CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Những vấn đề chung về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. Sự cần thiết của công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. Bất kỳ doanh nghiệp nào khi bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh đều nhất thiế t cần có một lượng vốn nhất định, trên cơ sở tạo lập vốn kinh doanh của doanh nghiệp, dùng nó vào việc mua sắm tài sản cần thiế t phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
Do đó vốn bằng tiền có một vị trí rất quan trọng nhất định trong doanh nghiệp, nó quyế t định sự tồn tại và phát triể n của doanh nghiệp. Tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hóa phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh vừa là kế t quả của việc bán hàng hoặc thu hồi các khoản nợ của khách hàng. Thiế u tiền vốn là một trong những trở ngại và là một trong những nguyên nhân kìm hãm sự phát triể n của doanh nghiệp. Do đó vốn bằng tiền đóng một vai trò rất quan trọng, đảm bảo cho công tác sản xuất, kinh doanh được diễn ra liên tục.
Quản lý và sử dụng tiền vốn trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một khâu quan trọng có tính quyế t định tới mức độ tăng trưởng hay suy thoái của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là đối tượng có khả năng phát sinh rủi ro cao hơn các loại tài sản khác vì vậy nó cần được quản lí chặt chẽ, thường xuyên kiể m tra kiể m soát các khoản thu chi bằng tiền là rất cần thiế t. Trong quản lý người ta sử dụng nhiều công cụ quản lí khác nhau như thống kê, phân tích các hoạt động kinh tế nhưng kế toán luôn được coi là công cụ quản lí kinh tế quan trọng nhất. Với chức năng ghi chép phản ánh, tính toán giám sát thường xuyên liên tục sự biế n động của vật tư, tiền vốn bằng các thước đo giá trị và hiện vật, kế toán cung cấp các tài liệu cần thiế t về thu chi vốn bằng tiền đáp ứng yêu cầu quản lí trong sản xuất kinh doanh.
Khái niệm vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. Sinh viên: Nguyễn Quang Huy – QT2201K 13 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ khi bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh đều nhất thiế t cần một lượng vốn nhất định, trên cơ sở tạo lập vốn kinh doanh của doanh nghiệp, dùng nó vào việc mua sắm tài sản cần thiế t phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Qua mỗi giai đoạn vận động vốn không ngừng biế n đổi cả về hình thái biể u hiện lẫn quy mô. Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là quá trình vận động liên tục của vốn kinh doanh theo chu kỳ T-H-T, trong quá trình đó luôn có một bộ phận dừng lại ở trạng thái tiền tệ, bộ phận này gọi là vốn bằng tiền.
Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản xuất kinh doanh thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp được hình thành chủ yế u trong quá trình bán hàng và trong các quan hệ thanh toán, tồn tại trực tiế p dưới hình thái tiền tệ bao gồm tiền mặt (TK111), tiền gửi Ngân hàng (TK112), tiền đang chuyể n (TK113). Vai trò của kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. Trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, việc quản lý và sử dụng vốn là một khâu quan trọng có tính quyế t định tới mức độ tăng trưởng hay suy thoái của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là đối tượng có khả năng phát sinh rủi ro hơn các loại tài sản khác, vì vậy nó cần được quản lý chặt chẽ, thường xuyên kiể m tra kiể m soát các khoản thu chi bằng tiền là rất cần thiế t.
Trong quản lý người ta sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau như thống kê, phân tích các hoạt động kinh tế nhưng kế toán luôn được coi là công cụ quản lý kinh tế quan trọng nhất. Với chức năng ghi chép, tính toán, phản ánh giám sát thường xuyên liên tục do sự biế n động của vật tư, tiền vốn, bằng các thước đo giá trị và hiện vật, kế toán cung cấp các tài liệu cần thiế t về thu chi vốn bằng tiền đáp ứng yêu cầu quản lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Các thông tin kinh tế tài chính do kế toán cung cấp giúp cho chủ doanh nghiệp và những người quản lý doanh nghiệp nắm vững tình hình và kế t quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như việc sử dụng vốn để từ đó thấy được mặt mạnh, mặt yế u để có những quyế t định và chỉ đạo sao cho quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. Nhiệm vụ của công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp.
Sinh viên: Nguyễn Quang Huy – QT2201K 14 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Để thực hiện tốt việc quản lý vốn bằng tiền, với vai trò dụng cụ quản lý kinh tế , kế toán cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Phản ánh chính xác kịp thời những khoản thu chi và tình hình còn lại của từng loại vốn bằng tiền, kiể m tra và quản lý nghiêm ngặt việc quản lý các loại vốn bằng tiền nhằm đảm bảo an toàn cho tiền tệ, phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh. - Giám sát tình hình thực hiện kế toán thu chi các loại vốn bằng tiền, kiể m tra việc chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý vốn bằng tiền, đảm bảo chi tiêu tiế t kiệm và có hiệu quả cao. Nội dung công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. Quy định hạch toán kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp.
+ Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điể m để tiện cho việc kiể m tra, đối chiế u. + Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp. + Khi thu, chi phải có phiế u thu, phiế u chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. + Kế toán phải theo dõi chi tiế t tiền theo nguyên tệ.
Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc: - Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế ; - Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền. + Tại thời điể m lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế. Kế toán tiền mặt tại quỹ trong doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiế p hàng ngày trong sản xuất kinh doanh.
Thông thường tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm: giấy bạc Ngân hàng Việt Nam, các loại ngoại tệ, ngân phiế u, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. Sinh viên: Nguyễn Quang Huy – QT2201K 15 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Để hạch toán chính xác tiền mặt thì tiền mặt của doanh nghiệp phải được tập trung tại quỹ, mọi nghiệp vụ có liên quan đế n thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ không được nhờ người khác làm thay. Trong trường hợp cần thiế t thì phải làm thủ tục ủy quyền cho người làm thay và phải được sự đồng ý của Giám đốc.
Thủ quỹ phải thường xuyên kiể m tra quỹ đảm bảo tiền mặt tồn quỹ phải phù hợp với số dư trên sổ quỹ. Hàng ngày sau khi thu, chi tiền thủ quỹ phải ghi vào sổ quỹ cuối ngày, phải lập báo cáo quỹ, nộp cho kế toán. Hàng ngày, sau khi nhận được báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ gốc do thủ quỹ gửi đế n, kế toán quỹ phải đối chiế u, kiể m tra số liệu đã ghi trên sổ quỹ. Sau khi kiể m tra xong sổ quỹ, kế toán định khoản và ghi vào sổ tổng hợp tài khoản quỹ tiền mặt.
Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền mặt trong doanh nghiệp. + Chi phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt”, số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt. Đối với khoản tiền thu được chuyể n nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của đơn vị) thì không ghi vào bên nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên nợ TK 113 “Tiền đang chuyể n”. + Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp.
+ Khi tiế n hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiế u thu, phiế u chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. + Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điể m. + Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt.
Hàng ngày thủ quỹ phải kiể m kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế , đối chiế u số liệu sổ quỹ tiền mặt và Sinh viên: Nguyễn Quang Huy – QT2201K 16 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP sổ kế toán tiền mặt. Nế u có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiể m tra lại để xác định nguyên nhân và kiế n nghị biện pháp xử lý chênh lệch. + Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc: - Bên Nợ TK 1112 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế. Riêng trường hợp rút ngoại tệ từ ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt thì áp dụng tỷ giá ghi sổ kế toán của TK 1122; - Bên Có TK 1112 áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền.