CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM BỘ PHẬN 1.1 Khái niệm và vai trò của kế toán đánh giá trách nhiệm bộ phận 1.1 Khái niệm kế toán đánh giá trách nhiệm bộ phận - Khái niệm kế toán trách nhiệm: Có nhiều khái niệm khác nhau về kế toán trách nhiệm nhưng theo theo nhóm tác giả Anthony A.Mark Young thì kế toán trách nhiệm là: + Một hệ thống kế toán có chức năng thu thập, tổng hợp và báo cáo các dữ liệu kế toán có liên quan đến trách nhiệm của từng nhà quản lý riêng biệt trong một tổ chức thông qua các báo cáo liên quan đến chi phí, chi tiêu, thu thập, và các số liệu hoạt động bởi từng khu vực trách nhiệm hoặc đơn vị trong tổ chức. + Một hệ thống cung cấp thông tin nhằm đánh giá trách nhiệm và thành quả mỗi nhà quản lý chủ yếu ở khía cạnh thu nhập và những khoản chi phí mà họ có quyền kiểm soát đầu tiên (quyền gây ảnh hưởng). + Một hệ thống kế toán tạo ra các báo cáo chứa cả những đối tượng có thể kiểm soát và không thể kiểm soát đối với một cấp quản lý. Theo đó, những đối tượng có thể kiểm soát và không thể kiểm soát cần được phân tách rõ ràng và sự nhận diện những đối tượng có thể kiểm soát được là một nhiệm vụ cơ bản trong kế toán trách nhiệm và báo cáo trách nhiệm [3, tr.Martin, “Kế toán trách nhiệm là hệ thông kế toán cung cấp thông tin về kết quả, hiệu quả hoạt động của các bộ phận, các đơn vị trong một doanh nghiệp.
Đó là công cụ đo lường, đánh giá hoạt động của những bộ phận liên quan đến đầu tư, lợi nhuận, doanh thu và chi phí mà mỗi bộ phận có quyền kiểm soát và chịu trách nhiệm tương ứng”. Ý tưởng chính làm cơ sở cho tư tưởng về hệ thống kế toán trách nhiệm của James R. Martin là ở chỗ việc phân chia cơ cấu tổ chức quản lý của một công ty thành những trung tâm trách nhiệm sẽ cho ta cách quản lý tốt hơn, và điều này thật sự có ý nghĩa và cần thiết đối với những tổ chức lớn có sự đa dạng ngành nghề hoạt 2 động. Trong quá trình quản lý, các cá nhân, các bộ phận được giao quyền ra quyết định và trách nhiệm để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc nào đó.
Việc phân quyền trong tổ chức tạo nên cơ cấu nhiều cấp bậc và đòi hỏi cấp trên phải theo dõi và đánh giá được kết quả thực hiện của cấp dưới. Vì vậy, kế toán trách nhiệm được xây dựng để theo dõi kết quả, hiệu quả sử dụng các nguồn lực ở từng bộ phận trong một doanh nghiệp. Một khía cạnh trong khái niệm kế toán trách nhiệm của James R. Martin là đề cập đến tính có thể kiểm soát.
Theo đó, một nhà quản lý chỉ nên chịu trách nhiệm cho những lĩnh vực mà họ có thể kiểm soát. Tuy nhiên, theo tác giả, khái niệm này hiếm khi có thể được áp dụng một cách thành công trong thực tiễn được, bởi vì tất cả mọi hệ thống đều luôn thay đổi. Những nỗ lực để ứng dụng khái niệm tính có thể kiểm soát để tạo ra những báo cáo trách nhiệm, nơi mà mỗi cấp quản lý được giao chịu trách nhiệm về những cấp quản lý thấp hơn [3, tr. Qua các khái niệm trên cho thấy kế toán trách nhiệm là một nội dung cơ bản của kế toán quản trị, là quá trình tập hợp và báo cáo các thông tin, được dùng để kiểm tra quá trình hoạt động và đánh giá thực hiện nhiệm vụ ở từng bộ phận trong một tổ chức.
Kế toán trách nhiệm chỉ có thể được thực hiện trong đơn vị có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải có sự phân quyền rõ ràng. - Khái niệm đánh giá: Đánh giá là quá trình thu thập thông tin, chứng cứ về đối tượng cần đánh giá và đưa ra những phán xét, nhận định về mức độ đạt được theo các thang đo hoặc các tiêu chí đã được đưa ra trong các tiêu chuẩn hay chuẩn mực. Đánh giá có thể là đánh giá định lượng dựa vào các con số hoặc định tính, các kiến nghị và giá trị. Theo giáo sư Trần Bá Hoành “Đánh giá là quá trình hình thành những nhận định phán đoán về kết quả của công việc dựa vào việc phân tích những thông tin thu được, đối chiếu với những mục tiêu, tiêu chuẩn đã đề ra nhằm đề xuất những quyết định thích hợp để cải thiện thực trạng, điều chỉnh, nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc”.
3 - Khái niệm bộ phận: Bộ phận là một đơn vị hay một hoạt động nào đó trong tổ chức. Trong kinh tế, bộ phận là một đơn thể mà ở đó có thể xác định được doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Tóm lại, Kế toán đánh giá trách nhiệm bộ phận là việc thu thập, tổng hợp các thông tin và sử dụng các thang đo thích hợp để đánh giá kết quả của từng bộ phận dựa trên trách nhiệm được giao cho bộ phận đó nhằm giúp các nhà quản trị đưa ra những quyết định đúng đắn nâng cao hiệu quả và kết quả hoạt động của tổ chức.2 Vai trò kế toán đánh giá trách nhiệm bộ phận Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, việc đề ra và thực hiện các quyết định quản lý một cách chính xác, kịp thời và hiệu quả là một đòi hỏi quan trọng đối với các nhà quản trị. Do đó, việc cần nhận biết được những thông tin kinh tế cần thiết về tình hình hoạt động kinh tế tài chính một cách đầy đủ, chính xác, và trung thực là một yêu cầu cấp thiết.
Tại doanh nghiệp, muốn điều hành quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh được hiệu quả, nhà quản trị cần xác lập mục tiêu, xây dựng kế hoạch và triển khai việc thực hiện mục tiêu của mình. Trong quá trình hoạt động, nhà quản trị phải không ngừng kiểm tra, đôn đốc và đánh giá việc thực hiện mục tiêu chung của các cấp thừa hành, thông qua việc phân tích, tính toán hiệu quả của từng hoạt động, từng khâu, từng sản phẩm, v.v… Với yêu cầu đó, hệ thống kế toán trách nhiệm được thiết lập để ghi nhận, đo lường kết quả hoạt động của từng bộ phận trong một tổ chức, nhằm giúp các nhà quản lý kiểm soát được hoạt động và chi phí của họ, đồng thời qua đó đánh giá được trách nhiệm của nhà quản trị ở từng cấp quản lý khác nhau. Do vậy, kế toán trách nhiệm được thực hiện trên nguyên tắc là nó tập hợp và báo cáo những thông tin kế toán thực tế và được dự toán về các đầu vào, đầu ra của các trung tâm trách nhiệm. Kế toán trách nhiệm được thực hiện dựa trên những thông tin có liên quan tới các đầu vào và đầu ra.
Những nguồn lực được sử dụng được gọi là đầu vào. Những 4 nguồn lực được sử dụng bởi một tổ chức về cơ bản là có bản chất tự nhiên, vật chất như số lượng nguyên liệu được tiêu dùng, số lượng lao động,… Với sự kiểm soát mang tính quản lý, những nguồn lực vật chất mang tính hỗn tạp này được biểu hiện dưới dạng những đơn vị tiền tệ, và được gọi là các chi phí. Do vậy, các đầu vào được biểu hiện dưới dạng chi phí. Một cách hoàn toàn tương tự, các đầu ra được đo lường theo những đơn vị tiền tệ dưới tên gọi “thu nhập”.
Nói cách khác, kế toán trách nhiệm được dựa trên dữ liệu chi phí và thu nhập của từng trung tâm trách nhiệm trong một tổ chức [3, tr.2 Các trung tâm trách nhiệm và hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm 1.1 Các loại trung tâm trách nhiệm Trung tâm trách nhiệm là một chức năng hay một bộ phận trong tổ chức, đặt dưới sự lãnh đạo của một nhà quản trị hoặc một cấp quản lý chịu trách nhiệm trực tiếp với kết quả của chức năng đó hay bộ phận đó. Trong một tổ chức có thể được xác lập bởi bốn loại trung tâm trách nhiệm cơ bản sau: a. Trung tâm chi phí Trung tâm chi phí là một loại trung tâm trách nhiệm thể hiện phạm vi cơ bản của hệ thống xác định chi phí, là điểm xuất phát của các hoạt động như: (1) Lập dự toán chi phí; (2) Phân loại chi phí thực tế phát sinh; (3) So sánh chi phí thực tế với định mức chi phí tiêu chuẩn. Trung tâm chi phí gắn liền với cấp quản lý mang tính chất tác nghiệp, trực tiếp tạo ra sản phẩm, dịch vụ, hoặc gián tiếp phục vụ kinh doanh (như phân xưởng sản xuất, các phòng ban chức năng).
Theo đó, người quản lý chỉ chịu trách nhiệm hoặc chỉ có quyền kiểm soát đối với chi phí phát sinh ở bộ phận mình, không có quyền hạn đối với việc tiêu thụ và đầu tư vốn. Trung tâm chi phí này thường gắn với cấp quản trị cơ sở và thường được chia thành 2 dạng: Trung tâm chi phí tiêu chuẩn: là trung tâm chi phí mà các yếu tố chi phí và các mức hao phí về các nguồn lực sử dụng để sản xuất một đơn vị sản phẩm, dịch vụ đều được xây dựng định mức cụ thể. Nhà quản trị trung tâm chi phí tiêu chuẩn có trách nhiệm kiểm soát chi phí thực tế phát sinh để vẫn đảm bảo kế hoạch sản xuất cũng như đảm bảo kế hoạch chi phí cho từng đơn vị sản phẩm, dịch vụ và tính 5 cho toàn bộ. Trung tâm chi phí tiêu chuẩn được nhận biết trên cơ sở chúng ta có thể xác định, đo lường một cách chắc chắn đầu ra và có thể xác định được định mức đầu vào cần thiết để sản xuất ra một đơn vị đầu ra đó.
Tại trung tâm này nhà quản lý không chịu trách nhiệm về những biến động gây ra bởi các mức độ hoạt động cao hơn tiêu chuẩn của trung tâm mà chỉ chịu trách nhiệm về tính hiệu quả trong phạm vi hoạt động của trung tâm. Đối với trung tâm này thì hiệu suất được đo lường bởi mối liên hệ giữa đầu vào và đầu ra còn tính hiệu quả được đo lường bằng mức độ trung tâm đạt được sản lượng mong muốn tại những mức độ về chất lượng và thời gian đã định. Trung tâm chi phí dự toán: là trung tâm chi phí mà các yếu tố được dự toán và đánh giá căn cứ trên nhiệm vụ được giao tính chung cho một bộ phận, không thể xác định cụ thể cho từng đơn vị sản phẩm hoặc cho từng công việc của trung tâm.