Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Vốn bằng tiền là một bộ phận quan trọng thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp, giữ vai trò huyết mạch đảm bảo khả năng thanh toán và duy trì tính liên tục cho toàn bộ chu chuyển sản xuất kinh doanh. Do đặc thù có tính thanh khoản cao nhất và dễ phát sinh rủi ro thất thoát, gian lận, công tác quản lý và hạch toán kế toán vốn bằng tiền luôn đòi hỏi tính chính xác, chặt chẽ và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tài chính hiện hành. Tại Công ty Cổ phần Đại Lợi — đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh mỹ phẩm, làm đẹp tại Hải Phòng, yêu cầu kiểm soát dòng tiền phục vụ mua sắm nguyên vật liệu và quản lý các kênh phân phối đặt ra nhiệm vụ cấp thiết cho bộ máy kế toán. Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Ngọc Anh tập trung khảo sát, phân tích quy trình kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng nhằm tìm kiếm các giải pháp hoàn thiện thực tiễn quản lý vốn bằng tiền tại doanh nghiệp.

Căn cứ theo nhiệm vụ đề tài được giao, khóa luận thực hiện 3 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
  2. Mô tả và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền (tiền mặt và tiền gửi ngân hàng) tại Công ty Cổ phần Đại Lợi.
  3. Đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Đại Lợi.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán vốn bằng tiền, bao gồm kế toán tiền mặt tại quỹ (TK 111) và kế toán tiền gửi ngân hàng (TK 112).
  • Phạm vi không gian: Phòng Tài chính - Kế toán thuộc Công ty Cổ phần Đại Lợi (Địa chỉ: Số 203 Dân Lập, phường Dư Hàng Kênh, quận Lê Chân, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu về tình hình kinh doanh của công ty trong giai đoạn 3 năm và tập trung phân tích chuyên sâu hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán quý IV/2018 (trọng tâm là tháng 12/2018).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên khuôn khổ pháp lý và chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam:

  • Văn bản pháp lý áp dụng: Luật Kế toán Việt Nam và Thông tư số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp (bao gồm hệ thống tài khoản, biểu mẫu chứng từ tại Phụ lục 3 và các hình thức sổ kế toán).
  • Khung khái niệm và tài khoản sử dụng:
    • Tài khoản 111 (Tiền mặt): Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp, bao gồm 3 tài khoản cấp 2: TK 1111 (Tiền Việt Nam), TK 1112 (Ngoại tệ), TK 1113 (Vàng tiền tệ).
    • Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng): Phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi không kỳ hạn tại Ngân hàng, bao gồm các tài khoản cấp 2: TK 1121 (Tiền Việt Nam), TK 1122 (Ngoại tệ), TK 1123 (Vàng tiền tệ).
    • Tài khoản liên quan: TK 113 (Tiền đang chuyển), TK 141 (Tạm ứng), TK 1381 (Tài sản thiếu chờ xử lý), TK 3381 (Tài sản thừa chờ xử lý), TK 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái), TK 515, TK 635, TK 642, TK 133...
  • Hệ thống hình thức sổ kế toán lý thuyết: Khóa luận đối chiếu 4 hình thức tổ chức sổ sách theo Thông tư 200/2014/TT-BTC: Hình thức Nhật ký chung, Hình thức Nhật ký - Sổ cái, Hình thức Chứng từ ghi sổ, và Hình thức Kế toán trên máy vi tính.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:

  • Phương pháp thu thập và tổng hợp dữ liệu: Tiếp cận trực tiếp hệ thống chứng từ kế toán gốc (phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn giá trị gia tăng, giấy báo Nợ, giấy báo Có, sao kê ngân hàng, giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán) tại đơn vị thực tập.
  • Phương pháp kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản - ghi kép, phương pháp tính giá (xuất kho theo bình quân liên hoàn, khấu hao tài sản cố định theo đường thẳng) và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
  • Phương pháp so sánh và đối chiếu: Đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ của thủ quỹ với sổ kế toán tiền mặt; đối chiếu số liệu sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng với sổ phụ/bản sao kê định kỳ từ các ngân hàng thương mại.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các quy định và nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền theo chế độ kế toán hiện hành:

  • Khái niệm và yêu cầu quản lý: Xác định rõ sự cần thiết phải phân công trách nhiệm độc lập giữa thủ quỹ (bảo quản, nhập/xuất quỹ) và nhân viên kế toán (ghi chép, theo dõi sổ sách) nhằm hạn chế rủi ro thất thoát, gian lận hoặc móc ngoặc chiếm dụng tiền mặt. Mọi biến động thu, chi phải căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ và có phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
  • Quy tắc hạch toán ngoại tệ và vàng tiền tệ: Nợ TK tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế; Có TK tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền di động hoặc tỷ giá giao dịch thực tế. Đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch hoặc giá mua vàng do Ngân hàng Nhà nước/đơn vị cấp phép công bố.
  • Xử lý chênh lệch số liệu tiền gửi ngân hàng: Trường hợp cuối tháng có chênh lệch giữa chứng từ ngân hàng (giấy báo Nợ, báo Có, sao kê) và sổ sách doanh nghiệp mà chưa rõ nguyên nhân, doanh nghiệp ghi sổ theo số liệu ngân hàng và hạch toán số chênh lệch vào TK 1381 (nếu số liệu kế toán lớn hơn) hoặc TK 3381 (nếu số liệu kế toán nhỏ hơn) để tiếp tục xác minh điều chỉnh. Thấu chi ngân hàng không được ghi âm mà hạch toán như khoản vay ngắn hạn.
  • Quy trình ghi sổ theo các hình thức kế toán: Phân tích sơ đồ luân chuyển chứng từ và ghi chép sổ cái của 4 hình thức sổ sách kế toán cơ bản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
                  +--------------------------+
                  |    Chứng từ kế toán      |
                  +-------------+------------+
                                |
             +------------------+------------------+
             |                                     |
             v                                     v
+-------------------------+            +-------------------------+
|     Sổ Nhật ký chung    |            | Sổ, thẻ kế toán chi tiết|
+------------+------------+            +------------+------------+
             |                                     |
             v                                     v
+-------------------------+            +-------------------------+
| Sổ Cái (TK 111, TK 112) |            |  Bảng tổng hợp chi tiết |
+------------+------------+            +------------+------------+
             |                                     |
             +------------------+------------------+
                                |
                                v
                  +--------------------------+
                  | Bảng cân đối số phát sinh|
                  +-------------+------------+
                                |
                                v
                  +--------------------------+
                  |    Báo cáo tài chính     |
                  +--------------------------+

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Đại Lợi

Chương 2 mô tả chi tiết cơ cấu tổ chức và thực tế hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Đại Lợi:

  • Tổng quan đơn vị: Công ty Cổ phần Đại Lợi có trụ sở tại số 203 Dân Lập, phường Dư Hàng Kênh, quận Lê Chân, Hải Phòng; chuyên sản xuất, kinh doanh các sản phẩm làm đẹp (son môi, phấn trang điểm, nước hoa các loại...).
  • Cơ cấu tổ chức và bộ máy kế toán:
    • Mô hình quản trị gồm Giám đốc, Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Kỹ thuật, Đội kho và Phân xưởng sản xuất.
    • Bộ máy kế toán tổ chức theo hình thức tập trung, đứng đầu là Kế toán trưởng (kiêm Kế toán tổng hợp), phụ trách các vị trí: Kế toán doanh thu - chi phí, Kế toán thanh toán, Kế toán tiền lương và Thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng:
    • Niên độ kế toán: Từ 01/01 đến 31/12. Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam (VNĐ).
    • Chế độ kế toán: Thông tư 200/2014/TT-BTC.
    • Hình thức sổ: Nhật ký chung.
    • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho: Bình quân liên hoàn; khấu hao tài sản cố định: Phương pháp đường thẳng.
  • Đặc thù vốn bằng tiền tại đơn vị:
    • Công ty chỉ giao dịch bằng đồng Việt Nam (VNĐ), không phát sinh ngoại tệ, kim khí quý, đá quý.
    • Do tính chất hoạt động, công ty không phát sinh nghiệp vụ tiền đang chuyển (TK 113), chỉ sử dụng TK 111 (Tiền mặt) và TK 112 (Tiền gửi ngân hàng).
  • Quy trình luân chuyển chứng từ tiền mặt:
    • Phiếu thu (Mẫu 01-TT): Lập thành 3 liên (Liên 1: Lưu nơi lập phiếu; Liên 2: Giao người nộp tiền; Liên 3: Thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ).
    • Phiếu chi (Mẫu 02-TT): Lập thành 2 liên (Liên 1: Lưu nơi lập phiếu; Liên 2: Thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ).
  • Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh minh họa (tháng 12/2018):
    • Nghiệp vụ 1 (10/12/2018): Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt theo Phiếu thu số 921, Giấy rút tiền số 991 (Vietcombank), số tiền: 250.000.000 VNĐ.
      • Định khoản: Nợ TK 111: 250.000.000 VNĐ / Có TK 112: 250.000.000 VNĐ.
    • Nghiệp vụ 2 (11/12/2018): Chi tạm ứng công tác cho ông Lê Nguyên Lâm (Phòng Kỹ thuật) theo Phiếu chi số 937 và Giấy đề nghị tạm ứng, số tiền: 15.000.000 VNĐ.
      • Định khoản: Nợ TK 141: 15.000.000 VNĐ / Có TK 111: 15.000.000 VNĐ.
    • Nghiệp vụ 3 (25/12/2018): Thanh toán tiền tiếp khách cho ông Nguyễn Tùng Anh (Phòng Kỹ thuật) theo Phiếu chi số 959, Hóa đơn GTGT số 00001409 của Công ty Thương Tín, tổng thanh toán: 5.995.000 VNĐ.
      • Định khoản: Nợ TK 642: 5.450.000 VNĐ / Nợ TK 133: 545.000 VNĐ / Có TK 111: 5.995.000 VNĐ.
Chỉ tiêu sổ sách Sổ Nhật ký chung (Tổng hợp) Sổ Cái TK 111 (Tiền mặt) Sổ quỹ tiền mặt (Thủ quỹ)
Số dư đầu năm 2018 — 832.287.000 VNĐ 832.287.000 VNĐ
Phát sinh Nợ (Thu) 883.327.000 VNĐ (tổng các TK) 21.861.000 VNĐ (trích đoạn sổ) 21.674.000 VNĐ (trích đoạn sổ)
Phát sinh Có (Chi) 883.327.000 VNĐ (tổng các TK) Ghi nhận chi tiết theo PC Ghi nhận chi tiết theo PC
Số dư cuối năm 2018 — — 638.861.000 VNĐ
  • Thực trạng kế toán tiền gửi ngân hàng:
    • Công ty mở tài khoản thanh toán tiền VNĐ tại 4 ngân hàng thương mại: Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank - STK 0531 0088 2310 8), Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV), Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (Maritimebank), và Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank - mở thêm từ tháng 10/2018).
    • Chứng từ sử dụng gồm: Ủy nhiệm chi (lập 3 liên), Ủy nhiệm thu, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Sổ phụ/Bản sao kê tài khoản ngân hàng.

Chương 3: Một số biện pháp hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Đại Lợi

Trên cơ sở phân tích thực trạng tổ chức kế toán và đối chiếu với yêu cầu quản lý thực tế, chương 3 tập trung vào các định hướng giải pháp:

  • Hoàn thiện công tác lập và luân chuyển chứng từ: Chuẩn hóa quy trình kiểm tra chứng từ gốc trước khi lập phiếu thu, phiếu chi; siết chặt thời hạn thanh toán tạm ứng (TK 141) đối với các khoản chi phí công tác và mua hàng nhằm tránh ứ đọng vốn.
  • Tăng cường kiểm soát và đối chiếu số liệu: Thực hiện nghiêm ngặt chế độ kiểm kê quỹ tiền mặt đột xuất và định kỳ cuối ngày; duy trì đối chiếu thường xuyên giữa Sổ Cái TK 111 với Sổ quỹ của thủ quỹ nhằm phát hiện kịp thời chênh lệch.
  • Tối ưu hóa quản lý tiền gửi ngân hàng: Quản lý tập trung số dư tiền gửi tại 4 tài khoản ngân hàng (Vietcombank, BIDV, Maritimebank, VPBank), chủ động đối chiếu sổ phụ ngân hàng hàng tháng để xử lý các khoản phí, lãi phát sinh hoặc sai sót giao dịch.
  • Đẩy mạnh ứng dụng phần mềm kế toán: Chuyển đổi từ ghi chép kết hợp thủ công sang áp dụng đồng bộ phần mềm kế toán máy nhằm tự động hóa việc kết chuyển số liệu từ Nhật ký chung sang Sổ Cái và lập Báo cáo tài chính, giảm thiểu sai sót tác nghiệp.

Kết quả và đóng góp

1. Kết quả chính từ số liệu thực tế

Khóa luận đã phản ánh đầy đủ các số liệu kế toán thực tế của Công ty Cổ phần Đại Lợi trong năm tài chính 2018:

  • Quỹ tiền mặt đầu năm 2018 duy trì số dư: 832.287.000 VNĐ.
  • Quỹ tiền mặt tồn cuối năm 2018 theo sổ quỹ đạt: 638.861.000 VNĐ.
  • Sao kê tài khoản chi tiết tại Ngân hàng Vietcombank (tháng 12/2018) ghi nhận:
    • Số dư đầu kỳ (01/12/2018): 213.462.644 VNĐ.
    • Tổng doanh số phát sinh Nợ trong kỳ: 2.460.083.307 VNĐ.
    • Tổng doanh số phát sinh Có trong kỳ: 2.450.060.984 VNĐ.
    • Số dư cuối kỳ (31/12/2018): 203.321.000 VNĐ (sau khi đã tính các khoản lãi tiền gửi tích lũy như 25.347 VNĐ ngày 26/12/2018).

2. Giải pháp và đóng góp thực tiễn

  • Về mặt lý luận: Khóa luận hệ thống hóa các nguyên tắc quản lý và quy trình hạch toán kế toán vốn bằng tiền theo đúng chuẩn mực của Thông tư 200/2014/TT-BTC, làm rõ mối quan hệ đối ứng tài khoản và luân chuyển sổ sách theo hình thức Nhật ký chung.
  • Về mặt thực tiễn: Khóa luận mô tả chân thực bức tranh hạch toán tại một doanh nghiệp sản xuất mỹ phẩm quy mô vừa; chỉ rõ việc doanh nghiệp không sử dụng TK 113, không có giao dịch ngoại tệ/vàng bạc là phù hợp với thực tế hoạt động thuần nội địa, đồng thời cung cấp bộ mẫu chứng từ - sổ sách thực tế làm tài liệu tham khảo cho công tác kế toán doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của đề tài:
    • Khảo sát thực tế chỉ giới hạn trong phạm vi một đơn vị cụ thể (Công ty Cổ phần Đại Lợi) với đặc thù sản xuất kinh doanh thuần nội địa, không phát sinh giao dịch ngoại tệ (TK 1112, TK 1122), vàng tiền tệ hay tiền đang chuyển (TK 113).
    • Dữ liệu minh chứng chi tiết về chứng từ và sổ kế toán tập trung chủ yếu vào số liệu quý IV/2018 (tháng 12/2018), chưa phân tích chuỗi số liệu đa năm để đánh giá xu hướng lưu chuyển dòng tiền dài hạn.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng nghiên cứu sang công tác phân tích báo cáo lưu chuyển tiền tệ và quản trị rủi ro thanh khoản trong các doanh nghiệp sản xuất.
    • Nghiên cứu mô hình kiểm soát nội bộ chuyên sâu đối với các giao dịch thanh toán không dùng tiền mặt và giao dịch thương mại điện tử trong ngành hàng mỹ phẩm.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Là tài liệu tham khảo trực quan về phương pháp trình bày khóa luận tốt nghiệp hệ đại học chính quy, cách thức thu thập chứng từ thực tế (phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, ủy nhiệm chi, sổ phụ ngân hàng) và kỹ thuật lên sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 111, TK 112.
  • Người làm công tác kế toán tại doanh nghiệp sản xuất quy mô vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình luân chuyển chứng từ tiền mặt (mẫu 3 liên, 2 liên), cách thức quản lý quỹ tiền mặt kết hợp theo dõi đồng thời 4 tài khoản ngân hàng thương mại theo chế độ kế toán Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Đại Lợi áp dụng chế độ kế toán và hình thức sổ kế toán nào?

Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Sổ Nhật ký chung, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn.

2. Công ty Cổ phần Đại Lợi mở tài khoản tiền gửi tại những ngân hàng nào?

Doanh nghiệp mở tài khoản thanh toán tiền đồng (VNĐ) tại 4 ngân hàng thương mại gồm: Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank), Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV), Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (Maritimebank), và mở thêm tài khoản tại Ngân hàng TMCP Việt Nam Thịnh Vượng (VPBank) từ tháng 10/2018.

3. Quy trình luân chuyển Phiếu thu và Phiếu chi tại công ty được quy định mấy liên?

  • Phiếu thu: Kế toán lập thành 3 liên (Kế toán lưu 1 liên, giao người nộp tiền 1 liên, chuyển thủ quỹ 1 liên để thu tiền và ghi sổ quỹ).
  • Phiếu chi: Kế toán lập thành 2 liên (Kế toán lưu 1 liên, chuyển thủ quỹ 1 liên sau khi có đủ chữ ký duyệt của Giám đốc, Kế toán trưởng để xuất quỹ và ghi sổ quỹ).

4. Tại sao công ty không hạch toán Tài khoản 113 (Tiền đang chuyển) và các tài khoản ngoại tệ?

Do toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Đại Lợi diễn ra trong thị trường nội địa, thanh toán hoàn toàn bằng Đồng Việt Nam (không có ngoại tệ hay vàng bạc). Đồng thời, các giao dịch nộp tiền vào tài khoản hoặc chuyển tiền qua ngân hàng đều được ghi nhận trực tiếp ngay trong ngày qua giấy nộp tiền/giấy báo Nợ/Có mà không phát sinh tình trạng ách tắc cách ngày, do đó không cần sử dụng TK 113.

5. Số dư tồn quỹ tiền mặt của công ty tại thời điểm đầu năm và cuối năm 2018 là bao nhiêu?

Căn cứ theo Sổ Cái TK 111 và Sổ quỹ tiền mặt của công ty năm 2018, số dư tiền mặt đầu năm 2018 là 832.287.000 VNĐ và số dư tiền mặt tồn quỹ cuối năm 2018 là 638.861.000 VNĐ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Ngọc Anh đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và phản ánh chi tiết thực trạng công tác hạch toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng tại Công ty Cổ phần Đại Lợi. Nghiên cứu đã làm rõ quy trình lập chứng từ, luân chuyển sổ sách kế toán và cơ chế đối chiếu giữa thủ quỹ, kế toán thanh toán với các ngân hàng thương mại. Các định hướng hoàn thiện được đề xuất bám sát đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh mỹ phẩm, mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho công tác tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ.