Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, hàng hóa vừa là đối tượng kinh doanh vừa là đối tượng lao động trọng yếu nhằm mục đích sinh lời. Do đặc thù hàng hóa đa dạng về chủng loại, quy cách, kích cỡ và luôn biến động liên tục qua các khâu mua bán, vận chuyển, lưu kho và tiêu thụ, công tác quản lý hàng hóa đòi hỏi tính chuẩn xác và chặt chẽ cao. Việc tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán hàng hóa giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao tình hình biến động xuất - nhập - tồn, giảm thiểu tối đa các tổn thất, hao hụt vật chất và rủi ro quản trị, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Công ty Cổ phần Bình Minh là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại các mặt hàng vật liệu xây dựng (gạch ốp chân tường, đá ốp tường, đá ốp nền, gạch, ngói). Doanh nghiệp luôn đặt nhiệm vụ tổ chức quản lý và luân chuyển hàng hóa lên hàng đầu, từ khâu tìm kiếm đối tác, lập kế hoạch thu mua, dự trữ bảo quản cho đến bán hàng. Để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và quản trị nội bộ, đề tài "Hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ phần Bình Minh" được thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ cụ thể sau:
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán hàng hóa trong các doanh nghiệp thương mại.
- Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ phần Bình Minh dựa trên số liệu thực tế phát sinh.
- Đề xuất các ý kiến và giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng hóa tại công ty.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán hàng hóa (bao gồm kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, luân chuyển chứng từ và kiểm kê hàng hóa).
- Phạm vi không gian: Phòng Tài chính – Kế toán và hệ thống kho hàng của Công ty Cổ phần Bình Minh (địa chỉ: Xóm Chợ Tổng, Xã Lưu Kiếm, Huyện Thủy Nguyên, Thành phố Hải Phòng).
- Phạm vi thời gian: Số liệu và tài liệu kế toán thu thập trong niên độ kế toán năm 2014.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật và chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành tại thời điểm nghiên cứu:
- Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) – Hàng tồn kho, ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Tác giả hệ thống hóa các nguyên tắc và kỹ thuật kế toán hàng hóa cơ bản:
- Nguyên tắc ghi nhận: Hàng hóa được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc. Giá gốc hàng nhập kho bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn, các khoản thuế không được hoàn lại, chi phí thu mua trực tiếp liên quan (vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, bảo hiểm) trừ đi các khoản giảm giá hàng mua và chiết khấu thương mại được hưởng. Chi phí thu mua được phân bổ cho hàng đã bán và hàng tồn kho cuối kỳ theo tiêu thức giá trị hoặc số lượng.
- Phương pháp tính giá xuất kho: Bao gồm 4 phương pháp chuẩn mực: phương pháp giá đích danh, phương pháp bình quân gia quyền (bình quân cuối kỳ hoặc bình quân liên hoàn sau mỗi lần nhập), phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) và phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO).
- Kế toán chi tiết hàng hóa: Gồm 3 phương pháp ghi sổ: phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư.
- Kế toán tổng hợp hàng hóa: Gồm phương pháp kê khai thường xuyên (sử dụng nhóm Tài khoản 156 – Hàng hóa, với các tài khoản cấp hai: TK 1561 - Giá mua hàng hóa, TK 1562 - Chi phí thu mua hàng hóa, TK 1567 - Hàng hóa bất động sản) và phương pháp kiểm kê định kỳ (sử dụng Tài khoản 611 - Mua hàng, chi tiết TK 6112 - Mua hàng hóa).
- Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Thực hiện theo nguyên tắc thận trọng, ghi nhận vào Tài khoản 159 (tiểu khoản 1593 theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC) và đối ứng với Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán.
- Hệ thống hình thức sổ kế toán: Khái quát 5 hình thức: Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – Chứng từ và Kế toán trên máy vi tính.
Phương pháp nghiên cứu thực tế:
Tác giả sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu chuyên ngành kế toán: phương pháp phân tích tài liệu và tổng hợp lý luận; phương pháp chứng từ kế toán; phương pháp tài khoản và ghi sổ kép; phương pháp tính giá; phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán; cùng phương pháp so sánh, đối chiếu số liệu từ chứng từ thực tế với sổ kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính.
Nguồn dữ liệu:
Toàn bộ dữ liệu thực chứng được trích xuất trực tiếp từ hệ thống chứng từ kế toán gốc (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản giao nhận hàng hóa), Thẻ kho, Sổ chi tiết TK 156, Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái và Báo cáo tài chính năm 2014 do Phòng Tài chính – Kế toán Công ty Cổ phần Bình Minh cung cấp.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Những vấn đề cơ bản về công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại
Chương này trình bày toàn diện lý luận về kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại với các nội dung trọng tâm:
- Khái niệm và đặc điểm hàng hóa: Hàng hóa biểu hiện qua hai mặt giá trị và hiện vật (số lượng, quy cách, phẩm cấp). Quá trình lưu chuyển hàng hóa thực hiện qua phương thức bán buôn hoặc bán lẻ. Hàng hóa được phân loại theo ngành hàng (kim khí điện máy, hóa chất, vật liệu xây dựng, nông lâm thủy sản...), theo nguồn gốc sản xuất, theo khâu lưu thông (bán buôn, bán lẻ) hoặc theo phương thức vận động (qua kho, bán thẳng).
- Kỹ thuật tính giá hàng hóa: Xác định giá gốc nhập kho theo từng nguồn hình thành (mua ngoài, tự gia công, thuê ngoài gia công, nhận biếu tặng) và công thức phân bổ chi phí thu mua. Phân tích chi tiết ưu điểm, nhược điểm và phạm vi ứng dụng của 4 phương pháp tính giá xuất kho (đích danh, bình quân gia quyền, FIFO, LIFO).
- Các phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa: So sánh quy trình luân chuyển chứng từ và ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán của 3 phương pháp hạch toán chi tiết.
| Tiêu chí |
Phương pháp thẻ song song |
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển |
Phương pháp sổ số dư |
| Ghi chép tại kho |
Thủ kho ghi số lượng nhập, xuất, tồn vào Thẻ kho theo từng chứng từ. |
Thủ kho ghi số lượng nhập, xuất, tồn vào Thẻ kho tương tự thẻ song song. |
Thủ kho ghi Thẻ kho; cuối tháng ghi số lượng tồn vào Sổ số dư do kế toán lập. |
| Ghi chép tại phòng kế toán |
Kế toán mở Sổ (thẻ) chi tiết ghi cả số lượng và thành tiền theo từng chứng từ. |
Kế toán lập Bảng kê nhập, Bảng kê xuất; cuối tháng ghi một dòng vào Sổ đối chiếu luân chuyển. |
Kế toán nhận chứng từ định kỳ, lập Bảng kê lũy kế nhập/xuất theo nhóm/loại; tính tiền vào Sổ số dư. |
| Thời điểm đối chiếu |
Định kỳ hoặc cuối tháng lập Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn đối chiếu với Thẻ kho và Sổ Cái. |
Tiến hành vào cuối tháng giữa Sổ đối chiếu luân chuyển với Thẻ kho và sổ kế toán. |
Tiến hành cuối tháng giữa Sổ số dư với Bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn và Sổ Cái. |
| Ưu điểm |
Đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, cung cấp thông tin kịp thời. |
Khối lượng ghi sổ giảm hơn so với phương pháp thẻ song song. |
Giảm tải khối lượng ghi chép cho kế toán; kiểm tra thường xuyên tại kho. |
| Nhược điểm |
Khối lượng ghi chép lớn, trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa kho và kế toán. |
Dồn việc vào cuối tháng; hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. |
Kế toán không theo dõi chi tiết từng mặt hàng về số lượng; tra cứu sai lệch phức tạp. |
| Điều kiện áp dụng |
Doanh nghiệp ít chủng loại hàng, nghiệp vụ phát sinh ít, nhân sự kế toán vừa phải. |
Doanh nghiệp không có yêu cầu báo cáo nhanh hàng ngày, ít chủng loại hàng. |
Doanh nghiệp nhiều chủng loại hàng, xuất nhập thường xuyên, kế toán và thủ kho có trình độ cao. |
- Kế toán tổng hợp và hình thức sổ: Trình bày nguyên tắc hạch toán tài khoản kế toán hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên (TK 156, TK 1561, TK 1562, TK 1567) và kiểm kê định kỳ (TK 611, TK 6112); trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 1593/TK 632); đồng thời mô tả sơ đồ luân chuyển chứng từ của 5 hình thức kế toán (Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – Chứng từ, Kế toán máy).
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ phần Bình Minh
Chương 2 phản ánh chi tiết cơ cấu tổ chức và quy trình tác nghiệp kế toán thực tế tại Công ty Cổ phần Bình Minh:
- Tổng quan về đơn vị: Công ty Cổ phần Bình Minh thành lập ngày 27/04/2002 theo Giấy chứng nhận ĐKKD số 0203000186 do ông Phạm Thế Ánh làm Giám đốc; Mã số thuế: 0200453751; Trụ sở tại Xóm Chợ Tổng, Xã Lưu Kiếm, Huyện Thủy Nguyên, TP. Hải Phòng. Doanh nghiệp chuyên kinh doanh vật liệu xây dựng (gạch ốp chân tường, đá ốp tường, đá ốp nền, gạch, ngói).
- Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán:
- Bộ máy quản lý gồm: Giám đốc trực tiếp điều hành, Bộ phận Tổ chức hành chính, Bộ phận Tài chính – Kế toán, và Bộ phận Kinh doanh.
- Bộ máy kế toán gồm 4 nhân sự: Kế toán trưởng (phụ trách chung, chịu trách nhiệm pháp lý), Kế toán tiền lương kiêm thủ quỹ (theo dõi lao động, tiền lương và quản lý tiền mặt), Kế toán thu - chi kiêm kế toán thuế (theo dõi tiền gửi ngân hàng, công nợ, kê khai và quyết toán thuế GTGT), Kế toán hàng hóa, doanh thu, chi phí (theo dõi nhập - xuất - tồn, hạch toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh).
- Chính sách và chế độ kế toán áp dụng:
- Chế độ kế toán: Áp dụng Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Niên độ kế toán: Từ 01/01 đến 31/12; Đơn vị tiền tệ ghi chép: Việt Nam đồng (VNĐ).
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên; Ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc.
- Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng; Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
- Hình thức sổ kế toán: Áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ.
- Thực trạng luân chuyển chứng từ và hạch toán nghiệp vụ nhập kho:
- Quy trình nhập kho: Phòng kinh doanh lập kế hoạch mua hàng trình Giám đốc phê duyệt; nhân viên kinh doanh nhận hàng cùng Hóa đơn GTGT và Biên bản giao nhận hàng hóa; Thủ kho cùng Kế toán kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách thực tế và lập Phiếu nhập kho (2 liên: liên 1 lưu tại cuống cho thủ kho ghi thẻ kho, liên 2 chuyển phòng kế toán).
- Nghiệp vụ thực tế minh họa: Hóa đơn GTGT số 0000985, ký hiệu AB/14P ngày 12/12/2014, Công ty Cổ phần Bình Minh mua đá ốp tường của Công ty Cổ phần Ngọc Sơn (Lưu Kỳ, Thủy Nguyên, Hải Phòng), thanh toán bằng tiền mặt:
| STT |
Tên hàng hóa, quy cách |
Đơn vị tính |
Số lượng |
Đơn giá (VNĐ) |
Thành tiền (VNĐ) |
| 1 |
Đá ốp tường 10x30 (Đ3528) |
Thùng |
30 |
150.000 |
4.500.000 |
| 2 |
Đá ốp tường 10x20 (Đ3526) |
Thùng |
45 |
110.000 |
4.950.000 |
| 3 |
Đá ốp tường 10x25 (Đ3527) |
Thùng |
25 |
130.000 |
3.250.000 |
| Cộng |
Cộng tiền hàng |
|
100 |
|
12.700.000 |
|
Thuế suất GTGT: 10% |
|
|
|
1.270.000 |
|
Tổng cộng tiền thanh toán |
|
|
|
13.970.000 |
- Nhân sự tham gia thực hiện nghiệp vụ: Đại diện giao nhận bên mua là bà Lê Thị Viện (nhân viên phòng kinh doanh), thủ kho tiếp nhận là bà Nguyễn Thị Linh; đại diện bên bán là ông Tô Văn Duyên (Trưởng cơ sở Công ty CP Ngọc Sơn). Hàng hóa mới 100% kèm chứng chỉ xuất xưởng, lập thành 4 bản biên bản giao nhận.
- Hệ thống báo cáo tài chính: Đơn vị lập định kỳ hệ thống báo cáo theo quy định mẫu biểu Quyết định 48/2006/QĐ-BTC gồm: Bảng cân đối kế toán (Mẫu B01-DNN), Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu B02-DNN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B03-DNN), Bảng cân đối số phát sinh (Mẫu F01-DNN), Thuyết minh Báo cáo tài chính (Mẫu B09-DNN) và các báo cáo quản trị nội bộ.
Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ phần Bình Minh
Chương này tập trung đánh giá ưu, nhược điểm và đưa ra định hướng hoàn thiện:
- Đánh giá thực trạng:
- Ưu điểm: Bộ máy kế toán được tổ chức tinh gọn, phân công nhiệm vụ cụ thể; việc luân chuyển chứng từ mua bán, nhập xuất cơ bản tuân thủ quy trình; áp dụng hệ thống chứng từ và tài khoản theo đúng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (Quyết định 48/2006/QĐ-BTC).
- Nhược điểm: Việc ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ thủ công đòi hỏi nhiều công sức ghi chép và dễ xảy ra sai sót khi khối lượng chứng từ tăng cao; phương pháp tính giá xuất kho bình quân cả kỳ dự trữ khiến kế toán chỉ tính toán được giá vốn vào cuối tháng, làm chậm tiến độ cung cấp thông tin giá vốn tức thời phục vụ quản trị; việc đối chiếu số liệu chi tiết giữa phòng kế toán và thủ kho đôi lúc chưa thực hiện đều đặn theo ngày.
- Yêu cầu và giải pháp hoàn thiện:
- Đảm bảo tính thống nhất, chính xác và kịp thời của thông tin kế toán hàng hóa phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh.
- Cải tiến quy trình luân chuyển chứng từ nhập - xuất kho, tăng cường kiểm tra, đối chiếu định kỳ giữa thẻ kho của thủ kho và sổ chi tiết của kế toán hàng hóa.
- Nghiên cứu ứng dụng hình thức kế toán trên máy vi tính kết hợp triển khai phần mềm kế toán chuyên nghiệp nhằm tự động hóa việc ghi chép sổ cái, lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn và hỗ trợ tính giá xuất kho nhanh chóng.
Kết quả và đóng góp
- Kết quả thực tế: Khóa luận đã mô tả chi tiết dòng luân chuyển số liệu và bộ chứng từ kế toán thực tế phát sinh trong năm 2014 tại Công ty Cổ phần Bình Minh, điển hình là các nghiệp vụ mua bán mặt hàng vật liệu xây dựng (đá ốp tường, gạch ốp) với đầy đủ hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận và phiếu nhập kho thực tế.
- Về mặt tổ chức hạch toán: Làm rõ quy trình vận dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp tính giá xuất kho bình quân cả kỳ dự trữ tại một doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ.
- Đề xuất giải pháp: Đưa ra các kiến nghị hoàn thiện phù hợp với năng lực quản lý và quy mô vốn của Công ty Cổ phần Bình Minh, đặc biệt là định hướng chuẩn hóa công tác đối chiếu kho - kế toán và ứng dụng phần mềm máy vi tính để giảm tải khối lượng ghi chép thủ công.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Nghiên cứu được giới hạn khảo sát trong phạm vi một doanh nghiệp thương mại cụ thể tại Hải Phòng (Công ty Cổ phần Bình Minh) với số liệu kế toán trích xuất trong niên độ năm 2014 và bám sát khung pháp lý của Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC.
- Hướng nghiên cứu tiếp theo: Có thể mở rộng phạm vi khảo sát sang các mô hình doanh nghiệp thương mại có quy mô lớn hơn, chuỗi cung ứng phức tạp hơn; đồng thời nghiên cứu cập nhật chuyển đổi hệ thống tài khoản và mẫu biểu kế toán theo các thông tư mới do Bộ Tài chính ban hành trong các giai đoạn tiếp theo (như Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC).
Giá trị tham khảo
- Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về kế toán hàng hóa, hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại.
- Nội dung giá trị: Khóa luận cung cấp tài liệu tham khảo thực tế về mẫu biểu chứng từ (Hóa đơn GTGT, Biên bản giao nhận, Phiếu nhập kho), quy trình ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ và cách thức tổ chức bộ máy kế toán kết hợp kiêm nhiệm phù hợp với mô hình doanh nghiệp thương mại quy mô nhỏ và vừa.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty Cổ phần Bình Minh áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và lựa chọn hình thức sổ kế toán là Chứng từ ghi sổ.
2. Phương pháp hạch toán và tính giá xuất kho hàng hóa tại doanh nghiệp là gì?
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi hàng tồn kho (ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc trên Tài khoản 156) và tính giá trị hàng hóa xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
3. Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Bình Minh gồm những vị trí nào?
Bộ máy kế toán của công ty gồm 4 vị trí: Kế toán trưởng phụ trách chung; Kế toán tiền lương kiêm thủ quỹ; Kế toán thu - chi kiêm kế toán thuế; và Kế toán hàng hóa, doanh thu, chi phí.
4. Nghiệp vụ nhập kho đá ốp tường ngày 12/12/2014 tại công ty có giá trị thanh toán như thế nào?
Theo Hóa đơn GTGT số 0000985 do Công ty Cổ phần Ngọc Sơn phát hành, doanh nghiệp nhập mua 100 thùng đá ốp tường các loại (10x30, 10x20, 10x25) với tổng tiền hàng chưa thuế là 12.700.000 đồng, thuế GTGT 10% là 1.270.000 đồng, tổng giá trị thanh toán bằng tiền mặt là 13.970.000 đồng.
5. Hệ thống báo cáo tài chính của công ty gồm các biểu mẫu nào?
Doanh nghiệp lập hệ thống báo cáo theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC gồm: Bảng cân đối kế toán (Mẫu B01–DNN), Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu B02–DNN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B03–DNN), Bảng cân đối số phát sinh (Mẫu F01–DNN) và Thuyết minh Báo cáo tài chính (Mẫu B09–DNN).
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Hải Ninh đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại và phản ánh chính xác thực trạng hạch toán tại Công ty Cổ phần Bình Minh trong năm 2014. Đề tài làm rõ quy trình xử lý chứng từ, phương pháp kê khai thường xuyên và hình thức Chứng từ ghi sổ được vận dụng trong thực tế kinh doanh vật liệu xây dựng. Các đề xuất hoàn thiện được xây dựng bám sát thực trạng hoạt động của đơn vị, có giá trị ứng dụng thiết thực cho công tác kế toán quản trị nội bộ tại doanh nghiệp nhỏ và vừa.
