CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý trong doanh nghiệp sản xuất 1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất Sản xuất ra của cải vật chất là điều kiện tồn tại và phát triển của xã hội loài người. Sản xuất là quá trình làm ra sản phẩm để sử dụng, hay để trao đổi trong thương mại.
Quyết định sản xuất dựa vào các vấn đề chính sau: Sản xuất cái gì? Sản xuất như thế nào? Sản xuất cho ai? Giá thành sản xuất và làm thế nào để tối ưu hóa việc sử dụng và khai thác các nguồn lực cần thiết làm ra sản xuất. Bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào muốn sản xuất cũng cần phải có 3 yếu tố đó là: tư liệu lao động, đối tượng lao động và lao động: “Doanh nghiệp là một tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng kí thành lập theo quy định của Pháp luật nhằm mục đích kinh doanh” [35]. Doanh nghiệp sản xuất là doanh nghiệp sử dụng các nguồn lực kinh tế kết hợp với công nghệ hợp lý để sản xuất ra sản phẩm cung cấp trên thị trường. Mục tiêu của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận, cung cấp sản phẩm, hàng hóa dịch vụ, tiếp tục phát triển, ngoài ra còn có trách nhiệm với xã hội.
Với mục tiêu là lợi nhuận doanh nghiệp sẽ bù đắp chi phí, những rủi ro gặp phải để tiếp tục phát triển. Nếu không có lợi nhuận doanh nghiệp không thể trả công cho người lao động, duy trì việc làm lâu dài cho người lao động cũng như không thể cung cấp lâu dài hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng và cộng đồng. Đặc điểm hoạt động của doanh nhiệp sản xuất gồm các đặc điểm sau: Quy trình sản xuất: là một chuỗi các công việc được thực hiện theo thứ tự để tạo ra các sản phẩm trên cơ sở kết hợp: nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thiết bị, năng lượng và các yếu tố khác. Các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, chi phí nhân công, chi phí khấu hao máy móc thiết bị, 15 chi phí quản lý và điều hành sản xuất.
Vấn đề đặt ra với các doanh nghiệp sản xuất là tiết kiệm tối ưu các nguồn lực, nâng cao năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm. Muốn vậy thì các doanh nghiệp phải quản lý tốt các vấn đề trên, kế toán một công cụ quản lý kinh tế hữu hiệu cần phải được chú trọng. Đặc điểm về tổ chức quản lí trong các doanh nghiệp sản xuất Quản lý là sự tác động có định hướng của chủ thể lên đối tượng quản lý nhằm duy trì hoạt động của các hệ thống, sử dụng tốt nhất mọi tiềm năng có sẵn, các cơ hội để đưa hệ thống đi đến mục tiêu đề ra trong điều kiện biến động của thị trường. Quản lý là quá trình vận dụng các quy luật kinh tế, tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định các biện pháp về kinh tế, xã hội, tổ chức kỹ thuật.
Từ đó, họ tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh. Quản lý doanh nghiệp sản xuất là một hoạt động tác động đến hành vi có ý thức của người lao động và tập thể người lao động, qua đó tác động đến yếu tố vật chất, kỹ thuật của sản xuất kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu đề ra của doanh nghiệp. Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người, bởi vì con người là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất. Trong mọi hệ thống sản xuất, con người luôn giữ vị trí trung tâm và có ý nghĩa quyết định.
Quản lý con người gồm nhiều chức năng phức tạp. Bởi vì, con người chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố như: sinh lý, tâm lý, xã hội. Các yếu tố này luôn có sự hỗ trợ qua lại, tác động nhau hình thành nhân cách mỗi con người. Trong các doanh nghiệp sản xuất, quản lí kinh tế là một chức năng quan trọng trong hoạt động quản lí và điều hành chung của doanh nghiệp cũng như quản lí sản xuất, quản lí chi phí, quản lí việc sử dụng vốn, quản lí nhân sự, quản lí công nghệ, dây truyền sản xuất, quản lí lợi nhuận và phân phối lợi nhuận.
Trong một bộ máy quản lý doanh nghiệp có 3 yếu tố chính: cơ cấu tổ chức, các bộ phận quản lý, cơ chế hoạt động của bộ máy trong đó: Cơ cấu tổ chức xác định các bộ phận, các phân hệ, và phòng ban các phòng ban chức năng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Trong đó mỗi phòng ban, hoặc bộ phận phải được chuyên môn hóa, có trách nhiệm 16 cũng như quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các chức năng quản lý. Các bộ phận quản lý: là những người đứng đầu một tổ chức hay phòng ban chịu trách nhiệm về các quyết định của mình của mình. Cơ chế hoạt động của bộ máy: Xác định các mối liên hệ cơ bản và các nguyên tắc làm việc của bộ máy quản lý cũng như các mối liên hệ cơ bản để bảo đảm mục tiêu chung đề ra.
Cơ cấu tổ chức là một tập hợp của các thành phần (đơn vị và cá nhân) trong một mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chuyên môn và trách nhiệm được trao một số quyền hạn của các giai đoạn khác nhau để đảm bảo việc thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ các mục đích chung của doanh nghiệp được biết đến. Chúng tôi thấy rằng bản chất của cơ cấu tổ chức và phân chia quyền lực và trách nhiệm trong kế hoạch quản lý. Vì vậy, một mặt cơ cấu tổ chức phản ánh cơ cấu và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong công ty, mặt khác có tác động tích cực đối với sự phát triển của công ty. Ở cấp độ quản lý, ví dụ, cấp công ty cấp đơn vị, mức chức năng.
bộ phận quản lý đại diện cho chức năng quản lý theo chiều dọc (đường thẳng) đại diện cho một tập trung vào quản lý. Cơ cấu, ngành chức năng, chẳng hạn như hoạt động văn phòng, tài chính, tiếp thị, các phòng thí nghiệm nghiên cứu và phát triển, lĩnh vực sản xuất. ngành, lĩnh vực này đại diện cho một phần mạnh mẽ của các chức năng quản lý để chỉ chuyên môn trong quản lý kinh doanh. Kế toán với tư cách là một nghề, một công cụ quản lý kinh tế hữu hiệu không thể tách rời khỏi các mô hình tổ chức quản lý, bởi chính các mô hình tổ chức quản lý này sẽ chi phối trực tiếp đến tổ chức công tác kế toán.
Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất có các mô hình tổ chức quản lí như sau: * Mô hình tổ chức quản lí theo tuyến: Theo mô hình này thì mối quan hệ của bất kỳ thành viên nào trong doanh nghiệp với người lãnh đạo trực tiếp đều được hiện bằng một tuyến (đường thẳng). Giám đốc doanh nghiệp giao một phần công việc của mình cho quản lí và thông qua quản lí mà đưa mọi mệnh lệnh xuống các phân xưởng. Quản lí có quan hệ trực tiếp với các đốc công, mỗi đốc công lại phụ trách một số công nhân. Các công nhân hoàn toàn độc lập với nhau và chỉ phụ thuộc vào một đốc công mà thôi.
Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là: Cấp trên trực tiếp lãnh đạo cấp dưới. 17 Cấp dưới tiếp thu, chấp hành chỉ thị, mệnh lệnh cấp trên. * Ưu điểm: Quyền lựu tập trung, quy trách nhiệm rõ ràng, duy trì được tính kỷ luật và kiểm tra, liên hệ dễ dàng đơn giản, mau lẹ, quyết định nhanh chóng, mệnh lệnh thống nhất tiện cho Giám đốc. Chính vì vậy mà tạo điều kiện duy trì một thủ trưởng.
* Nhược điểm: Không có sự phân công hợp lý, không có quan hệ điều hoà theo chiều ngang. Tất cả đều do cá nhân quyết định nên dễ đi đến chuyên quyền, độc đoán. Đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức sâu rộng, toàn diện, tổng hợp. Đồng thời không tận dụng được sự tư vấn, giúp đỡ của các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị và khi cần thiết liên hệ giữa hai thành viên của các tuyến thì việc báo cáo thông tin đi theo đường vòng.
Đặc điểm của mô hình này thường phù hợp với các doanh nghiệp có qui mô nhỏ * Mô hình tổ chức quản lí theo chức năng: Theo mô hình này mỗi khâu, mỗi bộ phận được giao cho người phụ trách chuyên sâu trực tiếp quản lí, mỗi người có lĩnh vực riêng của mình và trong lĩnh vực ấy họ độc lập hướng dẫn các đốc công của doanh nghiệp. Ưu điểm của hệ thống quản lí theo chức năng đó là việc chỉ đạo công việc được chuyên môn hóa, được giao cho những người đã được đào tạo nghiên cứu một cách cẩn thận về công việc đó và do đó chỉ đạo sẽ đúng đắn hơn, khoa học hơn. Nhược điểm: Không duy trì được tính kỷ luật, kiểm tra phối hợp. Người lãnh đạo tổ chức phải phối hợp với người lãnh đạo chức năng, nhưng do có quá nhiều mệnh lệnh nên lãnh đạo tổ chức không phối hợp được hết, dẫn đến tình trạng người thừa hành trong một lúc có thể nhận nhiều mệnh lệnh, thậm chí trái ngược nhau.
* Mô hình tổ chức kết hợp trực tuyến chức năng: Đó là mô hình tổ chức hệ thống kết hợp giữa hệ thống tổ chức theo tuyến và theo chức năng. Đây là mô hình quản lý kết hợp giữa sự chỉ huy trực tiếp của các cấp lãnh đạo hành chính trong xí nghiệp và sự chỉ đạo nghiệp vụ của các nhân viên chức năng các cấp. Loại mô hình này sẽ tạo được một khung hành chính vững chắc để quản lý, điều hành có hiệu lực và hiệu quả cao. Các phòng ban có nhiệm vụ hoàn thành tốt các nghiệp vụ chuyên 18 môn của mình và có nhiệm vụ tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty.
Sự giúp việc của các phòng, ban chức năng cho các lãnh đạo nhằm mục đích chuẩn bị ra quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quyết định. Các phòng, ban chức năng không có quyền tự quyết định hoặc ra mệnh lệnh trực tiếp cho các cấp phân xưởng, mà chỉ có nhiệm vụ tổng hợp thông tin hoặc dự thảo lên để tham mưu, xin ý kiến quyết định của lãnh đạo sau đó mới thực hiện. Do vậy, cấp lãnh đạo của Công ty được chuẩn bị rất kỹ về các mặt nghiệp vụ chuyên môn và thông tin khi cần thiết để ra các quyết định quản lý và điều hành.