CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 1.1 Khái niệm về tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức công tác quản lý ở doanh nghiệp. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính trong doanh nghiệp nên công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý ở một doanh nghiệp. Hơn thế nữa, nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có quyền hạn trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có các cơ quan chức năng của nhà nước. Để tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp cần căn cứ vào quy mô hoạt động, đặc điểm của ngành và lĩnh vực hoạt động; đặc biệt về tổ chức sản xuất và quản lý cũng như tính chất của quy trình sản xuất trong doanh nghiệp đồng thời phải căn cứ vào các chính sách, chế độ, thể lệ (hoặc luật kế toán) được nhà nước ban hành.
Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với các yêu cầu quản lý khác nhau.2 Vai trò của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán tốt nhằm giúp Giám đốc điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính đạt hiệu quả cao; Giúp đơn vị quản lý chặt chẽ tài sản và bảo vệ tài sản của mình nhằm nâng cao hiệu quả việc sử dụng tài sản đó; Phản ánh được đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình hoạt động kinh doanh cũng như kết quả của quá trình đó đem lại lợi nhuận cho đơn vị; Kiểm tra giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng nguồn thu và tính chủ động trong kinh doanh; Cung cấp dữ liệu cho Ban lãnh đạo làm cơ sở hoạch định hoạt động kinh doanh ra và quyết định kinh doanh kịp thời, hiệu quả; 6 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu, tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và hợp lý; Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán; Tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp nhằm tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, phục vụ cho việc điều hành và quản lý; Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng quy định và phù hợp với yêu cầu quản lý cụ thể; Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính trong đơn vị nên công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả quản lý ở một đơn vị. Hơn thế nữa, nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng yêu cầu quản lý khác của các đối tượng có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của đơn vị, trong đó có các cơ quan chức năng nhà nước.2 Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Một tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với mọi yêu cầu của các đối tượng. Giúp cho đơn vị phản ánh với Giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch tài chính của đơn vị, thông qua số liệu kế toán có thể thấy được tình hình hoạt động kinh doanh của mình, thấy được những mặt mạnh, mặt yếu và khả năng tiềm tàng của đơn vị từ đó khai thác những khả năng này, đồng thời đề ra những biện pháp có hiệu quả đẩy mạnh hoạt động của đơn vị ngày càng phát triển hơn. Giúp cho nhà nước, các cơ quan chức năng thấy được bức tranh tài chính của đơn vị mình, thông qua số liệu kế toán nhà nước có thể thẩm tra xem đơn vị có thực hiện đúng các chính sách chế độ kinh tế tài chính hay không, từ đó thúc đẩy đơn vị phải tính toán kỹ hơn, tiết kiệm các khoản chi phí, tính toán chính xác các khoản thu nhập, kết quả lãi lỗ của đơn vị trong từng thời kỳ, qua đó củng cố và tăng cường trách nhiệm, quyền hạn trong việc điều hành hoạt động kinh doanh của đơn vị, hoạch định hướng đi phù hợp cho đơn vị.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 1.1 Tổ chức bộ máy kế toán Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, các DN phải tổ chức bộ máy kế toán trong DN là tổ chức các cán bộ, nhân viên kế toán cùng với các phương tiện kỹ thuật được trang bị để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, phân tích và cung cấp những thông tin kinh tế tài chính phục vụ cho công tác quản lý.
Vì vậy, tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán sao cho hợp lý, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, chính xác, trung thực, đầy đủ và hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin. Để đảm bảo được những yêu cầu trên, việc tổ chức bộ máy kế toán của DN phải dựa vào các căn cứ sau: - Lĩnh vực SXKD của DN. - Đặc điểm tổ chức và quy trình hoạt động SXKD của DN. - Quy mô và phạm vi địa bàn hoạt động SXKD của DN.
- Mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ doanh nghiệp. - Khối lượng, tính chất, mức độ phức tạp của các nghiệp vụ tài chính. - Biên chế bộ máy kế toán và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ. - Trình độ trang thiết bị, sử dụng các phương tiện kỹ thuật.
Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán: Hiện nay trong doanh nghiệp, bộ máy kế toán có thể được tổ chức theo một trong các mô hình: - Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung. - Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán. - Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung: DN có phòng kế toán được tổ chức theo các bộ phận kế toán, mỗi bộ phận thực hiện các phần hành kế toán cụ thể.
Nếu DN có đơn vị phụ thuộc thì các đơn vị này không tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra, phân loại và định kỳ chuyển chứng từ kế toán cùng các báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán trung tâm để xử lý và tổng hợp thông tin, trường hợp này các đơn vị phụ thuộc còn gọi đơn vị báo sổ. Ưu điểm của mô hình này là đảm bảo cho sự lãnh đạo tập trung, thống 8 nhất công tác kế toán, thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát, xử lý và cung cấp thông tin một cách kịp thời. Tuy nhiên mô hình này không phù hợp với DN có địa bàn hoạt động rộng, nếu áp dụng sẽ tạo nhược điểm rất lớn trong công tác kiểm tra, kiểm soát của người quản lý. Vì vậy mô hình này chủ yếu được áp dụng cho các DN có quy mô nhỏ hoặc vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng địa bàn hoặc ở những DN có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán nhưng được trang bị phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán hiện đại.
Mô hình tổ chức BMKT phân tán là mô hình mà DN tổ chức một phòng kế toán trung tâm và các phòng kế toán ở các đơn vị phụ thuộc. Phòng kế toán trung tâm thực hiện các phần hành kế toán phát sinh tại DN, đồng thời hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị phụ thuộc; thu nhận, kiểm tra các báo cáo kế toán do các đơn vị phụ thuộc gửi đến và tổng hợp lập BCTC toàn DN. Các đơn vị phụ thuộc có tổ chức BMKT riêng, thực hiện toàn bộ công tác kế toán tại đơn vị mình, định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm để tổng hợp chung toàn DN. Với ƣu điểm lớn là công tác kế toán gắn liền với hoạt động SXKD của đơn vị phụ thuộc, tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán kiểm tra trực tiếp các hoạt động kinh tế, tài chính.
Mô hình này phù hợp với các DN có quy mô vừa hoặc lớn. Tuy nhiên mô hình cũng có nhược điểm là BMKT đòi hỏi số lượng cán bộ kế toán lớn, công việc kế toán được thực hiện tại nhiều địa phương khác nhau sẽ hạn chế sự kiểm tra, chỉ đạo sát sao của ban lãnh đạo đối với toàn bộ hoạt động của DN. Mô hình tổ chức BMKT vừa tập trung vừa phân tán là sự kết hợp hai mô hình trên. Đặc điểm của mô hình này là DN có một số bộ phận phân cấp và một số bộ phận không phân cấp hay phân cấp đến một mức độ nhất định.
Theo đó, DN tổ chức một phòng kế toán trung tâm; đối với các đơn vị phụ thuộc lớn, đủ trình độ quản lý được phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ ở mức độ cao thì tổ chức BMKT riêng, thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình, định kỳ lập các báo cáo kế toán gửi về phòng kế toán trung tâm; 9 còn đối với các đơn vị phụ thuộc nhỏ hoặc chưa đủ trình độ quản lý, chưa được phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ ở mức độ cao thì không tổ chức BMKT riêng mà chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, định kỳ chuyển CTKT về phòng kế toán trung tâm. Với sự kết hợp hai mô hình tập trung và phân tán, mô hình này tạo điều kiện cho kế toán gắn liền với hoạt động của đơn vị, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động phục vụ quản lý có hiệu quả trong DN. Tuy vậy BMKT theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán còn khá cồng kềnh, vì vậy thích hợp với các DN có quy mô lớn, hoạt động trên địa bàn vừa tập trung vừa phân tán.