CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán Khái niệm thanh toán: Là sự chuyển giao tài sản của một bên ( người hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. Phương thức thanh toán: Là cách thức thực hiện việc thanh toán của người mua với người bán về các khoản phải thu, phải trả, các khoản vay trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Có hai phương thức thanh toán: Thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm.
- Phương thức thanh toán trực tiếp: Là sau khi nhận được quyền sở hữu về hàn hóa, doanh nghiệp mua hàng thanh toán ngay tiền hàng cho bên bán ( thanh toán bằng tiền hoặc hiện vật) - Phương thức thanh toán trả chậm: Thời điểm thanh toán tiền hàng sẽ diễn ra sau thời điểm ghi nhận quyền sở hữu về hàng hóa. Thông thường doanh nghiệp bán sẽ đặt điều kiện tín dụng cho doanh nghiệp mua trong đó quy định về thời hạn thanh toán cho phép, thời hạn thanh toán được hưởng chiết khấu thanh toán, tỷ lệ chiết khấu thanh toán được hưởng (nếu có). Hình thức thanh toán: Là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền, là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán. Các hình thức cụ thể: gồm hai loại là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt.
– Thanh toán bằng tiền mặt : hiện nay không được các doanh nghiệp sử dụng nhiều. Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu dùng cho các nghiệp vụ phát sinh số tiền nhỏ (hiện nay áp dụng cho số tiền dưới 20 triệu), nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp. Hình thức thanh toán bằng tiền mặt có thể chia thành: + Thanh toán bằng Việt Nam đồng Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh Page 3 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng + Thanh toán bằng ngoại tệ. + Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng + Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, hoặc các giấy tờ có giá trị – Thanh toán không bằng tiền mặt: là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng.
Hiện nay có 5 hình thức thanh toán không dùng tiền mặt, đó là: Séc thanh toán, uỷ nhiệm chi, ủy nhiệm thu, thẻ thanh toán, thư tín dụng nội địa + Thanh toán bằng Séc: Séc là lệnh trả tiền của người phát hành séc trả cho người thụ hưởng. Trong thời hạn hiệu lực thanh toán của tờ séc, người phát hành séc có nghĩa vụ thanh toán cho người thụ hưởng và phải thanh toán ngay thì người thụ hưởng nộp séc vào Ngân hàng. Séc được áp dụng cho các đơn vị và cá nhân. Séc thanh toán gồm có Séc chuyển khoản, Séc bảo chi, Séc tiền mặt và Séc định mức.
+ Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Uỷ nhiệm chi là lệnh chi tiền của chủ tài khoản được lập theo mẫu in sẵn của Ngân hàng, yêu cầu Ngân hàng phục vụ mình (nơi mở tài khoản tiền gửi) trích tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng. Uỷ nhiệm chi được dùng để thanh toán các khoản trả tiền hàng, dịch vụ hoặc chuyển tiền trong cùng hệ thống và khác hệ thống Ngân hàng. + Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Uỷ nhiệm thu được áp dụng thanh toán giữa khách hàng mở tài khoản trong một chi nhánh Ngân hàng hoặc các chi nhánh Ngân hàng cùng hệ thống hoặc khác hệ thống. Uỷ nhiệm thu do người thụ hưởng lập gửi vào Ngân hàng phục vụ mình để thu tiền hàng đã giao, hoặc dịch vụ đã cung ứng.
Khách hàng mua và bán phải thống nhất thoả thuận dùng hình thức thanh toán uỷ nhiệm thu với những điều kiện thanh toán cụ thể đã ghi trong Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh Page 4 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng hợp đồng kinh tế đồng thời phải thông báo bằng văn bản cho Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng biết để làm căn cứ thực hiện các uỷ nhiệm thu. + Thanh toán bù trừ: Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ.
Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ theo dõi. + Thanh toán bằng thẻ thanh toán: Thẻ thanh toán do Ngân hàng phát hành và bán cho khách hàng sử dụng để trả tiền hàng hoá, dịch vụ, các khoản thanh toán khác và rút tiền mặt tại các Ngân hàng đại lý thanh toán hay các quầy trả tiền mặt tự động. + Thanh toán bằng thư tín dụng: Thư tín dụng được dùng để thanh toán tiền hàng trong điều kiện bên bán đòi hỏi phải có đủ tiền để chi trả ngay và phù hợp với tổng số tiền hàng đã giao theo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã ký. Nội dung kế toán thanh toán với người mua.
Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua. Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau: - Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ thu theo từng đối tượng khách hàng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ. - Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp lao vụ dịch vụ trả tiền ngay. - Cần phải phân loại các khoản thu khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như những đối tượng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thu hồi nợ.
- Đối với khách hàng giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn lại phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh Page 5 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng - Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo đồng Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế - Đối với các khoản phải thu phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý cần ghi chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.
- Tuyệt đối không được bù trừ số dư bên nợ và bên có của tài khoản 131 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi trên bảng cân đối kế toán. Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua. a) Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng kinh tế - Hóa đơn GTGT - Phiếu thu - Giấy báo có - Phiếu xuất kho - Các chứng từ khác có liên quan b) Sổ sách sử dụng: - Sổ chi tiết phải thu khách hàng - Sổ tổng hợp phải thu khách hàng - Sổ cái tài khoản 131… c) Tài khoản sử dụng. Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh Page 6 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Kết cấu tài khoản 131: Phải thu của khách hàng Bên nợ Bên có -Số tiền phải thu của khách hàng phát - Số tiền khách hàng đã trả nợ; sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước hóa, BĐSĐT, TSCĐ, dịch vụ, các của khách hàng; khoản đầu tư tài chính; - Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng; phải thu của khách hàng; - Đánh giá lại các khoản phải thu của - Doanh thu của số hàng đã bán bị khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC không có thuế GTGT); (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết tỷ giá ghi sổ kế toán). khấu thương mại cho người mua; - Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán). Số dư bên nợ: Số dư bên có( nếu có): Số tiền còn phải thu của khách hàng. Số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.
Chú ý: Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên "Tài sản" và bên "Nguồn vốn". Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh Page 7 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng 1. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền (kể các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác), kế toán ghi nhận doanh thu, ghi: a) Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), ghi: Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán) Có TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế) Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. b) Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp.
Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi: Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.