CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH SX VÀ TM NGŨ LONG 1.1 Đặc điểm hàng hóa kinh doanh và danh mục hàng bán của Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ngũ Long Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ngũ Long được thành lập theo giấy phép kinh doanh lần 2 số 0112001944 do sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Bắc Ninh ngày 02/04/2005 Khu công nghiệp Xuân Lâm- Thuận Thành- Bắc Ninh. Với diện tích 30 ha, trong đó đặt các máy phun đúc nhựa, xưởng sản xuất gia công các sản phẩm nhựa. Đây cũng là loại hình công ty có 2 thành viên trở lên. Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ngũ Long từ khi thành lập đã trải qua 15 năm hình thành và phát triển, từng bước vươn lên là một trong những doanh nghiệp lớn có tên tuổi trong ngành sản xuất của Việt Nam.
* Đặc điểm hàng hóa kinh doanh của Công ty: Đặc điểm nổi bật về hàng hóa kinh doanh của công ty là đa phần chúng được sản xuất trong nước. Là các sản phẩm mang tính chất phục vụ cho tiêu dùng Hàng hóa kinh doanh là các sản phẩm chuyên về nhưa như HD, PP, PE, Xốp …. Bên cạnh đó ngoài việc chuyên sản xuất các sản phẩm, công ty còn là đại lý mua bán, ký gửi các sản phẩm chuyên về ngành nhựa. Trong những năm vừa qua Công ty Ngũ Long luôn được khách hàng biết đến và yêu thích với những hàng hóa có chất lượng cao uy tín trên thị trường.
Hiện nay hàng hóa của công ty đang ngày càng khẳng định vị thế của SV: Lương Thị Minh Nguyệt 4 Khóa: K42 Kế Toán CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH GVHD: PGS-TS.Nguyễn Hữu Ánh mình trên thị trường trong nước. * Danh mục hàng bán của công ty Công ty đang sản xuất và kinh doanh những mặt hàng sau: Bao bì túi nilon các cỡ nguyên liệu từ PP, PE, Xốp Bao tải các cỡ Nhận gia công in trên các loại bao bì Sản xuất, buôn bán các loại nhựa nguyên sinh. Nhận làm đại lý cho một số sản phẩm liên quan đến ngành nhựa: Song Long, Kim Khánh… 1.2, Thị trường kinh doanh: Công ty TNHH SX và TM Ngũ Long chủ yếu là cung cấp hàng hóa trong nước, thị trường kinh doanh mở rộng từ Bắc vào Nam do có một hệ thống cơ sở lớn, đội ngũ kinh doanh lành nghề cùng với chất lượng hàng hóa và chỉ tiêu hậu mãi tốt. Với trụ sở chính đặt tại thành phố Hà Nôi, 15- hàng chiếu – một trọng điểm kinh tế lớn nhất, đã giúp Ngũ Long thu hút hàng loạt khách hàng ở tất cả các tỉnh thành như: Hải Dương, Hưng Yên, Thanh Hóa, ….
Những điều kiện này đã thúc đẩy sự phát triển vững chắc lâu bền cho Công ty. Công ty Ngũ Long cung cấp phần lớn hàng hóa cho các công ty lớn hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hàng tiêu dùng ngoài ra còn có các công ty tư nhân nhỏ lẻ, các công ty thương mại nhưng không đáng kể. Qua quá trình xây dựng nền tảng hiện nay Công ty Ngũ Long đã đứng vững trên thị trường trong nước với những mặt mạnh Ngũ Long đã được người tiêu dùng biết đến và yêu thích.3, Phương thức bán hàng của Công ty: Bán hàng là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ hình thái hàng SV: Lương Thị Minh Nguyệt 5 Khóa: K42 Kế Toán CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH GVHD: PGS-TS.Nguyễn Hữu Ánh hóa sang hình thái tiền tệ. Đây chính là giai đoạn cuối cùng và cũng là khâu quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình kinh doanh, nhận thấy tầm quan trọng đó Ngũ Long là một công ty thương mại nên phương thức bán hàng được áp dụng rất đa dạng và phong phú.
* Các phương thức bán hàng: - Bán buôn: Sử dụng đối vói các đơn đặt hàng được gửi tới công ty với số lượng lớn. Hàng hóa bán buôn luôn nhận được những ưu đãi đáng kể như giá thành giảm, vận chuyển thẳng tới đối tác mua, luôn được ưu tiên số lượng hàng đủ trong kho không phải đợi thời gian đặt hàng từ nước ngoài. Thủ tục bán buôn tại công ty: Khách hàng gửi fax hoặc gửi đơn đặt hàng với số lượng lớn trực tiếp đến công ty, trong đó phải ghi rõ tên hàng lượng hàng đặt mua. Nhận được đơn đặt hàng, kế toán kho tiến hành kiểm hàng trong kho theo nội dung của đơn đặt hàng rồi báo cho phòng bán hàng.
Phòng bán hàng được thông tin tiến hành ghi rõ lượng hàng và thời gian giao hàng vào phần xác nhận của người bán và ký, trong nhiều trường hợp khách hàng yêu cầu xác nhận của Giám đốc hoặc Phó giám đốc công ty. Ngoài ra vì bán buôn với số lượng lớn nên đa phần khách hàng yêu cầu soạn hợp đồng ký kết giữa hai bên, bên mua và bên bán để thống nhất quá trình giao dịch. Trong trường hợp hàng không đủ, kế toán bán hàng phải ký nhận lượng hàng còn thiếu và thời gian giao hàng chính xác vào đơn đặt hàng. Khi đến thời hạn giao hàng, hàng đã đủ như thỏa thuận, phòng bán hàng tiến hành làm phiếu xuất hàng, ghi hóa đơn GTGT chuyền cho kế toán.
Trong trường hợp hàng có sẵn trong kho kế toán kho căn cứ phiếu xuất, xuất hàng và ghi nhận vào thẻ kho lượng xuất, đồng thời điểu chuyển xe vận chuyển. Còn trong trường hợp giao thẳng không qua kho, kế toán đang nhận hàng tiến hành kiểm xuất hàng trực tiếp tại kho khi nhận được phiếu xuất. Liên 3 của hóa đơn GTGT được chuyển cho các kế toán liên quan để hạch toán và được kế toán tiêu thụ lưu giữ. SV: Lương Thị Minh Nguyệt 6 Khóa: K42 Kế Toán CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH GVHD: PGS-TS.Nguyễn Hữu Ánh Ưu điểm: Bán buôn giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh, có điều kiện đẩy nhanh vòng quay của vốn và nâng cao hiệu quả kinh doanh thu được nhiều lợi nhuận.
Nhược điểm: Chi phí lớn, tăng nguy cơ ứ động dư thừa hàng hóa. + Bán buôn qua kho: Căn cứ vào hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã ký, số lượng hàng đủ trong kho, kế toán bán hàng làm phiếu và xuất bán từ kho công ty theo đúng lượng hàng trong hợp đồng hay đơn đặt hàng và giao thẳng đến nơi tiêu thụ. Khi nhận hàng xong, người mua ký xác nhận vào hóa đơn bán hàng thì lúc đó hàng mới được xác định là tiêu thụ và được ghi nhận là doanh thu. + Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Hợp đồng đã ký nhưng lượng hàng trong kho không đủ đang đợi hàng sản xuất.
Hàng đủ, kế toán hoàn tất xong thủ tục Nhập hàng, nhận được hàng lập tức báo về phòng bán hàng, phòng bán hàng làm phiếu xuất bán và ghi hóa đơn GTGT đồng thời điều chuyển xe đến thẳng nơi nhận hàng. Tại đây kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho kiểm hàng thực tế bốc xếp lên xe số lượng hàng theo đúng phiếu xuất và vận chuyển thẳng đến khách hàng không nhập vào kho công ty. Hàng được gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty cho đến khi nhận được tiền mặt hoặc phiếu xuất kho có ký nhận của khách hàng là đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán hay giấy báo có của ngân hàng bên mua đã thanh toán tiền hàng, thì được xác nhận là doanh thu và ghi nhận công nợ hoặc tiền và các khoản tương đương tiền. - Bán lẻ: Sử dụng đối với các đơn đặt hàng có số lượng ít hoặc các khách hàng mua lẻ trực tiếp đến công ty mua hàng.
Hàng hóa bán lẻ không nhận được sự ưu đãi về giá cả và về cả phương tiện vận chuyển vì giá bán là giá giao dịch tại của hàng. SV: Lương Thị Minh Nguyệt 7 Khóa: K42 Kế Toán CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH GVHD: PGS-TS.Nguyễn Hữu Ánh Thủ tục bán lẻ tại công ty: Tương tự giống với bán buôn chỉ khác một điểm là khách hàng trực tiếp đến mua hàng và vận chuyển hàng nên phòng bán hàng chỉ cần làm phiếu xuất chuyển cho kế toán kho. Kế toán kho xuất hàng theo phiếu xuất, ký và ghi nhận lượng hàng xuất vào sổ đồng thời chuyển ngay hàng cho phòng bán hàng. Tại đây phòng bán hàng viết hóa đơn GTGT nhờ khách hàng ký vào 3 liên của hóa đơn, phiếu xuất bán.
Kế toán tiền mặt nhận được tiền khách thanh toán ghi phiếu thu, ký và giao cho khách hàng 01 liên. Liên 3 của hóa đơn GTGT được chuyển cho các kế toán liên quan để hạch toán và được kế toán tiêu thụ lưu giữ. Ưu điểm: Áp dụng phương thức bán hàng này giúp Công ty Ngũ Long có điều kiện tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, do vậy có thể nắm bắt nhanh đối với sự thay đổi của nhu cầu, sự thay đổi của thị hiếu tiêu dung, từ đó có những biện pháp, phương án thích hợp. Nhược điểm: Nếu quá chuyên sâu vào phương thức bán hàng này sẽ làm khối lượng hàng bán ra chậm, thu hồi vốn chậm.
- Phương thức bán hàng gửi chi nhánh: Chi nhánh tại 15-Hàng Chiếu được coi là một đại lý ký gửi của công ty. Đối với hàng hóa nhận đại lý thì không phải là hàng hóa của chi nhánh, nhưng chi nhánh có trách nhiệm phải bảo quản, giữ gìn số lượng hàng hóa đó. Khi nhận hàng giao, kế toán chi nhánh ghi đơn tài khoản 003 – tài khoản ngoài bảng và phải mở sổ (thẻ ) chi tiết để ghi chép phản ánh cụ thể theo từng mặt hàng. Chi nhánh sẽ bán hàng và báo sổ vào công ty mẹ.
Thủ tục bán hàng đại lý ký gửi tại công ty: Phòng bán hàng chi nhánh kiểm hàng vào cuối ngày thấy lượng hàng của bất kỳ mặt hàng nào trong kho đã hết hoặc còn ít, lập tức lập danh mục hàng đặt. Khi danh mục hàng đủ nhiều phòng bán hàng gửi đơn đặt hàng nội bộ fax hay gọi điện thoại vào công ty mẹ. Nhận được bản fax hoặc điện thoại đặt hàng phòng bán hàng tại SV: Lương Thị Minh Nguyệt 8 Khóa: K42 Kế Toán CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH GVHD: PGS-TS.Nguyễn Hữu Ánh công ty gửi cho kế toán kho. Tại đây kế toán kho có nhiệm vụ kiểm hàng và báo lượng hàng có tại công ty cho phòng bán hàng.
Phòng bán hàng lập phiếu xuất kho nội bộ, viết Phiếu xuất kho kiêm vận chuyện nội bộ kèm theo lệnh điều động được in làm 02 bản, trình lên kế toán trường và giám đốc ký duyệt. Thủ tục hoàn thành toàn bộ giấy tờ được chuyển lại cho kế toán kho, công việc cuối cùng của quá trình này là điều xe và xuất hàng theo phiếu xuất nội bộ.