Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, ngành xây dựng cơ bản đóng vai trò then chốt khi tạo dựng cơ sở hạ tầng vật chất cho toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực xây lắp mang nhiều nét đặc thù: sản phẩm có quy mô lớn, kết cấu kỹ thuật phức tạp, thời gian thi công kéo dài qua nhiều kỳ kế toán, địa điểm thi công phân tán và sản phẩm mang tính đơn chiếc theo từng hợp đồng kinh tế. Bên cạnh đó, các công trình xây lắp phần lớn được thực hiện thông qua cơ chế đấu thầu với áp lực cạnh tranh gay gắt và sự biến động liên tục của giá cả nguyên vật liệu đầu vào. Do đó, việc quản lý chặt chẽ, tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành công trình mà vẫn đảm bảo chất lượng kỹ thuật cùng tiến độ thi công là điều kiện tiên quyết đối với sự tồn tại của các doanh nghiệp xây dựng.

Hạch toán kế toán là công cụ quản lý kinh tế trực tiếp phản ánh, kiểm tra và cung cấp thông tin về toàn bộ chi phí bỏ ra để thực hiện công trình, làm cơ sở so sánh với doanh thu và xác định kết quả kinh doanh. Tại Công ty Cổ phần Tư vấn thiết kế thi công và Xây dựng DNA-CDC, việc tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành công trình đóng vai trò trung tâm trong công tác điều hành tài chính.

Đề tài chuyên đề tốt nghiệp tập trung giải quyết ba nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa và làm rõ đặc điểm sản phẩm, mô hình tổ chức sản xuất cũng như cơ chế quản lý chi phí tại Công ty CP Tư vấn thiết kế thi công và Xây dựng DNA-CDC.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích toàn diện thực trạng công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung) và phương pháp tính giá thành sản phẩm xây lắp tại đơn vị thông qua hồ sơ số liệu thực tế.
  3. Đánh giá những ưu điểm, hạn chế còn tồn tại trong quy trình hạch toán và đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty.

Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây dựng tại doanh nghiệp.

Phạm vi nghiên cứu:

  • Không gian: Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Kỹ thuật và các ban chỉ huy công trường trực thuộc Công ty CP Tư vấn thiết kế thi công và Xây dựng DNA-CDC. Nghiên cứu điển hình được thực hiện trên số liệu của công trình "Thi công xây dựng trụ sở làm việc cho Công ty CP Đầu tư và Kinh doanh Bất động sản" tại phố Thụy Khuê, Tây Hồ, Hà Nội (gọi tắt là CT Thụy Khuê).
  • Thời gian: Dữ liệu nghiên cứu điển hình thu thập trong tháng 3 năm 2014, gắn với chu kỳ công trình khởi công từ tháng 3 năm 2012 và bàn giao đưa vào sử dụng trong quý I năm 2014. Báo cáo hoàn thành vào tháng 8 năm 2014.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và tiêu chuẩn áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nguyên lý kế toán tài chính doanh nghiệp xây lắp, chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành, cùng hệ thống các Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) và Tiêu chuẩn Xây dựng Việt Nam (TCXDVN) điều chỉnh hoạt động xây lắp mà công ty tuân thủ:

  • TCVN 5637 – 1991: Quản lý chất lượng xây lắp công trình xây dựng.
  • TCXDVN 309 – 2004: Công tác trắc địa trong xây dựng công trình.
  • TCVN 4055 – 1985: Quy tắc tổ chức thi công công trình.
  • TCXDVN 371 – 2006: Nghiệm thu chất lượng thi công công trình xây dựng.
  • TCVN 4087 – 1985: Quy phạm sử dụng máy thi công.
  • TCVN 5308 – 1991: Quy phạm kỹ thuật an toàn trong xây dựng.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng các phương pháp kế toán nghiệp vụ kết hợp phân tích thực tiễn:

  • Phương pháp chứng từ kế toán: Thu thập, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ ban đầu phát sinh tại công trường và văn phòng (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng chấm công, Hợp đồng thuê máy, Bảng thanh toán lương).
  • Phương pháp tài khoản và ghi sổ kép: Phân tích quy trình luân chuyển dữ liệu vào hệ thống tài khoản kế toán (TK 621, TK 622, TK 623, TK 627, TK 154, TK 632) theo hình thức kế toán Nhật ký chung trên phần mềm bảng tính Excel.
  • Phương pháp tổng hợp và phân bổ chi phí: Theo dõi kỹ thuật phân bổ trực tiếp và gián tiếp đối với từng khoản mục chi phí cho từng đối tượng tính giá thành cụ thể.
  • Phương pháp nghiên cứu điển hình (Case study): Đi sâu phân tích toàn bộ chu trình kế toán phát sinh trong tháng 3/2014 của CT Thụy Khuê.

Nguồn dữ liệu

Số liệu sơ cấp và thứ cấp được cung cấp trực tiếp từ Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Kỹ thuật và Ban chỉ huy CT Thụy Khuê của Công ty CP Tư vấn thiết kế thi công và Xây dựng DNA-CDC.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM SẢN PHẨM, TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CP TƯ VẤN THIẾT KẾ THI CÔNG VÀ XÂY DỰNG DNA-CDC

Chương 1 trình bày tổng quan về mô hình hoạt động, chuỗi sản phẩm xây lắp, đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất và cơ chế quản lý chi phí của công ty.

  1. Danh mục sản phẩm và tính chất sản xuất: Công ty DNA-CDC đã thực hiện và bàn giao nhiều loại hình công trình công nghiệp và dân dụng. Danh mục dự án hoàn thành tiêu biểu gồm:
Mã sản phẩm công trình Tên sản phẩm công trình Thời gian thi công – hoàn thành
NOITHATHOAPHAT1 Thi công xây dựng và lắp đặt thiết bị nhà văn phòng 2007 – 2010
NOITHATHOAPHAT2 Tư vấn, thi công lắp đặt hệ thống nhà văn phòng 2008 – 2011
MAITHU Sửa chữa lớn, xây dựng nhỏ và cải tạo nhà xưởng sản xuất 2010 – 2011
RTD1 Xây dựng và lắp đặt hệ thống xử lý nhà máy sản xuất 2009 – 2011
RTD2 Xây dựng và lắp đặt thiết bị phòng cháy chữa cháy 2010 – 2012
HONGPHUC Thi công xây dựng trụ sở làm việc 2011 – 2012

Sản phẩm của công ty có giá trị lớn, kết cấu phức tạp, thi công cố định tại hiện trường trong khi trang thiết bị, vật tư và nhân lực phải di chuyển linh hoạt. Quá trình thi công chịu tác động lớn từ điều kiện tự nhiên và thời tiết.

  1. Quy trình công nghệ và tổ chức sản xuất: Quy trình sản xuất gồm 5 giai đoạn liên hoàn: Nhận thầu $\rightarrow$ Lập kế hoạch thi công $\rightarrow$ Mua vật tư, tổ chức nhân công $\rightarrow$ Tổ chức thi công $\rightarrow$ Nghiệm thu bàn giao công trình.

Bộ máy thi công trực tiếp gồm 5 đội xây dựng (Đội 1 đến Đội 5) thực hiện theo cơ chế khoán gọn toàn bộ chi phí (lương, nguyên vật liệu, máy thi công, sản xuất chung) và hạch toán phụ thuộc công ty. Tại mỗi công trường, Ban chỉ huy công trình điều hành trực tiếp 4 bộ phận chức năng: Bộ phận thống kê kinh tế, Bộ phận kỹ thuật công trình (phụ trách thí nghiệm và giám sát chất lượng), Bộ phận vật tư công trình, Bộ phận bảo vệ cùng các tổ sản xuất và tổ lái máy.

  1. Cơ cấu quản lý chi phí: Ban Giám đốc chỉ đạo thông qua sự phối hợp giữa Phòng Tài chính Kế toán (lập dự toán chi phí, kiểm soát chi tiêu, thẩm định thanh toán) và Phòng Kỹ thuật (lập tiến độ, tính toán khối lượng bóc tách, lập định mức hao phí và hồ sơ hoàn công).

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY CP TƯ VẤN THIẾT KẾ THI CÔNG VÀ XÂY DỰNG DNA-CDC

Chương 2 mô tả chi tiết quy trình ghi sổ kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp cho từng yếu tố chi phí cấu thành giá thành tại CT Thụy Khuê trong tháng 3/2014. Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung xử lý qua Excel.

1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621)

  • Đặc điểm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn nhất (khoảng 70% tổng chi phí sản xuất). Vật liệu chính gồm sắt, thép các loại, xi măng, đá... được mua và giao trực tiếp tại kho tạm ở chân công trình.
  • Phương pháp hạch toán: Xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh; phân bổ trực tiếp cho từng hạng mục công trình.
  • Chứng từ và luân chuyển: Hóa đơn GTGT (như Hóa đơn số 0024657 ngày 05/03/2014 mua thép các loại từ Công ty Hoàng Tín với tổng tiền chưa thuế 98.770.000 đồng), Phiếu nhập kho (PN1), Phiếu yêu cầu xuất vật tư, Phiếu xuất kho (PX1 xuất 56.840.000 đồng).
  • Hạch toán tổng hợp: Cuối tháng 3/2014, chi phí NVL trực tiếp của CT Thụy Khuê phát sinh được tập hợp vào Sổ chi tiết TK 621 là 521.000.000 đồng và kết chuyển toàn bộ sang Nợ TK 154 (CT Thụy Khuê).

2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp (TK 622)

  • Cơ cấu lao động: Khoảng 100 lao động trực tiếp chia thành lao động dài hạn và thời vụ trong 5 đội xây dựng.
  • Hình thức trả lương: Tính lương theo thời gian dựa trên số ngày công thực tế (mức đơn giá trung bình: thợ xây 130.000 đồng/ngày, thợ lái máy 170.000 đồng/ngày).
  • Điểm đặc thù trong hạch toán: TK 622 chỉ phản ánh tiền lương chính, lương thêm giờ và phụ cấp của công nhân trực tiếp sản xuất. Các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) của công nhân trực tiếp không hạch toán vào TK 622 mà bị đưa vào TK 627 (Chi phí sản xuất chung).
  • Số liệu phát sinh: Dựa trên Bảng chấm công (266 công tổ sản xuất, 150 công tổ lái máy) và Bảng phân bổ tiền lương, tổng chi phí nhân công trực tiếp tháng 3/2014 của CT Thụy Khuê là 63.000.000 đồng, cuối kỳ kết chuyển Nợ TK 154 / Có TK 622.

3. Kế toán chi phí sử dụng máy thi công (TK 623)

  • Tổ chức máy móc: Gồm máy móc thuộc sở hữu của công ty (máy cẩu nhỏ, xe tải nhỏ, máy xúc SOLAR 0544, máy xúc SOLAR 0246) và thuê ngoài trọn gói (máy đầm, máy khoan cọc nhồi).
  • Quy tắc phân định chi phí máy: Nhiên liệu cho máy được tính vào TK 621; tiền lương thợ lái máy tính vào TK 622; TK 623 chỉ phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ máy thi công (TK 6234) và chi phí dịch vụ thuê ngoài, bảo dưỡng sửa chữa bằng tiền khác (TK 6238).
  • Khấu hao máy thi công: Trích theo phương pháp đường thẳng. Tháng 3/2014, khấu hao phân bổ riêng cho CT Thụy Khuê là 19.571.000 đồng. Cộng các chi phí kiểm định, phụ tùng lọc nhớt phát sinh, tổng chi phí máy thi công kết chuyển Nợ TK 154 là 37.813.000 đồng.

4. Kế toán chi phí sản xuất chung (TK 627) và tính giá thành (TK 154)

  • Chi phí sản xuất chung (TK 627): Tập hợp chi phí lương bộ phận quản lý đội, trích BHXH/BHYT/BHTN/KPCĐ toàn đội, khấu hao tài sản lán trại và chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước, văn phòng phẩm). Tháng 3/2014, tổng chi phí sản xuất chung kết chuyển cho CT Thụy Khuê là 118.784.000 đồng.
  • Tổng hợp chi phí và tính giá thành: Tài khoản 154 mở chi tiết cho từng công trình. Tại thời điểm bàn giao quý I/2014, toàn bộ chi phí tập hợp trên TK 154 của CT Thụy Khuê được kết chuyển sang giá vốn hàng bán (TK 632) để ghi nhận giá thành thực tế công trình hoàn thành bàn giao (1.160.xxx.xxx đồng).

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY CP TƯ VẤN THIẾT KẾ THI CÔNG VÀ XÂY DỰNG DNA-CDC

Dựa trên thực trạng hạch toán, tác giả phân tích các hạn chế và đề xuất các giải pháp hoàn thiện:

  1. Hạn chế tồn tại:
  • Việc hạch toán toàn bộ các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) của công nhân trực tiếp vào TK 627 làm sai lệch bản chất chi phí nhân công trực tiếp (TK 622) và làm tăng ảo chi phí sản xuất chung.
  • Việc bóc tách chi phí máy thi công chưa triệt để (xăng dầu đưa vào TK 621, lương lái máy đưa vào TK 622) khiến việc theo dõi hiệu quả kinh tế riêng của từng loại ca máy thi công gặp khó khăn.
  • Mẫu biểu phân bổ khấu hao tài sản cố định và chứng từ luân chuyển giữa các công trường xa với phòng kế toán trung tâm đôi khi còn chậm trễ, ảnh hưởng đến tính kịp thời của số liệu kế toán trên Excel.
  1. Giải pháp hoàn thiện đề xuất:
  • Về xác định đối tượng kế toán: Duy trì đối tượng tập hợp chi phí theo từng công trình, hạng mục công trình cụ thể, đồng thời chuẩn hóa việc phân chia các giai đoạn thi công độc lập để theo dõi chi phí dở dang chính xác.
  • Về tài khoản sử dụng:
    • Điều chỉnh nghiệp vụ trích các khoản theo lương của công nhân trực tiếp thi công từ TK 627 sang hạch toán trực tiếp vào Nợ TK 622 / Có TK 338 (3382, 3383, 3384, 3389) theo đúng chế độ kế toán hiện hành.
    • Hoàn thiện việc theo dõi chi phí máy thi công trên đầy đủ các tiểu khoản của TK 623 (TK 6231 - chi phí nhân công lái máy, TK 6232 - chi phí vật liệu chạy máy) thay vì phân tán vào TK 621 và TK 622.
  • Về chứng từ kế toán và sổ sách: Bổ sung chuẩn hóa mẫu Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Bảng 3.1) chi tiết cho từng đội và công trình; thiết lập lịch trình luân chuyển chứng từ định kỳ cố định giữa thủ kho/thống kê công trường với kế toán tổng hợp.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

  • Phản ánh trung thực quy trình luân chuyển chứng từ và số liệu kế toán thực tế của 4 yếu tố chi phí (NVLTT: 521.000.000 đ, NCTT: 63.000.000 đ, MTC: 37.813.000 đ, SXC: 118.784.000 đ) tại CT Thụy Khuê trong tháng 3/2014.
  • Làm rõ mô hình tổ chức thi công giao khoán gọn cho 5 đội xây lắp phụ thuộc và cơ chế kiểm soát chi phí kết hợp giữa phòng Kỹ thuật và phòng Tài chính Kế toán.

Đóng góp thực tiễn

  • Chỉ ra điểm sai lệch trong thực tiễn hạch toán các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp xây lắp vừa và nhỏ so với Chuẩn mực và Chế độ kế toán Việt Nam.
  • Đề xuất giải pháp quy chuẩn hóa tài khoản hạch toán (TK 622, TK 623) và mẫu bảng biểu phân bổ khấu hao TSCĐ phù hợp với điều kiện vận hành trên phần mềm bảng tính Excel của công ty.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu chỉ tập trung vào một công trình xây dựng trụ sở văn phòng cụ thể (CT Thụy Khuê) trong phạm vi một tháng điển hình (tháng 3/2014) tại Công ty CP Tư vấn thiết kế thi công và Xây dựng DNA-CDC; chưa đi sâu khảo sát các loại hình công trình xử lý môi trường hoặc hạ tầng kỹ thuật khác mà công ty từng thực hiện.
  • Hướng mở rộng: Mở rộng nghiên cứu sang việc thiết lập hệ thống định mức dự toán chi phí chi tiết theo thời gian thực và đánh giá khả năng chuyển đổi từ kế toán trên Excel sang các phần mềm kế toán xây lắp chuyên dụng tích hợp ERP.

Giá trị tham khảo

Báo cáo chuyên đề có giá trị thực tiễn đối với:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Kế toán Xây dựng: Cung cấp tài liệu tham khảo về phương pháp bóc tách chứng từ, quy trình luân chuyển sổ sách kế toán chi tiết và tổng hợp (TK 621, 622, 623, 627, 154) trong doanh nghiệp xây lắp thực tế.
  • Cán bộ kế toán và quản lý tại các doanh nghiệp xây dựng quy mô vừa và nhỏ: Tham khảo mô hình quản lý kho vật tư tại chân công trình, phương pháp khoán gọn chi phí cho các đội thi công và quy trình kiểm soát chi phí thi công qua hệ thống Nhật ký chung trên Excel.

Câu hỏi thường gặp

1. Đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành tại Công ty DNA-CDC được xác định như thế nào?
Do đặc thù sản phẩm xây dựng mang tính đơn chiếc và cố định tại địa điểm thi công, công ty xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành là từng công trình, hạng mục công trình hoặc từng giai đoạn công việc hoàn thành theo hợp đồng giao nhận thầu.

2. Công ty DNA-CDC có điểm đặc thù gì trong cách hạch toán các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp?
Tại công ty, tiền lương của công nhân trực tiếp được hạch toán vào TK 622, nhưng toàn bộ các khoản trích theo lương theo quy định (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) của lực lượng này không hạch toán vào TK 622 mà được tập hợp chung vào TK 627 (Chi phí sản xuất chung).

3. Phương pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu và phương pháp trích khấu hao máy thi công tại công ty là gì?
Công ty áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh để tính giá nguyên vật liệu xuất kho và áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng để tính và phân bổ khấu hao xe, máy thi công cũng như TSCĐ khác.

4. Dữ liệu kế toán tại Công ty DNA-CDC được tổ chức theo hình thức sổ nào và xử lý bằng công cụ gì?
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, toàn bộ quy trình ghi sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp (Sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản) và lập bảng phân bổ được thực hiện trên phần mềm bảng tính Microsoft Excel.

5. Công trình thực tế nào được tác giả lựa chọn để minh họa số liệu hạch toán chi tiết trong chuyên đề?
Tác giả khảo sát công trình "Thi công xây dựng trụ sở làm việc cho Công ty CP Đầu tư và Kinh doanh Bất động sản" tại phố Thụy Khuê, Tây Hồ, Hà Nội (khởi công tháng 3/2012, bàn giao quý I/2014, lấy số liệu hạch toán tháng 3/2014).

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Đặng Thị Ngọc Diệp đã phản ánh có hệ thống thực trạng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty CP Tư vấn thiết kế thi công và Xây dựng DNA-CDC thông qua trường hợp nghiên cứu CT Thụy Khuê. Công trình làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán các khoản mục chi phí trực tiếp và gián tiếp trên hệ thống Nhật ký chung bằng Excel. Đồng thời, tác giả đã chỉ ra những tồn tại trong việc phân loại tài khoản trích theo lương, chi phí máy thi công và đề xuất các giải pháp kỹ thuật kế toán phù hợp nhằm nâng cao độ chính xác của thông tin giá thành công trình.