CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP. Các khái niệm có liên quan. Khái niệm quản trị. Quản trị là một trong những khái niệm chưa có khái niệm nào là tổng quát và được tất cả mọi người công nhận.
Khái niệm quản trị được hiểu theo khá nhiều khía cạnh khác nhau. Mỗi khía cạnh khác nhau lại cho chúng ta hiểu sâu hơn về khái niệm quản trị. Một số các khái niệm về quản trị được nhiều người biết đến rộng rãi nhất là: Theo Mary Parker Follett cho rằng “Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác”.TS Phạm Vũ Luận (2004), Giáo trình Quản trị doanh nghiệp thương mại,nhà xuất bản Thống kê: “Quản trị là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đạt đượ cmục đích (đảm bảo hoàn thành công việc) thông qua sự nỗ lực (sự thực hiện) của nhữngngười khác”. Theo James Stoner và Stephen Robbins: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”.
Theo Management Angelo Kinicki, Williams, Mc Graw Hill Irwin- New York 2006 “Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả, bằng sự phối hợp cáchoạt động của những người khác thông qua 4 chức năng của quản trị: hoạch định, tổ chức,lãnh đạo và kiểm soát”. Khái niệm tổ chức, cơ cấu tô chức và phân quyền. - Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môitrường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức. Tổ chức là 1 trong 4 chức năng (hoạt động) của quản trị: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát.
Chức năng tổ chức bao gồm 2 nội dung cơ bản: cơ cấu tổ chức và phân quyền. - Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những 8 chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức hay của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức là tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, chuyên môn hóa theo những mục tiêu, chức trách, nhiệmvụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định. - Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó.
Trong đó: +Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu. + Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ. + Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúngvới yêu cầu của người giao. Các nội dung lý luận về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 1. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp - Tính tập trung: Phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận. Nó chỉ sự phân bổ quyền hạn ra quyết định trong hệ thống thứ bậc của tổ chức. Nếu quyền lực trong tổ chức được tập trung chủ yếu cho một cá nhân hoặc một bộ phận thì tính tập trung của tổ chức là cao và ngược lại.
- Tính phức tạp: Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong tổ chức. Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối liên hệ chức tạp, ta nói cơ cấu tổ chức có tính phức tạp cao, và ngược lại. - Tính tiêu chuẩn hóa: Đặc trưng này phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân thông qua các chính sách và thủ tục, quy tắc, hay các nội dung, quy chế. Nếu mức độ ràng buộc cao và chặt chẽ ta nói tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh cho tổ chức.
Nguyên tắc của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Trong thực tiễn không hiếm khi chúng ta bắt gặp trường hợp nhân viên của một công ty một lúc họ nhận được hai nhiệm vụ khác nhau: một từ người quản lý trực tiếp, 9 một từ người trợ lý của quản lý cấp trên. Hiển nhiên chúng ta thấy người nhân viên này sẽ không biết nghe ai? Việc không tuân thủ nguyên tắc mỗi cán bộ, công nhân viên trong một tổ chức chỉ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của một cán bộ quản lý đã dẫn tới trường hợp dở khóc dở cười này.Ở đây xuất hiện một vấn đề là trong công tác tổ chức chúng ta phải tuân thủ những nguyên tắcnào và việc vận dụng chúng ra sao để đạt hiệu quả tốt nhất. Giải quyết những vấn đề vừa nêucó tầm quan trọng rất lớn ở mỗi công ty. Thiết kế và hoàn thiện cơ cấu guồng máy, phòng ban, công việc.
là những công việc thường có tầm quan trọng chiến lược. Sai sót trong công tác tổ chức có ảnh hưởng sâu sắc tới tất cả các mặt hoạt động quản trị khác. Xây dựng và tuânthủ một hệ thống các nguyên tắc tổ chức khoa học sẽ góp phần hạn chế những sai lầm kể trên. Mặt khác, công tác tổ chức là những hoạt động quản trị sáng tạo, nó cần được sự nhất trí đồng tình và ủng hộ của những người có liên quan.Một trong những cơ sở khoa học của sự nhất trí đó là việc tuân thủ những đòi hỏi khách quan của các nguyên tắc tổ chức khoa học.
Tiến hành các hoạt động về tổ chức không theo một nguyên tắc nào cả (vô nguyên tắc) sẽ dẫn đến sự tùy tiện mà hậu quả tất nhiên không thể nói là tốt đẹp được. Tính tất yếu khách quan trong việc xây dựng và tuân thủ các nguyên tắc khoa học về tổ chức quản trị nằm ở ngay trong tính quy luật của chính những nguyên tắc đã được đề ra. Điều này có nghĩa là các nguyên tắc tổ chức không thể được đặt ra một cách tùy tiện. Nó chính là hiện thân của các đòi hỏi khách quan và sự vận dụng sáng tạo của các qui luật về tổ chức quản trị.
Những nguyên tắc tổ chức chính thường được sử dụng trên thực tế là: - Thống nhất chỉ huy: Cấu trúc tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống hất trong toàn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn. - Cân đối: Tính cân đối ở đây thể hiện ở sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau. Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định, bền vững trong quá trình phát triển của tổ chức. - Tin cậy: Đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo sự thống nhất, ăn khớp về hoạt động giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức cũng như tính chính xác của các quyết định quản trị được ban hành.
10 - Linh hoạt: Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng, đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức. - Nguyên tắc hiệu quả: Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản trị phải thu được kết quả hoạt động cao nhất so với chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động của các phân hệ và tác động điều khiển của các giám đốc. Để bảo đảm cho nguyên tắc này được thực hiện, cần tuân thủ các yêu cầu sau: +Cơ cấu tổ chức quản trị là cơ cấu hợp lý nhằm đảm bảo chi phí cho các hoạt động là nhỏ nhất, mà kết quả chung thu lại của doanh nghiệp là lớn nhất trong khả năng có thể (tức là đảm bảo tính hiệu quả của doanh nghiệp). + Cơ cấu tổ chức phải tạo được môi trường văn hoá xung quanh nhiệm vụ của các phân hệ (phương văn hoá); làm cho mỗi phân hệ hiểu rõ vị trí, giá trị của các hoạt động mà mìnhtham dự là nhằm tạo lợi thế, thuận lợi cho các phân hệ có liên quan trực tiếp với mình.
Các thủ lĩnh cấp phân hệ phải có lương tâm, trách nhiệm, ý thức hợp tác để làm tốt nhiệm vụ củamình, tránh gây khó khăn và trở ngại cho các phân hệ và cho cả doanh nghiệp, từ đó các hành vi xử sự hợp lý, tích cực giữa các phân hệ trong doanh nghiệp (tức là đảm bảo tính hiệu quả của cơ cấu tổ chức quản trị). + Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho thủ lĩnh các phân hệ có quy mô (của phân hệ) được giao quản trị là hợp lý, tương ứng với khả năng kiểm soát, điều hành của họ. Rõ ràng trình độ, khả năng của một thủ lĩnh chỉ có thể lãnh đạo, điều hành 10 người mà cấp trên lại giao cho họ quản lý 100 người là điều bất cập. Một số mô hình của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp.
Mô hình tổ chức đơn giản (Mô hình trực tuyến) Tổng giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc Giám đốc tuyến 1 tuyến 2 tuyến 3 tuyến 4 Hình 1.1: Mô hình tổ chức đơn giản 11 - Đặc điểm: Quyền hành quản trị tập trung cao độ vào tay một người, có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều. Mọi thông tin đều được tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó. - Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ, linh hoạt, chi phí quản lý thấp, có thể mang lại hiệu quả cao. Hoạt động kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng, có thể hạn chế mức thấp nhất tình trạng quan liêu giấy tờ.
- Nhược điểm: Với mô hình tổ chức này, mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc, hạn chế tính chuyên môn hóa nên có thể làm cho bộ máy quản trị rơi vào tình trạng quá tải.
