Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đỗ Thị Ánh Thu (ngành Quản trị doanh nghiệp, Trường Đại học Thương Mại, dưới sự hướng dẫn của ThS. Hoàng Cao Cường, thực hiện từ ngày 26/02/2016 đến ngày 28/04/2016) tập trung giải quyết yêu cầu hoàn thiện công tác quản lý chất lượng tại Tổng công ty Đầu tư phát triển Nhà và Đô thị Nam Hà Nội trong giai đoạn hội nhập kinh tế và cạnh tranh thị trường.

Lý do chọn đề tài và bối cảnh thực tiễn: Sau khi Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), các doanh nghiệp trong nước phải đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp nước ngoài. Yêu cầu của khách hàng đối với chất lượng sản phẩm vật liệu xây dựng ngày càng khắt khe. Tại Tổng công ty Đầu tư phát triển Nhà và Đô thị Nam Hà Nội, dù đã thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng nhưng trong quá trình vận hành thực tế vẫn phát sinh nhiều bất cập: tỷ lệ sản phẩm sai hỏng còn tồn tại, giao hàng chậm trễ và hàng hóa bị khiếu nại hoặc trả về. Do đó, việc nghiên cứu hoàn thiện quy trình kiểm soát chất lượng là yêu cầu cấp thiết nhằm cắt giảm chi phí sai hỏng, nâng cao hiệu quả sản xuất và duy trì năng lực cạnh tranh.

Mục tiêu nghiên cứu:

  1. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về công tác hoàn thiện quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm trong doanh nghiệp làm cơ sở khoa học cho việc phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp.
  2. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác hoàn thiện quy trình kiểm soát chất lượng tại Tổng công ty Đầu tư phát triển Nhà và Đô thị Nam Hà Nội giai đoạn 2013–2015 nhằm chỉ ra các thành công, tồn tại và nguyên nhân.
  3. Đề xuất các biện pháp và kiến nghị có tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác xây dựng và thực thi quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm tại doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác hoàn thiện quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm tại Tổng công ty Đầu tư phát triển Nhà và Đô thị Nam Hà Nội.
  • Phạm vi không gian: Tất cả các công đoạn trong chuỗi cung ứng sản phẩm tại đơn vị, từ khâu thu mua nguyên vật liệu đầu vào, sản xuất tại phân xưởng đến khâu đóng gói, bảo quản và xuất bán cho khách hàng.
  • Phạm vi thời gian: Thu thập, phân tích và đánh giá dữ liệu hoạt động sản xuất kinh doanh trong 3 năm, từ năm 2013 đến năm 2015.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thuộc loại hình nghiên cứu ứng dụng quản trị doanh nghiệp, kết hợp hệ thống hóa lý luận với phân tích thực trạng định tính và định lượng tại đơn vị khảo sát.

Khung lý thuyết và quan điểm tiếp cận:

  • Tiêu chuẩn áp dụng: Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2000 và TCVN ISO 9000:2007 về định nghĩa sản phẩm, quản trị chất lượng và quy trình kiểm soát chất lượng.
  • Khái niệm nền tảng:
    • Tiếp cận chất lượng từ góc độ người tiêu dùng theo định nghĩa của Philip Crosby (sự phù hợp với mục đích sử dụng và thỏa mãn nhu cầu khách hàng).
    • Khái niệm quản lý chất lượng sản phẩm theo A.G. Robertson (ứng dụng các biện pháp, thủ tục khoa học kỹ thuật để sản phẩm phù hợp với thiết kế và hợp đồng kinh tế theo con đường kinh tế nhất).
    • Quan điểm của K. Ishikawa (nghiên cứu, thiết kế, sản xuất và bảo dưỡng sản phẩm có chất lượng kinh tế nhất, hữu ích nhất cho người tiêu dùng).
  • Cấu trúc quy trình kiểm soát chất lượng: Khung lý thuyết được chia thành 3 giai đoạn:
    1. Lập kế hoạch đánh giá chất lượng (xác định căn cứ, đối tượng, mục tiêu, phạm vi, nội dung, nhân sự, tài liệu và thời gian biểu).
    2. Thực thi kế hoạch đánh giá chất lượng (lựa chọn phương pháp đo lường, áp dụng kỹ năng phỏng vấn, quan sát, kiểm chứng và phân tích dữ liệu).
    3. Báo cáo đánh giá và thực hiện hành động khắc phục/phòng ngừa.
  • Hệ thống nhân tố ảnh hưởng: Các nhân tố bên trong (con người, tài chính, văn bản - thông tin, thiết bị sản xuất, phương pháp và quy trình sản xuất) và các nhân tố bên ngoài (nguyên vật liệu, khách hàng, nhà cung cấp, môi trường chính trị - pháp luật).

Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu:

  • Thu thập dữ liệu sơ cấp:
    • Khảo sát bằng bảng hỏi: Thiết kế phiếu khảo sát gồm 5 câu hỏi phát cho các nhà quản lý của công ty; quy mô mẫu khảo sát là 10 phiếu, thu về 10/10 phiếu hợp lệ (tỷ lệ 100%).
    • Phỏng vấn trực tiếp: Tiếp xúc, phỏng vấn trực tiếp các chuyên viên kiểm soát chất lượng (QC) và nhân sự điều hành tại phân xưởng sản xuất.
  • Thu thập dữ liệu thứ cấp: Báo cáo tài chính 3 năm (2013–2015), báo cáo tổng kết sản xuất, báo cáo thống kê tỷ lệ khuyết tật sản phẩm của phòng sản xuất, báo cáo cơ cấu nhân sự từ phòng tổ chức hành chính.
  • Phương pháp xử lý dữ liệu: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, lập bảng so sánh tỷ lệ tăng giảm, phân tích đối chiếu dữ liệu kinh doanh, kết hợp các công cụ kiểm soát chất lượng truyền thống như phiếu điều tra chất lượng, sơ đồ tiến trình, biểu đồ nhân quả (Ishikawa) và biểu đồ phân tích Pareto.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Một số lý luận cơ bản về hoàn thiện quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm trong doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị và kiểm soát chất lượng sản phẩm. Tác giả làm rõ khái niệm sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO 9000:2007, phân biệt sản phẩm vật chất và dịch vụ. Nội dung trọng tâm tập trung vào 3 giai đoạn của quy trình kiểm soát chất lượng:

  1. Lập kế hoạch đánh giá: Đòi hỏi xác định rõ căn cứ đánh giá, đối tượng kiểm soát (các đặc tính của sản phẩm hoặc quá trình), mục tiêu kiểm soát, phạm vi, nguồn nhân lực thực hiện, tài liệu kỹ thuật tham chiếu và lịch trình đánh giá.
  2. Thực thi kế hoạch đánh giá: Trình bày 4 phương pháp đo lường gồm phương pháp truy lùng dấu vết (thuận/nghịch), phương pháp thám hiểm (ngẫu nhiên), phương pháp xem xét từng yếu tố theo tiêu chuẩn, và phương pháp đánh giá theo chức năng phòng ban/phân xưởng. Đồng thời nêu các kỹ năng của đánh giá viên: phỏng vấn, quan sát hiện trường, thẩm tra kiểm chứng phòng thí nghiệm/cảm quan và phân tích dữ liệu thống kê.
  3. Báo cáo đánh giá và hành động khắc phục: Khái quát cấu trúc báo cáo điểm không phù hợp và quy trình lập kế hoạch khắc phục nguyên nhân cốt lõi nhằm phòng ngừa sai sót tái diễn.

Chương này cũng phân tích 5 nhân tố bên trong (con người, tài chính, văn bản - thông tin, máy móc thiết bị, phương pháp sản xuất) và 4 nhân tố bên ngoài (nguyên vật liệu đầu vào, khách hàng, nhà cung cấp, chính trị - pháp luật) tác động trực tiếp đến hiệu quả kiểm soát chất lượng.

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm tại Tổng công ty Đầu tư phát triển Nhà và Đô thị Nam Hà Nội

Chương 2 mô tả đơn vị nghiên cứu: tiền thân là Công ty TNHH Thành Mỹ (thành lập ngày 26/03/2004), trụ sở tại Cụm công nghiệp Cầu Giát, huyện Duy Tiên, tỉnh Hà Nam. Vốn điều lệ theo văn bản ghi nhận là 116.000 đồng. Ngành nghề chính gồm sản xuất kinh doanh xi măng, gạch chịu lửa, bao bì và xây dựng công trình.

Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2013–2015:

Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 So sánh 2014/2013 (%) So sánh 2015/2014 (%)
Doanh thu bán hàng (tỷ đồng) 34,07 40,68 57,55 119,40 141,47
Giá vốn bán hàng (tỷ đồng) 30,36 43,21 47,14 142,30 109,09
Doanh thu tài chính (tỷ đồng) 0,15 0,72 0,36 480,00 50,00
Chi phí tài chính (tỷ đồng) 0,46 0,34 0,23 73,91 67,64
Chi phí quản lý doanh nghiệp (tỷ đồng) 2,66 3,32 3,58 124,80 107,80
Lợi nhuận trước thuế (tỷ đồng) 0,59 0,54 6,88 91,52 1274,07
Lợi nhuận sau thuế (tỷ đồng) 0,45 0,40 5,50 88,89 1375,00

Nguồn: Trích xuất từ Bảng 2.1 của khóa luận

Thực trạng kiểm soát chất lượng sản phẩm xi măng: Quy trình sản xuất và cung ứng gồm 7 bước: Xác nhận đơn hàng → Xác nhận đặt hàng → Lập kế hoạch sản xuất sơ bộ → Chuẩn bị sản xuất → Lập kế hoạch sản xuất và cung ứng → Đóng gói và bảo quản → Vận chuyển.

Công tác kiểm soát được công ty triển khai qua 9 bước cụ thể:

  • Bước 1 đến Bước 6 (Lập kế hoạch): Xác định căn cứ (đặc tính xi măng, tài chính, đơn hàng); xác định đối tượng (tiếp nhận hợp đồng, mua nguyên liệu clinker/phụ gia, các công đoạn nghiền/phối trộn, đóng gói, bảo quản, vận chuyển); thiết lập mục tiêu (khống chế tỷ lệ sai hỏng dưới 10%); phạm vi tại phân xưởng sản xuất; bố trí nhân sự phòng QC chia nhóm 3–4 người; ban hành tiêu chuẩn kỹ thuật.
  • Bước 7 đến Bước 8 (Thực thi đo lường): Sử dụng phương pháp chuyên viên kết hợp quan sát thực tế và kiểm tra tham số bằng máy móc; ứng dụng phiếu điều tra chất lượng hàng tuần, biểu đồ nhân quả và biểu đồ Pareto để nhận diện khuyết tật.
  • Bước 9 (So sánh, báo cáo và khắc phục): Đối chiếu dữ liệu thực tế với tiêu chuẩn, xác định nguyên nhân và đưa ra hành động điều chỉnh nhân sự hoặc quy trình.

Thực trạng nhân sự kiểm soát chất lượng (Phòng QC): Tổng số nhân sự phòng QC là 23 người trên tổng số hơn 112 lao động toàn công ty (chiếm tỷ lệ tương đối thấp):

  • Cấp quản lý: 1 Trưởng phòng (Đại học, thành thạo tiếng Anh), 1 Phó phòng (Đại học).
  • Cấp chuyên viên: 5 chuyên viên trình độ Đại học, 16 chuyên viên trình độ Cao đẳng (ngoại ngữ hạn chế).
  • Cơ cấu trình độ: 30,43% Đại học (7 người) và 69,57% Cao đẳng (16 người).

Kết quả khảo sát ý kiến quản lý:

  • 100% nhà quản lý đồng ý về sự cần thiết của quy trình kiểm soát chất lượng (30% khẳng định giúp kiểm soát khách quan, 40% xem đây là hoạt động tất yếu khách quan).
  • 70% đánh giá trình độ của chuyên viên QC có ảnh hưởng mang tính quyết định đến hiệu quả kiểm soát, trong khi 30% đánh giá vai trò chính thuộc về ý thức người lao động trực tiếp.
  • 90% (9/10 người) đồng thuận yêu cầu phải tiếp tục hoàn thiện quy trình kiểm soát chất lượng.

Chương 3: Các biện pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm ở Tổng công ty Đầu tư phát triển Nhà và Đô thị Nam Hà Nội

Chương 3 đưa ra các định hướng và giải pháp cụ thể nhằm đáp ứng mục tiêu giai đoạn 2015–2020 (trở thành đối tác hàng đầu về sản xuất xi măng và vật liệu xây dựng tại khu vực Hà Nam và lân cận, mở rộng quy mô nhà máy mới, tự động hóa dây chuyền sản xuất):

  1. Hoàn thiện căn cứ và phương pháp xây dựng quy trình: Tăng cường trích lập ngân sách dự phòng và vốn vay ngân hàng cho hoạt động QC; hoàn thiện thông số kỹ thuật theo từng đơn hàng mới; tổ chức các khóa tập huấn chuyên môn định kỳ cho nhân viên; siết chặt kỷ luật lao động; duy trì phương pháp phân đoạn kiểm soát theo từng công đoạn sản xuất.
  2. Hoàn thiện nội dung quy trình kiểm soát: Tái xác định đối tượng kiểm soát trọng yếu (bổ sung kiểm soát mặt bằng sản xuất và chất lượng thành phẩm xi măng xuất xưởng); điều chỉnh mục tiêu sai hỏng từ mức thực tế 20% xuống mục tiêu mới 7%; cập nhật tiêu chuẩn đóng gói (bắt buộc bổ sung gói chống ẩm/mốc trong bao bì khi vận chuyển); thành lập hội đồng chuyên môn đánh giá sai lệch để đảm bảo tính khách quan trước khi ra quyết định khắc phục.
  3. Tổ chức thực hiện và áp dụng thực tế: Phân công nhiệm vụ dựa trên năng lực chuyên môn và kết quả đánh giá thành tích; tăng cường vai trò định hướng và giám sát trực tiếp từ ban lãnh đạo; mở rộng quy trình kiểm soát đồng bộ sang các sản phẩm mới trong giai đoạn phát triển tiếp theo.

Kết quả và đóng góp

Kết quả thực tế ghi nhận qua số liệu: Việc triển khai quy trình kiểm soát chất lượng đã giúp doanh nghiệp cắt giảm tỷ lệ khuyết tật trên dòng sản phẩm xi măng sản xuất:

STT Dạng khuyết tật kỹ thuật Tỷ lệ trước khi kiểm soát (%) Tỷ lệ sau khi kiểm soát và hoàn thiện (%) Mức độ giảm (%)
1 Vết nứt bề mặt 46,50 26,11 -20,39
2 Phân tầng tách nước 35,12 21,00 -14,12
3 Lỗ tổ ong 23,56 15,67 -7,89
4 Ăn mòn hóa học 40,32 15,78 -24,54

Nguồn: Tổng hợp từ Bảng 2.2 và Bảng 2.3 trong khóa luận

Bên cạnh đó, công ty đạt tỷ lệ đáp ứng 100% các đơn hàng ký kết. Kết quả sản xuất kinh doanh cải thiện rõ rệt: Doanh thu năm 2015 đạt 57,55 tỷ đồng (tăng 41,47% so với 2014); Lợi nhuận sau thuế năm 2015 đạt 5,50 tỷ đồng (tăng gấp 13,75 lần so với mức 0,40 tỷ đồng năm 2014).

Các hạn chế còn tồn tại được chỉ ra:

  • Tỷ lệ giao hàng trễ hạn vẫn ở mức 20,5% do sự cố kỹ thuật hoặc phát sinh thời gian sửa chữa sai hỏng.
  • Tỷ lệ hàng bị trả lại chiếm 14,28% tổng lượng xuất bán (nguyên nhân do giao nhầm chủng loại, sai quy cách kỹ thuật hoặc suy giảm chất lượng trong bảo quản).
  • Nhân lực phòng QC còn mỏng (23 người / hơn 112 lao động), 69,57% chỉ có trình độ cao đẳng, năng lực ngoại ngữ còn yếu làm hạn chế khả năng tiếp cận công nghệ và tài liệu kỹ thuật quốc tế.
  • Tài liệu quy trình còn sơ sài, dẫn đến xung đột quan điểm xử lý giữa các chuyên viên kiểm soát.

Đóng góp của khóa luận:

  • Hệ thống hóa các bước lập kế hoạch và thực thi kiểm soát chất lượng chuyên biệt cho ngành sản xuất xi măng và vật liệu xây dựng.
  • Cung cấp bức tranh thực trạng kèm số liệu đo lường cụ thể về 4 nhóm khuyết tật xi măng tại một doanh nghiệp địa phương.
  • Đề xuất hệ thống giải pháp gắn liền với năng lực tài chính và định hướng tự động hóa của doanh nghiệp giai đoạn 2015–2020.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đề tài:

  • Khảo sát định lượng có cỡ mẫu hẹp (n = 10 phiếu dành riêng cho đối tượng nhà quản lý), chưa thực hiện khảo sát diện rộng đối với công nhân vận hành trực tiếp tại các tổ sản xuất.
  • Thời gian nghiên cứu tập trung trong giai đoạn 2013–2015, dữ liệu tài chính và kỹ thuật phụ thuộc vào mức độ cung cấp của các phòng ban chức năng tại đơn vị.
  • Văn bản khóa luận có tồn tại lỗi kỹ thuật biên tập ở tiêu đề Bảng 2.3 (tác giả ghi nhầm tên sản phẩm sạc pin trong khi toàn bộ nội dung số liệu và luận bàn đều thuộc về sản phẩm xi măng).

Hướng nghiên cứu mở rộng:

  • Mở rộng phạm vi nghiên cứu kiểm soát chất lượng sang các dòng sản phẩm vật liệu xây dựng mới như gạch chịu lửa, gạch ngói và bao bì xi măng theo chiến lược mở rộng nhà máy của công ty.
  • Nghiên cứu ứng dụng sâu hơn các công cụ kiểm soát chất lượng nâng cao (SPC, phương pháp Six Sigma hoặc hệ thống quản lý tích hợp ISO 9001 phiên bản mới) khi nhà máy hoàn thiện lắp đặt dây chuyền tự động hóa.

Giá trị tham khảo

Tài liệu này là nguồn tham khảo thực tiễn hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị doanh nghiệp, Quản lý công nghiệp: Tham khảo cấu trúc một khóa luận tốt nghiệp phân tích quy trình vận hành sản xuất thực tế, cách thiết kế bảng hỏi khảo sát quản lý và phương pháp tổng hợp số liệu kinh doanh.
  • Người làm đề tài về Quản trị chất lượng / Kỹ thuật kiểm soát (QA/QC): Tham khảo quy trình 9 bước kiểm soát chất lượng theo chuỗi cung ứng vật liệu xây dựng (từ hợp đồng, mua nguyên liệu, nghiền phối trộn xi măng đến lưu kho và vận chuyển).
  • Phần đáng lưu ý nhất: Hệ thống bảng số liệu đối chiếu 4 dạng khuyết tật kỹ thuật của xi măng (vết nứt, phân tầng, lỗ tổ ong, ăn mòn hóa học) trước và sau khi áp dụng các biện pháp kiểm soát tại Chương 2.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận này nghiên cứu trường hợp của doanh nghiệp nào, tại địa bàn nào?
Khóa luận nghiên cứu tại Tổng công ty Đầu tư phát triển Nhà và Đô thị Nam Hà Nội (tiền thân là Công ty TNHH Thành Mỹ), có trụ sở chính đặt tại Cụm công nghiệp Cầu Giát, huyện Duy Tiên, tỉnh Hà Nam.

2. Tỷ lệ khuyết tật của sản phẩm xi măng thay đổi như thế nào sau khi áp dụng quy trình kiểm soát?
Số liệu ghi nhận tỷ lệ khuyết tật giảm trên cả 4 dạng: vết nứt bề mặt giảm từ 46,50% xuống 26,11%; phân tầng tách nước giảm từ 35,12% xuống 21,00%; lỗ tổ ong giảm từ 23,56% xuống 15,67%; ăn mòn hóa học giảm từ 40,32% xuống 15,78%.

3. Cơ cấu trình độ nhân sự của phòng Kiểm soát chất lượng (QC) tại công ty như thế nào?
Phòng QC có 23 nhân viên (trên tổng số hơn 112 lao động toàn công ty), gồm 1 Trưởng phòng, 1 Phó phòng và 21 chuyên viên. Trong đó, có 7 người đạt trình độ Đại học (chiếm 30,43%) và 16 người đạt trình độ Cao đẳng (chiếm 69,57%, trình độ ngoại ngữ còn yếu).

4. Dù đã kiểm soát chất lượng nhưng công ty còn gặp phải những tồn tại nào trong khâu giao hàng?
Công ty vẫn ghi nhận tỷ lệ trễ hạn giao hàng là 20,5% (do hiệu suất máy móc hoặc thời gian xử lý sai hỏng) và tỷ lệ hàng bị trả lại là 14,28% (do giao sai chủng loại hàng hóa, hư hỏng trong bảo quản hoặc lỗi kỹ thuật).

5. Mục tiêu kinh doanh và kiểm soát chất lượng chính của công ty trong giai đoạn 2015–2020 là gì?
Công ty phấn đấu trở thành đối tác số một về sản xuất xi măng và xây dựng tại địa phương đến năm 2020, mở rộng nhà máy với dây chuyền tự động hóa, đa dạng hóa các sản phẩm vật liệu xây dựng, và hạ mục tiêu tỷ lệ sản phẩm khuyết tật xuống mức 7%.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Đỗ Thị Ánh Thu đã hệ thống hóa lý luận cơ bản về quản trị chất lượng và phản ánh chân thực thực trạng công tác kiểm soát sản phẩm xi măng tại Tổng công ty Đầu tư phát triển Nhà và Đô thị Nam Hà Nội giai đoạn 2013–2015. Bằng các phương pháp khảo sát quản lý và phân tích số liệu thứ cấp, đề tài chứng minh hiệu quả giảm thiểu khuyết tật sản phẩm và tăng trưởng lợi nhuận, đồng thời chỉ ra các điểm nghẽn về nhân lực QC và tỷ lệ giao hàng chậm trễ. Hệ thống giải pháp được xây dựng bám sát định hướng mở rộng sản xuất và tự động hóa dây chuyền của doanh nghiệp trong giai đoạn 2015–2020.