Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường và tiến trình hội nhập, ngành xây dựng cơ bản giữ vai trò quan trọng trong việc tạo dựng cơ sở vật chất kỹ thuật cho nền kinh tế. Hoạt động sản xuất xây lắp mang nhiều đặc thù riêng biệt: quy mô vốn đầu tư lớn, thời gian thi công kéo dài qua nhiều công đoạn, địa bàn thi công phân tán và chịu ảnh hưởng trực tiếp từ điều kiện tự nhiên, thời tiết. Việc áp dụng phương thức đấu thầu và chỉ định thầu đòi hỏi các doanh nghiệp xây lắp phải tính toán, kiểm soát chặt chẽ các yếu tố chi phí, quản lý vốn hiệu quả nhằm hạn chế thất thoát, lãng phí, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Trong cơ cấu quản lý kinh tế doanh nghiệp, kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là phần hành trung tâm. Đối với doanh nghiệp xây lắp, do tính chất phức tạp của sản phẩm, chi phí phát sinh tại nhiều địa điểm xa trung tâm điều hành, tạo ra khoảng cách giữa nơi phát sinh chi phí và nơi hạch toán. Việc tổ chức hạch toán chính xác, đầy đủ chi phí sản xuất và xác định đúng giá thành sản phẩm là căn cứ để doanh nghiệp phân tích hiệu quả kinh doanh, định giá dự thầu và đưa ra quyết định quản trị kịp thời.

Từ bối cảnh thực tiễn tại Công ty Cổ phần Đầu tư Kinh doanh Bất động sản và Thương mại Sông Lam, tác giả Lê Thị Bích Huế đã thực hiện chuyên đề tốt nghiệp với các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Hệ thống hóa và làm rõ đặc điểm sản phẩm xây lắp, mô hình tổ chức sản xuất và công tác quản lý chi phí tại doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng công tác hạch toán kế toán tập hợp chi phí sản xuất (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung) và quy trình tính giá thành sản phẩm xây lắp tại đơn vị.
  3. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm trong công tác kế toán chi phí và tính giá thành; từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao chất lượng quản lý chi phí tại Công ty.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Không gian: Công ty Cổ phần Đầu tư Kinh doanh Bất động sản và Thương mại Sông Lam.
    • Thời gian: Dữ liệu kế toán và tài liệu khảo sát tập trung vào Quý IV năm 2015, điển hình qua công trình "Trụ sở làm việc Vinacontrol tại Nghi Sơn" (Hợp đồng số 95/2015/HĐTV-ĐS1) cùng các công trình liên quan như Cải tạo cửa hàng Viettel CĐ, công trình K9 Đá Chông.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề được xây dựng dựa trên hệ thống lý luận kế toán doanh nghiệp xây lắp và các quy định của Chế độ Kế toán Doanh nghiệp hiện hành tại Việt Nam.

Hệ thống tài khoản và chỉ tiêu kế toán áp dụng trong công trình nghiên cứu:

  • Tài khoản phản ánh chi phí sản xuất: Tài khoản 621 (Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp), Tài khoản 622 (Chi phí nhân công trực tiếp), Tài khoản 623 (Chi phí sử dụng máy thi công), Tài khoản 627 (Chi phí sản xuất chung).
  • Tài khoản tổng hợp chi phí và tính giá thành: Tài khoản 154 (Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang).
  • Các tài khoản thanh toán và nguồn lực liên quan: Tài khoản 136 (Phải thu nội bộ - theo dõi tạm ứng cho các Đội xây dựng), Tài khoản 334 (Phải trả người lao động), Tài khoản 335 (Chi phí phải trả), Tài khoản 214 (Hao mòn tài sản cố định), Tài khoản 152 (Nguyên liệu, vật liệu), Tài khoản 111 (Tiền mặt), Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng), Tài khoản 133 (Thuế GTGT được khấu trừ), Tài khoản 6421 (Chi phí quản lý doanh nghiệp).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập hệ thống hồ sơ dự toán, hợp đồng giao nhận thầu, biên bản nghiệm thu khối lượng công việc, bảng chấm công, bảng thanh toán lương, hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu hạch toán và hệ thống sổ kế toán chi tiết, sổ Cái.
  • Phương pháp kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản và ghi sổ kép, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
  • Phương pháp phân tích - so sánh: Đối chiếu giữa số liệu chi phí dự toán được duyệt với chi phí thực tế phát sinh trên các sổ kế toán chi tiết của từng công trình, hạng mục công trình.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm sản phẩm xây lắp, tổ chức sản xuất và quản lý chi phí tại Công ty CP Đầu tư Kinh doanh BĐS và Thương mại Sông Lam

Chương này trình bày tổng quan về mô hình hoạt động, cơ cấu tổ chức quản lý và đặc trưng sản phẩm của Công ty Cổ phần Đầu tư Kinh doanh Bất động sản và Thương mại Sông Lam:

  • Đặc điểm sản phẩm xây lắp: Sản phẩm mang tính đơn chiếc, quy mô lớn, kết cấu kỹ thuật phức tạp, thời gian thi công dài và cố định tại địa điểm xây dựng. Quá trình thi công ngoài trời chịu tác động lớn của thời tiết, dễ gây hao hụt vật tư. Giá trị sản phẩm được định trước qua giá trúng thầu hoặc chỉ định thầu dựa trên dự toán đã được phê duyệt.

  • Quy trình tổ chức sản xuất: Thực hiện theo trình tự khép kín gồm 7 bước chính:

    1. Đấu thầu và ký kết hợp đồng công trình, hạng mục công trình.
    2. Lập kế hoạch tiến độ và dự toán chi tiết.
    3. Tổ chức, bố trí nhân lực, vật tư và thiết bị thi công.
    4. Triển khai thi công (nhận bàn giao mặt bằng, dọn dẹp san lấp, lập ban chỉ huy công trường, thi công theo quy trình kỹ thuật).
    5. Nghiệm thu bàn giao khối lượng công việc hoàn thành theo từng giai đoạn.
    6. Lập hồ sơ hoàn công và duyệt quyết toán công trình.
    7. Thanh lý hợp đồng, xuất hóa đơn GTGT và bàn giao công trình đưa vào sử dụng.

  • Cơ cấu nhân sự và máy móc thiết bị:

    • Tại công trường, nhân sự được tổ chức theo sơ đồ: Chủ trì công trình $\rightarrow$ Bộ phận giám sát (cán bộ quản lý kỹ thuật, giám sát kỹ thuật, quản lý vật tư) $\rightarrow$ Bộ phận thi công trực tiếp (cán bộ kỹ thuật hiện trường, tổ trưởng các tổ đội).
    • Về trang thiết bị sản xuất: Đơn vị quản lý và vận hành danh mục máy móc gồm máy xúc (4 chiếc - đi thuê), máy toàn đạc điện tử TCR (3 chiếc - Thụy Sĩ), máy trắc đạc/kinh vĩ SOUTH (2 chiếc - Nhật Bản), máy TOPCON GTS335 (1 chiếc - Nhật Bản), máy thủy bình C32 (1 chiếc - Nhật Bản), máy trộn bê tông (8 chiếc - Việt Nam), máy cắt uốn sắt (2 chiếc - Việt Nam), ô tô tải 2,5 tấn (2 chiếc - đi thuê), máy đầm (2 chiếc - Việt Nam).

  • Cơ cấu quản lý chi phí sản xuất: Bộ máy quản trị gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban Giám đốc (Giám đốc, Phó Giám đốc Kinh tế - Kế hoạch, Phó Tổng Giám đốc Kinh doanh) và 4 phòng ban chức năng: Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Tổ chức - Hành chính, Phòng Vật tư - Cơ giới.

Chương 2: Thực trạng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty CP Đầu tư Kinh doanh BĐS và Thương mại Sông Lam

Chương 2 mô tả chi tiết toàn bộ chu trình kế toán tập hợp 4 khoản mục chi phí sản xuất và phương pháp tính giá thành tại doanh nghiệp, minh họa trực tiếp qua công trình Trụ sở làm việc Vinacontrol Nghi Sơn (Quý IV/2015):

1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621)

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng từ 50% đến 60% tổng chi phí sản xuất. Công ty thực hiện cơ chế giao Đội trưởng tự tìm nguồn cung ứng tại địa phương nhằm giảm chi phí vận chuyển.

  • Quy trình luân chuyển chứng từ: Căn cứ dự toán và Quyết định giao nhiệm vụ của Giám đốc, Đội trưởng lập Giấy đề nghị tạm ứng (mức tạm ứng chuẩn bị thi công ban đầu là 5% giá trị hợp đồng). Khi vật tư về công trường, kế toán đội lập Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho xuất dùng trực tiếp (ví dụ: Phiếu nhập kho số 01-10/2015/NK-HĐ 131 ngày 12/10/2015 và Phiếu xuất kho số 01-10/2015/XK-HĐ 131 ngày 13/10/2015 nhập/xuất 25 m³ cát vàng C1 với đơn giá 350.500 đồng/m³, giá trị thanh toán 63.144.500 đồng).
  • Hạch toán kế toán:
    • Tạm ứng tiền mua vật tư cho đội: Ghi Nợ TK 136-ĐXDS1 / Có TK 111.
    • Căn cứ Báo cáo chi phí và hóa đơn gốc của đội gửi về: Ghi Nợ TK 621-HĐ131, Nợ TK 133 / Có TK 136-ĐXDS1.
    • Cuối kỳ, kết chuyển chi phí NVL trực tiếp sang TK 154: Ghi Nợ TK 154-HĐ131 / Có TK 621 (Tổng giá trị kết chuyển Quý IV/2015 của công trình Vinacontrol Nghi Sơn là 773.000.000 đồng theo chứng từ KC 820 ngày 30/11/2015).

2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp (TK 622)

Lao động trực tiếp gồm 2 bộ phận: lao động thuộc biên chế các đội di chuyển theo công trình và lao động thuê ngoài thời vụ tại địa phương.

  • Hình thức chi trả và chứng từ:
    • Chi lương qua đội (tạm ứng): Áp dụng cho các công trình ở xa. Đội lập Hợp đồng thuê nhân công, Bảng chấm công, Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành và Bảng tổng hợp tiền công lao động thuê ngoài (ví dụ nghiệm thu nhóm lao động ông Đặng Văn Tự tại Nghi Sơn số tiền 24.750.000 đồng; Bảng thanh toán lương công nhân biên chế Đội 1 số tiền 33.000.000 đồng).
    • Chi lương qua quỹ cơ quan: Áp dụng cho nhân viên các phòng ban (như Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật) được cử trực tiếp tham gia công trình (phân bổ tháng 10/2015 là 7.000.000 đồng; tháng 11/2015 là 13.000.000 đồng).
  • Hạch toán kế toán:
    • Ghi nhận chi phí lương qua đội: Nợ TK 622-HĐ131 / Có TK 136-ĐXDS1 (Phiếu hạch toán số PHT125 ngày 30/10/2015 ghi nhận 58.000.000 đồng).
    • Ghi nhận lương nhân viên phòng ban phân bổ: Nợ TK 622-HĐ131 / Có TK 334.
    • Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp cuối kỳ: Nợ TK 154-HĐ131 / Có TK 622 (Giá trị kết chuyển Quý IV/2015 của công trình Vinacontrol Nghi Sơn là 233.000.000 đồng theo chứng từ 445 ngày 30/12/2015).

3. Kế toán chi phí sử dụng máy thi công (TK 623)

Chi phí máy thi công gồm lương công nhân điều khiển máy, chi phí nhiên liệu (xăng, dầu diezel), chi phí khấu hao tài sản cố định (trích theo phương pháp đường thẳng) và chi phí thuê ngoài máy móc.

  • Quy định thanh toán:
    • Hợp đồng thuê máy ngoài có giá trị dưới 20 triệu đồng: Đội trưởng tạm ứng và thanh toán trực tiếp (hạch toán qua TK 136-ĐXDS1).
    • Hợp đồng thuê máy ngoài trên 20 triệu đồng: Thanh toán chuyển khoản trực tiếp từ Công ty (hạch toán Nợ TK 623 / Có TK 112).
  • Hạch toán tổng hợp: Cuối kỳ kết chuyển chi phí máy thi công sang TK 154 để tính giá thành: Nợ TK 154 / Có TK 623.

4. Kế toán chi phí sản xuất chung (TK 627) và tính giá thành (TK 154)

  • Chi phí sản xuất chung (TK 627): Tập hợp chi phí khấu hao TSCĐ tại công trường, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí nhân viên quản lý đội và các chi phí dịch vụ mua ngoài khác bằng tiền. Cuối kỳ kết chuyển: Nợ TK 154 / Có TK 627.
  • Tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm (TK 154): Doanh nghiệp xác định đối tượng tập hợp chi phí và đối tượng tính giá thành là từng công trình, hạng mục công trình độc lập. Phương pháp tính giá thành áp dụng là phương pháp trực tiếp (giản đơn) cho các công trình hoàn thành toàn bộ.

Dưới đây là bảng tổng hợp các khoản mục chi phí theo dự toán được duyệt và giá trị kết chuyển hạch toán thực tế đối với công trình Trụ sở làm việc Vinacontrol Nghi Sơn trong Quý IV/2015:

Khoản mục chi phí Giá trị dự toán phê duyệt (VNĐ) Giá trị thực tế kết chuyển Quý IV/2015 (VNĐ) Chênh lệch thực tế so với dự toán (VNĐ)
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621) 773.625.000 773.000.000 -625.000
Chi phí nhân công trực tiếp (TK 622) 233.364.000 233.000.000 -364.000
Chi phí máy thi công (TK 623) 18.215.000 Theo phát sinh thực tế Theo quyết toán
Chi phí sản xuất chung (TK 627) 61.612.000 (CPC 6%) Theo phát sinh phân bổ Theo quyết toán
Tổng cộng chi phí trực tiếp (VL + NC + M) 1.025.204.000 — —

Chương 3: Nhận xét và giải pháp hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty CP Đầu tư Kinh doanh BĐS và Thương mại Sông Lam

  • Đánh giá thực trạng:

    • Ưu điểm: Doanh nghiệp đã tổ chức bộ máy kế toán tập trung, phân định rõ chức năng các phòng ban; áp dụng hệ thống tài khoản chi tiết theo từng mã hợp đồng/công trình (như TK 621-HĐ131, TK 622-HĐ131); áp dụng cơ chế khoán gọn và quy định định mức tạm ứng 5% ban đầu giúp các đội chủ động thi công.
    • Nhược điểm tồn tại:
      1. Công tác theo dõi, đối chiếu tạm ứng qua TK 136 giữa kế toán trung tâm và kế toán đội còn có độ trễ do khoảng cách địa lý và việc luân chuyển chứng từ chậm trễ.
      2. Việc phân bổ chi phí nhân công gián tiếp của các phòng ban (như Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật) sang chi phí nhân công trực tiếp của công trình căn cứ theo ngày công chấm điểm còn mang tính chủ quan.
      3. Công tác quản lý, hạch toán chi phí sử dụng máy thi công thuê ngoài và chi phí sửa chữa đột xuất chưa được theo dõi qua sổ chi tiết riêng cho từng loại ca máy.
      4. Việc đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ chủ yếu căn cứ vào khối lượng dự toán nghiệm thu từng giai đoạn mà chưa phản ánh kịp thời các chi phí dở dang thực tế ngoài hiện trường chưa đủ chứng từ.

  • Phương hướng và giải pháp hoàn thiện do tác giả đề xuất:

    • Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ tạm ứng, thanh toán chi phí tại hiện trường, rút ngắn thời gian gửi Báo cáo chi phí về phòng Kế toán.
    • Chuẩn hóa tiêu thức phân bổ chi phí tiền lương nhân viên kỹ thuật biệt phái và chi phí máy thi công cho các công trình.
    • Mở sổ chi tiết theo dõi hoạt động và chi phí ca máy thi công cho từng đầu phương tiện, thiết bị.
    • Tăng cường công tác kiểm kê, đối chiếu định kỳ giữa dự toán kỹ thuật với chi phí phát sinh thực tế trên sổ kế toán để kiểm soát giá thành ngay trong quá trình thi công.

Kết quả và đóng góp

  1. Khái quát hóa bức tranh thực tế: Chuyên đề phản ánh toàn bộ quy trình tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại một doanh nghiệp xây lắp quy mô vừa, với cơ chế khoán đội và quản lý phân tán theo công trình.
  2. Dữ liệu thực nghiệm cụ thể: Cung cấp hệ thống số liệu, mẫu biểu kế toán và chứng từ thực tế phát sinh trong Quý IV/2015 của công trình Trụ sở làm việc Vinacontrol Nghi Sơn (hợp đồng 95/2015/HĐTV-ĐS1), đối chiếu chi tiết từ khâu lập dự toán kỹ thuật, ra quyết định giao nhiệm vụ, lập phiếu nhập - xuất kho đến ghi sổ chi tiết và sổ Cái các tài khoản 621, 622, 623, 627, 154.
  3. Đề xuất giải pháp bám sát thực tiễn: Hệ thống giải pháp đưa ra tập trung xử lý các điểm nghẽn trong luân chuyển chứng từ tạm ứng nội bộ (TK 136) và hoàn thiện phương pháp phân bổ chi phí chung, đáp ứng yêu cầu quản lý chi phí trong môi trường thi công phân tán.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi số liệu khảo sát tập trung chủ yếu vào số liệu kế toán Quý IV năm 2015 và phân tích sâu trên một số công trình điển hình (như Trụ sở làm việc Vinacontrol Nghi Sơn); chưa mở rộng phân tích chu kỳ hạch toán nhiều năm của các dự án đầu tư bất động sản phức tạp kéo dài qua nhiều niên độ tài chính.
  • Hướng mở rộng: Mở rộng nghiên cứu sang việc ứng dụng phần mềm kế toán quản trị chuyên sâu để tự động hóa việc kết nối dữ liệu giữa hiện trường công trường và văn phòng trung tâm; hoàn thiện mô hình kế toán chi phí theo hoạt động (ABC) trong các doanh nghiệp xây lắp và đầu tư bất động sản.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng sử dụng: Sinh viên, học viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Kinh tế xây dựng và cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thi công xây lắp, bất động sản.
  • Nội dung giá trị nhất:
    • Quy trình xử lý chứng từ và hạch toán kế toán khoán chi phí thi công qua tài khoản Phải thu nội bộ (TK 136).
    • Hệ thống biểu mẫu kế toán chi tiết: Bảng phân tích đơn giá thi công, Dự toán thi công, Biên bản nghiệm thu khối lượng nhân công thuê ngoài, Bảng phân bổ tiền lương, Sổ chi tiết và Sổ cái các tài khoản 621, 622, 623, 627, 154.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp áp dụng mức tạm ứng chi phí ban đầu cho các đội thi công là bao nhiêu?

Căn cứ theo quy chế tạm ứng của Công ty, khi có Quyết định giao nhiệm vụ của Giám đốc, Đội trưởng đội xây dựng được tạm ứng lần đầu để chuẩn bị chi phí thi công bằng 5% giá trị của Hợp đồng đã ký kết với Chủ đầu tư. Sau đó, hàng tháng Công ty sẽ tạm ứng bổ sung theo tiến độ thực hiện công việc.

2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp tại Công ty được phân loại và chi trả theo những hình thức nào?

Lao động trực tiếp gồm 2 nhóm: lao động biên chế di chuyển theo công trình và lao động thuê ngoài tại địa phương. Doanh nghiệp áp dụng 2 hình thức chi trả:

  • Chi lương qua đội (tạm ứng qua TK 136): Đội trưởng chấm công, nghiệm thu khoán và chi trả trực tiếp cho công nhân tại công trường ở xa.
  • Chi lương qua quỹ cơ quan/ATM: Áp dụng cho cán bộ nhân viên các phòng ban (như Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật) được điều động tham gia thực hiện công trình.

3. Hạn mức phân cấp thanh toán chi phí thuê ngoài máy thi công giữa Đội xây dựng và Công ty được quy định như thế nào?

Đối với hợp đồng thuê máy thi công bên ngoài có giá trị dưới 20 triệu đồng, Đội trưởng làm Giấy đề nghị tạm ứng để thanh toán trực tiếp qua đội (hạch toán Nợ TK 136 / Có TK 111). Đối với các hợp đồng thuê máy có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng của Công ty (hạch toán Nợ TK 623 / Có TK 112).

4. Đối tượng tập hợp chi phí và đối tượng tính giá thành sản phẩm tại Công ty là gì?

Do đặc điểm sản phẩm xây lắp mang tính đơn chiếc và cố định tại hiện trường, Công ty xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành là từng công trình, hạng mục công trình hoàn thành độc lập (được mã hóa chi tiết theo từng số hiệu hợp đồng kinh tế).

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Lê Thị Bích Huế đã phản ánh bức tranh thực tế về công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty Cổ phần Đầu tư Kinh doanh Bất động sản và Thương mại Sông Lam. Nghiên cứu đã mô tả chi tiết quy trình ghi sổ kế toán từ chứng từ ban đầu, sổ chi tiết đến sổ Cái cho các khoản mục chi phí trực tiếp và gián tiếp thông qua trường hợp cụ thể của công trình Vinacontrol Nghi Sơn trong Quý IV/2015. Các đánh giá và đề xuất trong chuyên đề có giá trị ứng dụng thiết thực, hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị chi phí và hoàn thiện bộ máy hạch toán kế toán.