Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng và việc Việt Nam tham gia nhiều hiệp định thương mại, thị trường bán lẻ và sản xuất đồ gỗ nội thất gia đình chứng kiến sự cạnh tranh gay gắt. Các doanh nghiệp nội địa không chỉ chịu áp lực từ các thương hiệu nội thất cao cấp nhập khẩu từ châu Âu và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, mà còn cạnh tranh trực tiếp với các làng nghề truyền thống lâu đời như Đồng Kỵ, Đông Anh. Để tồn tại và khẳng định vị thế, doanh nghiệp cần triển khai các dự án kinh doanh, mở rộng mạng lưới phân phối một cách chuyên nghiệp và có kiểm soát chặt chẽ.

Công ty TNHH Thương mại Sản xuất và Dịch vụ Anh Nguyên là doanh nghiệp sở hữu chuỗi 16 siêu thị nội thất mang thương hiệu UMA tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh. Qua thời gian thực tế tại doanh nghiệp, tác giả ghi nhận công tác quản trị dự án tại công ty còn bộc lộ nhiều điểm nghẽn: công tác nhận dạng và quản trị rủi ro chưa bài bản; năng lực phân tích, lập dự toán tài chính còn thiếu sót dẫn đến phát sinh chi phí; tiến độ thực hiện dự án thường xuyên bị chậm trễ so với kế hoạch ban đầu. Đề tài khóa luận "Hoàn thiện công tác quản trị dự án tại công ty TNHH thương mại sản xuất và dịch vụ Anh Nguyên" được thực hiện nhằm phân tích thực trạng và đưa ra giải pháp khắc phục các hạn chế này.

Nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận được xác định gồm 3 nhiệm vụ chính:

  1. Hệ thống hóa những cơ sở lý luận cơ bản về công tác quản trị dự án tại doanh nghiệp để làm căn cứ vận dụng vào thực tiễn.
  2. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác xây dựng dự án, quản trị thời gian - tiến độ, quản trị chi phí và quản trị rủi ro tại Công ty TNHH Thương mại Sản xuất và Dịch vụ Anh Nguyên, qua đó chỉ ra các ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân cốt lõi.
  3. Đề xuất các phương hướng và giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác quản trị dự án cho doanh nghiệp trong giai đoạn tiếp theo.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản trị dự án tại doanh nghiệp (tập trung vào 3 khía cạnh: quản trị thời gian/tiến độ, quản trị chi phí/tài chính và quản trị rủi ro).
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Thương mại Sản xuất và Dịch vụ Anh Nguyên.
  • Phạm vi thời gian: Tập trung nghiên cứu dữ liệu hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2014–2016 và công tác quản trị thực tế tại dự án mở siêu thị nội thất UMA Nguyễn Cơ Thạch trong tháng 7 năm 2017.
  • Phạm vi nội dung: Đánh giá quy trình quản trị từ khâu lập kế hoạch, triển khai cho đến hoàn thiện bàn giao dự án mở mới một điểm bán lẻ.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và mô hình quản trị dự án

Khóa luận tiếp cận cơ sở lý thuyết quản trị dự án từ các tài liệu học thuật trong nước:

  • Giáo trình "Quản trị dự án" (Bùi Minh Lý & Vũ Thùy Dương, NXB Thống Kê, 2015): Cung cấp hệ thống lý luận về khái niệm dự án, chu trình quản trị dự án (hoạch định, tổ chức điều phối, kiểm soát đánh giá); các phương pháp ước lượng thời gian ngẫu nhiên theo phân phối Beta ($T_e = \frac{a + 4m + b}{6}$); kỹ thuật thiết lập mạng công việc (mạng AOA - đặt công việc trên mũi tên, mạng AON - đặt công việc trong nút); phương pháp đường găng CPM/PERT; biểu đồ Gantt; quy trình 5 bước quản trị rủi ro (nhận dạng, phân tích thiệt hại, xử lý hành chính, kiểm tra giám sát, xây dựng kế hoạch phục hồi).
  • Giáo trình "Lập dự án đầu tư" (Nguyễn Bạch Nguyệt, NXB Thống Kê, 2012) và "Quản lý dự án đầu tư" (Từ Quang Phương, NXB Thống Kê, 2012): Làm rõ phương pháp phân tích tài chính dự án bao gồm xác định tổng vốn đầu tư, chi phí sản xuất kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận ròng, giá trị hiện tại thuần (NPV), thời gian hoàn vốn (Payback Period), cùng các kỹ thuật đo lường rủi ro như phân tích xác suất, phương sai, hệ số biến thiên và phân tích độ nhạy.
  • Hệ thống nhân tố môi trường tác động: Phân tích nhóm yếu tố vĩ mô (chính trị - pháp luật, văn hóa - xã hội, kinh tế) và nhóm yếu tố vi mô (nguồn nhân lực, năng lực tài chính, nhà cung ứng vật tư).

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính kết hợp thống kê mô tả và so sánh đối chiếu:

  • Thu thập dữ liệu sơ cấp: Tiến hành phỏng vấn điều tra trực tiếp 2 nhà quản lý chủ chốt của doanh nghiệp gồm Bà Ngô Thị My Lan (Giám đốc công ty) và Bà Nguyễn Thị Ny (Trưởng phòng Kinh doanh) để làm rõ quy trình chỉ đạo, triển khai và kiểm soát dự án.
  • Thu thập dữ liệu thứ cấp: Trích xuất báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2014–2016 từ Phòng Kế toán; bảng cơ cấu lao động từ Phòng Nhân sự; hồ sơ dự toán chi phí, bảng phân bổ nguồn vốn, báo cáo tiến độ và bảng theo dõi 20 đầu việc set-up cửa hàng từ Bộ phận Kế hoạch Dự án thuộc Phòng Kinh doanh.
  • Phương pháp xử lý dữ liệu: Sử dụng phương pháp thống kê kinh tế để tổng hợp số liệu doanh thu, lợi nhuận, chi phí; áp dụng phương pháp so sánh giữa các mốc thời gian kế hoạch và thực tế triển khai nhằm xác định độ trễ tiến độ và các khoản chênh lệch ngân sách phát sinh.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Một số lý luận cơ bản về công tác quản trị dự án trong doanh nghiệp

Chương này hệ thống hóa các định nghĩa học thuật về dự án và quản trị dự án. Dự án được tiếp cận là một tổng thể các chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được hoạch định nhằm đạt mục tiêu xác định trong thời hạn và ngân sách ấn định.

Tác giả đi sâu phân tích 3 nội dung trọng tâm của công tác quản trị dự án tác nghiệp:

  1. Quản trị thời gian và tiến độ: Quy trình thiết lập WBS (cấu trúc phân chia công việc), phương pháp ước lượng thời gian ($T_e$), kỹ thuật xác định quan hệ phụ thuộc công việc (bắt buộc, tùy chọn, hướng ngoại), xây dựng sơ đồ mạng công việc AOA/AON, phương pháp xác định đường găng PERT/CPM và lập biểu đồ Gantt.
  2. Quản trị chi phí và tài chính dự án: Xác định vốn cố định, vốn lưu động ban đầu, vốn dự phòng; cơ cấu nguồn vốn ngắn hạn và dài hạn; dự báo doanh thu, chi phí vận hành, lợi nhuận ròng; các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả gồm giá trị hiện tại thuần (NPV) và thời gian hoàn vốn đầu tư.
  3. Quản trị rủi ro dự án: Quy trình 5 giai đoạn liên tục (nhận dạng rủi ro, phân tích định tính/định lượng, xử lý hành chính và chuyển dịch rủi ro qua bảo hiểm, kiểm tra giám sát phòng ngừa, xây dựng kế hoạch phục hồi 24 giờ và kế hoạch kinh doanh liên tục); các phương pháp lượng hóa rủi ro qua phân tích xác suất và phân tích độ nhạy.
  4. Phân tích các nhân tố ảnh hưởng: Tác động từ môi trường vĩ mô (chính sách pháp luật, tốc độ tăng trưởng kinh tế, lạm phát, tỷ giá, lãi suất) và vi mô (chất lượng nhân lực quản lý dự án, tiềm lực tài chính doanh nghiệp, uy tín và năng lực của nhà cung cấp nguyên vật liệu).

Chương 2: Phân tích thực trạng và đánh giá về công tác quản trị dự án của công ty TNHH thương mại sản xuất và dịch vụ Anh Nguyên

Chương 2 trình bày tổng quan về Công ty Anh Nguyên (thành lập 27/10/2006, vốn đầu tư từ 2 thành viên Thụy Điển và 1 thành viên Việt Nam, vận hành chuỗi nội thất UMA với cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng). Đánh giá khái quát kết quả kinh doanh cho thấy công ty tăng trưởng liên tục:

Chỉ tiêu tài chính Năm 2014 (VNĐ) Năm 2015 (VNĐ) Năm 2016 (VNĐ)
Doanh thu thuần 41.489.971.502 55.672.001.868 (+20,4%) 65.598.432.000 (+17,8%)
Lợi nhuận gộp 11.586.072.751 16.701.600.560 19.679.529.600
Lợi nhuận sau thuế 1.140.824.334 2.273.699.375 2.372.298.498
Nợ phải trả 21.604.000.000 25.394.000.000 28.295.000.000
Vốn chủ sở hữu 9.910.000.000 10.650.000.000 10.642.000.000
Tổng nhân sự (người) 249 295 353

Nguồn: Phòng Kế toán và Phòng Hành chính Nhân sự Công ty Anh Nguyên

Tác giả đi sâu phân tích thực trạng công tác quản trị tại Dự án mở siêu thị UMA Nguyễn Cơ Thạch (Tầng 1–2, Tòa nhà Mỹ Đình Complex Tower, số 68 Nguyễn Cơ Thạch, Hà Nội; phục vụ cư dân các tổ hợp Mon City, Vinhomes Gardenia, Goldmark City):

  • Quản trị tài chính: Tổng vốn đầu tư thực tế vượt 183 triệu đồng so với dự toán (riêng chi phí đặt cọc 3 năm và thuê mặt bằng 1 năm phát sinh tăng 221.092.000 VNĐ do thị trường bất động sản khu vực Mỹ Đình biến động giá nhanh). Dự án huy động 600 triệu đồng vốn vay ngân hàng kỳ hạn 3 năm (lãi suất 10%/năm), còn lại sử dụng vốn tự có dài hạn. Đánh giá hiệu quả tài chính dự án: $NPV = 332.518.743,6\text{ VNĐ} > 0$; thời gian hoàn vốn là 1 năm 4 tháng.
  • Quản trị tiến độ: Dự án gồm 20 công việc được mô hình hóa theo mạng AON. Kế hoạch ban đầu diễn ra từ 01/07/2017 đến 22/07/2017 (22 ngày), thực tế hoàn thành vào 29/07/2017 (trễ 7 ngày). Các công việc như lắp điện (Cv5), máy tính/internet (Cv10), camera (Cv11), dán giá (Cv15) đạt đúng tiến độ. Tuy nhiên, công tác sửa chữa WC (Cv3) trễ 6 ngày mới bắt đầu; lắp tường giả (Cv4) bắt đầu trễ 3 ngày; lắp kệ để đồ (Cv7) bị kéo dài do nhà cung cấp chậm bàn giao ván MDF; chiến dịch quảng cáo (Cv17) kéo dài từ 8 ngày lên 12 ngày.
  • Quản trị rủi ro: Công ty nhận dạng được 5 nhóm rủi ro (nghiên cứu thị trường chưa sâu, nhà cung cấp giao hàng chậm, chi phí phát sinh tăng, trục trặc giải ngân vốn, năng lực quản lý dự án hạn chế). Biện pháp ứng phó chủ yếu là trích lập quỹ dự phòng và chi trả thêm lương tăng ca cho nhân viên. Công tác kiểm tra, giám sát định kỳ còn lỏng lẻo.

Chương 3: Đề xuất và kiến nghị để hoàn thiện công tác quản trị dự án của công ty TNHH thương mại sản xuất và dịch vụ Anh Nguyên

Chương 3 trình bày định hướng phát triển của Công ty Anh Nguyên (mở rộng mạng lưới bán lẻ ra các tỉnh thành, đầu tư trang thiết bị thanh toán tại nhà, đa dạng hóa danh mục sản phẩm nội thất). Trên cơ sở đó, tác giả đưa ra hệ thống giải pháp hoàn thiện:

  1. Giải pháp quản trị tài chính: Nâng cao chất lượng công tác khảo sát giá thuê mặt bằng trước khi ký hợp đồng; lập quy trình thẩm định dự toán chi tiết; quản lý chặt chẽ tiến độ giải ngân dòng vốn vay ngân hàng nhằm hạn chế chi phí lãi vay phát sinh.
  2. Giải pháp quản trị thời gian và tiến độ: Áp dụng phương pháp ước lượng thời gian 3 giá trị ($T_e$) theo phân phối ngẫu nhiên thay vì phương pháp tất định; thiết lập chặt chẽ mạng công việc AON để xác định chính xác đường găng và thời gian dự trữ; tăng cường giám sát việc thực hiện cam kết giao hàng của các nhà cung ứng vật tư thi công.
  3. Giải pháp quản trị rủi ro: Xây dựng quy trình theo dõi rủi ro liên tục theo 5 bước chuẩn hóa; thành lập tổ chuyên trách quản trị rủi ro thuộc Phòng Kinh doanh; hoàn thiện kế hoạch phục hồi sự cố trong vòng 24 giờ; mua bảo hiểm tài sản và trách nhiệm công cộng cho các cửa hàng mới.
  4. Giải pháp về nhân lực và kiến nghị: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng quản trị dự án tác nghiệp cho cán bộ Phòng Kinh doanh; kiến nghị Nhà nước tiếp tục đơn giản hóa thủ tục cấp phép xây dựng/đăng ký kinh doanh và duy trì mặt bằng lãi suất vay ổn định.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

Khóa luận đã phản ánh toàn diện bức tranh quản trị dự án thực tế tại một doanh nghiệp thương mại bán lẻ nội thất quy mô vừa:

Hạng mục quản trị Kế hoạch dự kiến Thực tế triển khai Chênh lệch / Đánh giá
Thời gian thực hiện 01/07/2017 – 22/07/2017 (22 ngày) 01/07/2017 – 29/07/2017 (29 ngày) Chậm 7 ngày so với tiến độ
Tổng vốn đầu tư dự án Dự toán ban đầu theo hồ sơ Vượt kế hoạch 183 triệu VNĐ Tăng chi phí nhân công tăng ca, xăng xe, quảng cáo
Chi phí mặt bằng & cọc Mức giá dự tính ban đầu Vượt 221.092.000 VNĐ Biến động giá thuê tại Mỹ Đình Complex Tower
Cơ cấu nguồn vốn Vốn tự có + Vay 600 triệu VNĐ Đảm bảo giải ngân 600 triệu VNĐ Lãi suất vay 10%/năm, kỳ hạn 3 năm
Hiệu quả tài chính Dự phóng dòng tiền 3 năm $NPV = 332.518.743,6\text{ VNĐ}$; Hoàn vốn 1 năm 4 tháng Dự án có hiệu quả kinh tế khả thi ($NPV > 0$)
Sơ đồ mạng tiến độ 20 công việc logic 4/20 công việc đúng hạn, nhiều công việc bị trễ Nhà cung cấp chậm giao ván MDF làm gián đoạn chuỗi việc

Nguồn: Tổng hợp từ số liệu phân tích Chương 2 của khóa luận

Đóng góp thực tiễn của đề tài

  • Hệ thống hóa các công cụ quản trị dự án tác nghiệp (AON, PERT/CPM, WBS, chỉ tiêu tài chính NPV, thời gian hoàn vốn) và vận dụng chi tiết vào bài toán set-up cửa hàng bán lẻ nội thất chuỗi.
  • Chỉ rõ mối liên hệ nhân quả giữa sự thiếu hụt trong công tác đánh giá nhà cung ứng vật tư với việc vỡ tiến độ đường găng và phát sinh chi phí nhân sự ngoài giờ.
  • Cung cấp khung giải pháp đồng bộ từ khâu lập dự toán, quản lý tiến độ mạng công việc đến đào tạo nhân lực thực hiện dự án cho Công ty Anh Nguyên.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế về mẫu điều tra sơ cấp: Khóa luận chỉ thực hiện phỏng vấn sâu đối với 2 cán bộ quản lý cấp cao (Giám đốc và Trưởng phòng Kinh doanh), chưa tiến hành khảo sát diện rộng đối với đội ngũ nhân viên thi công trực tiếp, nhân viên bán hàng hoặc đối tác cung ứng vật tư.
  • Hạn chế về phạm vi nghiên cứu điển hình: Đề tài chỉ tập trung phân tích sâu vào một dự án đơn lẻ (mở siêu thị UMA Nguyễn Cơ Thạch trong tháng 7/2017), chưa so sánh đối chiếu với chuỗi dự án mở 15 cửa hàng trước đó của doanh nghiệp để tìm ra quy luật thống kê dài hạn.
  • Hướng nghiên cứu mở rộng: Nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát định lượng các bên liên quan (nhà thầu phụ, nhà cung cấp, khách hàng tại khu vực mở mới); xây dựng phần mềm hoặc ứng dụng số hóa quy trình theo dõi đường găng và dòng tiền giải ngân dự án theo thời gian thực.

Giá trị tham khảo

  • Đối với sinh viên và học viên: Tài liệu tham khảo cho sinh viên các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị tác nghiệp, Quản trị dự án (đặc biệt tại Trường Đại học Thương Mại) trong việc tiếp cận phương pháp viết khóa luận tốt nghiệp gắn với dự án thương mại dịch vụ thực tế.
  • Đối với nhà quản lý doanh nghiệp bán lẻ: Cung cấp tài liệu tham khảo về phương pháp lập danh mục 20 công việc chuẩn bị cho việc mở mới một siêu thị/cửa hàng (từ cải tạo thô, điện nước, quầy kệ, xếp hàng hóa, truyền thông đến khai trương) và kỹ thuật quản lý rủi ro vượt ngân sách mặt bằng.
  • Phần nội dung đáng chú ý: Bảng phân rã 20 đầu việc set-up cửa hàng (Bảng 2.6) cùng ma trận nhận dạng rủi ro và đánh giá thiệt hại (Bảng 2.7) là những cứ liệu thực tế có tính ứng dụng cao.

Câu hỏi thường gặp

1. Dự án cụ thể nào được tác giả lựa chọn làm điển hình nghiên cứu thực trạng trong khóa luận?

Tác giả nghiên cứu dự án mở siêu thị nội thất UMA Nguyễn Cơ Thạch (đặt tại Tầng 1 và Tầng 2, Tòa nhà Mỹ Đình Complex Tower, số 68 đường Nguyễn Cơ Thạch, Hà Nội) do Phòng Kinh doanh Công ty TNHH Thương mại Sản xuất và Dịch vụ Anh Nguyên lập kế hoạch và triển khai trong tháng 7 năm 2017.

2. Tiến độ triển khai thực tế của dự án UMA Nguyễn Cơ Thạch chênh lệch thế nào so với kế hoạch và đâu là nguyên nhân chính?

Theo kế hoạch, dự án thực hiện từ ngày 01/07/2017 đến ngày 22/07/2017 (22 ngày). Trên thực tế, dự án hoàn thành vào ngày 29/07/2017 (kéo dài 29 ngày, bị trễ 7 ngày). Nguyên nhân chính là do nhà cung cấp nguyên vật liệu truyền thống chậm giao các tấm ván MDF làm giá kệ, khiến công tác lắp kệ bị gián đoạn và kéo theo sự chậm trễ của các công việc trưng bày sản phẩm phía sau.

3. Hiệu quả tài chính dự kiến của dự án UMA Nguyễn Cơ Thạch được đánh giá qua những chỉ số nào?

Dự án được tính toán có giá trị hiện tại thuần $NPV = 332.518.743,6\text{ VNĐ} > 0$ và thời gian hoàn vốn đầu tư là 1 năm 4 tháng. Về nguồn vốn, công ty sử dụng vốn tự có dài hạn kết hợp vay ngân hàng 600.000.000 VNĐ trong thời hạn 3 năm với lãi suất 10%/năm.

4. Những công việc nào trong tổng số 20 công việc của dự án được hoàn thành đúng tiến độ kế hoạch?

Có 4 công việc hoàn thành đúng cả về thời điểm bắt đầu và thời gian thực hiện theo kế hoạch:

  • Lắp đặt hệ thống điện (Cv5: bắt đầu 02/07, hoàn thành trong 3 ngày).
  • Lắp đặt máy tính và internet (Cv10: bắt đầu 06/07, hoàn thành trong 4 ngày).
  • Lắp đặt hệ thống camera (Cv11: bắt đầu 06/07, hoàn thành trong 4 ngày).
  • Dán giá lên sản phẩm (Cv15: bắt đầu 13/07, hoàn thành trong 4 ngày).

5. Tác giả đã thu thập dữ liệu sơ cấp phục vụ nghiên cứu thông qua hình thức nào?

Tác giả sử dụng phương pháp phỏng vấn điều tra định tính trực tiếp với 2 nhân sự quản lý chủ chốt của Công ty Anh Nguyên gồm: Bà Ngô Thị My Lan (Giám đốc công ty) và Bà Nguyễn Thị Ny (Trưởng phòng Kinh doanh).

Kết luận

Khóa luận của tác giả Nguyễn Thị Thùy Dương đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về quản trị thời gian, chi phí và rủi ro dự án theo các giáo trình chuẩn mực của ngành Quản trị kinh doanh. Thông qua nghiên cứu điển hình tại dự án mở siêu thị UMA Nguyễn Cơ Thạch năm 2017 của Công ty TNHH Thương mại Sản xuất và Dịch vụ Anh Nguyên, đề tài đã phản ánh chân thực các vấn đề thực tiễn như chậm tiến độ 7 ngày do nhà cung cấp vật tư và phát sinh chi phí thuê mặt bằng 221 triệu đồng. Hệ thống giải pháp được đề xuất tập trung vào việc chuẩn hóa mạng công việc AON, hoàn thiện dự toán ngân sách và đào tạo chuyên môn cho đội ngũ quản lý dự án tại doanh nghiệp.