Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Mỹ Phát" do sinh viên Lê Minh Ngọc (Mã sinh viên: 1412401358, Lớp: QT1807K, chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng) thực hiện năm 2016 dưới sự hướng dẫn khoa học của ThS. Nguyễn Thị Mai Linh.

Trong các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thương mại, hàng hóa là bộ phận tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động và là phương tiện vật chất trực tiếp duy trì chu kỳ kinh doanh. Chất lượng, chủng loại, chi phí mua và quy cách bảo quản hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Công tác quản lý và hạch toán kế toán hàng hóa đóng vai trò là công cụ kiểm soát, ngăn ngừa thất thoát, lãng phí ở tất cả các khâu từ thu mua, vận chuyển, dự trữ đến xuất bán, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời phục vụ công tác điều hành của ban quản trị.

Nhiệm vụ của đề tài được xác định theo 3 nội dung trọng tâm:

  1. Tìm hiểu lý luận về công tác kế toán hàng hóa trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  2. Tìm hiểu thực tế công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Mỹ Phát thông qua hệ thống chứng từ, sổ sách và số liệu năm 2015.
  3. Đánh giá ưu điểm, khuyết điểm cơ bản trong tổ chức công tác kế toán nói chung cũng như công tác kế toán hàng hóa nói riêng, từ đó đề xuất các biện pháp hoàn thiện công tác hạch toán tại đơn vị thực tập.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán hàng hóa tại doanh nghiệp, bao gồm kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, phương pháp tính giá, công tác kiểm kê và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Mỹ Phát (địa chỉ: số 193A Tô Hiệu, phường Trại Cau, quận Lê Chân, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu kế toán khảo sát trong niên độ kế toán năm 2015.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính Việt Nam áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ:

  • Chuẩn mực kế toán số 02 (VAS 02) "Hàng tồn kho": Ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Chuẩn mực quy định nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc; trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải hạch toán theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
  • Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa: Ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Tác giả hệ thống hóa các phương pháp tính giá xuất kho theo quy định:

  • Phương pháp giá thực tế đích danh: Áp dụng cho doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hóa và có thể nhận diện từng lô hàng.
  • Phương pháp bình quân gia quyền: Bao gồm phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ và phương pháp bình quân liên hoàn (bình quân di động sau mỗi lần nhập).
  • Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Dựa trên giả định hàng nhập trước xuất trước, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ phản ánh theo đơn giá các lần nhập sau cùng.
  • Phương pháp giá bán lẻ: Áp dụng trong ngành bán lẻ hàng hóa có số lượng lớn, luân chuyển nhanh và lợi nhuận biên tương tự.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai gồm:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu lý luận, văn bản pháp quy về kế toán tài chính.
  • Phương pháp khảo sát thực địa tại doanh nghiệp: quan sát thực tế bộ máy quản lý và phòng kế toán, thu thập chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê).
  • Phương pháp hạch toán kế toán chuyên ngành: phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản và ghi sổ kép, phương pháp tính giá, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán.
  • Phương pháp phân tích, đối chiếu và tổng hợp số liệu kế toán giữa sổ chi tiết, sổ tổng hợp và báo cáo tài chính năm 2015 của công ty.

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu bao gồm số liệu kế toán thứ cấp do Phòng Kế toán Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Mỹ Phát cung cấp trong năm tài chính 2015, kết hợp hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Tài chính.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

Chương 1 khái quát những vấn đề lý luận nền tảng về hàng hóa và kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hàng hóa được phân loại theo nhiều tiêu thức: theo ngành hàng (vật tư thiết bị, công nghệ phẩm, lương thực thực phẩm, kim khí điện máy, hóa chất mỏ, xăng dầu, dệt may...), theo nguồn gốc hình thành (mua ngoài, mua nội bộ, tự gia công chế biến, nhận góp vốn/biếu tặng), theo yêu cầu sử dụng (dùng cho kinh doanh, chưa cần sử dụng, không cần sử dụng), hoặc theo địa điểm bảo quản (tồn trong kho/quầy doanh nghiệp, tồn bên ngoài như hàng gửi bán hoặc hàng đang đi đường). Tác giả cũng nhấn mạnh vai trò của việc xây dựng sổ danh điểm hàng hóa nhằm mã hóa thống nhất vật tư, hàng phẩm khi xử lý kế toán.

Về phương pháp xác định giá gốc, giá thực tế hàng hóa nhập kho mua ngoài được xác định bằng giá mua trên hóa đơn cộng các chi phí thu mua trực tiếp, các loại thuế không được hoàn lại, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng mua.

Về tổ chức kế toán chi tiết hàng hóa, tác giả phân tích cơ chế vận hành, ưu điểm và nhược điểm của 3 phương pháp hạch toán:

  • Phương pháp thẻ song song: Thủ kho theo dõi về mặt số lượng trên thẻ kho; kế toán mở sổ chi tiết theo dõi cả số lượng và giá trị; cuối tháng lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn để đối chiếu với kế toán tổng hợp và thẻ kho. Ưu điểm là đơn giản, dễ kiểm tra nhưng khối lượng ghi chép trùng lặp.
  • Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Kế toán chỉ mở sổ đối chiếu luân chuyển theo từng kho và ghi chép vào cuối tháng trên cơ sở Bảng kê nhập và Bảng kê xuất, giúp giảm bớt khối lượng ghi chép hàng ngày nhưng làm hạn chế chức năng kiểm tra thường xuyên.
  • Phương pháp sổ số dư: Thủ kho ghi số lượng tồn cuối tháng vào sổ số dư; kế toán định kỳ kiểm tra thẻ kho, thu nhận chứng từ và phản ánh giá trị vào Bảng lũy kế nhập - xuất - tồn. Phương pháp này giảm trùng lặp ghi chép nhưng khó theo dõi biến động chi tiết từng thứ hàng hóa.

Về tổ chức kế toán tổng hợp, chương 1 so sánh hai phương pháp:

  • Phương pháp kê khai thường xuyên: Theo dõi liên tục sự biến động nhập, xuất, tồn trên tài khoản 156 "Hàng hóa" (chi tiết gồm TK 1561 - Giá mua hàng hóa, TK 1562 - Chi phí thu mua hàng hóa, TK 1567 - Hàng hóa bất động sản).
  • Phương pháp kiểm kê định kỳ: Không theo dõi phản ánh liên tục trên tài khoản hàng tồn kho mà sử dụng tài khoản 611 "Mua hàng" (TK 6111 - Mua nguyên vật liệu, TK 6112 - Mua hàng hóa) và kết chuyển giá trị tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ qua tài khoản 156 căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế.
  • Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Phân tích nguyên tắc trích lập dự phòng bằng mức chênh lệch giữa giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của từng mặt hàng tại thời điểm khóa sổ cuối năm tài chính, sử dụng tài khoản 159 "Các khoản dự phòng" (tiểu khoản TK 1593 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho") và hạch toán đối ứng vào tài khoản 632 "Giá vốn hàng bán".

Chương 1 cũng trình bày đặc trưng và quy trình ghi sổ của 4 hình thức kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Mỹ Phát

Chương 2 mô tả chi tiết tình hình tổ chức hoạt động và thực tế hạch toán hàng hóa tại đơn vị thực tập:

  • Thông tin pháp lý và lịch sử phát triển: Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Mỹ Phát tiền thân thành lập và hoạt động từ những năm 1990; được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0200632447 bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng ngày 24/06/2005; chính thức hoạt động từ ngày 01/07/2005. Mã số thuế: 0200632447. Trụ sở tại số 193A Tô Hiệu, phường Trại Cau, quận Lê Chân, Hải Phòng. Đại diện pháp luật là Giám đốc Nguyễn Lê Mỹ. Công ty là thành viên của Hiệp hội Cấp thoát nước Việt Nam, chuyên cung cấp vật tư ống nối, van, thiết bị inox cho các công ty cấp nước, trung tâm nước sạch và nhà thầu xây lắp.
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy: Mô hình quản lý trực tuyến gồm Giám đốc, Phó Giám đốc và 4 phòng chức năng: Phòng Vật tư, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán và Phòng Nhân sự.
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Phòng Tài chính - Kế toán có quy mô tinh gọn gồm 03 nhân sự: 01 Kế toán trưởng (chịu trách nhiệm chung, điều hành công tác kế toán, lập báo cáo), 01 Kế toán viên (theo dõi các phần hành kế toán chi tiết, tổng hợp số liệu), và 01 Thủ quỹ kiêm văn thư (quản lý quỹ tiền mặt, thực hiện thu chi).
  • Chính sách kế toán áp dụng:
    • Chế độ kế toán: Áp dụng Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
    • Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm; đơn vị tiền tệ ghi sổ là Đồng Việt Nam (VND).
    • Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Phương pháp đường thẳng.
    • Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
    • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
    • Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp bình quân liên hoàn.
    • Hình thức sổ kế toán: Hình thức Nhật ký chung. Trình tự luân chuyển chứng từ đi từ chứng từ gốc (hóa đơn, phiếu nhập/xuất kho) vào Sổ Nhật ký chung và Sổ chi tiết hàng hóa, sau đó tổng hợp lên Sổ cái tài khoản 156, Bảng tổng hợp chi tiết, Bảng cân đối phát sinh và lập Báo cáo tài chính.
  • Đặc điểm hàng hóa tại công ty: Mặt hàng kinh doanh chủ yếu là thiết bị cấp thoát nước (ống nhựa, van vòi, phụ kiện inox). Thực trạng ghi nhận hàng hóa chỉ mới được phân loại và gọi tên theo đặc tính vật lý (như inox, ống nhựa) mà chưa được thiết lập hệ thống sổ danh điểm hàng hóa và chưa mã hóa theo tiêu thức khoa học.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Mỹ Phát

Dựa trên kết quả khảo sát thực tế, tác giả đánh giá ưu điểm và nhược điểm của công tác kế toán tại công ty:

  • Ưu điểm: Cơ cấu bộ máy gọn nhẹ, phân công công việc rõ ràng; vận dụng hình thức sổ Nhật ký chung và phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với quy mô doanh nghiệp nhỏ; tuân thủ quy định về chế độ kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
  • Nhược điểm: Việc quản lý vật tư còn mang tính thủ công; chưa lập danh điểm hàng hóa khiến việc quản lý nhiều chủng loại gặp khó khăn; chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối kỳ; công tác kiểm kê định kỳ và quy trình luân chuyển chứng từ giữa kho và phòng kế toán còn có độ trễ.

Tác giả đưa ra 5 nhóm giải pháp hoàn thiện cụ thể:

  1. Hoàn thiện về việc hiện đại hóa công tác kế toán: Ứng dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính nhằm tự động hóa việc nhập liệu, lên sổ cái, sổ chi tiết và trích xuất báo cáo tài chính, giảm thiểu sai sót do ghi sổ thủ công.
  2. Hoàn thiện việc lập sổ danh điểm hàng hóa: Xây dựng bảng mã danh điểm thống nhất kết hợp ký tự chữ và số cho từng nhóm mặt hàng (vật liệu, kích cỡ, nhà sản xuất), bảo đảm tính đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp nhằm phục vụ quản trị kho và kế toán máy.
  3. Hoàn thiện về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Thực hiện đánh giá lại giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho vào thời điểm kết thúc năm tài chính, trích lập dự phòng theo đúng VAS 02 qua tài khoản 1593 và ghi nhận vào chi phí giá vốn (TK 632) để phản ánh trung thực giá trị tài sản.
  4. Hoàn thiện công tác kiểm kê hàng hóa tồn kho: Tăng cường tổ chức kiểm kê định kỳ và đột xuất, lập hội đồng kiểm kê, phản ánh kịp thời các khoản chênh lệch thừa thiếu qua tài khoản 1381 hoặc 3381 để tìm nguyên nhân xử lý.
  5. Hoàn thiện công tác luân chuyển chứng từ: Quy định rõ ràng thời hạn bàn giao chứng từ nhập, xuất giữa thủ kho và kế toán viên, hạn chế tình trạng dồn tích chứng từ vào thời điểm cuối tháng.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã mô tả và tổng hợp hệ thống tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Mỹ Phát:

Tiêu thức kế toán Thực trạng tại Công ty TNHH SX & TM Mỹ Phát (năm 2015)
Chế độ kế toán áp dụng Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa
Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung (ghi chép thủ công kết hợp bảng tính)
Phương pháp hạch toán HTK Kê khai thường xuyên
Phương pháp tính giá xuất kho Bình quân liên hoàn (bình quân sau mỗi lần nhập)
Phương pháp tính thuế GTGT Phương pháp khấu trừ
Phương pháp khấu hao TSCĐ Phương pháp khấu hao theo đường thẳng
Nhân sự phòng kế toán 03 người (01 Kế toán trưởng, 01 Kế toán viên, 01 Thủ quỹ kiêm văn thư)
Mã hóa hàng hóa Chưa lập danh điểm; quản lý tên gọi đơn lẻ (ống nhựa, inox...)
Dự phòng giảm giá HTK Chưa thực hiện trích lập dự phòng cuối năm

Đóng góp của khóa luận:

  • Hệ thống hóa các quy định của Chuẩn mực kế toán VAS 02 và Quyết định 48/2006/QĐ-BTC về kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Phản ánh trung thực quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán hàng hóa năm 2015 tại một doanh nghiệp thương mại vật tư ngành nước tại Hải Phòng.
  • Nhận diện các điểm nghẽn nghiệp vụ thực tế (thiếu danh điểm mã hóa, ghi chép thủ công, chưa trích lập dự phòng rủi ro hàng tồn kho).
  • Đề xuất 5 giải pháp mang tính khả thi, phù hợp với năng lực nhân sự 3 người của phòng kế toán công ty.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn nghiên cứu được nhận diện từ nội dung văn bản:

  • Phạm vi khảo sát hẹp: Đề tài chỉ nghiên cứu thực trạng hạch toán hàng hóa tại một đơn vị duy nhất là Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Mỹ Phát trong phạm vi năm tài chính 2015.
  • Giới hạn nội dung: Tác giả tự nhận định do năng lực và thời gian thực tập có hạn, đề tài tập trung vào phần hành kế toán hàng hóa mà chưa phân tích sâu các phần hành liên quan mật thiết như kế toán bán hàng, kế toán công nợ và lưu chuyển tiền tệ.

Hướng phát triển nghiên cứu tiếp theo:

  • Mở rộng đánh giá hiệu quả hạch toán sau khi doanh nghiệp triển khai phần mềm kế toán trên máy tính và áp dụng hệ thống danh điểm hàng hóa chuẩn hóa.
  • Nghiên cứu cập nhật công tác kế toán hàng hóa theo các chế độ kế toán mới hơn (như Thông tư 133/2016/TT-BTC thay thế Quyết định 48/2006/QĐ-BTC).

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Cung cấp tài liệu tham khảo về kết cấu một khóa luận tốt nghiệp chuyên đề hoàn thiện kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại theo mô hình doanh nghiệp nhỏ và vừa.
  • Cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp thương mại vật tư kỹ thuật: Tham khảo quy trình tổ chức sổ sách Nhật ký chung, phương pháp tính giá bình quân liên hoàn và kinh nghiệm xây dựng mã danh điểm vật tư, quản lý kho và xử lý luân chuyển chứng từ.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Mỹ Phát áp dụng chế độ kế toán và phương pháp hạch toán hàng tồn kho nào trong năm 2015?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá trị hàng xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn.

2. Bộ máy kế toán của Công ty Mỹ Phát gồm bao nhiêu nhân sự và đảm nhận các vị trí nào?
Phòng kế toán của công ty gồm 03 nhân sự: 01 Kế toán trưởng (điều hành chung, chịu trách nhiệm pháp lý và lập báo cáo tài chính), 01 Kế toán viên (theo dõi chi tiết các phần hành và tổng hợp số liệu), và 01 Thủ quỹ kiêm văn thư (quản lý quỹ tiền mặt và thu chi).

3. Khóa luận trình bày bao nhiêu phương pháp tính giá thực tế hàng hóa xuất kho trong chương lý luận?
Trong chương 1, tác giả trình bày 04 phương pháp tính giá xuất kho theo quy định: Phương pháp giá thực tế đích danh, Phương pháp bình quân gia quyền (gồm bình quân cả kỳ và bình quân liên hoàn), Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO), và Phương pháp giá bán lẻ.

4. Khuyết điểm lớn nhất trong công tác theo dõi chi tiết hàng hóa tại Công ty Mỹ Phát được tác giả chỉ ra là gì?
Công ty chưa xây dựng sổ danh điểm hàng hóa; các loại hàng hóa mới chỉ được theo dõi theo tên gọi thông thường (như inox, ống nhựa), mã hóa tự phát và chưa phân loại theo tiêu thức khoa học, gây khó khăn cho việc quản trị tồn kho và đối chiếu sổ sách.

5. Tác giả đã đề xuất những nhóm giải pháp nào để hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại doanh nghiệp?
Tác giả đề xuất 5 nhóm biện pháp: hiện đại hóa công tác kế toán thông qua phần mềm kế toán vi tính; lập sổ danh điểm hàng hóa; trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo chuẩn mực VAS 02; hoàn thiện công tác kiểm kê định kỳ; và chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ giữa kho và phòng kế toán.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Minh Ngọc đã hệ thống hóa lý luận cơ bản về công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ căn cứ theo Chuẩn mực VAS 02 và Quyết định 48/2006/QĐ-BTC. Qua việc khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Mỹ Phát trong năm 2015, tác giả đã phản ánh rõ nét quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán theo hình thức Nhật ký chung và nhận diện các thiếu sót trong quản lý danh điểm, trích lập dự phòng và kiểm kê. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất mang tính cụ thể, bám sát đặc điểm vận hành của một doanh nghiệp thương mại ngành cấp thoát nước và có giá trị tham khảo trong học thuật cũng như thực tiễn nghề nghiệp kế toán.