Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Thương mại Bia Sài Gòn Đông Bắc tại Hải Phòng" do sinh viên Lê Kiều Oanh (lớp QT1903K, ngành Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Lê Thị Nam Phương vào năm 2019.

Trong cơ cấu chi phí sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp, chi phí nhân công luôn chiếm tỷ trọng đáng kể. Tiền lương không chỉ là nguồn thu nhập chính đảm bảo đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động mà còn là đòn bẩy kinh tế kích thích năng suất, tinh thần trách nhiệm và tính sáng tạo. Đi kèm với tiền lương, các khoản trích theo lương như Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), Kinh phí công đoàn (KPCĐ) và Đoàn phí công đoàn là các quỹ phúc lợi xã hội trực tiếp bảo vệ quyền lợi người lao động. Đối với các đơn vị thương mại phân phối, việc hạch toán đầy đủ, chính xác, kịp thời tiền lương và các khoản trích theo lương đóng vai trò quan trọng trong việc xác định chi phí kinh doanh, hạ giá thành phân phối, kiểm soát ngân sách và duy trì kỷ luật lao động.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể qua 3 nội dung chính:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các loại hình doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức công tác kế toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Thương mại Bia Sài Gòn Đông Bắc tại Hải Phòng.
  3. Đánh giá những ưu điểm, hạn chế trong công tác hạch toán tại đơn vị thực tập, từ đó đề xuất các biện pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận được xác lập rõ ràng:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị.
  • Phạm vi không gian: Chi nhánh Công ty Cổ phần Thương mại Bia Sài Gòn Đông Bắc tại Hải Phòng (Địa chỉ: Cụm công nghiệp Vĩnh Niệm, phường Vĩnh Niệm, quận Lê Chân, TP. Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Sử dụng số liệu kế toán năm 2017 để phân tích, tính toán và minh họa thực trạng hạch toán tại đơn vị.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng hệ thống lý luận kế toán doanh nghiệp gắn liền với hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam, bao gồm:

  • Chế độ kế toán: Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp (quy định nguyên tắc hạch toán, hệ thống tài khoản, biểu mẫu chứng từ và các hình thức ghi sổ kế toán).
  • Quy định về bảo hiểm: Luật Bảo hiểm xã hội (đặc biệt là Điều 81, Điều 82 quy định điều kiện và mức trợ cấp thất nghiệp); các văn bản pháp luật quy định tỷ lệ trích nộp BHXH, BHYT, BHTN.
  • Quy định công đoàn: Quyết định số 1908/QĐ-TLĐ ngày 19/12/2016 của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam về quản lý tài chính công đoàn và mức đóng đoàn phí.
  • Quy định lao động: Bộ luật Lao động (quy định quỹ thời gian làm việc, các ngày nghỉ lễ, tết hưởng nguyên lương và chế độ nghỉ việc riêng theo Điều 116).

Hệ thống tài khoản kế toán chủ yếu được tác giả phân tích và áp dụng bao gồm:

  • Tài khoản 334 (Phải trả người lao động): Theo dõi các khoản tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, BHXH và các khoản thu nhập khác phải trả cho nhân sự; chi tiết thành TK 3341 (Phải trả công nhân viên) và TK 3348 (Phải trả người lao động khác).
  • Tài khoản 338 (Phải trả, phải nộp khác): Theo dõi các khoản trích nộp theo lương qua các tài khoản cấp 2 gồm TK 3382 (KPCĐ), TK 3383 (BHXH), TK 3384 (BHYT), TK 3386 (BHTN), TK 3388 (Phải trả, phải nộp khác).
  • Tài khoản 335 (Chi phí phải trả): Sử dụng trong việc trích trước tiền lương nghỉ phép theo kế hoạch của công nhân trực tiếp sản xuất nhằm điều hòa chi phí và giá thành sản phẩm.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả triển khai bao gồm:

  • Phương pháp thu thập và nghiên cứu tài liệu: Thu thập các quy định pháp luật, chế độ kế toán, giáo trình chuyên ngành và hồ sơ tài liệu thực tế tại chi nhánh.
  • Phương pháp kế toán thực hành: Phân tích quy trình luân chuyển chứng từ ban đầu (bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng đánh giá hệ số K...), phương pháp hạch toán chi tiết, phương pháp hạch toán tổng hợp và phương pháp ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.
  • Phương pháp so sánh, tổng hợp: Đối chiếu giữa lý luận kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC với thực tế triển khai tại đơn vị để phát hiện các điểm sai lệch, thiếu sót.

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu là số liệu kế toán thực tế phát sinh năm 2017 của Chi nhánh Công ty Cổ phần Thương mại Bia Sài Gòn Đông Bắc tại Hải Phòng.

Nội dung chính theo từng chương

Phần I: Cơ sở lý luận về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp

Chương này trình bày toàn diện khung lý thuyết về lao động, tiền lương và chế độ bảo hiểm trong doanh nghiệp theo chuẩn mực kế toán Việt Nam:

  • Bản chất và vai trò: Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống mà doanh nghiệp trả cho người lao động tương ứng với thời gian, chất lượng và kết quả công việc. Chi phí tiền lương cấu thành trực tiếp trong chi phí sản xuất – kinh doanh.
  • Các hình thức trả lương:
    • Lương theo thời gian: Áp dụng chủ yếu cho lao động quản lý và văn phòng. Được tính theo 2 công thức: tính theo ngày công thực tế của tháng hoặc quy định công chuẩn cố định (24 hoặc 26 ngày). Lương làm thêm giờ tính bằng 150% (ngày thường), 200% (ngày nghỉ hàng tuần) và 300% (ngày lễ, tết, nghỉ có hưởng lương).
    • Lương theo sản phẩm: Bao gồm lương sản phẩm trực tiếp cá nhân ($L_{sp} = ĐG \times Q$), lương sản phẩm tập thể, lương sản phẩm gián tiếp, lương sản phẩm khoán và lương sản phẩm lũy tiến ($L_{SPlt} = ĐG \times Q + ĐG_{lt} \times (Q - M_{sl})$).
    • Lương hỗn hợp: Kết hợp bộ phận lương cứng (ổn định theo bậc lương và ngày công) và bộ phận biến động (phụ thuộc vào năng suất, doanh thu và kết quả kinh doanh).
    • Các hình thức đãi ngộ khác: Tiền thưởng, trợ cấp, phụ cấp phụ trợ.
  • Quy định tỷ lệ các khoản trích theo lương:
Khoản trích nộp Tỷ lệ trích vào chi phí DN (%) Tỷ lệ trừ vào lương NLĐ (%) Tổng tỷ lệ trích nộp (%)
Bảo hiểm xã hội (BHXH) 17,5 8,0 25,5
Bảo hiểm y tế (BHYT) 3,0 1,5 4,5
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 1,0 1,0 2,0
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2,0 0,0 2,0
Đoàn phí công đoàn 0,0 1,0 (tối đa 10% lương cơ sở) 1,0
Tổng cộng 23,5 11,5 35,0
  • Kế toán tiền lương nghỉ phép (TK 335): Trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân sản xuất theo tỷ lệ kế hoạch để ổn định giá thành giữa các tháng trong năm.
  • Quy trình hạch toán và hệ thống ghi sổ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC: Phân tích đặc điểm, ưu nhược điểm và sơ đồ luân chuyển chứng từ của 5 hình thức sổ: (1) Nhật ký chung, (2) Nhật ký – Sổ cái, (3) Chứng từ ghi sổ, (4) Nhật ký – chứng từ, (5) Kế toán trên máy vi tính.

Phần II: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Thương mại Bia Sài Gòn Đông Bắc tại Hải Phòng

Chương này tập trung phản ánh thực tế hoạt động và công tác hạch toán tại đơn vị thực tập:

  • Khái quát đơn vị: Chi nhánh thành lập từ tháng 8/2012 (tiền thân là Chi nhánh Công ty CPTM Sabeco Miền Bắc tại Hải Phòng), trực thuộc Công ty Cổ phần Thương mại Bia Sài Gòn Đông Bắc. Chi nhánh đảm nhận nhiệm vụ phát triển thị trường và phân phối các sản phẩm Bia Sài Gòn tại TP. Hải Phòng và tỉnh Hải Dương. Các dòng sản phẩm kinh doanh chủ lực gồm: Bia chai Sài Gòn Special, bia lon Sài Gòn Special, bia lon Sài Gòn Lager, bia lon 333 (và bia chai 333 Premium). Trong đó, bia chai Sài Gòn Special chiếm tỷ trọng cao nhất (khoảng 50% sản lượng) và mang lại lợi nhuận lớn nhất.
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và kế toán:
    • Bộ máy quản lý: Tổ chức theo phương thức phân quyền với 3 phòng chức năng gồm: Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán và Phòng Tổ chức – Hành chính dưới sự điều hành của Ban Giám đốc Chi nhánh.
    • Bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, nhân sự gồm Kế toán chi nhánh, Thủ quỹ, Thủ kho 1 và Thủ kho 2.
    • Hình thức ghi sổ: Chi nhánh áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.
  • Đặc điểm cơ cấu lao động tại Chi nhánh:
Tiêu chí phân loại Nhóm phân loại Tỷ trọng (%) Ghi chú / Đặc điểm công việc
Giới tính Nam 60 Nhân viên phát triển thị trường, bán hàng (salesman)
Nữ 40 Nhân viên văn phòng, nhân viên giới thiệu sản phẩm
Độ tuổi Từ 20 – 35 tuổi 85 Lao động trẻ, nhanh nhạy, sức khỏe tốt
Trên 35 tuổi 15 Lực lượng ổn định, dẻo dai, giàu kinh nghiệm
Trình độ chuyên môn Đại học 30 Làm công tác quản lý và chuyên môn văn phòng
Trung cấp 20 Nhân viên nghiệp vụ
Lao động phổ thông 50 Nhân viên thị trường, bán hàng, PG sản phẩm
  • Quy trình hạch toán chi tiết tiền lương và thời gian lao động:
    • Hệ thống chứng từ sử dụng: Bảng chấm công, Bảng tổng hợp đánh giá mức độ hoàn thành công việc (hệ số K), Đơn xin nghỉ phép, Phiếu đăng ký làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương.
    • Quản lý thời gian lao động: Thực hiện chế độ làm việc 8 giờ/ngày, từ thứ Hai đến thứ Bảy (thứ Bảy làm việc 1/2 ngày). Giờ hành chính: Sáng từ 7h30 đến 11h30, chiều từ 13h00 đến 17h00.
    • Chế độ nghỉ lễ, tết, nghỉ phép: Thực hiện đúng quy định Nhà nước với 53 ngày nghỉ hàng tuần, 12 ngày nghỉ phép năm và các ngày lễ (Tết Dương lịch 01 ngày, Tết Âm lịch 05 ngày, Giỗ Tổ Hùng Vương 01 ngày, 30/4 01 ngày, 01/5 01 ngày, 02/9 01 ngày); giải quyết chế độ nghỉ việc riêng có hưởng lương theo Điều 116 Bộ luật Lao động (kết hôn nghỉ 3 ngày, con kết hôn nghỉ 1 ngày, bố mẹ/vợ chồng/con chết nghỉ 3 ngày).

Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Chi nhánh Công ty CPTM Bia Sài Gòn Đông Bắc tại Hải Phòng

Trên cơ sở phân tích thực trạng năm 2017, chương III đưa ra các nhận xét, đánh giá và đề xuất hệ thống giải pháp:

  • Đánh giá ưu điểm: Chi nhánh đã thiết lập được quy chế trả lương gắn với ngày công và hiệu quả công việc; hạch toán chi phí nhân công theo đúng đối tượng chịu chi phí; thực hiện tương đối đầy đủ chế độ trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn cho người lao động.
  • Hạn chế tồn tại: Khâu luân chuyển chứng từ từ các tổ/bộ phận thị trường về phòng kế toán đôi khi còn chậm trễ; phương pháp đánh giá hệ số hoàn thành công việc (hệ số K) cần lượng hóa chi tiết hơn; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong khâu tổng hợp dữ liệu chấm công và tính lương cần được nâng cấp để giảm tải áp lực ghi sổ thủ công.
  • Giải pháp đề xuất:
    • Hoàn thiện phương pháp hạch toán và kiểm soát chặt chẽ chứng từ ban đầu (chuẩn hóa bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ).
    • Cải tiến quy chế phân phối thu nhập và tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc (hệ số K) gắn liền với doanh số tiêu thụ thực tế của nhân viên kinh doanh.
    • Hoàn thiện quy trình trích lập và theo dõi các khoản trích theo lương (TK 338), đảm bảo khớp đúng giữa số liệu nội bộ và biên bản đối chiếu của cơ quan BHXH.
    • Tăng cường ứng dụng phần mềm kế toán hỗ trợ tính lương tự động, kết nối trực tiếp với hệ thống sổ Nhật ký chung và Sổ Cái tài khoản 334, 338.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể sau:

  • Về mặt số liệu và thực tiễn: Khóa luận đã hệ thống hóa và phân tích chi tiết dữ liệu thực tế năm 2017 của một chi nhánh thương mại ngành bia, phản ánh đúng bức tranh nhân sự với 60% lao động nam, 85% nhân sự trẻ dưới 35 tuổi và 50% lao động phổ thông phục vụ trực tiếp cho hoạt động phân phối thị trường. Đồng thời, văn bản minh họa quy trình quản lý chi phí bán hàng của đơn vị có sản phẩm chủ lực chiếm 50% cơ cấu là Bia chai Sài Gòn Special.
  • Về mặt giải pháp: Tác giả đã đưa ra các kiến nghị bám sát đặc thù của doanh nghiệp thương mại có lực lượng bán hàng lưu động, đề xuất hoàn thiện từ khâu lập chứng từ ban đầu, kiểm soát hệ số K đến hạch toán tổng hợp tài khoản kế toán.
  • Đóng góp của đề tài: Theo nhận xét của giảng viên hướng dẫn ThS. Lê Thị Nam Phương, tác giả đã hệ thống hóa được lý luận cơ bản, mô tả và phân tích thực trạng theo chế độ và chuẩn mực kế toán Việt Nam. Các giải pháp đề xuất gắn với thực tiễn sản xuất – kinh doanh, có tính khả thi trong việc kiện toàn công tác kế toán của đơn vị, số liệu minh họa có tính logic và độ tin cậy cao.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số hạn chế nhất định do phạm vi nghiên cứu quy định:

  • Hạn chế về phạm vi dữ liệu: Đề tài chỉ khai thác nguồn dữ liệu kế toán trong phạm vi năm tài chính 2017 tại một chi nhánh hạch toán phụ thuộc (Chi nhánh Hải Phòng), chưa mở rộng so sánh chuỗi dữ liệu nhiều năm liên tiếp hoặc so sánh liên chi nhánh trong Công ty Cổ phần Thương mại Bia Sài Gòn Đông Bắc.
  • Hạn chế về mô hình quản lý: Do bộ máy kế toán tại chi nhánh tinh gọn (chỉ gồm 1 kế toán chi nhánh và các thủ kho, thủ quỹ), việc phân tích tập trung chủ yếu vào hạch toán chi tiết và luân chuyển chứng từ tại chỗ, chưa đi sâu vào tổng hợp báo cáo tài chính hợp nhất ở cấp Tổng công ty.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tiền lương và chi phí bán hàng trên toàn hệ thống mạng lưới phân phối Sabeco, hoặc nghiên cứu giải pháp tích hợp phần mềm ERP trong quản trị nhân sự – tiền lương liên chi nhánh.

Giá trị tham khảo

Bản khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng sau:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán: Tài liệu cung cấp mẫu hình hoàn chỉnh về cấu trúc khóa luận tốt nghiệp theo định hướng kế toán tài chính, hướng dẫn phương pháp vận dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC vào phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp phân phối, thương mại: Cung cấp quy trình mẫu về hạch toán chi phí nhân công, theo dõi chứng từ chấm công, bảng thanh toán lương và các khoản trích bảo hiểm (25,5% BHXH, 4,5% BHYT, 2% BHTN, 2% KPCĐ, 1% đoàn phí) tại các doanh nghiệp có đội ngũ salesman và nhân viên thị trường chiếm tỷ trọng lớn.
  • Phần nội dung đáng tham khảo nhất: Hệ thống phân tích kết cấu tài khoản TK 334, TK 338, TK 335; quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán tiền lương và mô hình tổ chức ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại doanh nghiệp thương mại.

Câu hỏi thường gặp

1. Chi nhánh Công ty CPTM Bia Sài Gòn Đông Bắc tại Hải Phòng áp dụng hình thức ghi sổ kế toán nào?
Chi nhánh áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra để ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó lấy số liệu ghi vào Sổ Cái các tài khoản liên quan. Cuối tháng lập Bảng cân đối số phát sinh và Bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu, lập Báo cáo tài chính.

2. Tỷ lệ trích nộp các quỹ BHXH, BHYT, BHTN và Kinh phí công đoàn được tác giả trình bày theo tỷ lệ nào?
Theo quy định được nêu trong khóa luận, tổng tỷ lệ trích nộp là 35% trên quỹ lương đóng bảo hiểm, gồm:

  • Doanh nghiệp đóng 23,5% (17,5% BHXH + 3% BHYT + 1% BHTN + 2% KPCĐ tính vào chi phí).
  • Người lao động đóng 11,5% (8% BHXH + 1,5% BHYT + 1% BHTN trừ vào lương; đoàn viên công đoàn đóng thêm 1% đoàn phí).

3. Cơ cấu lao động tại Chi nhánh Hải Phòng có đặc điểm nổi bật gì?
Lao động tại chi nhánh có tính chất trẻ và thiên về hoạt động phân phối: lao động nam chiếm 60%, nữ chiếm 40%; độ tuổi từ 20 đến 35 tuổi chiếm 85%; về trình độ chuyên môn, lao động có trình độ đại học chiếm 30%, trung cấp chiếm 20% và lao động phổ thông chiếm 50% (chủ yếu là nhân viên thị trường, bán hàng và giới thiệu sản phẩm).

4. Dòng sản phẩm nào chiếm tỷ trọng cao nhất và mang lại lợi nhuận lớn nhất cho Chi nhánh Hải Phòng?
Dòng sản phẩm Bia chai Sài Gòn Special là sản phẩm nổi trội, luôn dẫn đầu và chiếm tỷ trọng cao nhất (50% sản lượng), đem lại lợi nhuận cao nhất trong các dòng sản phẩm Bia Sài Gòn tại Chi nhánh Hải Phòng.

5. Cơ cấu bộ máy kế toán tại Chi nhánh được bố trí như thế nào?
Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, gồm 4 vị trí nhân sự: Kế toán chi nhánh (phụ trách chung, theo dõi TSCĐ, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, chi phí, công nợ, nhân sự, tiền lương và bảo hiểm), Thủ quỹ (thu – chi tiền mặt, ngân hàng) và 2 Thủ kho (Thủ kho 1 và Thủ kho 2 quản lý việc nhập – xuất, bảo quản hàng hóa trong kho).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Kiều Oanh đã phản ánh trung thực, có hệ thống cơ sở lý luận và thực trạng hạch toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Thương mại Bia Sài Gòn Đông Bắc tại Hải Phòng năm 2017 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Công trình làm rõ đặc thù kế toán nhân sự trong doanh nghiệp thương mại phân phối đồ uống với đội ngũ bán hàng trẻ chiếm đa số, đồng thời minh họa chi tiết hệ thống tài khoản TK 334, TK 338 và hình thức sổ Nhật ký chung. Các đề xuất hoàn thiện về chứng từ, tiêu chí đánh giá và luân chuyển thông tin kế toán mang tính khả thi, đóng góp thiết thực cho công tác quản trị tài chính – kế toán tại đơn vị thực tập.