Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam phát triển nhanh chóng, các doanh nghiệp ngày càng phải đối mặt với nhiều rủi ro phức tạp trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo Luật Kế toán 2015, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) được xem là công cụ thiết yếu nhằm phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro, đồng thời đảm bảo hiệu quả hoạt động và tuân thủ pháp luật. Nghiên cứu tập trung vào hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần RTC Technology Việt Nam, một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ tự động hóa với vốn điều lệ 40 tỷ đồng và hơn 117 cán bộ công nhân viên tính đến năm 2022.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng hệ thống KSNB hiện tại, nhận diện các điểm yếu và đề xuất giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và giảm thiểu rủi ro trong chu trình mua hàng – thanh toán. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào hoạt động của công ty trong giai đoạn gần đây, đặc biệt chú trọng các quy trình liên quan đến mua hàng, nhận hàng, thanh toán và giám sát nội bộ. Việc hoàn thiện hệ thống KSNB không chỉ giúp bảo vệ tài sản, nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính mà còn góp phần tối ưu hóa nguồn lực, tăng cường uy tín và năng lực cạnh tranh của công ty trên thị trường công nghệ tự động hóa.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và chuẩn mực quốc tế về kiểm soát nội bộ, trong đó nổi bật là mô hình COSO (2013) với năm thành phần cấu thành: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát. Môi trường kiểm soát được xem là nền tảng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của toàn bộ hệ thống. Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 cũng được áp dụng để định nghĩa và đánh giá hệ thống KSNB, nhấn mạnh vai trò của Ban quản trị và Ban Giám đốc trong việc thiết kế, thực hiện và duy trì hệ thống nhằm đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật.

Các khái niệm chính bao gồm:

  • Kiểm soát nội bộ: Quá trình thiết lập và thực hiện các chính sách, thủ tục nhằm bảo vệ tài sản, đảm bảo tính chính xác của thông tin và tuân thủ pháp luật.
  • Đánh giá rủi ro: Nhận diện, phân tích và xử lý các rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu doanh nghiệp.
  • Hoạt động kiểm soát: Các chính sách và thủ tục nhằm giảm thiểu rủi ro đã được xác định.
  • Thông tin và truyền thông: Đảm bảo thông tin được ghi chép, truyền đạt kịp thời và chính xác trong toàn tổ chức.
  • Giám sát: Hoạt động theo dõi, đánh giá và cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp giữa thu thập dữ liệu định lượng và định tính. Dữ liệu chính được thu thập từ hồ sơ kế toán, báo cáo tài chính, chứng từ mua hàng, thanh toán và các báo cáo kiểm soát nội bộ của Công ty RTC Technology Việt Nam trong năm 2022. Cỡ mẫu nghiên cứu gồm toàn bộ các nghiệp vụ mua hàng – thanh toán phát sinh trong năm, với hơn 117 cán bộ công nhân viên tham gia cung cấp thông tin qua phỏng vấn và khảo sát.

Phương pháp phân tích bao gồm:

  • Phân tích tài liệu: Đánh giá các quy trình, thủ tục và chứng từ liên quan đến chu trình mua hàng – thanh toán.
  • Phân tích thống kê: Sử dụng phần mềm kế toán Misa để tổng hợp số liệu, đối chiếu các tài khoản liên quan như TK 156 (Hàng hóa), TK 331 (Phải trả người bán), TK 111, 112 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng).
  • Phân tích SWOT: Xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức trong hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại.
  • Phỏng vấn chuyên sâu: Thu thập ý kiến từ Ban Giám đốc, phòng Mua hàng, Kế toán và Thủ kho để hiểu rõ thực trạng và các rủi ro tiềm ẩn.

Timeline nghiên cứu kéo dài trong 6 tháng, từ tháng 1 đến tháng 6 năm 2022, bao gồm các giai đoạn thu thập dữ liệu, phân tích, đánh giá và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát tương đối tốt: Ban lãnh đạo công ty nhận thức rõ vai trò của KSNB, xây dựng chính sách và quy trình phù hợp với lĩnh vực công nghệ tự động hóa. Cơ cấu tổ chức phân chia rõ ràng, tạo thuận lợi cho việc phân công nhiệm vụ và kiểm soát chéo. Tuy nhiên, vẫn tồn tại sự chồng chéo giữa một số phòng ban, ảnh hưởng đến hiệu quả kiểm soát.

  2. Đánh giá rủi ro còn hạn chế: Công ty đã bắt đầu nhận diện và đánh giá rủi ro trong chu trình mua hàng – thanh toán nhưng chưa thực hiện một cách hệ thống và thường xuyên. Ví dụ, rủi ro về đặt hàng vượt nhu cầu, thanh toán sai, hoặc thông đồng giữa nhân viên và nhà cung cấp vẫn tiềm ẩn.

  3. Hệ thống thông tin kế toán và truyền thông tương đối đầy đủ: Công ty sử dụng phần mềm kế toán Misa, đảm bảo ghi chép chứng từ, tài khoản và báo cáo tài chính theo quy định. Hệ thống truyền thông nội bộ qua mạng nội bộ và Zalo giúp cập nhật thông tin nhanh chóng. Tuy nhiên, báo cáo quản trị chưa được chú trọng, làm hạn chế khả năng đánh giá hiệu quả hoạt động từng bộ phận.

  4. Thủ tục kiểm soát cơ bản được thực hiện nhưng chưa hoàn chỉnh: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm và bất kiêm nhiệm được áp dụng, tạo cơ chế kiểm soát chéo hiệu quả. Tuy nhiên, việc kiểm tra chất lượng hàng hóa tại thời điểm nhận hàng còn sơ sài, chủ yếu kiểm tra số lượng tổng quát, thiếu sự tham gia của bộ phận kỹ thuật. Việc kiểm soát chiết khấu, giảm giá chưa có văn bản chính thức, dễ phát sinh sai sót hoặc gian lận.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của những hạn chế trên xuất phát từ việc công ty chưa xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ một cách bài bản, thiếu bộ phận kiểm toán nội bộ chuyên trách và chưa có quy trình giám sát hiệu quả. So với các nghiên cứu trong ngành, việc thiếu báo cáo quản trị và kiểm soát chất lượng hàng hóa tại thời điểm nhập kho là điểm yếu phổ biến ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực công nghệ.

Việc áp dụng mô hình COSO và chuẩn mực kiểm toán Việt Nam giúp công ty nhận diện rõ các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB và các nguyên tắc cần tuân thủ. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ phân tích tỷ lệ sai sót trong chứng từ mua hàng, bảng so sánh số liệu tồn kho thực tế và ghi nhận trên sổ sách, cũng như biểu đồ đánh giá mức độ tuân thủ quy trình của các phòng ban.

Ý nghĩa của nghiên cứu là giúp công ty nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, giảm thiểu rủi ro thất thoát tài sản và gian lận, đồng thời tăng cường uy tín và năng lực cạnh tranh trên thị trường công nghệ tự động hóa.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát: Ban lãnh đạo cần ban hành Bộ quy tắc đạo đức và quy định xử phạt rõ ràng, yêu cầu toàn thể cán bộ nhân viên ký cam kết tuân thủ. Phân công công việc hợp lý, tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhằm tránh chồng chéo và đùn đẩy trách nhiệm. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Ban Giám đốc và phòng Nhân sự.

  2. Xây dựng quy trình đánh giá rủi ro hệ thống và thường xuyên: Thiết lập kế hoạch đánh giá rủi ro định kỳ hàng quý, tập trung vào các rủi ro trong chu trình mua hàng – thanh toán như đặt hàng vượt nhu cầu, thanh toán sai, thông đồng với nhà cung cấp. Thời gian: 3 tháng; Chủ thể: Ban Kiểm soát nội bộ và phòng Mua hàng.

  3. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát chất lượng hàng hóa: Tăng cường kiểm tra chi tiết số lượng và chất lượng hàng hóa ngay tại thời điểm nhận hàng, có sự tham gia của bộ phận kỹ thuật để phát hiện kịp thời hàng kém chất lượng. Thời gian: 1 tháng; Chủ thể: Phòng Kho và phòng Kỹ thuật.

  4. Phát triển hệ thống báo cáo quản trị: Xây dựng báo cáo quản trị chi tiết theo từng bộ phận, giúp Ban Giám đốc đánh giá hiệu quả hoạt động và ra quyết định kịp thời. Thời gian: 4 tháng; Chủ thể: Phòng Kế toán và Ban Giám đốc.

  5. Thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập: Thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ để giám sát, đánh giá và đề xuất cải tiến hệ thống KSNB, đảm bảo tính khách quan và hiệu quả. Thời gian: 6 tháng; Chủ thể: Ban Giám đốc.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban Giám đốc và Hội đồng quản trị các doanh nghiệp công nghệ tự động hóa: Giúp hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động.

  2. Phòng Kiểm toán nội bộ và Kế toán trưởng: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn để xây dựng, hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ, đặc biệt trong chu trình mua hàng – thanh toán.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Kiểm toán, Kế toán, Quản trị doanh nghiệp: Là tài liệu tham khảo quý giá về ứng dụng mô hình COSO và chuẩn mực kiểm toán Việt Nam trong thực tiễn doanh nghiệp.

  4. Các nhà quản lý và nhân viên phòng Mua hàng, Kho, Tài chính: Nâng cao nhận thức về các rủi ro tiềm ẩn và các biện pháp kiểm soát cần thiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động mua hàng và thanh toán.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò gì trong doanh nghiệp?
    Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp bảo vệ tài sản, đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính và tuân thủ pháp luật, từ đó giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động. Ví dụ, tại RTC Technology, hệ thống này giúp kiểm soát chặt chẽ chu trình mua hàng – thanh toán, tránh thất thoát tài sản.

  2. Tại sao cần đánh giá rủi ro định kỳ trong chu trình mua hàng?
    Đánh giá rủi ro định kỳ giúp nhận diện kịp thời các nguy cơ như đặt hàng vượt nhu cầu, thanh toán sai, hoặc gian lận, từ đó có biện pháp xử lý phù hợp. Một số doanh nghiệp đã giảm thiểu thất thoát lên đến 20% nhờ đánh giá rủi ro thường xuyên.

  3. Nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” trong kiểm soát nội bộ là gì?
    Nguyên tắc này yêu cầu không để một người đảm nhiệm quá nhiều chức năng liên quan để tránh gian lận hoặc sai sót. Ví dụ, người đặt hàng không được kiêm nhiệm người nhận hàng hoặc kế toán ghi sổ.

  4. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả kiểm tra chất lượng hàng hóa khi nhận?
    Cần có sự phối hợp giữa thủ kho và bộ phận kỹ thuật để kiểm tra chi tiết số lượng và chất lượng ngay khi hàng về, tránh nhập kho hàng kém chất lượng. RTC Technology đã áp dụng biện pháp này để giảm thiểu rủi ro hàng lỗi.

  5. Bộ phận kiểm toán nội bộ có vai trò gì?
    Kiểm toán nội bộ giám sát, đánh giá tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, phát hiện sai phạm và đề xuất cải tiến. Việc thành lập bộ phận này giúp doanh nghiệp nâng cao tính minh bạch và quản trị rủi ro.

Kết luận

  • Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần RTC Technology Việt Nam đã được xây dựng cơ bản nhưng còn nhiều hạn chế cần khắc phục.
  • Môi trường kiểm soát và cơ cấu tổ chức tương đối tốt, tuy nhiên hoạt động đánh giá rủi ro và giám sát chưa được thực hiện bài bản.
  • Hệ thống thông tin kế toán đầy đủ nhưng thiếu báo cáo quản trị chi tiết, ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định.
  • Các thủ tục kiểm soát cơ bản được áp dụng nhưng cần hoàn thiện kiểm tra chất lượng hàng hóa và kiểm soát chiết khấu, giảm giá.
  • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, phát triển báo cáo quản trị và thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro.

Tiếp theo, công ty cần triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 6 tháng tới, đồng thời xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên và giám sát thực hiện thường xuyên. Mời Ban Giám đốc và các phòng ban liên quan phối hợp chặt chẽ để hiện thực hóa mục tiêu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, góp phần phát triển bền vững doanh nghiệp.