Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đỗ Thị Liên (lớp QT 1002K, ngành Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng) tập trung vào công tác hạch toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại và Vận tải Quyết Tiến. Trong cơ chế thị trường, áp lực cạnh tranh đòi hỏi các doanh nghiệp vừa phải đảm bảo chất lượng, mẫu mã dịch vụ, vừa phải duy trì mức giá hợp lý. Công tác quản lý chi phí sản xuất và tính giá thành là thước đo phản ánh chất lượng toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Thông qua số liệu chi phí và giá thành thực tế, nhà quản lý kiểm soát việc thực hiện định mức, dự toán, sử dụng vật tư, lao động, tiền vốn, từ đó đưa ra quyết định quản trị kinh doanh chuẩn xác. Xuất phát từ thời gian tìm hiểu thực tế tại doanh nghiệp, tác giả đã lựa chọn đề tài nghiên cứu nhằm giải quyết các yêu cầu thực tiễn của công tác kế toán chi phí.

Mục đích nghiên cứu của đề tài được tác giả xác định cụ thể theo 3 nội dung:

  1. Về mặt lý luận: Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp.
  2. Về mặt thực tế: Mô tả và phân tích thực trạng về tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm tại Công ty TNHH TM và VT Quyết Tiến.
  3. Về mặt giải pháp: Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm tại đơn vị thực tập.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận được giới hạn như sau:

  • Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm tại Công ty TNHH TM và VT Quyết Tiến.
  • Phạm vi nghiên cứu về không gian: Khảo sát tại trụ sở và các bộ phận vận hành của Công ty TNHH TM và VT Quyết Tiến (địa chỉ: Số 459 Đà Nẵng, phường Vạn Mỹ, quận Ngô Quyền, TP. Hải Phòng).
  • Phạm vi nghiên cứu về thời gian và số liệu: Dữ liệu kế toán phục vụ phân tích được thu thập chủ yếu trong năm tài chính 2009, có so sánh đối chiếu với năm 2008.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của khóa luận được xây dựng dựa trên chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Hệ thống lý luận bao quát các khái niệm, phân loại và phương pháp hạch toán:

  • Khái niệm và phân loại chi phí: Chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm). Chi phí được phân loại theo 4 tiêu thức:
    • Theo phương pháp tập hợp: Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
    • Theo yếu tố chi phí (5 yếu tố): Chi phí nguyên liệu, vật liệu; chi phí nhân công; chi phí khấu hao tài sản cố định; chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí khác bằng tiền.
    • Theo khoản mục chi phí: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung.
    • Theo mối quan hệ với khối lượng sản phẩm: Chi phí biến đổi (biến phí), chi phí cố định (định phí), chi phí hỗn hợp.
  • Khái niệm và phân loại giá thành: Giá thành sản phẩm là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa liên quan đến khối lượng công việc, sản phẩm, dịch vụ hoàn thành. Phân loại giá thành theo thời điểm (giá thành kế hoạch, giá thành định mức, giá thành thực tế) và theo phạm vi phát sinh (giá thành sản xuất/công xưởng, giá thành tiêu thụ/toàn bộ).
  • Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ: Gồm 3 phương pháp lý thuyết: Đánh giá theo sản lượng ước tính tương đương, đánh giá theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, đánh giá theo chi phí sản phẩm định mức.
  • Phương pháp tính giá thành: Bao gồm phương pháp giản đơn (trực tiếp), phương pháp theo đơn đặt hàng, phương pháp theo hệ số, phương pháp theo tỷ lệ, phương pháp loại trừ sản phẩm phụ, phương pháp tổng cộng chi phí, phương pháp liên hợp.
  • Các hình thức sổ kế toán lý luận: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – Chứng từ, Kế toán máy.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả vận dụng gồm các phương pháp hạch toán kế toán chuyên ngành:

  • Phương pháp chứng từ kế toán: Thu nhận và kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ gốc (hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu chi, bảng thanh toán lương, bảng chấm công, phiếu giao nhận nhiên liệu).
  • Phương pháp tính giá: Xác định giá trị thực tế của chi phí nhiên liệu, tiền lương phát sinh theo từng đối tượng.
  • Phương pháp tổng hợp cân đối: Kết chuyển chi phí, lập bảng cân đối số phát sinh và đối chiếu sổ chi tiết với sổ cái.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu là các tài liệu kế toán nội bộ của Công ty TNHH TM và VT Quyết Tiến năm 2009, bao gồm báo cáo tài chính năm 2008 - 2009, sổ Nhật ký chung, sổ cái các tài khoản 627, 154, sổ chi tiết các tiểu khoản và hệ thống chứng từ thực tế của tháng 12 năm 2009.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

Chương này trình bày toàn diện các nguyên lý hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành theo phương pháp kê khai thường xuyên:

  • Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Sử dụng Tài khoản 621 ("Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp"). Bên Nợ phản ánh trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp; bên Có phản ánh giá trị vật liệu dùng không hết nhập lại kho, kết chuyển vào Tài khoản 154 để tính giá thành hoặc kết chuyển phần vượt mức bình thường vào Tài khoản 632.
  • Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp: Sử dụng Tài khoản 622 ("Chi phí nhân công trực tiếp"). Phản ánh tiền lương, phụ cấp phải trả cho lao động trực tiếp (đối ứng Tài khoản 334) và các khoản trích theo lương gồm Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn (đối ứng Tài khoản 338), trích trước lương nghỉ phép (Tài khoản 335). Cuối kỳ kết chuyển sang Tài khoản 154 hoặc Tài khoản 632 (phần vượt mức).
  • Hạch toán chi phí sản xuất chung: Sử dụng Tài khoản 627, chi tiết qua 6 tiểu khoản: 6271 (chi phí nhân viên phân xưởng), 6272 (chi phí vật liệu), 6273 (chi phí dụng cụ sản xuất), 6274 (chi phí khấu hao TSCĐ), 6277 (chi phí dịch vụ mua ngoài), 6278 (chi phí bằng tiền khác). Trường hợp sản xuất dưới công suất bình thường, chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ được ghi nhận vào Tài khoản 632.
  • Hạch toán tổng hợp và tính giá thành: Toàn bộ chi phí sản xuất tập hợp sang bên Nợ Tài khoản 154 ("Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang"). Tổng giá thành thực tế được xác định theo công thức: $$\text{Tổng giá thành} = \text{Giá trị SP dở dang đầu kỳ} + \text{Chi phí phát sinh trong kỳ} - \text{Giá trị SP dở dang cuối kỳ}$$
  • Tổ chức hệ thống sổ sách: Chương 1 mô tả cấu trúc luân chuyển chứng từ của 5 hình thức sổ kế toán, nêu bật ưu thế của hình thức Nhật ký chung với đặc trưng ghi chép đơn giản, rõ ràng theo trình tự thời gian và thuận tiện khi áp dụng trên máy vi tính.

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty TNHH TM và VT Quyết Tiến

Chương 2 mô tả chi tiết đặc điểm tổ chức hoạt động và công tác hạch toán tại doanh nghiệp khảo sát:

  • Quá trình hình thành và phát triển: Công ty thành lập ngày 26/05/2005; đăng ký thay đổi kinh doanh lần 2 ngày 25/08/2009 với vốn điều lệ tăng gấp 5 lần so với ban đầu. Ngành nghề kinh doanh chủ yếu là dịch vụ giao nhận hàng hóa, đại lý vận tải và vận tải hàng hóa đường bộ, đường biển.
  • Cơ cấu tổ chức và bộ máy kế toán: Mô hình quản lý điều hành áp dụng theo mô hình trực tuyến chức năng gồm Giám đốc, Phó Giám đốc, Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh Xuất Nhập Khẩu, Phòng Marketing và Đội xe. Bộ máy kế toán tổ chức theo hình thức tập trung, gồm 3 người: Kế toán trưởng (phụ trách chung), Kế toán thanh toán (theo dõi công nợ, giao dịch ngân hàng, kiểm soát chứng từ) và Thủ quỹ (quản lý thu chi tiền mặt, két quỹ).
  • Chế độ kế toán áp dụng: Doanh nghiệp áp dụng Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng (khấu hao đều), niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12, ghi sổ bằng đồng Việt Nam (VNĐ), áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.
  • Quy trình cung cấp dịch vụ và đối tượng tập hợp chi phí: Do sản phẩm mang tính chất dịch vụ vận tải, không có hình thái vật chất cố định và không chia cắt thành các phân xưởng công đoạn độc lập, công ty xác định đối tượng tập hợp chi phí là từng đầu xe vận tải cụ thể.
  • Đặc thù sử dụng tài khoản: Khác với lý thuyết chung, công ty không sử dụng Tài khoản 621 và Tài khoản 622 mà đưa toàn bộ chi phí phát sinh vào Tài khoản 627 và Tài khoản 154:
    • Tài khoản 627 mở các tiểu khoản: 627(1) - Chi phí nhân viên; 627(2) - Chi phí nhiên liệu; 627(4) - Chi phí khấu hao TSCĐ; 627(5) - Chi phí săm lốp; 627(7) - Chi phí dịch vụ mua ngoài; 627(8) - Chi phí bằng tiền khác.
    • Tài khoản 154 mở 2 tiểu khoản: TK 154VTB (khối vận tải bộ) và TK 154VTT (khối vận tải thủy).
  • Thực tế hạch toán chi phí nhiên liệu (Tài khoản 627(2)): Chiếm tỷ trọng lớn nhất, gồm dầu Diesel, dầu máy, nhớt và phụ tùng thay thế. Nhiên liệu mua không qua nhập kho mà lái xe bơm trực tiếp vào xe tại cây xăng dọc tuyến; cuối tháng lái xe nộp hóa đơn về phòng kế toán để vào sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết. Doanh nghiệp quản lý dầu Diesel theo định mức: $$\text{Số nhiên liệu dùng cho một chuyến hàng} = \text{Số Km} \times 0.44 \times 2$$ Số liệu thực tế tháng 12/2009: Phí dầu Diesel là 262.000 (thanh toán chuyển khoản qua hóa đơn số 0000718 ngày 18/12 của Công ty TNHH Trung Kiên, thuế GTGT 26.200), phí dầu máy là 2.000 (thanh toán tiền mặt theo Phiếu chi số 35 ngày 25/12, thuế GTGT 200). Tổng chi phí nhiên liệu kết chuyển cuối tháng 12/2009 sang Tài khoản 154 là 264.000 (ghi nhận trên Nhật ký chung là 264.512 đồng).
  • Thực tế hạch toán chi phí nhân viên (Tài khoản 627(1)): Gồm tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp cho lái xe và phụ xe. Công ty không trích nộp các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ cho đội ngũ lái xe và phụ xe. Lương lái xe tính theo từng chuyến hàng (mỗi chuyến tính 1 công, đơn giá các cung đường dao động từ 80.000 đồng đến 150.000 đồng/chuyến, hỗ trợ điện thoại 200.000 đồng). Lương phụ xe áp dụng hình thức khoán 1.000 đồng/tháng. Tổng chi phí lương tháng 12/2009 ghi nhận là 43.000 đồng:
    • Bút toán ghi nhận lương: Nợ TK 627(1) / Có TK 334: 43.000 đồng.
    • Bút toán chi trả: Nợ TK 334 / Có TK 111: 43.000 đồng.
    • Kết chuyển chi phí: Nợ TK 154 / Có TK 627(1): 43.000 đồng.

Chương 3: Nhận xét và kiến nghị về tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty TNHH TM và VT Quyết Tiến

Theo đề cương được tác giả công bố tại phần Mở đầu, Chương 3 là phần đánh giá ưu điểm, nhược điểm và đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán chi phí tại đơn vị. Tuy nhiên, toàn văn trích đoạn tài liệu cung cấp chỉ dừng lại ở các nghiệp vụ phản ánh chi phí nhân viên của Chương 2 (trang 49). Mặc dù nội dung văn bản chi tiết của Chương 3 bị khuyết trong bản trích lục, cấu trúc đề tài khẳng định tính nhất quán giữa khảo sát thực trạng tại Chương 2 và định hướng hoàn thiện ở Chương 3.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã làm rõ sự vận dụng chế độ kế toán vào một mô hình doanh nghiệp vận tải tư nhân quy mô nhỏ. Kết quả nghiên cứu thể hiện qua các số liệu và đặc điểm cụ thể:

Bảng tổng hợp chỉ tiêu kinh tế của Công ty TNHH TM và VT Quyết Tiến giai đoạn 2008 – 2009:

Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Chênh lệch (Số tiền) Tỷ lệ tăng trưởng (%)
Doanh thu kinh doanh N/A N/A Tăng 3.198 +60,09%
Lợi nhuận trước thuế N/A 35. N/A N/A
Lợi nhuận sau thuế N/A 25.593 Tăng 4.593 +18,30%

Số liệu chỉ ra rằng mặc dù doanh thu năm 2009 tăng trưởng 60,09% so với năm 2008, nhưng chi phí kinh doanh tăng mạnh khiến lợi nhuận sau thuế chỉ tăng 18,3%, phản ánh áp lực lớn từ biến động giá xăng dầu và công tác kiểm soát chi phí vận hành.

Bảng so sánh phương pháp kế toán chi phí giữa lý thuyết và thực tiễn tại doanh nghiệp:

Tiêu chí Cơ sở lý luận (QĐ 15/2006/QĐ-BTC) Thực tế tại Công ty TNHH TM và VT Quyết Tiến
Hệ thống tài khoản chi phí Sử dụng riêng biệt TK 621, TK 622, TK 627 Không dùng TK 621, TK 622; gộp toàn bộ vào TK 627
Đối tượng tập hợp chi phí Phân xưởng, tổ đội, giai đoạn công nghệ, sản phẩm Từng đầu xe vận tải cụ thể (xe 16L 2706, xe 16H 3557...)
Theo dõi nhập xuất vật tư Qua kho, có phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Không qua kho; bơm trực tiếp vào xe; thanh toán theo hóa đơn
Kiểm soát chi phí nhiên liệu Định mức kỹ thuật, định mức dự toán chi tiết Áp dụng công thức khoán: $\text{Số Km} \times 0.44 \times 2$
Các khoản trích theo lương Trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí Không trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho lái xe và phụ xe
Tài khoản dở dang cuối kỳ TK 154 theo phân xưởng hoặc đơn hàng TK 154 chi tiết thành TK 154VTB và TK 154VTT

Về mặt đóng góp, nghiên cứu phản ánh chân thực cách thức tổ chức bộ máy kế toán tinh giản (3 nhân sự) phụ trách toàn bộ khối lượng công việc phát sinh. Tác giả tự nêu việc hệ thống hóa lý luận và khảo sát thực tế giúp nhận diện các lỗ hổng trong kiểm soát chứng từ xăng dầu và chế độ bảo hiểm cho người lao động, tạo cơ sở thực tế cho việc đề xuất các giải pháp quản lý chi phí vận tải.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận bộc lộ một số giới hạn gắn liền với phạm vi nghiên cứu và dữ liệu văn bản:

  • Dữ liệu khảo sát chỉ giới hạn trong năm 2009 tại một doanh nghiệp tư nhân quy mô vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Hải Phòng, chưa phản ánh được sự biến động chu kỳ qua nhiều năm tài chính liên tiếp.
  • Văn bản trích đoạn cung cấp không đầy đủ toàn văn, bị dừng lại ở trang 49 tại tiểu mục hạch toán chi phí nhân viên của Chương 2. Các phần hành chi phí khấu hao tài sản cố định (TK 627(4)), chi phí săm lốp (TK 627(5)), dịch vụ mua ngoài (TK 627(7)), bảng tổng hợp giá thành toàn bộ và nội dung văn bản Chương 3 không xuất hiện trong tài liệu nguồn.
  • Bản thân tác giả cũng nêu rõ trong phần Mở đầu về hạn chế trình độ cá nhân và điều kiện thời gian nghiên cứu nên khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót nhất định.
  • Hướng mở rộng: Nghiên cứu cần tiếp tục theo dõi biến động chi phí sau khi doanh nghiệp tăng vốn điều lệ gấp 5 lần và bổ sung thêm các ngành nghề mới (bán buôn ô tô, máy móc khai khoáng, kho bãi) sau ngày 25/08/2009; đồng thời nghiên cứu giải pháp chuẩn hóa việc sử dụng tài khoản theo đúng quy định của Bộ Tài chính và thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động.

Giá trị tham khảo

Tài liệu này có giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Tài liệu cung cấp ví dụ thực tế về việc làm khóa luận tốt nghiệp mảng kế toán chi phí - giá thành trong loại hình doanh nghiệp dịch vụ, vận tải hàng hóa.
  • Người nghiên cứu và kế toán viên tại các doanh nghiệp vận tải nhỏ: Cung cấp tài liệu tham khảo về phương pháp tổ chức chứng từ, mẫu biểu sổ sách của hình thức Nhật ký chung (Mẫu S03a-DN, S03b-DN ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC), cách xây dựng công thức khoán định mức dầu Diesel theo cung đường và phương pháp quản lý chi phí không qua kho.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao Công ty TNHH TM và VT Quyết Tiến không sử dụng tài khoản 621 và 622 để hạch toán chi phí? Do đặc thù sản phẩm của công ty là dịch vụ giao nhận và vận tải hàng hóa, không có quy trình chế tạo tạo ra sản phẩm vật chất, hoạt động gắn liền trực tiếp với từng đầu xe riêng rẽ. Doanh nghiệp lựa chọn hạch toán đơn giản bằng cách không mở Tài khoản 621 và Tài khoản 622 mà gom toàn bộ chi phí nhân viên, chi phí nhiên liệu và các chi phí khác vào các tiểu khoản của Tài khoản 627 ("Chi phí sản xuất chung").

  2. Công ty áp dụng định mức nào để quản lý và tính toán chi phí tiêu hao dầu Diesel cho các xe vận chuyển? Doanh nghiệp tính toán lượng dầu tiêu hao cho một chuyến vận chuyển dựa trên quãng đường thực tế theo công thức: $$\text{Số nhiên liệu dùng cho một chuyến hàng} = \text{Số Km} \times 0.44 \times 2$$ Lái xe không nhận nhiên liệu từ kho nội bộ mà bơm trực tiếp tại các cây xăng, cuối tháng chuyển hóa đơn về phòng kế toán để đối chiếu định mức và thanh toán.

  3. Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty Quyết Tiến gồm những vị trí nào và tổ chức theo hình thức nào? Bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo mô hình tập trung, gồm 3 nhân sự: Kế toán trưởng (phụ trách chung và báo cáo tài chính), Kế toán thanh toán (theo dõi công nợ, giao dịch ngân hàng, kiểm soát tính hợp lý của chứng từ) và Thủ quỹ (quản lý thu - chi tiền mặt và bảo quản két quỹ).

  4. Chính sách tiền lương và các khoản trích theo lương cho lái xe và phụ xe tại doanh nghiệp được quy định như thế nào? Công ty áp dụng hình thức trả lương theo chuyến đối với lái xe (mỗi chuyến tính 1 công, đơn giá từ 80.000 đồng đến 150.000 đồng tùy tuyến đường, kèm hỗ trợ điện thoại 200.000 đồng) và lương khoán 1.000 đồng/tháng đối với phụ xe. Doanh nghiệp không thực hiện trích nộp các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ trên lương của đội ngũ lái xe và phụ xe.

  5. Doanh thu và lợi nhuận của Công ty TNHH TM và VT Quyết Tiến biến động như thế nào trong hai năm 2008 và 2009? Năm 2009, doanh thu của công ty tăng trưởng mạnh với mức tăng 3.198 đồng (tương đương 60,09%) so với năm 2008. Tuy nhiên, do chi phí kinh doanh và giá nhiên liệu tăng cao, lợi nhuận sau thuế năm 2009 chỉ tăng thêm 4.593 đồng (tương đương tăng 18,3%), đạt mức 25.593 đồng.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Đỗ Thị Liên đã hệ thống hóa lý luận cơ bản về kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, đồng thời phản ánh chi tiết thực trạng hạch toán tại Công ty TNHH TM và VT Quyết Tiến trong năm tài chính 2009. Đề tài làm rõ đặc thù của kế toán ngành vận tải khi tập hợp chi phí theo từng đầu xe, hạch toán gộp vào Tài khoản 627, xuất cấp nhiên liệu trực tiếp không qua kho và trả lương khoán theo chuyến. Mặc dù văn bản trích dẫn bị khuyết phần nội dung cuối của Chương 2 và Chương 3, các số liệu và chứng từ được trích xuất đã cung cấp một bức tranh thực tế về công tác kế toán chi phí tại một doanh nghiệp vận tải tư nhân quy mô nhỏ.