CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP TRONG ĐIỀU KIỆN CÔNG NGHỆ 4. Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp Theo khoản 4, Điều 3 của Luật kế toán số 88/2015/QH13 được ban hành ngày 20/11/2015 thì đơn vị kế toán là cơ quan, tổ chức, đơn vị (cơ quan có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp, cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp không sử dụng ngân sách nhà nước, ….) có thực hiện công việc kế toán như lập và xử lý chứng từ kế toán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, phải bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán và thực hiện các quy định khác về kế toán theo quy định của pháp luật. Kế toán có vai trò quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý của 1 đơn vị đặc biệt khi áp dụng công nghệ 4.0 một cách khoa học và hiệu quả vào trong tổ chức công tác kế toán. Khái niệm, ý nghĩa tổ chức công tác kế toán 1.
Khái niệm về tổ chức công tác kế toán - Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của đơn vị kế toán trên cơ sở vân dụng các phương pháp kế toán và tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị nhằm quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Để thu nhận, xử lý thông tin kế toán, phải thông qua một hệ thống các phương pháp khoa học nhất định là phương pháp kế toán. Đồng thời phải có yếu tố tổ chức bộ máy kế toán với những cán bộ làm công tác kế toán có hiểu biết về chuyên môn và được phân công nhiệm vụ cụ thể rõ ràng trong việc thực hiện các công việc kế toán. Hay nói cách khác là phải có sự tổ chức bộ máy, tổ chức con người làm kế toán.
Như vậy, tổ chức công tác kế toán tại đơn vị kế toán một mặt phải giải quyết được việc tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, và các phương pháp, phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích của 8 công tác kế toán, mặt khác phải đảm bảo tổ chức bộ máy kế toán hợp lý nhằm tạo được sự liên kết và phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên kế toán đảm nhiệm và thực hiện tốt công tác kế toán trong đơn vị. Ý nghĩa tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hợp lý, khoa học có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị. Thể hiện trên các khía cạnh sau: - Cung cấp chính xác, kịp thời và đầy đủ các thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị cho lãnh đạo đơn vị và các đối tượng quan tâm để có các quyết định đúng đắn, kịp thời. - Đảm bảo ghi chép, theo dõi, phản ánh và giám sát chặt chẽ các loại tài sản, nguồn vốn kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, nguồn vốn trong đơn vị.
- Tạo điều kiện cho kế toán đơn vị thực hiện tốt yêu cầu, chức năng và nhiệm vụ trong hệ thống các công cụ quản lý và tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán trong đơn vị. Vai trò tổ chức công tác kế toán Công tác kế toán đóng vai trò quan trọng đến thành công của mọi đơn vị - Thông qua công tác kế toán người đứng đầu đơn vị có thể đo lường, phân tích dữ liệu tài chính của đơn vị và đưa ra những định hướng phát triển, gia tăng lợi nhuận trong lĩnh vực mà đơn vị đang hoạt động. - Giúp cho người đứng đầu đơn vị có cái nhìn trực quan và cụ thể hơn về những gì mà đơn vị mình cần phải làm trong tương lai. - Duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng và xây dựng thương hiệu hiệu quả hơn.
- Theo dõi được danh sách khách hàng đang nợ và những hạng mục doanh nghiệp đang nợ, quản lý hồ sơ lương, theo dõi khoản lãi và trả lãi, thu hút các nhà đầu tư, đối tác tiềm năng, duy trì ngân sách hoạt động… 9 - Công tác kế toán cho phép người đứng đầu đơn vị nắm rõ tình hình tài chính mà đơn vị mình đang có trên mối tương quan giữa doanh thu và chi phí. - Quan trọng hơn, thông qua công tác kế toán người đứng đầu đơn vị sẽ nắm rõ được những dữ liệu, thông số tài chính cụ thể phục vụ cho công tác thực hiện nghĩa vụ nộp thuế với Ngân sách Nhà nước của đơn vị. Nhiệm vụ và tác động của công nghệ 4.0 đến tổ chức công tác kế toán 1. Nguyên tắc và nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán Đơn vị sự nghiệp là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý Nhà nước.
- Đặc điểm hoạt động của đơn vị sự nghiệp + Các đơn vị sự nghiệp được tổ chức và thành lập không nhằm mục đích sản xuất vật chất mà nhằm phục vụ cho các nhu cầu chung của xã hội, phải tuân thủ các yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ hướng tới những sản phẩm đặc thù (ví dụ: sức khỏe người bệnh, khoa học, trình độ người học.) + Nhìn chung, các đơn vị sự nghiệp, kể cả những đơn vị hoạt động theo mô hình doanh nghiệp hướng tới mục tiêu lợi nhuận, vẫn không phải là những chủ thể kinh doanh thực sự. Bởi chúng được thành lập nhằm cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước, không phải để thực hiện chức năng kinh doanh. Bởi thế các khoản chi cho hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công hầu hết đều do nhà nước cấp. + Vì được thành lập với mục đích là phục vụ cho các nhu cầu chung của xã hội nên các đơn vị, tổ chức sự nghiệp cho thấy vai trò và ý nghĩa trong đời sống xã hội.
Các đơn vị sự nghiệp sử dụng kế toán hành chính sự nghiệp (HCSN) tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí; tình hình quản lý và sử dụng các loại vật liệu, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị đồng thời cũng cung cấp các hoạt động cung ứng dịch vụ ph ục vụ các nhu cầu của xã hội. 10 Để tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý thì công tác kế toán tổ chức phải đúng những quy định trong Luật kế toán và chuẩn mực kế toán có vận dụng vào trong thực tế từng đơn vị thực hiện các nguyên tắc cơ bản sau: - Nguyên tắc thống nhất: tổ chức kế toán phải đảm bảo thông tin và kiểm tra hoạt động tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp. + Thống nhất giữa các đơn vị trong một hệ thống quản lý thống nhất: thống nhất giữa cấp trên với cấp dưới, thông nhất giữa các đơn vị trong ngành, thống nhất giữa các ngành với nhau. + Thống nhất trong thiết kế xây dựng các chỉ tiêu trên chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán với các chỉ tiêu quản lý.
+ Thống nhất trong nội dung kết cấu và phương pháp ghi chép trên các tài khoản kế toán. + Thống nhất trong việc áp dụng chính sách tài chính, kế toán. Thống nhất giữa chế độ chung và việc vận dụng trong thực tế các đơn vị về chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán. + Thống nhất giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý của đơn vị hành chính sự nghiệp trong mối quan hệ với bộ máy quản lý của ngành.
- Nguyên tắc phù hợp: tổ chức kế toán một mặt phải tuân thủ khuôn khổ pháp lý chung nhưng vẫn phải đảm bảo phù hợp với lĩnh vực hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp, các đơn vị này được xếp thành hai nhóm là nhóm đơn vị hành chính và nhóm đơn vị sự nghiệp nhằm trong một hệ thống quản lý của ngân sách nhà nước và được tổ chức theo cấp đơn vị dự toán có quy mô và phạm vi khác nhau. Do vậy hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán cần xây dựng phải bao phủ được chế độ hành chính sự nghiệp và còn phản ánh được cho từng lĩnh vực cụ thể theo các đặc trung khác nhau cho các yêu cầu cung cấp thông tin và quản lý khác nhau tại các đơn vị mà vẫn tuân thủ các khuôn khổ pháp lý chung. Tổ chức hạch toán kế toán một mặt phải phù hợp với hệ thống phương tiện vật chất và trang thiết bị hiện có của mỗi đơn vị hành chính sự nghiệp đồng thời phải phù hợp với thực trạng đội ngũ lao động kế toán tài chính tại đơn vị. 11 - Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Tổ chức hạch toán kế toán đảm bảo tính hiệu quả của các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trong quản lý tuy nhiên tổ chức hạch toán phải được thực hiện trên nguyên tắc tiết kiệm trong quan hệ hài hòa với việc thực hiện các yêu cầu của quản lý, kiểm soát các đối tượng hạch toán trong đơn vị.
Tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán vừa gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo thu thập thông tin đầy đủ kịp thời chính xác. Bên cạnh đó vẫn phải đảm bảo tính đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, đối chiếu, chất lượng thông tin cung cấp phải có tính tin cậy khách quan đầy đủ kịp thời, có thể so sánh được và đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm, tiện lợi cho việc thực hiện. Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc gọn, nhẹ, tiết kiệm và hiệu quả thự hiện nguyên tắc này đảm bảo tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý thực tốt chức năng, nhiệm vụ của kế toán, nâng cao chất lượng công tác kế toán, quản lý chặt chẽ, hiệu quả, tính toán và đo lường chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Nguyên tắc tuân thủ: tổ chức công tác kế toán phải đúng những quy định trong Luật kế toán và chuẩn mực kế toán.