi tiết TK 131
3 Ngày 18/11/2018: Công ty TNHH Hoàng Gia Phú chuyển khoản trả tiền hàng ngày 02/10/2018 - Giấy báo Có ngân hàng số 0683 Nợ TK 112: 19.800.000
Có TK 131: 19.800.000		 - Sổ Nhật ký chung
- Sổ Cái TK 131
- Sổ chi tiết TK 131
4 Ngày 21/11/2018 (PXK ngày 24/11/2018): Xuất bán 3.000kg ống thép cho Công ty TNHH Hoàng Gia Phú, chưa thu tiền - Hóa đơn GTGT số 0002068
- Phiếu xuất kho số 05547		 Doanh thu:
Nợ TK 131: 59.400.000
Có TK 511: 54.000.000
Có TK 3331: 5.400.000
Giá vốn:
Nợ TK 632: 36.000.000
Có TK 156: 36.000.000		 - Sổ Nhật ký chung
- Sổ Cái TK 131, TK 511
- Sổ chi tiết TK 131
5 Ngày 31/12/2018: Kết chuyển toàn bộ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong năm sang tài khoản xác định kết quả - Phiếu kế toán số PKT0865 Nợ TK 511: 10.844.000.000
Có TK 911: 10.844.000.000		 - Sổ Cái TK 511
  • Theo dõi công nợ chi tiết đối tượng: Trên Sổ chi tiết TK 131 của khách hàng Công ty TNHH Hoàng Gia Phú năm 2018, số dư Nợ đầu kỳ ghi nhận 230.000.000 đồng, tổng số phát sinh Nợ trong kỳ đạt 454.000.000 đồng và số dư Nợ cuối kỳ là 437.000.000 đồng.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng 568

Dựa trên thực trạng phân tích, tác giả chỉ ra các ưu điểm (bộ máy tinh gọn, tuân thủ chế độ kế toán) cùng các hạn chế (công nợ tồn đọng lớn, theo dõi thủ công, chưa trích lập dự phòng) và đưa ra 5 giải pháp:

  1. Giải pháp 1 - Tăng cường quản lý công nợ: Thiết lập quy trình phân loại khách nợ, thường xuyên lập biên bản đối chiếu công nợ định kỳ và phân công trách nhiệm đôn đốc thu hồi nợ chặt chẽ giữa bộ phận kinh doanh và kế toán.
  2. Giải pháp 2 - Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán: Xây dựng tỷ lệ chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán hợp lý (hạch toán chi phí tài chính TK 635) nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán sớm tiền hàng.
  3. Giải pháp 3 - Đưa ra chính sách trích lãi suất cho các khoản công nợ quá hạn: Quy định rõ điều khoản phạt chậm trả và tính lãi suất đối với các khoản nợ quá hạn trong hợp đồng kinh tế nhằm hạn chế tình trạng chiếm dụng vốn.
  4. Giải pháp 4 - Trích lập dự phòng phải thu khó đòi: Thực hiện nghiêm túc việc rà soát các khoản nợ quá hạn hoặc khó đòi cuối niên độ để trích lập quỹ dự phòng theo quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC, đảm bảo phản ánh trung thực giá trị tài sản trên báo cáo tài chính.
  5. Giải pháp 5 - Đưa phần mềm kế toán vào công tác kế toán: Chuyển đổi từ hình thức ghi chép thủ công/Excel sang ứng dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp nhằm tự động hóa việc cập nhật chứng từ, kết xuất sổ sách và lập báo cáo tài chính nhanh chóng, chính xác.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính

  • Phản ánh đầy đủ hệ thống chứng từ, trình tự luân chuyển chứng từ và mẫu biểu sổ sách kế toán thanh toán (Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái, Sổ chi tiết) áp dụng cho doanh nghiệp thương mại theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  • Ghi nhận và tổng hợp các số liệu thực tế từ sổ kế toán năm 2018:
    • Tổng doanh thu bán hàng kết chuyển năm 2018 trên TK 511 sang TK 911 là 10.844.000.000 đồng.
    • Phản ánh chi tiết biến động công nợ phải thu của các khách hàng lớn (Công ty TNHH Hoàng Gia Phú với số dư cuối kỳ 437.000.000 đồng, Công ty Cổ phần Bình Minh với phát sinh 10.145.300 đồng).
  • Đánh giá được ưu thế của việc áp dụng hình thức Nhật ký chung tại đơn vị cũng như chỉ ra những bất cập trong việc kiểm soát nợ quá hạn và phương thức theo dõi thủ công.

Giải pháp và kiến nghị

  • Đề xuất 5 giải pháp đồng bộ: tăng cường kiểm soát công nợ, ban hành chính sách chiết khấu thanh toán, áp dụng lãi suất phạt nợ quá hạn, thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi (TK 2293) và ứng dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính.

Đóng góp của đề tài

  • Hệ thống hóa mô hình kế toán thanh toán công nợ thực tế tại một doanh nghiệp thương mại vật liệu xây dựng quy mô vừa và nhỏ.
  • Cung cấp bộ hồ sơ minh họa nghiệp vụ hoàn chỉnh từ chứng từ gốc (hóa đơn, phiếu xuất, giấy báo ngân hàng) đến sổ tổng hợp và sổ chi tiết, có giá trị thực tiễn đối với công tác tổ chức kế toán doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi số liệu thực nghiệm của khóa luận chỉ giới hạn trong năm tài chính 2018 tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng 568); chưa phân tích sâu các nghiệp vụ thanh toán quốc tế và biến động tỷ giá ngoại tệ do doanh nghiệp chủ yếu kinh doanh nội địa; các giải pháp đề xuất dừng lại ở mức định hướng nghiệp vụ, chưa xây dựng mô hình định lượng đánh giá rủi ro tín dụng khách hàng.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền; phân tích hiệu quả tài chính sau khi ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng và xây dựng chính sách tín dụng thương mại đa niên độ.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng sử dụng: Sinh viên, học viên ngành Kế toán - Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp; kế toán viên và nhà quản lý tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng và thương mại dịch vụ.
  • Nội dung tham khảo giá trị:
    • Quy trình hạch toán chi tiết các nghiệp vụ bán chịu, ứng trước tiền hàng và thu hồi nợ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
    • Phương pháp lập và đối chiếu giữa Sổ chi tiết TK 131, Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 131, TK 511.
    • Hướng dẫn nguyên tắc tách biệt và phản ánh số dư tài khoản lưỡng tính (131, 331) trên Bảng cân đối kế toán.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng 568 áp dụng chế độ và hình thức kế toán nào?

Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung, phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

2. Nguyên tắc hạch toán và trình bày số dư tài khoản 131, 331 trên Bảng cân đối kế toán được quy định ra sao?

TK 131 và TK 331 là tài khoản lưỡng tính. Khi lập Bảng cân đối kế toán, kế toán phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng khách hàng, nhà cung cấp để ghi vào cả hai chỉ tiêu bên "Tài sản" (số dư Nợ TK 131, số dư Nợ TK 331) và bên "Nguồn vốn" (số dư Có TK 131, số dư Có TK 331), tuyệt đối không được bù trừ giữa số dư Nợ và số dư Có của các đối tượng khác nhau.

3. Công ty 568 áp dụng quy định hạn mức nào đối với các hình thức thanh toán?

Công ty áp dụng hình thức thanh toán bằng tiền mặt cho các đơn hàng có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng; hình thức thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng áp dụng cho các đơn hàng có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, hoặc các đơn hàng dưới 20 triệu đồng khi có sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán.

4. Tác giả đề xuất các giải pháp cụ thể nào để hoàn thiện kế toán thanh toán tại công ty?

Tác giả đề xuất 5 giải pháp chính: (1) Tăng cường quản lý và đôn đốc công nợ; (2) Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán; (3) Áp dụng chính sách tính lãi suất cho các khoản nợ quá hạn; (4) Trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định; (5) Đưa phần mềm kế toán vào vận hành thay thế ghi chép thủ công.

5. Quy trình kế toán trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo Thông tư 133 được tác giả hệ thống như thế nào?

Cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp ước tính khoản nợ khó đòi và ghi nhận Nợ TK 6426 / Có TK 2293. Đầu năm sau, kế toán so sánh mức dự phòng cần lập với số đã lập năm trước: nếu lớn hơn thì trích bổ sung (Nợ TK 6426 / Có TK 2293), nếu nhỏ hơn thì hoàn nhập chênh lệch (Nợ TK 2293 / Có TK 6426).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Hoàng Thị Hồng Hoa đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán thanh toán với người mua, người bán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Thông qua khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng 568 trong năm tài chính 2018, tác giả đã phản ánh trung thực quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp ghi sổ Nhật ký chung và theo dõi công nợ chi tiết của từng đối tượng. Các giải pháp được đề xuất xuất phát trực tiếp từ thực trạng quản lý công nợ và điều kiện thực tế của doanh nghiệp, mang lại giá trị tham khảo hữu ích cho công tác tổ chức kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ngành thương mại vật liệu xây dựng.