CHƯƠNG I CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUY TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN RTC TECHNOLOGY VIỆT NAM. KHÁI QUÁT V Ề CÔNG TY C Ổ PHẦN RTC TECHNOLOGY VIỆT NAM.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN RTC TECHNOLOGY VIỆT NAM 10 Tên tiếng Anh: RTC TECHNOLOGY VIET NAM JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: RTC TECHNOLOGY VIET NAM.,JSC Trụ sở chính tại Hà Nội: Tầng 1, Khu P - Hateco Apollo Building, Phường Phương Canh, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam Điện thoại: 024 6654 6858 / Di động: +84 979 639 438 Email: info@rtc.vn Người đại diện: NGUYỄN VĂN SAO – Giám đốc công ty Mã số thuế: 0106845021 Vốn điều lệ: 40.000 VNĐ ( Bốn mươi tỷ đồng ) năm 2022 Số lượng cán bộ công nhân viên và thực tập sinh: 117 ( tính tới năm 202 2) Ngày thành lập: Ngày 11 tháng 05 năm 2015 Quá trình hình thành và phát triển: CÔNG TY CỔ PHẦN RTC TECHNOLOGY VIỆ T NAM ( RTC Technology Viet Nam JSC ) tiền thân là trung tâm công ngh ệ RTC ( RTC Technology Center ) được thành lập vào tháng 3/2012. Ban đầu RTC Technology được thành lập với mục đích hỗ trợ, giúp đỡ tư vấn các giải pháp tự động hóa cho các nhà máy, khu công nghiệp và các nhà tích hợp hệ thống.
Hướng dẫn, đào tạo và tập huấn cho kỹ sư về cách xây dựng, thiết kế lắp đặt các hệ thống máy móc tự động; hướng dẫn lập trình, kết nối, sử dụng các thiết bị tự động hóa công nghiệp như PLC, HMI, INVERTER, động cơ, cánh tay Robot…. Trong quá trình hoạt động của mình RTC Technology đã giúp đỡ tư vấn các giải pháp cho rất nhiều dự án trong các nhà máy sản xuất công nghiệp như Canon, Hoya, Nessei, Honda, Toyota, Panasonic, Hòa P hát…, đồng thời công ty cũng tạo được mối quan hệ thân thiết với các nhà chế tạo máy, tích hợp hệ thống như là CNC Vina, Viet Industrial, Viet Machinery, Tan Phat Automation, IDMEA…. và các hãng tự động hóa lớn như là ABB Viet Nam, Mitsubishi Electric Viet Nam, Omron…. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng và các đối tác, đến đầu năm 2015 trung tâm công nghệ RTC (RTC Technology Center) chính thức thành lập công ty cổ phần công nghệ RTC (RTC Technology Viet Nam).
11 Trải qua gần 10 năm xây dựng và phát triển. Hiện tại RTC Technology đã có những bước phát triển vượt bậc về cả cơ sở vật chất và con người. Công ty cũng hợp tác với rất nhiều những thương hiệu lớn trong khu vực như: FujiFilm, Datalogic, HIK, MVTech, Flir… Với những cập nhật và cải tiến kỹ thuật mới nhất công ty tin rằng có đủ năng lực, khả năng đáp ứng các thay đổi và nhu cầu từ quý khách hàng để hướng tới những dịch vụ tốt nhất với giá thành hợp lý nhất. Đặc điểm tổ chức hoạt động và quản lý sản xuất kinh doanh, các dịch vụ chủ yếu của công ty.
Công ty tập trung vào các mảng kinh doanh chính : • Cung cấp linh kiện, thiết bị điện, điện tử, tự động hóa đặc biệt là ác thiết bị trong lĩnh vực Vision Machine như: Camera, phim, ống kính, đèn, bộ điều khiển vision, máy đọc mã vạch, thiết bị điện, cảm biến, thư viện Halcon/Merlic,… của các hãng Mitsubishi, Fujifilm, Datalogic, HIK, VST, TMS, MVTec,… Prescale (kiểm tra lực), Themoscale (kiểm tra nhiệt), UVScale (kiểm tra UV), Film PCB (film âm bản) của Fujifilm. • Chế tạo máy móc tự động, hệ thống nhúng, hệ thống robocar dò đường (AGV) • Cung cấp giải pháp tự động hóa, lập trình hệ thống PLC, HMI, Servo, Robot, SCADA, BMS… cho các nhà máy, các dự án tự động hóa. Danh mục sản phẩm, dịch vụ theo đăng ký kinh doanh gồm: - Sản xuất linh kiện điện tử - Sản xuất máy vi tính và thiết bị ngoại vi của máy vi tính - Sản xuất thiết bị truyền thông - Sản xuất sản phẩm điện tử dân dụng - Sản xuất thiết bị đo lường, kiểm tra, định hướng và điều khiển - Sản xuất đồng hồ - Sản xuất thiết bị bức xạ, thiết bị điện tử trong y học, điện liệu pháp - Sản xuất thiết bị và dụng cụ quang học - Sản xuất băng, đĩa từ tính và quang học - Sản xuất mô tơ, máy phát, biến thế điện, thiết bị phân phối và điều khiển điện - Sản xuất pin và ắc quy - Sản xuất đồ điện dân dụng - Sản xuất động cơ, tua bin (trừ động cơ máy bay, ô tô, mô tô và xe máy) - Sản xuất thiết bị sử dụng năng lượng chiết lưu - Sản xuất máy bơm, máy nén, vòi và van khác - Sản xuất bi, bánh răng, hộp số, các bộ phận điều khiển và truyền chuyển động 12 b) Các rủi ro có thể xảy ra tại một đơn vị sản xuất kinh doanh các sản phẩm công nghệ tự động hóa. - Rủi ro về thời tiết: Đối với các sản phẩm công nghệ cao, những máy móc kim loại, các vi xử lý, bo mạch thì diễn biến thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến thời gian sử dụng và độ hoạt động ổn định của chúng.
Đây là một rủi ro đặc thủ đối với các công ty công nghệ tự động hóa. Với một rủi ro không thể tránh khỏi nhưng hoàn toàn có thể giảm thiếu RTC đã thích ứng bằng các giải pháp bảo quản, vận chuyển trong môi trường có độ ẩm thấp, tránh cho các sản phẩm tiếp xúc với nước và độ ẩm cao. - Rủi ro các yếu tố đầu vào: Với vị thế là một công ty đối tác của các nhà sản xuất thiết bị tự động hóa lớn trên Thế giới, các nguồn nguyên liệu đầu tuy có kiểm chứng về chất lượng, độ tin tưởng, các chứng nhận kiệm nghiệm chất lượng nhưng hầu hết các nhà cung cấp lớn đều là các doanh nghiệp nước ngoài nhưng rủi ro yếu tố đầu vào vẫn cao vì chúng còn liên quan đến rủi ro vận chuyển đặc biệt là rủi ro biến động giá của các mặt hàng. Yếu tố đầu vào là điều kiện kiên quyết cho chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà RTC cung cấp.
Chính vì thế RTC luôn cẩn trọng trong mọi giao dịch với các doanh nghiệp nước ngoài. Với đội ngũ nhân viên có trình độ ngoại ngữ tốt, RTC luôn liên hệ tới đúng nhà sản xuất không thông qua chung gian để đảm bảo sản phẩm chính hãng, chất lượng cao cùng với kiến thức tốt về logistics từ vị trí mua hàng để có thể giảm thiểu rủi ro vận chuyển và các rủi ro khác liên quan. - Rủi ro khi thị trường cạnh tranh: Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp tự nhập khẩu các thiết bị tự động hóa giá rẻ của Trung Quốc về Việt Nam sử dụng. Điều đó ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng, độ bền sản phẩm và tính hiệu quả của công nghệ tự động hóa còn non trẻ tại Việt Nam và cũng gây áp lực lớn các công ty cung cấp sản phẩm chất lượng cao như RTC Technology Việt Nam.
Việc hình thành thị trường kinh doanh công nghệ tự động hóa sẽ tạo động lực cho các doanh nghiệp trong ngành tiết kiệm chi phí, cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng để nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. Điều này cũng là một áp lực không nhỏ đối với Công ty Cổ phần RTC technology Việt Nam. Công ty luôn nỗ lực không ngừng để giảm thiểu rủi ro này bằng cách điều chỉnh chi phí cũng như nâng cao chất lượng phục vụ. - Rủi ro về tai nạn có thể xảy ra đối với người lao động: 22 Đặc điểm của hoạt động sản xuất, thử nghiệm các thiết bị máy móc tự động luôn tiềm ẩn nguy hiểm.
Các nhân viên phòng cơ khí phải làm việc tiếp xúc với các thiết bị cắt, cưa kim loại, các thiết bị điện nên nếu không được hướng dẫn bài bản sẽ dẫn đến sự cố nguy hiểm ngoài mong muốn. Đây là một rủi ro mà RTC luôn chú trọng quan tâm nhất vì con người là yếu tố mà RTC coi trọng hàng đầu. Công ty đã ban hành nhiều văn bản hướng dẫn, quy định, quy chế xử phạt cũng như các chính sách ưu tiên và bồi thường thiệt hại dành cho toàn thể công nhân viên trong công ty. c) Các rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng thanh toán của công ty RTC technology Việt Nam.
- Hàng hóa được đặt lớn hơn nhu cầu: Rủi ro này dẫn tới tình trạng tăng chi phí hàng tồn kho và chi phí lưu kho của Công ty. - Đặt mua những mặt hàng không được liệt kê trong những chứng từ yêu cầu mua hàng, phê duyệt mua hàng: Rủi ro này không chỉ gây tăng chi phí hàng tồn kho và phí lưu kho mà còn ảnh hưởng gián tiếp đến hiệu quả sử dụng nguồn tiền của công ty. - Không đặt hàng những mặt hàng cần mua: Rủi ro này gây tình trạng thiếu hàng cho nhu cầu của đơn vị. - Có sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng và người bán để trục lợi từ Công ty, để thu lợi bất chính: Khả năng nhân viên mua hàng làm tăng giá hàng mua vào.
- Tạo những hóa đơn giả và những tài liệu mua hàng khác: Hàng mua bị khai khống, tiền mặt bị biển thủ do cố ý làm mất mát. - Sai sót và gian lận trong việc kiểm kê hàng hóa, hàng tồn kho: Khai khống hàng tồn kho. - Bỏ quên khoản phải trả NCC: Không báo cáo đúng về nợ phải trả. - Người bán tăng giá hàng bán: Giá trị hàng mua tăng.
- Thiệt hại hàng hóa trong quá trình vận chuyển: Những mặt hàng kém chất lượng đưa vào sử dụng mà không được phát hiện. - Lỗi của NCC trong việc tính toán tổng giá trị trên hóa đơn: Khoản phải trả NCC tăng. - Lỗi trong việc ghi NV mua hàng và đặt hàng khi ghi vào TK ph ải trả người bán: Sổ Cái TK phải trả người bán mất cân đối. - Lỗi trong việc ghi chép NV mua hàng vào TK hàng mua và chi phí: TK hàng mua và chi phí không được phản ánh đúng so với thực tế.
- Những chiết khấu mua hàng bị mất vì sự thanh toán muộn: Giá trị hàng mua tăng. - Thanh toán lại những Hóa đơn đã thanh toán: Giá trị hàng mua tăng. - Thanh toán sai, c ả những khoản không cho phép và nh ững khoản quá mức cho phép: Tiền mặt thất thoát, giá trị của hàng mua và d ịch vụ tăng hơn 23 mức thực tế. - Thanh toán cho những mặt hàng không nhận được: Giá trị hàng mua tăng.
- Sai lệch từ những khoản thanh toán nhỏ: Sự thất thoát tiền mặt. - Thanh toán cho nhân viên mua hàng những khoản không được duyệt: Sự thất thoát tiền.