CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ DU LỊCH CẨM PHẢ 1.1 Đặc điểm tài sản cố định tại Công ty Là một công ty cổ phần khi tiếp cận với nền kinh tế thị trường trong điều kiện hết sức thuận lợi. Mặc dù vậy Công ty cổ phần Thương mại và Dịch vụ Du lịch Cẩm Phả vẫn coi hạch toán TSCĐ là một trong những mục tiêu quan trọng và cần thiết bởi TSCĐ được coi xem như là “xương sống” và “bộ não” của Công ty. Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh lữ hành, nên TSCĐ trong công ty phần lớn là các phương tiện vận tải có giá trị lớn. Mặc dù chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị TSCĐ trong công ty, nhưng các phương tiện vận tải chủ yếu đang trong tình trạng cũ, khả năng vận chuyển thấp.
Bên cạnh các phương tiện vận tải trong công ty còn bao gồm: nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị và các TSCĐ khác. Để phục vụ tốt cho việc hạch toán TSCĐ trong công ty, công ty đã phân loại TSCĐ như sau: * Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện - Máy móc thiết bị như máy điều hoà national, điều hoà 12008ptu. - Phương tiện vận tải như: xe ca, xe con - Nhà xưởng đất đai, sân bãi đỗ xe. * Phân loại theo công dụng và tình hình sử dụng Đinh Phương Hằng -2- Lớp LT KTTH K9 Chuyên đề thực tập Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân TSCĐ dùng ngoài sản xuất kinh doanh của công ty mang tính chất phục vụ công cộng.
TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh cơ bản trực tiếp của đơn vị. * Phân loại TSCĐ theo tình hình sử dụng của công ty - TSCĐ đang dùng - TSCĐ chưa cần dùng. Để xác định giá trị ghi sổ cho TSCĐ, công ty tiến hành đánh giá TSCĐ ngay khi đưa TSCĐ vào sử dụng. Tuỳ từng loại TSCĐ mà công ty có cách thức đánh giá khác nhau.
Với những TSCĐ mua sắm, TSCĐ do đầu tư XDCB hoàn thành, việc tính giá TSCĐ tại công ty được tính theo công thức sau; Nguyên giá TSCĐ = Giá thực tế + chi phí khác có liên quan. Trên cơ sở nguyên giá, giá trị hao mòn, kế toán có thể xác định được giá trị còn lại của TSCĐ khi đã sử dụng theo công thức sau: Giá trị còn lại = Nguyên giá - giá trị hao mòn Như vậy toàn bộ TSCĐ của công ty được theo dõi trên 3 loại giá là nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại, nhờ đó phản ánh được tổng số vốn đầu tư mua sắm, xây dựng và trình độ trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật cho sản xuất. Nhìn chung qua 2 năm hoạt động, tình hình TSCĐ của công ty không có sự thay đổi đáng kể thể hiện qua Bảng sau: Đinh Phương Hằng -3- Lớp LT KTTH K9 Chuyên đề thực tập Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Bảng 01: Tình hình biến động tài sản cố định của công ty (Tính đến ngày 31/12/2008) Chỉ tiêu Nguyên giá Giá trị còn lại Tỷ trọng Đối tượng I. Nhà cửa, vật kiến trúc 435.
Phương tiện vận tải 1.509 92,6 Trong tổng TSCĐ hiện có ở công ty thì phương tiện vận tải chiếm tỷ trọng lớn nhất. Tổng số diện tích đất của công ty quản lý là 300 m 2 với tổng giá trị còn lại là: 383.809 bằng 16,89% tổng tài sản. Với nhóm tài sản này do mới được đầu tư xây dựng nên chất lượng còn lại cao (giá trị còn lại so với nguyên giá ban đầu là 79,04%). - Về máy móc thiết bị quản lý chiếm tỷ trọng nhỏ chỉ bằng 5,02% tổng số tài sản vì được đầu tư năm 2008.
Bao gồm 5 máy điều hoà, 1 máy vi tính, 1 máy photo. với tổng giá trị còn lại 137.300 bằng 91,34% nguyên giá ban đầu. Đinh Phương Hằng -4- Lớp LT KTTH K9 Chuyên đề thực tập Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân 1.Tổ chức quản lý tài sản cố định tại Công ty Cổ Phần Thương mại và Dịch vụ Du lịch Cẩm Phả. TSCĐ trong doanh nghiệp biến động chủ yếu nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất trong doanh nghiệp.
TSCĐ trong doanh nghiệp biến động do nhiều nguyên nhân, nhưng trong bất kỳ trường hợp nào đều phải có chứng từ hợp lý, hợp lệ chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành hệ thống chứng từ này gồm: - Biên bản giao nhận TSCĐ : Biên bản này nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm được biếu, tặng, viện trợ, góp vốn liên doanh. Đưa vào sử dụng tại đơn vị hoặc tài sản của đơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo lệnh của cấp trên, theo hợp đồng liên doanh. - Biên bản đánh giá lại TSCĐ : Xác nhận việc đánh giá lại TSCĐ và làm căn cứ để ghi sổ kế toán và các tài liệu có liên quan số chênh lệch (tăng giảm) do đánh giá lại TSCĐ. Biên bản này được lập thành 2 bản, một bản lưu tại phòng kế toán, một bản lưu tại phòng hồ sơ kỹ thuật của TSCĐ.
- Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành : Đây là biên bản xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành việc sửa chữa lớn giữa bên có TSCĐ sửa chưã và bên thực hiện việc sửa chữa và là căn cứ ghi sổ kế toán và thanh toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ. Biên bản giao nhận này lập thành 2 bản hai bên giao nhận cùng ký và mỗi bên giữ 1 bản, sau đó chuyển cho kế toán trưởng của đơn vị ký duyệt và lưu tại phòng kế toán. - Biên bản thanh lý TSCĐ : Xác nhận việc thanh lý TSCĐ và làm căn cứ để ghi giảm TSCĐ trên sổ kế toán. Biên bản thanh lý phải do Ban thanh lý TSCĐ lập và có đầy đủ chữ ký, ghi rõ họ tên của trưởng ban thanh lý, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị.
Ngoài các chứng từ trên doanh nghiệp còn sử dụng thêm một số chứng từ khác như: hoá đơn, hợp đồng liên doanh, quyết định cấp TSCĐ, các chứng từ thanh toán. Bên cạnh việc sử dụng chứng từ để chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý TSCĐ còn dựa trên cơ sở các hồ sơ gồm: Đinh Phương Hằng -5- Lớp LT KTTH K9 Chuyên đề thực tập Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân - Hồ sơ kỹ thuật: Theo dõi các chỉ tiêu kỹ thuật của TSCĐ, hồ sơ này do phòng kỹ thuật quản lý. - Hồ sơ kinh tế gồm: Hợp đồng kinh tế khi mua sắm, lắp đặt, xây dựng hoặc hợp đồng liên doanh, quyết định cấp TSCĐ, quyết định giao nhận vốn. + Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng.
+ Biên bản nghiệm thu về kỹ thuật của TSCĐ. + Biên bản giao nhận TSCĐ. + Các chứng từ thanh toán khác nếu mua sắm TSCĐ. * Các bước tiến hành hạch toán chi tiết TSCĐ được tóm tắt như sau: - Đánh số hiệu cho TSCĐ.
- Lập thẻ TSCĐ hoặc vào sổ chi tiết TSCĐ theo từng đối tượng TSCĐ. Thẻ TSCĐ được lập dựa trên cơ sở hồ sơ kế toán TSCĐ. Thẻ này nhằm mục đích theo dõi chi tiết từng TSCĐ của doanh nghiệp , tình hình thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn đã trích hàng năm của từng TSCĐ. Có thể ví thẻ TSCĐ như là 1 bản lý lịch theo dõi toàn bộ vòng đời của TSCĐ từ khi được hình thành đưa vào sử dụng cho đến khi rời chuyển khỏi doanh nghiệp.
Ngoài ra kế toán cũng theo dõi TSCĐ trên sổ chi tiết TSCĐ, mỗi một sổ hay một số trang sổ được mở, theo dõi một loại TSCĐ, sổ chi tiết này là căn cứ để lập bảng tổng hợp chi tiết và phải cung cấp được các thông tin cho người quản lý về tên, đặc điểm, tỷ lệ khấu hao 1 năm, số khấu hao TSCĐ tính đến thời điểm ghi giảm TSCĐ, lý do giảm TSCĐ. Song song với việc hạch toán chi tiết TSCĐ, kế toán tiến hành hạch toán tổng hợp TSCĐ để đảm bảo tính chặt chẽ, chính xác trong hoạt động quản lý TSCĐ và tính thống nhất trong hạch toán.3 Xây dựng kế hoạch mua tài sản cố định tại Công ty Cổ Phần Thương mại và Dịch vụ Du lịch Cẩm Phả. Xuất phát từ nhu cầu của các bộ phận trong công ty, căn cứ vào kế hoạch đầu tư, triển khai áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật đòi hỏi đổi mới Đinh Phương Hằng -6- Lớp LT KTTH K9 Chuyên đề thực tập Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân công nghệ tiên tiến vào sản xuất kinh doanh. Công ty đã lên kế hoạch mua sắm TSCĐ cho mỗi năm.
Khi kế hoạch được duyệt, công ty ký hợp đồng mua sắm TSCĐ với người cung cấp sau đó căn cứ vào hợp đồng (kèm theo giấy báo của bên bán) kế toán làm thủ tục cho người đi mua. Trong quá trình mua bán, giá mua và mọi chi phí phát sinh đều được theo dõi, khi hợp đồng mua bán hoàn thành, hai bên sẽ thanh lý hợp đồng và quyết toán thanh toán tiền, đồng thời làm thủ tục kế toán tăng TSCĐ kế toán căn cứ vào các chứng từ có liên quan để hạch toán tăng TSCĐ. Là một đơn vị hạch toán độc lập của sở thương mại,việc lập kế hoạch của Công ty Cổ phần thương mại như sau: + Trình tự: Căn cứ vào kế hoạch của sở thương mại,về việc các chỉ tiêu tiêu thụ các loại mặt hàng.Dựa vào đó để làm cơ sở xây dựng kế hoạch. + Phương pháp lập kế hoạch: Căn cứ vào các chỉ tiêu định mức và kế hoạch sở thương mại giao,dựa vào khả năng thiết bị và tài sản của Công ty,Công ty dự thảo kế hoạch các chỉ tiêu về kinh doanh,tiêu thụ,kế hoạch giá thành,tiền lương.
Kế hoạch dự thảo của Công ty sau khi xây dựng được sở thương mại xét duyệt,bổ xung và phê chuẩn.Căn cứ vào tình hình thực hiện và khả năng huy động vốn,máy móc thiết bị của công ty vào kinh doanh mà công ty tiến hành phân bổ và bổ xung thêm hoặc điều chỉnh cho phù hợp với nhiệm vụ chính.Cân đối giữa mua và bán sản phẩm,chất lượng sản phẩm,sửa chữa đầu tư mua mới máy móc thiết bị.Trên cơ sở đó,căn cứ vào khả năng của các cửa hàng theo chức năng của từng đơn vị để giao nhiệm vụ kế hoạch sản xuất của từng tháng,quý,năm cho các đơn vị đó.Trong quá trình thực hiện hàng quý Công ty xem xét khả năng thực hiện và kế hoạch phát sinh để điều chỉnh kế hoạch lại cho phù hợp.